Von allen Branchen, in denen die Anforderungen an die Personaleinsatzplanung sehr umfangreich und komplex sind, steht die Erstellung eines Dienstplans für Krankenschwestern in einer eigenen Liga, was die Herausforderungen an die Planer angeht. Da es sich um eine Branche handelt, die mit einem chronischen Personalmangel konfrontiert ist und eine 24/7-Abdeckung erfordert, ist die Erstellung von Pflegeplanvorlagen besonders schwierig. Manager haben es mit Pflegekräften zu tun, die unterschiedliche Qualifikationen und Zertifizierungen haben, eine Mischung aus Teilzeit- und Vollzeitkräften. Und zusätzlich zu allen praktischen Herausforderungen gibt es noch ein weiteres Element, das die Erstellung großartiger Pläne absolut lebenswichtig macht – die Patientenversorgung.
Die Pflege, die Ihre Organisation den Patienten bieten kann, hängt stark davon ab, wie die Vorgesetzten das Pflegepersonal managen. Setzen Sie die richtigen Pflegekräfte mit den richtigen Fähigkeiten ein, um die richtigen Patienten zu versorgen? Sind die Krankenschwestern ständig überlastet? Sind sie in der Lage, ihr Privatleben mit ihren Arbeitsschichten in Einklang zu bringen? All diese Fragen müssen gestellt und beantwortet werden, wenn Sie die richtige Pflege für Ihre Krankenschwestern und Ihre Patienten bieten wollen.
Eine Vorlage für einen Pflegeplan zu erstellen, die all diese Standards erfüllt, ist keine leichte Aufgabe, aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um Ihren Schichtplanungsprozess zu optimieren. Hier ist, wo man anfangen kann.
Lassen Sie die Krankenschwestern ihre Arbeitspräferenzen mitteilen
Eines der wichtigsten Ziele, die man bei der Erstellung eines Schwesternplanes im Auge behalten sollte, ist es, nach Möglichkeiten zu suchen, Arbeitsschichten zu erstellen, die das Personal sowohl sicher als auch zufrieden stellen. Die meisten Krankenschwestern haben viel um die Ohren, auch außerhalb ihres Jobs. Viele haben Familien, um die sie sich kümmern und mit denen sie Zeit verbringen müssen, wenn sie nicht arbeiten. Viele befinden sich noch in der Krankenpflegeschule und versuchen, ihre beruflichen Verpflichtungen und ihre Wünsche nach Weiterbildung unter einen Hut zu bringen.
Was gibt es Besseres, als die Kommunikation mit Ihren Krankenschwestern zu beginnen und sie nach ihren bevorzugten Arbeitszeiten zu fragen, bevor Sie einen Dienstplan für sie erstellen. Finden Sie heraus, ob sie verfügbar sind und ob es Tage gibt, an denen sie normalerweise nicht arbeiten können. Erfassen Sie diese Daten in einer Schwesternplanungssoftware und synchronisieren Sie sie idealerweise mit dem HCM-System Ihrer Wahl.
Diese einfache Verhaltensänderung kann zu vielen Vorteilen führen. Erstens werden die Krankenschwestern es zu schätzen wissen, dass sich die Manager um ihre Präferenzen kümmern und diese berücksichtigen, bevor sie die Dienstpläne zusammenstellen. Zweitens: Je mehr Informationen die Manager über die Vorlieben ihrer Mitarbeiter haben, desto einfacher wird es sein, großartige Dienstpläne zu erstellen, die Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitern dienen.
Erstellen Sie einen Schwesternplan im Voraus
Die Aufgabe, Ihr medizinisches Personal einzuteilen, ist praktisch eine immerwährende. Selbst wenn Sie denken, dass Sie eine nahezu perfekte Vorlage für den Pflegeplan haben, besteht eine reelle Chance, dass Sie ihn mehrmals überarbeiten müssen, bevor das Personal tatsächlich anfängt, die zugewiesenen Schichten zu arbeiten.
Deshalb ist es empfehlenswert, mit der Planung der Schichten so weit wie möglich im Voraus zu beginnen. Das Gesundheitswesen ist eine der Branchen, in denen man sich fast sicher sein kann, dass Änderungen im Zeitplan notwendig sein werden. Es ist unglaublich schwierig, einen perfekten Dienstplan für das Pflegepersonal auf Anhieb zu erstellen, selbst wenn Sie über fortschrittliche, datengesteuerte Tools für die prognosebasierte Planung verfügen.
