Guinguette Marais Poitevin

Ein praktisches Beispiel für die 5-Whys-Technik

Um die wahre Kraft der 5-Whys-Technik zu verstehen, lassen Sie uns ein praktisches Beispiel betrachten, das im täglichen Geschäftsleben, genauer gesagt im Marketing, oft vorkommt.

Sagen wir, ein Artikel oder ein Blogbeitrag wurde nicht auf dem Firmenblog veröffentlicht:

1. Ein Artikel wurde nicht auf unserer Firmenwebsite veröffentlicht. Warum?
2. Niemand hat den Artikel veröffentlicht. Warum?
3. Niemand erhielt die klare Anweisung, einen Artikel zu schreiben und zu veröffentlichen. Warum?
4. Ein Teamleiter hat vergessen, die Aufgabe zu delegieren. Warum?
5. Es gibt keinen Inhaltskalender. Warum?
6. Niemand hat sich die Zeit genommen, den Inhaltskalender vorzubereiten. Warum?
7. Weil niemand dachte, dass der Inhaltskalender wichtig genug sei. Alle gingen davon aus, dass sich die Leute begeistert melden, einen Blogbeitrag schreiben und ihn veröffentlichen würden.

Anhand des obigen Beispiels können wir deutlich sehen, wie die 5-Whys-Technik Ihnen helfen kann, sich zu fokussieren, die Ursache für das Problem zu finden und den Prozess zu verbessern. Im obigen Beispiel wurde die „Warum“-Frage sogar sechsmal gestellt. Scheuen Sie sich nicht, noch tiefer zu graben, wenn es nötig ist.

Wenn sich nun die Grundursache offenbart, haben Sie zwei Möglichkeiten: Option 1 ist, mit dem Finger zu zeigen und nach der Person zu suchen, die für die Website verantwortlich ist und den Artikel nicht veröffentlicht hat. Aber, wie bereits erwähnt, ist das Spiel mit den Schuldzuweisungen sehr ineffektiv.

Kurzfristig werden sich die Verantwortlichen schlecht fühlen und vielleicht konsequenter arbeiten, aber früher oder später wird die Angst vergehen und der Fehler wird wieder passieren; einfach, weil es keinen klaren Prozess und keine klare Verantwortung gibt.

Nicht zu vergessen: Angst ist ein sehr schlechter Motivator. Sie sollten niemals den Menschen die Schuld geben, sondern darüber nachdenken, wie Sie das System, den Prozess, die Kultur usw. ändern können.

Option 2, und eine viel bessere Investition Ihrer geistigen Anstrengung, ist es, darüber nachzudenken, wie man den Prozess verbessern kann. In unserem Fall würde die Organisation aller notwendigen Prozesse und Verantwortlichkeiten mit einem Content-Kalender (ein Kalender mit streng festgelegten Terminen und Themen mit geplanten zu veröffentlichenden Artikeln) eine echte Verbesserung bringen.

Klar zu definieren, wer für die Erstellung des monatlichen Content-Kalenders verantwortlich ist und wie der gesamte Prozess der Content-Erstellung abläuft – von der Idee für einen Artikel über die Erstellung, Bearbeitung, Veröffentlichung und Verteilung bis hin zur konsequenten Einhaltung des Prozesses – würde sicherstellen, dass das Problem nie wieder auftritt.

Nach den Kaizen-Regeln muss man aufpassen, dass man die Prozesse nicht durch mehr Administration verbessert.

Konzentrieren Sie sich auf die Heilung, nicht auf die Symptome.

Designen Sie einen „5-Whys-Master“ in Ihrer Organisation und stellen Sie sicher, dass jedes Problem angegangen wird

Viele Manager sind mit der 5-Whys-Technik vertraut, vergessen aber, sie anzuwenden, wenn es nötig ist.

Obwohl es eine einfache Technik ist, kann sie schwer zu implementieren sein. Deshalb ist es gut, eine einzelne Person zu haben, die als „5 Whys Master“ fungiert – der Hauptproblemlöser in Ihrem Unternehmen.

Diese Person sollte für das regelmäßige Problemmanagement und die Anwendung der 5-Whys-Technik verantwortlich sein und auch dafür sorgen, dass die Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden.

