Das Business Problem Statement ist eine jener Techniken, die die Gründe für eine IKT-Initiative in praktischen, geschäftsbezogenen Begriffen beschreibt. Es ist die Beschreibung eines aktuell existierenden Problems, das angegangen werden muss, und liefert den Kontext für die Probleme, die angegangen werden sollen.
Problemstellungen können in einer einzigen Aussage beschrieben werden, gefolgt von einem realen Beispiel, um das Problem zu betonen. Wenn Sie ein Verständnis für die zu lösenden Probleme entwickeln, denken Sie über die sieben unten dargestellten Bereiche nach.
Für jede Kategorie sind Beispiele angegeben.
Die Kategorien der Problemstellung
1. Strategie
- Schwache Ausrichtung an den Geschäftszielen.
- Initiativen sind derzeit nicht auf eine übergeordnete Vision ausgerichtet.
- Zögerliche Umsetzung von Projekten.
2. Service / Produkte
- Behinderung der Servicebereitstellung durch unzeitgemäßen Abruf von Informationen.
- Schwache Reaktionsfähigkeit bei der Gewinnung von Kundenkontakten aufgrund von nicht rechtzeitig abgerufenen Informationen.
- Hohes Maß an Produktrücksendungen aufgrund von Fehlern bei Kundenaufträgen.
3. Menschen
- Unzureichende Schulung der Mitarbeiter und/oder fehlende Kapazitäten für Mitarbeiter zur Unterstützung von Geschäftsbereichen mit Engpässen.
- Unzureichend definierte Rollen und Verantwortlichkeiten führen zu Verwirrung und schlechter Reaktionsfähigkeit auf betriebliche Anforderungen.
- Schlechte Leistungserbringung aufgrund von Personalkapazitäts- und Schulungsproblemen.
4. Prozesse
- Myriade von duplizierten Geschäftsprozessen und Anwendungen.
- Intensive manuelle Bearbeitung durch physische Handhabung von Papierkram, Postversand und manuelle Koordination von Veranstaltungen.
- Doppelte Dateneingabe und manuelle Pflege von Daten in Tabellenkalkulationen oder persönlichen Datenbanken.
5. Anwendungen
- Unzureichend entwickelte Funktionalität aufgrund unzureichender Definition von Geschäfts- und Funktionsanforderungen.
- Veraltete Funktionalität aufgrund eines sich ständig weiterentwickelnden Geschäftsklimas.
- wenig oder kein Anwendungssupport aufgrund proprietärer oder redundanter Software.
6. Informationen
- Unstrukturierte Informationen und Inhalte, die auf verschiedenen Geräten gespeichert sind, was das Suchen und Abrufen sehr schwierig macht.
- Keine Metadaten, die den Informationen zugeordnet sind, was das Suchen und Abrufen erschwert.
- Unterschiedliche Methoden zur Codierung der gleichen Arten von Datensätzen in unterschiedlichen Repositories.
7. Infrastruktur
- Nicht viel über alle Systeme bekannt, was die strategische Koordination der Wartung erschwert.
- Mehrere Anwendungen werden auf mehreren Systemen unterstützt, was zu unnötigem Wartungsaufwand durch die Unterstützung doppelter Systeme führt.
Wenn Sie die Probleme verstanden haben, beschreiben Sie die Risiken, die mit jedem einzelnen verbunden sind, um die potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen zu verdeutlichen (z.B., Kosten, Ineffizienzen und entgangene Chancen).
Ein Beispiel für eine Problemstellung
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Problemstellung, eine Beschreibung und ein damit verbundenes Risiko für einen stark manuell geprägten Geschäftsprozess, der mit Technologie leicht gelöst werden kann.
Problemstellung: Intensive manuelle Bearbeitung durch physische Handhabung von Papierkram.
Beschreibung: Jahresurlaubsformulare werden typischerweise vom Mitarbeiter ausgefüllt, ausgedruckt, an den Vorgesetzten/Beauftragten zur Genehmigung geschickt, an die Personalabteilung zur Überprüfung und Dateneingabe geschickt, gescannt und in das EDRMS hochgeladen und dann an die Lohnbuchhaltung zur (erneuten) Dateneingabe geschickt.
Risiko: Dieses stark manuell geprägte Szenario führt zu „Engpässen“ in der Leistungserbringung und fördert das Risiko einer schlechten organisatorischen Reaktion auf das Geschäft und verlorener Zeit, die für die Erledigung des Kerngeschäfts verwendet werden sollte.
Wie Sie Ihre Problemstellung entwickeln
Um die Problemstellung und die damit verbundenen Risiken eines Projekts zu entwickeln, sprechen Sie mit Managern und Fachexperten innerhalb der relevanten Geschäftsbereiche. Stellen Sie ihnen spezifische Fragen zu jeder der sechs oben beschriebenen Kategorien, um herauszufinden, wo die Probleme im Detail liegen. Die Five Whys sind eine exzellente Technik, um Ihren Frageansatz zu unterstützen.
Diese Strategie kann in der anfänglichen Aufbau- und Analysephase des Projekts umgesetzt werden, unabhängig von der verwendeten Methodik (d.h. Agile oder Wasserfall). Sie ist nützlich für die Entwicklung von Projektaufträgen und Business Cases.