Beginnen Sie damit, die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sorgfältig zu berücksichtigen, aber denken Sie auch an die Nachfrage nach Pflegeleistungen in Ihrer Organisation. Die Chancen stehen gut, dass der Zeitplan ein wenig überarbeitet werden muss, wenn die Woche näher rückt und sich die Bedürfnisse des Pflegepersonals und der Patienten herauskristallisieren. Dennoch gibt es einige Faktoren, die Sie vorhersehen und einplanen können.
Wenn Ihre Organisation immer noch veraltete Methoden für die Erstellung von Schichtplänen verwendet, wie z.B. Stift und Papier oder Excel-Tabellenvorlagen, verschwenden Manager tonnenweise Zeit, die sie mit einer Software für die Dienstplanung von Krankenschwestern hätten sparen können, die es Managern ermöglicht, den Planungsprozess in der Cloud und in wenigen Minuten zu rationalisieren. Außerdem können sie das Personal sofort über Planänderungen informieren, anstatt es anzurufen und den neuen Plan manuell zu verteilen.
Das Fazit? Beginnen Sie frühzeitig mit der Erstellung des Arbeitsplans Ihres Pflegepersonals, denn es wird wahrscheinlich mehrere Iterationen benötigen, bis er für alle Beteiligten genau richtig ist.
Erlauben Sie den Schichttausch, aber überwachen Sie ihn genau
Da die Planung des Pflegepersonals ein schwieriges Unterfangen zu sein scheint, egal wie viel Mühe Sie sich geben, versuchen Sie, Wege zu finden, Ihre Manager ein wenig zu entlasten. Eine der besten Möglichkeiten dafür ist, dem Pflegepersonal die Möglichkeit zu geben, Schichten zu tauschen.
Dieses System funktioniert besonders gut, wenn es darum geht, sich an kurzfristige Änderungen im Schichtplan anzupassen. Anstatt den Prozess stundenlang in die Länge zu ziehen – der Mitarbeiter, der nicht arbeiten kann, kontaktiert den Manager, woraufhin dieser alle Krankenschwestern anrufen muss, um einen Ersatz zu finden – können Sie Ihren Krankenschwestern die ganze Tortur vereinfachen.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass, auch wenn das Zulassen von Schichttausch eine perfekte Lösung sein kann, um kleinere Probleme in Ihrem Krankenschwesterplan auszubügeln, es nur gut funktioniert, wenn ein Manager oder Planer in der Lage ist, den gesamten Prozess klar und effektiv zu überwachen. Sie müssen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen die fraglichen Schichten abdecken.
Auch dies wird am besten durch den Einsatz einer Dienstplanungssoftware erreicht, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Tauschschichten anzufordern, aber diese Tauschwünsche erst dann bestätigt, wenn der Manager sie gesehen, analysiert und genehmigt hat.
So großartig ein kontrolliertes Tauschsystem für Sie sein kann, ein unkontrolliertes System kann sich ebenso nachteilig auf Ihren Planungs- und Erstellungsprozess auswirken. Mündliche Absprachen zwischen Ihren Mitarbeitern, die Schichten tauschen wollen, reichen nicht aus, um Klarheit zu schaffen; der Vorgesetzte muss in den Prozess eingebunden sein und wissen, welche Auswirkungen jeder vorgeschlagene Schichttausch auf den Schichtplan haben kann.
Bemühen Sie sich, Überstunden zu vermeiden
Pflichtmäßige Überstunden sind ein großes Problem in der Pflegebranche, das eine direkte Folge davon ist, dass Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen einfach nicht genug Krankenschwestern haben, um Schichten abzudecken. Dies führt dazu, dass die verfügbaren Krankenschwestern unglaublich lange arbeiten und viele Überstunden machen müssen.
Studien haben immer wieder gezeigt, dass die Krankenpflege eine der Branchen ist, in der erhöhte Überstundenarbeit negative Auswirkungen auf so ziemlich jeden Aspekt des Berufs haben kann. Überstunden führen dazu, dass Pflegekräfte müde und am Rande des Ausbrennens sind, was dazu führt, dass mehr und mehr Fehler bei der Arbeit gemacht werden. Dies führt nicht nur zu einer höheren Fluktuation unter den Pflegekräften, sondern auch zu einer sinkenden Patientenversorgung und Patientenzufriedenheit.
