Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist eine genaue Buchführung über Ihre Ausgaben unerlässlich, wenn Sie Ihr Unternehmen in den schwarzen Zahlen halten wollen, und es ist absolut notwendig, wenn Sie wachsen wollen. Wir verstehen, dass Sie zwar eine Leidenschaft für Ihr Geschäft haben, aber vielleicht keine Leidenschaft für die Buchhaltung. Aber keine Angst.
Die gute Nachricht ist, dass es nur zwei primäre Methoden gibt, die Sie kennen müssen: die Kassenbuchführung und die periodengerechte Buchführung. Auch wenn Sie nicht selbst mit der Finanzberichterstattung betraut sind, ist es wichtig zu wissen, wie jede der beiden Methoden funktioniert, damit Sie die besten Buchhaltungspraktiken für Ihr Unternehmen wählen können. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die beiden Methoden, aktualisiert mit allem, was Sie über die Änderungen durch die TCJA-Steuerreform wissen müssen.
Cash vs. Accrual Accounting
Während die Buchhaltung vielleicht nicht Ihr Lieblingsaspekt ist, wenn Sie Ihr eigener Chef sind, ist es dennoch wichtig, zumindest die Grundlagen und besten Praktiken der Buchhaltung für kleine Unternehmen zu verstehen. Solange Ihr Umsatz weniger als 25 Millionen US-Dollar pro Jahr beträgt, können Sie entweder die Kassen- oder die Periodenbuchhaltung verwenden.
Warum sollten Sie sich für die eine oder die andere entscheiden? Wir erklären Ihnen die Grundlagen der Kassen- und der Periodenrechnungsmethode sowie die Vor- und Nachteile der beiden Methoden, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
Was ist die Kassenmethode?
Zunächst beginnen wir mit der einfacheren der beiden Methoden: der Kassenbuchführung. Bei dieser Methode verbuchen Sie Einnahmen, wenn sie eingehen, und Ausgaben, wenn sie bezahlt werden. Wenn Sie z.B. einem Kunden am 1. März 1.000 $ in Rechnung stellen und die Zahlung am 15. April erhalten, würden Sie die Einnahmen für den Monat April als eingegangen verbuchen. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie das Geld tatsächlich in der Hand hatten.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Methode keine Forderungen oder Verbindlichkeiten berücksichtigt. Das liegt daran, dass sie nur auf Zahlungen von Kunden – ob in Form von Bargeld, Schecks oder Kreditkartenbelegen – angewendet wird, wenn die Zahlung eingegangen ist.
Gleichermaßen erfasst die Kassenbuchführung nur Ihre Ausgaben, wenn das Geld Ihr Konto verlässt, um Ausgaben an Lieferanten, Verkäufer und andere Dritte zu bezahlen. Mit anderen Worten: Wenn Sie ein kleines Geschenkkarten- und Schreibwarengeschäft haben, das im Juni Papierzubehör auf Kredit gekauft hat, die Rechnung aber erst im Juli bezahlt, würden Sie dieses Zubehör als Aufwand im Juli verbuchen.
Wenn Ihr Unternehmen weniger als 25 Millionen Dollar Umsatz im Jahr macht und keine Waren direkt an Verbraucher verkauft, ist die Kassenbuchführung vielleicht die beste Wahl für Sie. In der Tat ist es oft die Buchhaltungsmethode der Wahl für sehr kleine Unternehmen, wie Einzelunternehmen oder Personengesellschaften.
Vorteile der Kassenbuchhaltung
Die Kassenbuchhaltung hat sicherlich ihre Vorteile.
Vereinfachter Prozess
Viele Kleinunternehmer entscheiden sich für die Kassenbuchhaltung, weil sie eine vereinfachte Buchhaltung ist, ähnlich wie Sie Ihre persönlichen Finanzen verwalten. Es ist einfach, das Geld zu verfolgen, wie es auf Ihren Bankkonten ein- und ausgeht, weil es keine Notwendigkeit gibt, Forderungen oder Verbindlichkeiten aufzuzeichnen.
Für kleine Unternehmen, die ihr Geschäft hauptsächlich durch Bargeldtransaktionen abwickeln und keine großen Produktbestände vorhalten, kann die Kassenbuchhaltung eine bequeme und zuverlässige Methode sein, um Einnahmen und Ausgaben im Auge zu behalten, ohne dass viel Buchhaltung nötig ist.
Einkommenssteuern
Wenn es um Steuern geht, hat die Kassenbuchhaltung eindeutige Vorteile. Bei dieser Methode müssen Sie keine Steuern auf Geld zahlen, das Sie noch nicht erhalten haben. Wenn Sie zum Beispiel einem Kunden im Oktober 1.000 Dollar in Rechnung stellen und erst im Januar bezahlt werden, müssen Sie erst im Januar des folgenden Jahres Steuern auf die Einnahmen zahlen.
Das hilft, den Cashflow zu verbessern und stellt sicher, dass Ihr kleines Unternehmen Mittel für Steuerzahlungen zur Verfügung hat. Für Einzelpersonen und sehr kleine Unternehmen kann dies entscheidend sein, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten, wenn der Cashflow eingeschränkt ist.
Nachteile der Kassenbuchführung
Während die Kassenbuchführung definitiv die einfachere der beiden häufigsten Buchführungsmethoden ist, hat sie auch ihre Nachteile.
Ungenaues Finanzbild
Da nicht alle eingehenden Einnahmen und ausgehenden Ausgaben berücksichtigt werden, kann die Kassenbuchführung dazu führen, dass Sie glauben, Sie hätten einen Monat mit sehr hohem Cashflow, obwohl dies in Wirklichkeit das Ergebnis der Arbeit des Vormonats ist.
Keine Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung
Da die Methode so einfach ist, muss Ihr Buchhalter oder Buchhalter auch nicht die tatsächlichen Daten für bestimmte Verkäufe oder Käufe aufzeichnen. Mit anderen Worten, es gibt keine Aufzeichnungen über Forderungen oder Verbindlichkeiten, was zu Schwierigkeiten führen kann, wenn Ihr Unternehmen keine sofortige Zahlung erhält oder ausstehende Rechnungen hat.
Entspricht nicht den Generally Accepted Accounting Principles oder GAAP
Die Generally Accepted Accounting Principles oder GAAP sind das Standard-Regelwerk und die Richtlinien, an die sich Buchhalter halten müssen, wenn sie die Jahresabschlüsse eines Unternehmens in den Vereinigten Staaten erstellen. Nach diesen Richtlinien müssen alle Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 25 Millionen US-Dollar bei der Buchführung und der Berichterstattung über ihre finanzielle Leistung die Methode der Periodenabgrenzung anwenden. Das bedeutet, dass Sie Ihre Buchhaltungspraktiken aktualisieren müssen, wenn Ihr Unternehmen einen Umsatz von mehr als 25 Millionen US-Dollar erzielt. Wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen in naher Zukunft einen Umsatz von mehr als 25 Mio. $ erzielen könnte, sollten Sie bei der Einrichtung Ihres Buchhaltungssystems die Periodenabgrenzung in Betracht ziehen.
Was ist die Periodenabgrenzung?
Die Rechnungslegungsstandards der Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) schreiben die Verwendung der Periodenrechnung für die Finanzberichterstattung vor, da sie ein klareres Bild der Gesamtfinanzen eines Unternehmens liefert.
Aber was genau ist diese Methode?
Bei der Periodenrechnung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn sie in Rechnung gestellt und verdient werden, unabhängig davon, wann das Geld tatsächlich eingeht. Wenn zum Beispiel ein kleines Unternehmen am 1. März 1.000 Dollar an Einnahmen in Rechnung stellt, würden Sie diese 1.000 Dollar in der Buchhaltung des Monats März als Einnahmen verbuchen – auch wenn das Geld erst am 15. April auf Ihrem Konto eingegangen ist.
Das Gleiche gilt für Ausgaben. In diesem Fall, wenn Ihr kleines Geschenkkarten- und Schreibwarengeschäft im Juni Papiervorräte auf Kredit kauft, die Rechnung aber erst im Juli bezahlt, würden Sie das trotzdem als Juni-Ausgabe verbuchen.
Vorteile der Periodenrechnung
Im Gegensatz zur Kassenbuchhaltung, die eine klare kurzfristige Sicht auf die finanzielle Situation eines Unternehmens bietet, ermöglicht die Periodenrechnung eine eher langfristige Sicht auf die Entwicklung Ihres Unternehmens.
Das liegt daran, dass die Periodenrechnung genau aufzeigt, wie viel Geld Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingenommen und ausgegeben haben, und so einen klareren Maßstab dafür liefert, wann sich das Geschäft im Laufe eines Geschäftsquartals oder eines ganzen Jahres beschleunigt und verlangsamt. Außerdem entspricht sie den national anerkannten Buchhaltungsstandards. Das bedeutet, dass sich die Buchhaltungsmethode nicht ändern muss, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Genaueres Finanzbild
Obwohl diese Methode eine intensivere Buchführung erfordert, gibt sie Kleinunternehmern eine realistischere Vorstellung von Einnahmen und Ausgaben während eines bestimmten Zeitraums. Dies kann Ihnen (und Ihrem Buchhalter) ein besseres Gesamtverständnis der Konsumgewohnheiten vermitteln und Ihnen eine bessere Planung für die Spitzenmonate des Betriebs ermöglichen.
Konform mit GAAP
Da die Periodenabgrenzungsmethode mit den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) konform ist, muss sie von allen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Millionen Dollar verwendet werden.
Da die 25-Millionen-Dollar-Umsatzgrenze für die meisten kleinen Unternehmen hoch ist, werden sich die meisten nur dann für die Periodenrechnung entscheiden, wenn ihre Bank dies verlangt.
Nachteile der Periodenrechnung
Während die Periodenrechnung ihre Vorteile hat, gibt es auch einige Nachteile. Zu den am häufigsten genannten gehören die komplexere Methode der Buchhaltung und die ungenaue Darstellung der kurzfristigen finanziellen Situation eines Unternehmens.
Ressourcenintensiver
Da die Periodenrechnung den Prozess der Finanzberichterstattung um Komplexität und Papierkram erweitert, betrachten viele Kleinunternehmer sie als komplizierter und teurer in der Umsetzung. Da ein Unternehmen Einnahmen erfasst, bevor es tatsächlich Bargeld erhält, muss der Cashflow separat verfolgt werden, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechnungen von Monat zu Monat abdecken können.
Ungenaue kurzfristige Sicht
Während die Periodenabgrenzung eine bessere langfristige Sicht auf Ihre Finanzen bietet, gibt Ihnen die Bargeldmethode ein besseres Bild der Mittel auf Ihrem Bankkonto. Das liegt daran, dass die Periodenrechnung Geld berücksichtigt, das noch nicht eingegangen ist.
Das Ergebnis: Wenn Sie keine sorgfältige Buchführung haben, kann die Periodenrechnung für einen Kleinunternehmer finanziell verheerend sein. Ihre Bücher könnten eine große Menge an Einnahmen ausweisen, obwohl Ihr Bankkonto völlig leer ist.
Wie Sie die richtige Option für Ihr Unternehmen wählen
Während das Buchhaltungssystem und die Methode der Finanzberichterstattung, die Sie für Ihr kleines Unternehmen wählen, letztendlich eine Entscheidung des Managements ist, hängt es auch von Ihren Geschäftszielen, den verfügbaren Ressourcen und den finanziellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Solange Ihr Unternehmen nicht mehr als 25 Millionen Dollar Bruttoumsatz pro Jahr macht, steht es Ihnen frei, die Methode zu wählen, die für Sie am sinnvollsten ist.
Denken Sie jedoch daran, dass das Finanzamt von Unternehmen verlangt, die gleiche Buchhaltungsmethode zu verwenden und beizubehalten, um das steuerpflichtige Einkommen für ein Jahr zu melden – also keine Änderung auf halbem Weg durch das Steuerjahr.
Einige kleine Unternehmen können die hybride Buchhaltungsmethode wählen, bei der sie die periodengerechte Buchführung für das Inventar und die Bargeldmethode für ihre Einnahmen und Ausgaben verwenden. Wenn Sie unsicher sind, welche Buchhaltungsmethode für Ihr kleines Unternehmen am besten geeignet ist, sprechen Sie mit einem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater. Weitere Tipps zur Buchhaltung finden Sie in unserer Buchhaltungs-Checkliste für finanzbezogene Aufgaben, die Sie täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich erledigen müssen.