Kapitelüberblick
- Typen von Bedarfsanalysen
- Wissen, Fertigkeiten, Fähigkeiten
- Techniken
- Checkliste für die Auswertung einer Bewertung
Einführung
Die heutige Arbeitswelt verlangt von den Mitarbeitern, dass sie in der Lage sind, komplexe Aufgaben auf effiziente, kostengünstige und sichere Weise auszuführen. Ein Training (ein Werkzeug zur Leistungsverbesserung) wird benötigt, wenn Mitarbeiter nicht die erwartete Leistung erbringen oder einen bestimmten Standard nicht erreichen. Die Differenz zwischen der tatsächlichen und der erwarteten Arbeitsleistung zeigt einen Schulungsbedarf an. Die Ermittlung des Schulungsbedarfs ist der erste Schritt in einer einheitlichen Methode des Instruktionsdesigns.
Eine erfolgreiche Analyse des Schulungsbedarfs ermittelt, wer geschult werden muss und welche Art von Schulung erforderlich ist. Es ist kontraproduktiv, Personen ein Training anzubieten, die es nicht brauchen, oder die falsche Art von Training anzubieten. Eine Trainingsbedarfsanalyse hilft, die Trainingsressourcen sinnvoll zu nutzen.
Typen von Bedarfsanalysen
Es gibt viele Bedarfsanalysen, die in verschiedenen Beschäftigungskontexten eingesetzt werden können. Im Folgenden werden Quellen beschrieben, die Ihnen helfen können, zu bestimmen, welche Bedarfsanalyse für Ihre Situation geeignet ist.
- Organisationsanalyse. Eine Analyse der geschäftlichen Bedürfnisse oder anderer Gründe, warum das Training gewünscht ist. Eine Analyse der Strategien, Ziele und Vorgaben der Organisation. Was versucht die Organisation insgesamt zu erreichen? Die wichtigen Fragen, die durch diese Analyse beantwortet werden, sind, wer entschieden hat, dass ein Training durchgeführt werden soll, warum ein Trainingsprogramm als die empfohlene Lösung für ein Geschäftsproblem gesehen wird, wie die Geschichte der Organisation in Bezug auf das Training der Mitarbeiter und andere Managementinterventionen war.
- Personenanalyse. Eine Analyse, die sich mit den potenziellen Teilnehmern und den am Prozess beteiligten Trainern beschäftigt. Die wichtigen Fragen, die durch diese Analyse beantwortet werden, sind, wer das Training erhalten wird und welcher Wissensstand zu dem Thema vorhanden ist, was ihr Lernstil ist und wer das Training durchführen wird. Verfügen die Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten? Gibt es Änderungen an Richtlinien, Verfahren, Software oder Geräten, die eine Schulung erforderlich machen?
- Arbeitsanalyse / Aufgabenanalyse. Analyse der auszuführenden Aufgaben. Dies ist eine Analyse des Jobs und der Anforderungen für die Ausführung der Arbeit. Auch als Aufgabenanalyse oder Arbeitsplatzanalyse bekannt, zielt diese Analyse darauf ab, die Hauptaufgaben und das erforderliche Qualifikationsniveau zu bestimmen. Dies hilft sicherzustellen, dass das zu entwickelnde Training relevante Bezüge zu den Inhalten der Stelle enthält.
- Leistungsanalyse. Erbringen die Mitarbeiter ihre Leistung gemäß dem festgelegten Standard? Wenn die Leistung unter den Erwartungen liegt, kann ein Training helfen, diese Leistung zu verbessern? Gibt es eine Leistungslücke?
- Inhaltsanalyse. Analyse von Dokumenten, Gesetzen, Verfahren, die bei der Arbeit verwendet werden. Diese Analyse beantwortet die Frage, welches Wissen oder welche Informationen bei dieser Arbeit verwendet werden. Diese Informationen stammen aus Handbüchern, Dokumenten oder Vorschriften. Es ist wichtig, dass der Inhalt der Schulung nicht im Widerspruch zu den Arbeitsanforderungen steht oder diesen widerspricht. Ein erfahrener Mitarbeiter kann (als Fachexperte) bei der Bestimmung des geeigneten Inhalts helfen.
