Praktisch, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den vielbeschäftigten FM
Juli 2002
Facilities Management Defined
Das rasante Wachstum des Facility Managements hat eine Debatte darüber ausgelöst, was Facility Management ist und wie es sich vom Property Management unterscheidet. Aber egal, ob man den Facility Manager als Hausmeister, Unternehmensleiter oder Finanzstrategen betrachtet, Facility Management hat eine wichtige Rolle in der Unternehmensführung von großen und kleinen Firmen übernommen. Das Gebäudeumfeld ist ein zu wertvolles und komplexes Gut geworden, um es zu ignorieren oder zu vernachlässigen, und sein Management birgt sowohl große Nutzenpotenziale als auch Risiken.
Den Begriff Facility Management gibt es schon lange, aber seine Bedeutung hat sich im Laufe der Jahre dramatisch verändert. Früher bezog sich Facility Management nur auf die physische Instandhaltung und den Betrieb von Gebäuden. Als diese Tätigkeiten immer komplexer und teurer wurden, integrierte das Facility Management Fähigkeiten aus mehreren traditionellen Bereichen, wie Betriebswirtschaft, Architektur, Ingenieurwesen, Immobilien, Bauwesen und Personalwesen.
Das BOMI Institut definiert Facility Management als den Prozess der Koordinierung des physischen Arbeitsplatzes mit den Menschen und der Arbeit einer Organisation. Die primäre Funktion des Facility Managements ist es, eine Arbeitsumgebung zu planen, einzurichten und aufrechtzuerhalten, die die Ziele und Vorgaben der Organisation effektiv unterstützt.
Die Koordination und Integration über traditionell getrennte disziplinäre Linien hinweg unterscheidet die professionellen Aspekte des Facility Managements von verwandten Berufen. Die Koordinations- und Integrationsfähigkeiten eines Facility Managers werden oft mit denen eines Orchesterdirigenten verglichen, der Musik aus vielen verschiedenen Instrumenten macht, die von verschiedenen Musikern mit unterschiedlichen Meinungen darüber gespielt werden, wie die geschriebene Partitur am besten zu interpretieren ist. Facility Management ist sowohl ein Geschäft als auch ein Beruf. In der Praxis bedeutet es, in beiden Funktionen zu handeln. Facility Manager müssen vorausschauend planen, anstatt zu reagieren, wenn sie versuchen, mit zahlreichen Ereignissen fertig zu werden.
Der heutige Aufgabenbereich des Facility Managements umfasst mehrere grundlegende Bereiche der Managementtätigkeit. Die folgende Liste gibt in etwa das Spektrum der meisten Facility-Management-Abteilungen in großen Unternehmen wieder. Ähnliche Listen sind von verschiedenen Facility-Management-Organisationen veröffentlicht worden. Nicht jeder Facility Manager führt jede Funktion in dieser Liste aus, da die Mischung der Funktionen und Verantwortlichkeiten in jedem Unternehmen einzigartig ist.
Gebäudebetrieb und -instandhaltung
- Verwaltung von Gebäudesystemen wie HLK, Elektrik, Sanitär, Sicherheit und in einigen Fällen Daten- und Telekommunikationsverkabelung
- Instandhaltung von Gebäudestrukturen und -innenräumen, Möbeln und Geräten
- Instandhaltung von Außenanlagen, Landschaftsgestaltung und Standortverbesserungen
Immobilien
- Verwaltung des Immobilienvermögens und Vermietung von Immobilienportfolios
- Erwerb und Veräußerung von Immobilien
- Due-Diligence-Prüfung
Immobilien-Masterplan
- Abstimmung des Immobilienbesitzes des Unternehmens mit dem Immobilienbedarf des Unternehmens anhand des aktuellen Geschäftsplan
Human- und Umweltfaktoren
- Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter
- Arbeitsschutzbestimmungen und -verfahren
- Notfallvorsorge
- Katastrophenplanung und -bewältigung
Projektmanagement
- Erstellung von Anlagenplänen
- Planung und Management von Projekten, Einrichtungsprogrammen, Planungsleistungen, Bauprojekten und Verlagerungsprojekten
Raumplanung
- ist ein Prozess, der die Angebots- und Bedarfsdaten erfasst, Raumzuweisungspläne erstellt und die Pläne implementiert
Grundlegende Managementaktivitäten
- Organisation und Planung einer Facility-Management-Abteilung
- Management des Facility-Management-Personals und des ausgelagerten Personals
- Verwaltung und Entwicklung von Facility-Management-Richtlinien und -Verfahren wie z.B. Raumstandards und Ablage von Arbeitsaufträgen und Projektanfragen
- Management der Facility-Management-Dienstleistungen
Finanzen
- Verwaltung der Abteilungsfinanzen, einschließlich der Betriebs- und Investitionsbudgets und der Buchhaltung für Kosten und Ausgaben
Qualitätsbewertung
- Bewertung der Qualität und Effektivität von Facility Management-Dienstleistungen
- Benchmarking
- Management von Regierungs- und Unternehmensaudits von Facility Management-Dienstleistungen und -Projekten
- Entwicklung innovativer Verbesserungen bei Facility Management-Dienstleistungen
Kommunikation
- Mündliche, schriftliche und grafische Kommunikation
- Präsentationen von Themen auf allen Managementebenen
- Entwicklung von Standards, Arbeitspraktiken und Verfahren
- Entwicklung und Verwaltung von spezialisierten und technischen Informationen im Managementkontext
Allgemeine administrative Unterstützung
- Post- und Vervielfältigungsdienste, Transportdienste, Gäste- und Bewirtungsdienste, Verpflegungsdienste und andere
Wie Sie sehen, sind die Funktionen und Verantwortlichkeiten des Facility Managements größer als die der meisten Unternehmensabteilungen. Jede Komponente ist jedoch ein wesentlicher Teil des Facility Managements.