Beide, W-9 und 1099, sind Arten von Informationsmeldungen, die der IRS verlangt, wenn ein Auftragnehmer bezahlte Arbeit für ein Unternehmen ausführt. Der Unterschied zwischen 1099 und W-9 ist einfach: Der Auftragnehmer füllt das W-9-Formular aus, um dem Unternehmen, für das er arbeitet, Informationen zur Verfügung zu stellen, und dieses Unternehmen meldet später den Jahresverdienst des Auftragnehmers auf dem 1099-Formular. Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, der Auftragnehmer einsetzt, können Sie diesen Leitfaden verwenden, um schnell etwas über die Verwendung dieser beiden Steuerformulare zu erfahren.
Der Unterschied zwischen einem Auftragnehmer und einem Mitarbeiter
Um den Zweck von W-9 und 1099 zu verstehen, müssen Sie zunächst wissen, wie man einen Auftragnehmer von einem Mitarbeiter unterscheidet. Aus Sicht des IRS sind sowohl „Angestellter“ als auch „Auftragnehmer“ eine Klassifizierung von Arbeitnehmern.
Das Hauptunterscheidungsmerkmal ist, dass Auftragnehmer – d.h. Selbstständige, die sich alternativ als unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder Einzelunternehmer bezeichnen können – beauftragt werden, eine feste Leistung für Sie zu erbringen, aber sie haben die Kontrolle darüber, wann und wie sie die Arbeit erledigen. Ein Angestellter hingegen hat eine festere Beziehung zu einem Arbeitgeber, arbeitet wahrscheinlich zu bestimmten Zeiten und hat Anspruch auf Leistungen wie Krankenversicherung oder 401(k)-Pläne.
Unternehmen sind verpflichtet, sich um die Steuereinbehaltung für Angestellte zu kümmern und Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern auf deren Löhne zu zahlen. Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, ihre eigene staatliche und bundesstaatliche Einkommenssteuer zu zahlen und können daher geschäftliche Abzüge vornehmen, wie z. B. die Kosten für die Unterhaltung eines Heimbüros.
Die Anforderungen des IRS an die Steuerformulare für Subunternehmer sind die gleichen wie für Auftragnehmer. Die Einheit, die den Subunternehmer bezahlt, wird diejenige sein, die sich mit ihren Steuerformularen befasst.
Wichtige Begriffe für IRS-Formulare für Unternehmen
Unternehmen müssen die Steuergesetze buchstabengetreu befolgen, und alles beginnt mit der richtigen Identifizierung der steuerpflichtigen Einheiten. Der IRS bezieht sich auf steuerpflichtige Einheiten, ob Einzelpersonen oder Unternehmen, mit ihrer Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN).
Es gibt zwei Arten von TINs, die für einzelne Vertragsarbeiter gelten können. Wenn Ihr Auftragnehmer ein Unternehmen hat, das er bei der IRS registriert hat, hat er eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) erhalten – auch wenn dieses Unternehmen ein Einzelunternehmen ohne weitere Mitarbeiter ist. Wenn ein Auftragnehmer kein Gewerbe angemeldet hat und einfach als Selbständiger arbeitet, wird er seine Sozialversicherungsnummer für die Steuererklärung verwenden. TIN, EIN und SSN sind alles Begriffe, die Sie auf den Formularen W-9 und 1099 sehen werden.
Was ist ein W-9-Formular?
Das W-9-Steuerformular ist ein einseitiges Dokument mit dem Titel „Request for Taxpayer Information and Certification.“ Die W-9-Anforderungen sind grundlegend und legen die identifizierenden Steuerinformationen eines Auftragnehmers offen. Dazu gehören der rechtmäßige Name, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer von Einzelpersonen, die keine eingetragene Geschäftseinheit haben. Personen mit einem eingetragenen Unternehmen müssen auch den Geschäftsnamen und die EIN angeben.
Wenn der Auftragnehmer eine EIN hat, muss er nicht auch seine Sozialversicherungsnummer angeben. Eine ID-Nummer ist alles, was erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die IRS die richtigen Informationen hat.
Das Formular W-9 endet mit einer unterzeichneten Erklärung des Auftragnehmers, dass er die Informationen wahrheitsgemäß eingegeben hat und dass er berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.
Wer muss ein W-9 IRS-Formular ausfüllen?
Jede nicht angestellte Person, die vor dem Jahresende voraussichtlich Arbeiten im Wert von mehr als 600 US-Dollar für Sie erledigen wird, sollte ein W-9-Formular ausfüllen. Wenn ein Auftragnehmer es versäumt, Ihnen ein W-9 einzureichen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, 28 % seines Verdienstes für Steuern einzubehalten. W-9 ist nur für Einzelpersonen; andere Unternehmen, die für Sie arbeiten, müssen dieses Formular nicht einreichen.
Was ist ein 1099-Formular?
Das Formular 1099-MISC ist ein einseitiges Dokument mit dem Titel „Verschiedene Einkünfte“. Es gibt andere 1099-Formulare, die vom IRS für „zusätzliche Einkommensarten“ ausgestellt werden, aber 1099-MISC ist das Formular, das für Auftragnehmer verwendet wird. Die Felder, die Sie auf dem Formular nicht ausfüllen müssen, werden für Sie offensichtlich sein – wie „Mieten“, „Tantiemen“, „goldene Fallschirmzahlungen“, „Ernteversicherungserlöse“ oder sogar „Erlöse aus Fischerbooten“.“
Die wichtigsten Informationen auf dem Formular bestehen aus den TINs sowohl der zahlenden Stelle als auch des Zahlungsempfängers und dem Gesamtbetrag, der für das Jahr gezahlt wurde.
Wann eine 1099 ausstellen
Eine einfache Regel bestimmt, wann eine 1099 verwendet werden sollte: Bereiten Sie eines für jeden Auftragnehmer vor, der im Laufe eines Steuerjahres mehr als 600 Dollar von Ihrem Unternehmen verdient hat. Füllen Sie es so schnell wie möglich nach dem 31. Dezember aus, denn die Frist für die Übermittlung an Ihren Auftragnehmer ist der 31. Januar. Dies ist die gleiche Frist, die der IRS für Arbeitgeber verwendet, die verpflichtet sind, W-2-Formulare an Mitarbeiter zu senden.
Wie man W-9- und 1099-Formulare zusammen verwendet
Die beste Praxis für Unternehmen ist es, Auftragnehmer zu bitten, ein W-9-Formular an dem Tag auszufüllen, an dem Sie sie einstellen. Obwohl Sie das W-9-Formular nicht an die IRS übermitteln müssen, benötigen Sie diese Informationen später, um die 1099 des Auftragnehmers auszufüllen. Bewahren Sie es auf, damit Sie es am Jahresende wieder aufrufen können.
Sorgen Sie dafür, dass Sie die 1099-Formulare so bald wie möglich im Januar, spätestens aber bis zum 31. Januar an Ihre Auftragnehmer ausstellen. Ihre Auftragnehmer verlassen sich darauf, dass Sie ihnen die IRS-Formulare rechtzeitig zukommen lassen, damit sie ihren steuerlichen Berichtspflichten nachkommen können.
Ein schneller Hack für Auftragnehmer
Wenn Sie ein Auftragnehmer sind und Unternehmen Sie häufig für neue Arbeiten engagieren, können Sie ein unsigniertes, gescanntes W-9 auf Ihrem Computer oder in der Cloud aufbewahren. Dann brauchen Sie es nur auszudrucken, zu unterschreiben und zu scannen, wenn Sie es brauchen.
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