- Analyse der Schulungseignung. Analyse, ob Training die gewünschte Lösung ist. Training ist eine von mehreren Lösungen für Beschäftigungsprobleme. Es ist jedoch nicht immer die beste Lösung. Es ist wichtig, festzustellen, ob das Training in seiner Anwendung effektiv ist.
- Kosten-Nutzen-Analyse. Analyse des Return on Investment (ROI) von Training. Effektives Training führt zu einem Wertzuwachs für die Organisation, der größer ist als die anfängliche Investition zur Erstellung oder Verwaltung des Trainings.
Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten
Die heutige Arbeitswelt verlangt von den Mitarbeitern oft, dass sie unabhängige Denker sind, die auf der Grundlage begrenzter Informationen gute Entscheidungen treffen müssen. Diese Art von Arbeit kann ein Training erfordern, wenn der Mitarbeiter nicht über diese Fähigkeiten verfügt. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit verschiedenen Kompetenzen, die Mitarbeiter besitzen müssen, um ihre Arbeit gut auszuführen.
- Anpassungsfähigkeit
- Analytische Fähigkeiten
- Handlungsorientierung
- Geschäftswissen/Acumen
- Coaching/Mitarbeiterentwicklung
- Kommunikation
- Kundenorientierung
- Entscheidungsfindung
- Finanzmanagement
- Globale Perspektive
- Innovation
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Führung
- Zielsetzung
- Risikomanagement
- Überzeugen und Beeinflussen
- Planen
- Problemlösen
- Projektmanagement
- Ergebnisorientierung
- Selbst-Management
- Teamarbeit
- Technologie
Sind einige dieser KSA’s erforderlich, bevor der Mitarbeiter eingestellt wird? Sind die erforderlichen KSA’s in Stellenausschreibungen oder Anzeigen enthalten? Müssen sie das sein?
Techniken
Zu den grundlegenden Techniken der Bedarfsanalyse gehören:
- Direkte Beobachtung
- Fragebögen
- Befragung von Personen in Schlüsselpositionen, und/oder mit spezifischen Kenntnissen
- Sichtung von relevanter Literatur
- Interviews
- Fokusgruppen
- Bewertungen/Umfragen
- Aufzeichnungen & Berichtsstudien
- Arbeitsproben
Durchführen einer Organisationsanalyse
Ermitteln Sie, welche Ressourcen für die Schulung zur Verfügung stehen. Was sind die Mission und Ziele der Organisation in Bezug auf die Mitarbeiterentwicklung? Welche Unterstützung wird von der Geschäftsleitung und den Managern in Bezug auf Schulungen gegeben? Ist die Organisation bereit, diesen Prozess zu unterstützen und mitzutragen? Gibt es ausreichende Ressourcen (finanziell und personell)?
Durchführen einer Arbeits-/Aufgabenanalyse
Befragen Sie Fachexperten (SME’s) und leistungsstarke Mitarbeiter. Befragen Sie die verantwortlichen Vorgesetzten und Manager. Prüfen Sie Stellenbeschreibungen und berufliche Informationen. Entwickeln Sie ein Verständnis dafür, was Mitarbeiter wissen müssen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Wichtige Fragen, die bei der Durchführung einer Aufgabenanalyse gestellt werden sollten:
- Welche Aufgaben werden ausgeführt?
- Wie häufig werden sie ausgeführt?
- Wie wichtig ist jede Aufgabe?
- Welches Wissen wird benötigt, um die Aufgabe auszuführen?
- Wie schwierig ist jede Aufgabe?
- Welche Arten von Training sind verfügbar?
Beobachten Sie den Mitarbeiter bei der Ausführung der Aufgabe. Dokumentieren Sie die Aufgaben, die ausgeführt werden. Achten Sie beim Dokumentieren der Aufgaben darauf, dass jede Aufgabe mit einem Aktionsverb beginnt. Wie ist diese Aufgabenanalyse im Vergleich zu bestehenden Stellenbeschreibungen? Hat die Aufgabenanalyse wichtige Teile der Stellenbeschreibung ausgelassen? Wurden Aufgaben durchgeführt, die in der Stellenbeschreibung ausgelassen wurden?
