Es gibt zwei Buchhaltungsmethoden, die von Unternehmen verwendet werden, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, und es ist wichtig, die Unterschiede zwischen den beiden zu verstehen.
Die Kassenbuchhaltung ist die einfachere Methode. Sie ist in der Regel für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 10 Millionen Dollar und für professionelle Dienstleistungsunternehmen jeder Größe verfügbar. Für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, an denen eine Kapitalgesellschaft beteiligt ist, gilt ein niedrigerer Schwellenwert von 5 Millionen Dollar. Nicht-berufsständische Dienstleistungsunternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mio. USD müssen im Allgemeinen eine periodengerechte Buchführung anwenden. Eine Ausnahme von dieser allgemeinen Regel: Bestimmte Unternehmen mit Vorräten müssen den Kauf und Verkauf von Waren periodengerecht abrechnen, wenn der Jahresumsatz 1.000.000 $ übersteigt.
Die Unterschiede
Die Methoden der Kassen- und der periodengerechten Buchführung unterscheiden sich vor allem durch den Zeitpunkt, zu dem Transaktionen auf Konten gutgeschrieben und belastet werden. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden die Einnahmen bei Erhalt der Rechnungen und die Ausgaben bei deren Bezahlung verbucht.
Bei der Ausgaben-Ausgaben-Rechnung werden die Einnahmen bei deren Erzielung und die Ausgaben bei ihrer Entstehung verbucht. Die periodengerechte Abgrenzung entspricht dem Matching-Prinzip der Generally Accepted Accounting Principles. Mit anderen Worten: Einnahmen und Ausgaben werden den Zeiträumen zugeordnet, in denen sie tatsächlich anfallen.
Beispiel: ABC Consulting beendete einen Auftrag im Dezember und stellte dem Kunden nach Abschluss der Arbeit 10.000 $ in Rechnung. Im Januar erhielt das Unternehmen einen Scheck für die Zahlung. Bei einer Bilanzierung nach dem Kassenprinzip wird der Ertrag von 10.000 $ im Januar verbucht.
Außerdem hat ABC Consulting im Dezember mehrere neue Bürocomputer für 5.000 $ gekauft. Der Verkäufer bot eine 30-tägige „same as cash“-Finanzierung an, sodass ABC diese Computer erst im Januar bezahlte. Bei einer Bilanzierung nach dem Kassenprinzip würde ABC die Ausgaben in Höhe von 5.000 $ im Januar und nicht im Dezember verbuchen. Im Gegensatz dazu würde ABC den Kauf im Dezember verbuchen, wenn es den Kauf mit einer Kreditkarte getätigt hätte.
Betrachten wir nun die Firma XYZ Manufacturing Co., die im Dezember eine Maschine für 10.000 $ an einen Kunden verkauft hat, aber erst im Januar einen Scheck für die Zahlung erhalten hat. Bei periodengerechter Abgrenzung würde das Unternehmen die 10.000 $ im Dezember als Umsatz verbuchen, anstatt bis Januar zu warten.
XYZ kaufte außerdem im Dezember eine Büroausstattung im Wert von 5.000 $ auf Kredit und bezahlte sie im Januar. Bei einer periodengerechten Buchführung würde dieser Aufwand von 5.000 $ im Dezember verbucht werden, wenn das Unternehmen die Büroausstattung in Besitz genommen hat.
Zeitpunkt von Einnahmen und Ausgaben
Potenzielle steuerliche Auswirkungen sind wichtige Faktoren, die bei der Entscheidung, welche Buchführungsmethode verwendet werden soll, berücksichtigt werden müssen. Der wichtigste Faktor ist der Zeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben am Ende des Jahres.
Unternehmen, die die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden, können die Vorteile einer beliebten Steuerplanungsstrategie zum Jahresende nutzen, bei der die Umsatzrealisierung bis Januar verschoben und die Geschäftsausgaben in den Dezember vorgezogen werden. Dies kann geschehen, indem im Dezember geleistete Arbeiten erst Anfang Januar in Rechnung gestellt werden und abzugsfähige Wirtschaftsgüter im Dezember gekauft und bezahlt werden, anstatt bis Januar zu warten.
Dies kann Ihre laufenden Steuern senken, indem steuerpflichtige Einnahmen in das nächste Jahr verschoben werden, während abzugsfähige Ausgaben in das laufende Jahr vorgezogen werden. