„Wir leben in einer Welt unter Zeitdruck, in der es üblich ist, mehrere sich überschneidende Verpflichtungen zu haben, die alle jetzt sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dringlichkeit ist längst nicht mehr für besondere Anlässe reserviert, sondern gehört zum Alltag. Wie kann man die Flut an Verpflichtungen bewältigen, exzellente Arbeit leisten und eine positive Grundstimmung bewahren?“ (Stephen Covey)
Die Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix oder das Eisenhower-Prinzip ist eine effektive Methode zur Organisation von Prioritäten. Es handelt sich um ein zweidimensionales Diagramm, das sowohl für die Priorisierung von Arbeitsaktivitäten als auch für persönliche Aktivitäten verwendet wird. Sie kann verwendet werden, wenn das Team einen Konflikt hat und nicht in der Lage ist, die Arbeit effektiv zu bewältigen. Alle Aktivitäten können in Bezug auf Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. Sie werden dann in die entsprechenden Quadranten der Matrix eingeordnet.
Die Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix besteht aus vier Quadranten:
- Quadrant 1 ist für wichtige Aktivitäten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
- Quadrant 2 ist für Aktivitäten, die wichtig, aber nicht dringend sind.
- Quadrant 3 ist für Aktivitäten, die nicht wirklich wichtig sind, aber jemand will es jetzt.
- Quadrant 4 ist für Aktivitäten, die weder wichtig noch dringend sind.
Quadrant 1 ist für wichtige und dringende Angelegenheiten. Ein Problem kann entstehen, wenn unerwartete Aktivitäten auftauchen oder wenn Aktivitäten aufgrund von Prokrastination oder schlechter Planung dringend werden. Es wird empfohlen, etwas Zeit in Ihrem Zeitplan zu lassen, um die unerwarteten Aktivitäten zu erledigen. Seien Sie proaktiv und vermeiden Sie Prokrastination und nehmen Sie sich mehr Zeit als nötig für die Erledigung der Arbeit. Einige Beispiele für Aktivitäten, die in diesem Quadranten zu finden sind, sind: Abgabetermine bei der Arbeit, anstehende Projekte, medizinische Notfälle und die Durchführung dringender Reparaturen.
Quadrant 2 ist der Bereich, auf den Sie den größten Teil Ihrer Zeit verwenden sollten. Er ist besonders wichtig, wenn es um persönliche Entwicklung und Wachstum geht. Er umfasst auch Aktivitäten wie Planung, Prävention und führungsorientierte Tätigkeiten. Diese Aktivitäten werden oft zu wenig genutzt, und Wege zu finden, sie zu erweitern, ist das Hauptziel bei der Verwendung dieser Matrix. Sportler, Unternehmer und andere Menschen mit großen Leistungen finden Zeit für diesen Quadranten.
Aktivitäten in Quadrant 3 sind unwichtig und werden mit einem Gefühl der Dringlichkeit erledigt. Die meisten dieser Aktivitäten sind kräftezehrend und zeitaufwendig. Beispiele für Aktivitäten, die in diesem Quadranten zu finden sind, sind: einige E-Mails, einige Meetings, einige Telefonate, häufige Unterbrechungen, unerwünschte Gespräche und etwas zu tun, weil man nicht „Nein“ sagen kann. Schieben Sie zurück, delegieren Sie, oder lassen Sie sich zumindest nicht in diese Aktivitäten verwickeln.
Quadrant 4 ist der Bereich, in dem sich die meisten von uns verwickeln. Er umfasst jene Aktivitäten, die oft dazu dienen, eine Pause von wichtigen und dringenden Tätigkeiten zu machen. Zum Beispiel kann das Anschauen Ihrer Lieblingsfernsehsendung oder das Spielen Ihres Lieblingsvideospiels eine Entlastung von wichtigen Arbeiten sein. Der Schlüssel dazu ist, zu begrenzen, wie viel Zeit Sie in diesem Quadranten verbringen. Andernfalls verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Zukunft und können Ihre Erfolgschancen verringern.
Es gibt viele Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Aktivitäten in Bezug auf dringend, wichtig, beides oder keines von beiden zu verwalten. Am einfachsten ist es, diese Vorlage zu verwenden.
Wie Sie die Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix verwenden
Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie Ihre Aktivitäten mit Hilfe der Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix organisieren:
- Beginnen Sie mit Ihrer persönlichen oder berufsbezogenen Aktivitätenliste.
- Zeichnen Sie die Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix auf ein Papier (oder auf ein Flipchart, wenn Sie mit einem Team arbeiten).
- Sortieren Sie alle Aktivitäten in den entsprechenden Quadranten.
- Managen Sie, was in den ersten beiden Quadranten ist, und schieben Sie zurück oder ignorieren Sie, was in den letzten beiden Quadranten ist.
Beispiel – Arbeitsbezogene Aktivitäten
Nehmen Sie Ihre Liste der arbeitsbezogenen Aktivitäten und sortieren Sie sie in den entsprechenden Quadranten der Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix. Hier ein Beispiel:
Beispiel – Persönliche Aktivitäten
Nehmen Sie Ihre persönliche To-Do-Liste und sortieren Sie sie in die entsprechenden Quadranten. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine persönliche Wichtigkeits-Dringlichkeitsmatrix:
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