Guinguette Marais Poitevin

Stellen Sie sich vor, Ihr Chef hat Sie gebeten, eine wichtige Präsentation für die nächste Vorstandssitzung vorzubereiten.

Sie haben nur wenige Tage Zeit dafür, Ihr Arbeitspensum ist bereits hoch, und Sie haben viele andere dringende Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste. Deshalb sind Sie unruhig, können sich nicht konzentrieren und alles scheint Sie abzulenken.

Zeitstressoren gehören zu den häufigsten Druckquellen am Arbeitsplatz und entstehen dadurch, dass Sie zu viel zu tun haben, in zu wenig Zeit. Wie können Sie also diesen Stress besiegen und die Dinge erledigen, die für eine gute Arbeit unerlässlich sind?

Eisenhowers Dringlichkeits-Prinzip hilft Ihnen, über Ihre Prioritäten nachzudenken und zu bestimmen, welche Ihrer Aktivitäten wichtig sind und welche im Wesentlichen Ablenkungen darstellen.

Was sind „dringende“ und „wichtige“ Aktivitäten?

In einer Rede vor der Zweiten Vollversammlung des Ökumenischen Rates der Kirchen im Jahr 1954 sagte der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower, der damit Dr. J. Roscoe Miller, den Präsidenten der Northwestern University, zitierte: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“ Nach diesem „Eisenhower-Prinzip“ soll er sein Arbeitspensum und seine Prioritäten organisiert haben.

Er erkannte, dass gutes Zeitmanagement bedeutet, sowohl effektiv als auch effizient zu sein. Mit anderen Worten: Wir müssen unsere Zeit mit den Dingen verbringen, die wichtig sind und nicht nur mit denen, die dringend sind. Um dies zu tun und den Stress durch zu viele enge Termine zu minimieren, müssen wir diese Unterscheidung verstehen:

• Wichtige Aktivitäten haben ein Ergebnis, das dazu führt, dass wir unsere Ziele erreichen, egal ob diese beruflich oder privat sind.
• Dringende Aktivitäten erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sind normalerweise mit dem Erreichen der Ziele anderer verbunden. Sie sind oft diejenigen, auf die wir uns konzentrieren, und sie verlangen Aufmerksamkeit, weil die Konsequenzen, wenn wir uns nicht mit ihnen befassen, unmittelbar sind.

Wenn wir wissen, welche Aktivitäten wichtig und welche dringend sind, können wir die natürliche Tendenz überwinden, uns auf unwichtige, dringende Aktivitäten zu konzentrieren, so dass wir genügend Zeit freimachen können, um das zu tun, was für unseren Erfolg wesentlich ist. Auf diese Weise kommen wir von der „Feuerbekämpfung“ in eine Position, in der wir unser Geschäft und unsere Karriere vorantreiben können.

Wie man Eisenhowers Prinzip anwendet

Um dieses Prinzip anzuwenden, listen Sie alle Aktivitäten und Projekte auf, von denen Sie meinen, dass Sie sie erledigen müssen. Versuchen Sie, alles einzubeziehen, was Ihre Zeit bei der Arbeit in Anspruch nimmt, egal wie unwichtig es ist. (Wenn Sie Ihre Zeit mit einer To-Do-Liste oder einem Aktionsprogramm verwalten, haben Sie dies bereits getan.)

Als Nächstes denken Sie über jede Aktivität nach und ordnen sie in eine von vier Kategorien ein, wie in Abbildung 1 unten dargestellt:

Nutzen Sie dann die unten beschriebenen Strategien, um Ihre Aktivitäten zu planen.

Wichtig und dringend

Es gibt zwei verschiedene Arten von dringenden und wichtigen Aktivitäten: solche, die Sie nicht vorhersehen konnten, und andere, die Sie bis zur letzten Minute aufgeschoben haben.

Sie können Last-Minute-Aktivitäten vermeiden, indem Sie vorausplanen und Prokrastination vermeiden.

Es gibt jedoch Probleme und Krisen, die Sie nicht immer vorhersehen oder vermeiden können. Hier ist es am besten, wenn Sie etwas Zeit in Ihrem Zeitplan lassen, um unerwartete Probleme und ungeplante wichtige Aktivitäten zu bewältigen. (Wenn eine größere Krise auftritt, müssen Sie andere Aufgaben umplanen.)

Wenn Sie viele dringende und wichtige Aktivitäten haben, identifizieren Sie, welche davon Sie hätten vorhersehen können, und überlegen Sie, wie Sie ähnliche Aktivitäten im Voraus planen können, damit sie nicht dringend werden.

Wichtig, aber nicht dringend

Das sind die Aktivitäten, die Ihnen helfen, Ihre persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen und wichtige Arbeiten zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um diese Dinge richtig zu erledigen, so dass sie nicht dringend werden. Denken Sie auch daran, genügend Zeit in Ihrem Zeitplan zu lassen, um unvorhergesehene Probleme zu bewältigen. Das maximiert Ihre Chancen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, und hilft Ihnen, den Stress zu vermeiden, dass die Arbeit dringender wird als nötig.

Nicht wichtig, aber dringend

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sind Dinge, die Sie daran hindern, Ihre Ziele zu erreichen. Fragen Sie sich, ob Sie sie verschieben oder delegieren können.

Eine häufige Quelle für solche Tätigkeiten sind andere Menschen. Manchmal ist es angebracht, höflich „Nein“ zu sagen oder die Leute zu ermutigen, das Problem selbst zu lösen. (Unser Artikel „‚Ja‘ zur Person, ‚Nein‘ zur Aufgabe“ hilft hier weiter.)

Alternativ dazu sollten Sie versuchen, Zeitfenster einzurichten, in denen Sie verfügbar sind, so dass die Leute wissen, dass sie dann mit Ihnen sprechen können. Eine gute Möglichkeit ist es, mit denjenigen, die Sie häufig unterbrechen, regelmäßige Treffen zu vereinbaren, damit Sie sich mit all ihren Themen auf einmal beschäftigen können. Sie können sich dann länger auf Ihre wichtigen Aktivitäten konzentrieren.

Nicht wichtig und nicht dringend

Diese Aktivitäten sind nur eine Ablenkung – vermeiden Sie sie, wenn möglich.

Viele davon können Sie einfach ignorieren oder absagen. Einige können jedoch Aktivitäten sein, von denen andere Leute wollen, dass Sie sie tun, auch wenn sie nicht zu Ihren eigenen gewünschten Ergebnissen beitragen. Sagen Sie auch hier höflich „Nein“, wenn Sie können, und erklären Sie, warum Sie es nicht tun können.

Wenn die Leute sehen, dass Sie sich über Ihre Ziele und Grenzen im Klaren sind, werden sie es oft vermeiden, Sie zu bitten, in Zukunft „unwichtige“ Aktivitäten zu tun.

Infografik

Klicken Sie auf das Bild unten, um unsere Infografik zu Eisenhowers Dringend/Wichtig-Prinzip zu sehen: