Einige erwartete E-Mails von bestimmten Absendern in Outlook nicht empfangen?
„Ich verwende Outlook 2010 und mein E-Mailing-System funktioniert reibungslos. Obwohl ich E-Mails von jedem in der Organisation erhalte, gibt es ein Teammitglied, das mir eine Nachricht schickt, die ich aber nicht erhalte, und dieses Problem liegt bei dem spezifischen Absender. Was soll ich tun, um das Problem zu beheben?“
Das oben geschilderte Problem ist recht komplex und viele würden Ihnen vorschlagen, sich direkt an den ISP-Anbieter zu wenden, um das Problem zu beheben. Zuvor ist es jedoch empfehlenswert, die unten aufgeführten Lösungsansätze zu befolgen, um das Problem des Nicht-Empfangens von E-Mails von bestimmten Absendern zu beheben.
Schritt 1: Überprüfen Sie den Junk-Mail-Ordner
In vielen Fällen markiert Outlook® eine E-Mail als verdächtig und verschiebt sie in den Junk-Mail-Ordner. Wenn die E-Mail also mehrfach von einer Adresse verschickt wurde, Sie sie aber nicht in Ihrem Posteingang erhalten haben, ist es möglich, dass sie in den Junk-Mail-Ordner verschoben wurde. Der erste Schritt ist also, diesen Ordner zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Anwendung die E-Mail des Absenders als Spam markiert.
Schritt 2: Bestätigen Sie die Integration eines Virenscanners
Wenn ein Virenscanner oder ein Anti-Spam-Tool in MS Outlook integriert ist, dann kann es sein, dass es den Empfang von E-Mails behindert. Um zu testen, ob der Scanner das Problem verursacht, deaktivieren Sie ihn für einige Zeit und bitten Sie dann den Absender, die Mail erneut zu senden. Wenn es funktioniert, wissen Sie, wo das Problem liegt.
Wenn Sie ein Anti-Spam-Tool eines Drittanbieters installiert haben, lesen Sie dessen Dokumentation, um herauszufinden, was es tut, wenn es eine E-Mail als Spam einstuft, und finden Sie heraus, wie die Integration mit MS Outlook deaktiviert werden kann.
Schritt 3: Überprüfen Sie den E-Mail-Eingang auf anderen Computern/Telefonen
Wenn das gleiche Konto auf mehreren Geräten wie Laptop, Tablet, Mobiltelefon usw. konfiguriert ist, überprüfen Sie, ob die Nachricht auf diesen Geräten heruntergeladen wird. Wenn sie im Posteingang anderer Apps ankommen, dann hängt das Problem eindeutig mit dem aktuellen Profil zusammen. In diesem Fall könnte das Erstellen eines neuen Profils helfen. Wenn ein POP3-Konto verwendet wird, stellen Sie sicher, dass Sie die Option „Kopie auf dem Server belassen“ aktivieren, damit alle Geräte die E-Mails erfolgreich abholen können.
Schritt 4: Überprüfen Sie den Eingang der E-Mails auf anderen Computern/Telefonen
Wenn mehrere Regeln für das Senden oder Empfangen von E-Mails angewendet werden, besteht die Möglichkeit, dass die E-Mails in einen anderen Ordner verschoben oder sogar gelöscht wurden. Überprüfen Sie alle Unterordner, um sicherzustellen, dass die Nachricht dieser bestimmten Adresse nicht an einen anderen Ordner weitergeleitet wird. Zur Sicherheit können Sie alle Regeln löschen und dann prüfen, ob das Problem weiterhin besteht.
Schritt 5: Prüfen Sie die Liste der blockierten Absender
Stellen Sie sicher, dass Sie den Absender nicht zur „Liste der blockierten Absender“ hinzugefügt haben. Um die E-Mail-Adresse in der Liste der blockierten Absender zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Outlook 2007:
- Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Optionen“
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ auf die Registerkarte „Junk-E-Mail“
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Blockierte Absender“
- Klicken Sie im Home-Menü auf ‚Junk‘
- In den ‚Junk-E-Mail-Optionen…‘
- Klicken Sie auf den Reiter ‚Blockierte Absender‘
Outlook 2010 und 2013:
Wenn die E-Mail-Adresse zur Liste hinzugefügt wurde, markieren Sie sie und klicken Sie auf ‚Entfernen‘.
Schritt 6: Überprüfen Sie das Postfach im Web
Wenn Sie nun überprüft haben, dass nichts auf dem System den Zugriff auf die E-Mail von diesem bestimmten Absender unterbricht oder einschränkt, ist es an der Zeit, das Vorhandensein der E-Mail im Webmail-Konto zu überprüfen. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, können Sie Outlook Web Access verwenden, um die Verfügbarkeit von E-Mails im Postfach zu prüfen.
Wenn Sie ein POP3-Mail-Konto verwenden und die E-Mails im Web-Postfach ankommen, besteht die Möglichkeit, dass Sie ein beschädigtes Outlook-Profil haben oder dass es Synchronisationsprobleme gibt. Überprüfen Sie außerdem die Eigenschaften der Junk-E-Mails. Es ist möglich, dass eine Mail, die im Web als Spam gefiltert wurde, nicht in Outlook heruntergeladen werden kann.
Schritt 7: Schlagen Sie dem Absender vor, den Postausgang zu überprüfen
Wenn eine Nachricht sehr groß ist und der Server-Timeout sehr klein ist, dann besteht die Möglichkeit, dass die Nachricht im Postausgang stecken bleibt und nicht an die gewünschte Adresse gelangt. Ein anderer wahrscheinlicher Grund ist, dass etwas mit der SMTP-Authentifizierung nicht stimmt oder es Probleme mit dem Postausgangsserver gibt.
Schritt 8: Dem Absender vorschlagen, die NDR-Mail zu überprüfen
Es ist möglich, dass der Absender die Nachricht an eine falsche Mailadresse sendet. In einem solchen Fall wird die Mail zurückgeschickt und der Absender erhält einen Non-Delivery Report (NDR). In der Regel enthalten NDR-Nachrichten einige zusätzliche Informationen, die Aufschluss darüber geben können, warum die Nachricht nicht zugestellt wurde. Zum Beispiel:
- Mailbox voll: Dies zeigt an, dass die Mailbox des Absenders fast voll ist und nicht genügend Platz für neue Nachrichten vorhanden ist.
- Falsche E-Mail-Adresse: Der Absender hat eine falsche E-Mail-Adresse angegeben und die Mail ist deshalb gebounct.
- Server auf Black List: Es besteht die Möglichkeit, dass der sendende Mailserver auf der schwarzen Liste steht. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren ISP oder den Mail-Administrator.
- Nachricht wird verzögert: Dies deutet auf Netzwerkprobleme, ein Problem mit der DNS-Konfiguration oder die Eingabe eines falschen Domänennamens hin.
Hinweis: Die NDR-Nachricht kann im Posteingang, im Junk-Mail-Ordner oder sogar im Ordner für gelöschte Objekte ankommen.
Schritt 9: ISP-Administrator kontaktieren
Wenn das Problem immer noch nicht gelöst ist, liegt es am Mailserver. In diesem Fall sollten Sie Kontakt mit dem Internet Service Provider oder dem E-Mail-Administrator aufnehmen, um das Problem zu lösen. Während Sie alle oben genannten Tests durchführen, um das Problem zu überprüfen, sammeln Sie deren Ergebnisse, damit sie ihnen helfen können, das eigentliche Problem zu finden.