Gibt es eine Lösung für verpflichtende Überstunden? Da es in den Gesundheitseinrichtungen des Landes weiterhin einen Mangel an qualifizierten Pflegekräften gibt, wahrscheinlich nicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass es unmöglich ist, die Dienstpläne des Pflegepersonals zu optimieren, um unnötige Überstunden und Überlastungen zu vermeiden.
Eine der besten Lösungen ist es, die Vorteile der Technologie zu nutzen, die Ihnen heutzutage zur Verfügung steht, und diese zu verwenden, um bessere Entscheidungen bei der Dienstplanung zu treffen. Nutzen Sie Software für die Dienstplanung, um Ihre Planung auf reale Daten zu stützen. Verfolgen Sie die Anzahl der Patienten, die Ihre Einrichtung täglich betreten und verlassen, und finden Sie Trends in den Daten, um herauszufinden, zu welchen Tages- und Wochenzeiten Sie und Ihr Personal am meisten oder am wenigsten beschäftigt sind. Mit dieser Art von Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie fundiertere, datengestützte Planungsentscheidungen treffen, die helfen, unnötige Überstunden für Ihr Pflegepersonal zu vermeiden.
Vernachlässigen Sie nicht die Patientenakuität
Ein weiterer Aspekt des Pflegeberufs, der den Planungsprozess so komplex und anspruchsvoll macht, ist, dass nicht jeder Patient gleich ist. Manager müssen die Akuität berücksichtigen, wenn es darum geht, Personalentscheidungen zu treffen, was den Prozess zusätzlich erschwert.
Wenn ein Patient als „High-Acuity“-Patient eingestuft wird, bedeutet das, dass er mit einem schwierigen medizinischen Zustand zu tun hat. Ihr Pflegebedarf ist möglicherweise größer und ihre Probleme sind weniger vorhersehbar. Wenn Manager dies vernachlässigen, riskieren sie, den Patienten nicht das Maß an Pflege bieten zu können, das ihre Gesundheitsprobleme erfordern.
Außerdem kann es sein, dass High-Acuity-Patienten von Pflegekräften betreut werden müssen, die über spezielle Fähigkeiten und Zertifizierungen verfügen, die nicht jeder im Personal hat. Daher ist es nicht nur wichtig, die Akuität der Patienten immer zu kennen und im Auge zu behalten – Manager sollten auch in der Lage sein, die Fähigkeiten und Zertifizierungen des Pflegepersonals leicht zu referenzieren und sie dann entsprechend einzuteilen, um die Patienten mit besonderen Bedürfnissen zu versorgen.
Ein Manager für Pflegepersonal sollte sich die Zeit nehmen, eine Akuitätsskala und ein System zu erstellen, das leicht referenziert und befolgt werden kann, so dass Sie in der Lage sind, die richtige Pflege für die richtigen Patienten zu leisten. Innerhalb dieses Systems könnten Manager auch kreative und effektive Wege finden, um die Fähigkeiten und Zertifizierungen im Auge zu behalten und sie bei der Erstellung von Plänen leicht zu referenzieren.
Indem diese Personal- und Patientendaten zur Hand und jederzeit leicht verfügbar sind, sollte es für Manager viel einfacher sein, einen optimalen Schwesternplan zu erstellen, der für Ihre Einrichtung funktioniert, basierend sowohl auf wichtigen Patienten- als auch auf Personaldaten.
Das Problem der Schwesternplanung ist eines der herausforderndsten Themen des Workforce Managements. Das Pflegepersonal als aktiven Teilnehmer in den Prozess einzubeziehen, mag kontraproduktiv erscheinen, aber es kann tatsächlich den Stress lindern und dabei helfen, eine hilfreiche Pflegeplanvorlage zu erstellen, die mit kleinen Änderungen wiederverwendet werden kann. Vergessen Sie nicht, dass die Technologie Ihr Freund ist und dass es spezialisierte Lösungen gibt, die speziell für Personalplanungsprobleme entwickelt wurden. Auch wenn es einfacher erscheinen mag, bei den bewährten Systemen zu bleiben, ist deren Ineffektivität das größte Risiko von allen – für die Patienten und das Pflegepersonal selbst.