Organisieren Sie die identifizierten Aufgaben. Entwickeln Sie eine Reihenfolge der Aufgaben. Oder listen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit auf.
Gibt es Unterschiede zwischen leistungsstarken und leistungsschwachen Mitarbeitern bei bestimmten Arbeitsaufgaben? Gibt es Unterschiede zwischen Experten und Neulingen? Würde eine Schulung zu diesen Aufgaben die Arbeitsleistung der Mitarbeiter verbessern?
Die meisten Mitarbeiter müssen Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen treffen. Wie werden die Informationen vom Mitarbeiter gesammelt? Was macht der Mitarbeiter mit den Informationen? Kann dieser Prozess trainiert werden? Oder kann Training diesen Prozess verbessern?
Kognitive Aufgabenanalyse
Entwickeln Sie ein Modell der Aufgabe. Zeigen Sie, wo sich die Entscheidungspunkte befinden und welche Informationen benötigt werden, um Entscheidungen zu treffen, und welche Handlungen auf der Grundlage dieser Informationen ausgeführt werden. Dieses Modell sollte eine schematische oder grafische Darstellung der Aufgabe sein. Dieses Modell wird durch Beobachtung und Befragung der Mitarbeiter entwickelt. Ziel ist es, ein Modell zu entwickeln, das als Leitfaden für die Entwicklung von Schulungsprogrammen und Lehrplänen verwendet werden kann.
Da die Schulung auf konkreten Arbeitsaufgaben basiert, fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise wohler, wenn sie die Mühe auf sich nehmen, an der Schulung teilzunehmen.
Sammeln Sie Informationen darüber, wie die Aufgabe ausgeführt wird, so dass diese verwendet werden können, um ein Modell der Aufgabe zu erstellen. Prüfen Sie Stellenbezeichnungen und -beschreibungen, um eine Vorstellung von den ausgeführten Aufgaben zu bekommen. Beobachten Sie den Mitarbeiter bei der Ausführung der Aufgabe. Überprüfen Sie bestehende Schulungen, die sich auf die Aufgabe beziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Experten als auch Neulinge zum Vergleich beobachten.
Analyse eines kritischen Vorfalls
Leitfaden für Interviews mit kritischen Vorfällen.
Durchführen einer Leistungsanalyse
Diese Technik wird verwendet, um festzustellen, welche Mitarbeiter das Training benötigen. Überprüfen Sie Leistungsbeurteilungen. Befragen Sie Manager und Vorgesetzte. Suchen Sie nach Leistungsdaten wie Benchmarks und Zielen.
Quellen für Leistungsdaten:
- Leistungsbeurteilungen
- Erfüllte Quoten (nicht-erfüllt)
- Leistungskennzahlen
- Umsatz
- Schrumpfung
- Leckagen
- Verluste
- Unfälle
- Sicherheitsvorfälle
- Klagen
- Absentismus
- Einheiten pro Tag
- Einheiten pro Woche
- Rückgaben
- Kundenbeschwerden
Gibt es Unterschiede zwischen leistungsstarken und leistungsschwachen Mitarbeitern bei bestimmten Kompetenzen? Würde ein Training zu diesen Kompetenzen die Arbeitsleistung der Mitarbeiter verbessern?
Checkliste für die Trainingsbedarfsanalyse
Es ist hilfreich, eine organisierte Methode für die Auswahl der richtigen Bewertung für Ihren Bedarf zu haben. Eine Checkliste kann Ihnen bei diesem Prozess helfen. Ihre Checkliste sollte die oben besprochenen Informationen zusammenfassen. Ist die Bewertung beispielsweise für den beabsichtigten Zweck gültig? Ist sie zuverlässig und fair? Ist es kosteneffektiv? Wird das Instrument von den Teilnehmern wahrscheinlich als fair und valide angesehen? Berücksichtigen Sie auch die Einfachheit oder Schwierigkeit der Verwaltung, Bewertung und Interpretation angesichts der verfügbaren Ressourcen. Klicken Sie hier, um eine Beispiel-Checkliste zu erhalten, die Sie vielleicht nützlich finden. Wenn Sie für jeden Test, den Sie in Erwägung ziehen, eine Checkliste ausfüllen, können Sie die Tests leichter vergleichen.