Sie können eine Menge Informationen in ein Angebot oder eine Rechnung einfügen, aber manchmal braucht ein Kunde mehr Details. Wenn der Platz einfach nicht ausreicht, um ein „größeres Bild“ zu vermitteln, kann ein Rechnungsanhang die Antwort sein.
Anstatt jedes Detail in eine Rechnung zu packen, können Sie mehr Informationen in einem anderen Dokument bereitstellen. Dieses Dokument können Sie dann an ein Angebot oder eine Rechnung anhängen, bevor Sie es an Ihren Kunden senden.
Besonders für Freiberufler bietet die Möglichkeit, Dokumente an Angebote und Rechnungen anzuhängen, egal ob Anzahlungen oder endgültige Zahlungsaufforderungen, eine schnellere und einfachere Möglichkeit, wichtige Informationen auf einen Schlag zu teilen.
Davon profitiert nicht nur der Freiberufler, sondern auch der Kunde, was wiederum das Vertrauen erhöht und eine positive professionelle Wahrnehmung fördert.
Welche Dokumente können Sie also an ein Angebot oder eine Rechnung anhängen? Hier sind nur 9 von vielen Beispielen, die uns einfallen.
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Vorschlag
Ein Vorschlag ist ein Dokument, das einen vorgeschlagenen Aktionsplan für ein Projekt erklärt. Es gibt einen Überblick darüber, was benötigt wird, und zeigt auf, wie der Freiberufler oder die Agentur die vom Kunden gestellten Anforderungen erfüllen kann.
Während eine Version des Proposals möglicherweise bereits vom Kunden eingesehen und genehmigt wurde, kann eine aktualisierte Kopie als Anhang in ein Angebot oder eine Anzahlungsrechnung aufgenommen werden.
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Vertrag
Kontakte können ebenfalls an ein Angebot oder eine Rechnung angehängt werden, egal ob unsigniert oder bereits signiert. Dies bietet Ihnen und Ihrem Kunden eine effektive Möglichkeit, alle zugehörigen Dokumente miteinander zu verbinden, um einen einfacheren und schnelleren Zugriff zu ermöglichen.
Der nicht unterschriebene Vertrag kann auch entsprechend den Änderungen an einem Angebot modifiziert werden und umgekehrt.
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Geschäftsbedingungen
Ob ein Vertrag unterschrieben wurde oder nicht, es ist immer sinnvoll, sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsbedingungen für Freiberufler von Ihrem Kunden gelesen werden. Ein Kostenvoranschlag, eine Anzahlung oder eine Abschlussrechnung ist ein guter Ort, um ein Dokument mit den Geschäftsbedingungen beizufügen, in dem der Kunde nachschlagen kann, falls er irgendwelche Zweifel oder Fragen hat.
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Zeitpläne
Eines der Dinge, über die sich Kunden oft Sorgen machen, sind Zeitpläne und wie lange ein Projekt dauern wird. Vielleicht haben Sie bereits einen Zeitplan erstellt, aber manchmal vergisst ein Kunde dies oder möchte eine detailliertere Aufschlüsselung, wie lange Sie für die Fertigstellung bestimmter Phasen benötigen.
Die Beifügung eines detaillierten Zeitplans zu einem Angebot oder einer Anzahlungsrechnung wird seine Bedenken zerstreuen. Sie können auch einen vorgeschlagenen Zeitplan für die nächste Phase eines Projekts zu einer Abschlussrechnung hinzufügen.
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Zeitplan
Wie lange arbeiten Sie schon an dem Projekt? Rechnen Sie nach Stunden ab? Wenn ja, bietet das Hinzufügen eines Stundenzettels zu Ihrer Rechnung eine genaue und gründliche Aufschlüsselung der Stunden, die Sie für die Arbeit an einem Kundenprojekt aufgewendet haben.
Zeitzettel können Kunden helfen, die Ergebnisse im Verhältnis zum Aufwand zu bewerten sowie die Anzahl der abrechenbaren Stunden, die sie zu einem laufenden Projekt hinzufügen oder abziehen möchten.
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Lieferungsdetails
Die meisten Kundenprojekte beinhalten Projekte oder Artikel, die an den Kunden geliefert werden. Egal, ob es sich um physische Produkte oder digitale Dateien handelt, ein Dokument mit Lieferdetails kann alle Informationen bereitstellen, die der Kunde wissen muss, um die fertige Arbeit sicher zu erhalten.
Die Lieferdetails können sowohl an Angebote als auch an Rechnungen angehängt werden, besonders wenn es eine ungewöhnliche oder komplizierte Lieferanforderung gibt.
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Projektdateien
Rechnungsanhänge können fertige Projektdateien enthalten. Wenn Sie an einem kleinen Projekt mit nur einer einzigen Arbeitsdatei arbeiten, kann das Dokument angehängt und zusammen mit der Rechnung verschickt werden. So kann der Kunde die Arbeit schnell überprüfen und Sie schneller bezahlen, indem er nur eine E-Mail öffnet.
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Übersetzungen
Arbeiten Sie mit Unternehmen aus dem Ausland? Einige Unternehmen benötigen möglicherweise eine übersetzte Version Ihres Angebots oder Ihrer Rechnung. Falls zutreffend oder möglich, können Sie eine separate fremdsprachige Version des Angebots oder der Rechnung erstellen und das Dokument als Anhang hinzufügen.
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Fotos oder Diagramme
Bei einigen Projekttypen könnte ein Kunde Fotos und Diagramme als hilfreich empfinden, um über ein Angebot zu entscheiden oder den Fortschritt in Bezug auf gestaffelte Rechnungen zu beurteilen. Einfache oder kommentierte Fotos und Diagramme können an einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung angehängt werden, damit sich der Kunde ein besseres Bild von einem vorgeschlagenen Projekt machen kann oder mit Anweisungen, was als nächstes zu tun ist, sobald eine Datei geliefert wurde.
Typen von Dateiformaten, die Sie anhängen können
Mit Invoice Ninja können Sie Dateien in jedem Format anhängen. Dazu gehören Microsoft Word-Dateien, OpenOffice-Dateien, PDFs, PowerPoint, Excel, Bilddateien (inkl. JPEG und PNG), Audio- und Videodateien, Programmierdateien, Zip-Dateien, Datenbankdateien und mehr.
Solange die Dateien die maximale Größenrichtlinie von bis zu 10 MB nicht überschreiten, können sie als Angebots- oder Rechnungsanhang versendet werden.
Wie man ein Dokument an eine Rechnung anhängt
Eine Datei an ein Angebot oder eine Rechnung von Invoice Ninja anzuhängen ist sehr einfach. Sie müssen lediglich die entsprechende Datei auf die Registerkarte „Dokumente“ hochladen und dann auf „Senden“ drücken, wenn die Rechnung fertig ist. Es ist so einfach wie das Hochladen eines Dokuments in eine Standard-E-Mail. Ihr Kunde sieht dann den Anhang (oder die Anhänge) deutlich, wenn er Ihre Rechnung erhält.
Haben Sie nach einer Möglichkeit gesucht, jeder Rechnung oder jedem Angebot, das Sie versenden, mehr Informationen beizufügen? Wenn ja, probieren Sie unsere Funktion für Rechnungsanhänge aus, zusammen mit einer Vielzahl anderer fortschrittlicher Rechnungssoftware, die wir bei Invoice Ninja anbieten.
Alle unsere Tools wurden entwickelt, um Ihr Leben als Freiberufler und Kleinunternehmer einfacher zu machen.