Wenn Sie sich dafür begeistern können, der „5-Whys-Master“ zu werden, hier sind die Schritte, um die 5-Whys-Analyse jedes Mal professionell durchzuführen, wenn Sie auf ein Problem stoßen, das es wert ist, angegangen zu werden:

1. Der 5-Whys-Master schreibt genau auf, was ein Problem ist.
2. Der 5-Whys-Master stellt sicher, dass alle Betroffenen mit dem Problem einverstanden sind. Wie bereits erwähnt, sollte ein Teil des Teams aus Entscheidern bestehen, die Erfahrungen aus erster Hand haben.
3. Alle Daten und Fakten, die das Problem veranschaulichen, werden dann präsentiert – Beweise, Wissensgeschichte, verschiedene Daten und Sichtweisen, bisherige Lösungen usw.
4. Die engagierte Gruppe führt die 5-Whys-Analyse durch.
5. Die Gruppe findet und vereinbart Lösungen, die der Größe des Problems angemessen sind. Die Lösung sollte in jedem Schritt nach der „Warum“-Frage gesucht werden.
6. Das Management oder der 5-Whys-Master weist die Verantwortung für die Umsetzung der am Ende des Prozesses gefundenen optimalen Lösung zu.
7. Die Lösung wird getestet, und nachdem die Ergebnisse gemessen wurden, werden alle im Unternehmen über die implementierten Lösungen informiert.

Wie Sie sehen, ist die 5-Whys-Methode wirklich einfach, effektiv, umfassend, flexibel, ansprechend und kostengünstig – Sie müssen nur darauf achten, dass Sie die Symptome nicht mit den Ursachen verwechseln.

Manchmal gibt es mehr als eine Ursache, nach der man suchen muss, also sollte man sich nicht mit der erstbesten offensichtlichen Lösung zufrieden geben, sondern tief graben und alle Möglichkeiten ausloten, damit man das Problem wirklich lösen kann. Und Sie sollten unbedingt die Schuldzuweisung vermeiden und sich stattdessen auf den Prozess konzentrieren.

Menschen machen immer Fehler, egal wie gut sie sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Prozesse haben, die diese Fehler minimieren.

5W1H – fünf zusätzliche Fragen für eine noch gründlichere Analyse

Manchmal reicht es nicht aus, nur die Frage nach dem „Warum“ zu stellen, um das Problem zu verstehen. Um eine noch gründlichere und detailliertere Analyse eines Problems vorzunehmen und wirklich die optimale Lösung zu finden, können Sie ein paar zusätzliche Fragen hinzufügen.

Diese Fragen sind: Was, Wer, Wann, Wo, Warum und Wie, daher kommt auch der Name 5W1H:

5x	Warum Was Wer Wann Where
1x	Wie

Wenn Sie neue Fragen hinzufügen und das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, können Sie leichter neue Zusammenhänge zwischen den Folgen und der Ursache oder den Ursachen erkennen und haben eine bessere Chance, alle verschiedenen Standpunkte und möglichen Lösungen zu verstehen.

Währenddessen müssen Sie Ihren Geist so offen wie möglich halten. Nur dann, wenn Sie das Problem, die Ursache und die Umstände wirklich verstehen, können Sie die optimale Lösung finden und sicherstellen, dass das Problem nie wieder auftritt.

Welches wird das erste Problem sein, das Sie mit der 5-Whys-Analyse lösen?

Jetzt haben Sie eine sehr nützliche Waffe, wenn es darum geht, Probleme zu lösen, also ist es an der Zeit, sie einzusetzen. Denken Sie an das herausforderndste und sich wiederholende Problem, mit dem Ihre Organisation gerade konfrontiert ist.

Fassen Sie den festen Entschluss, dass Sie das Problem mit Hilfe der 5-Whys-Analyse (oder alternativ 5W1H) lösen werden, und befolgen Sie diese Schritte:

Bilden Sie ein 5-Whys-Team (Entscheider und alle, die von dem Problem betroffen sind) und benennen Sie den 5-Whys-Master

1. Versammeln Sie alle vor einem Whiteboard
2. Definieren Sie das Problem detailliert und präzise
3. Fragen Sie fünfmal „warum“, schreiben Sie die Antworten an die Tafel, und stellen Sie sicher, dass Sie die Symptome von den Ursachen unterscheiden
4. Finden Sie die Ursache und die beste Lösung, um sie auf der Prozessebene zu beseitigen
5. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Lösung, testen Sie sie und informieren Sie das ganze Team über die Ergebnisse

Viel Erfolg bei der Lösung des Problems!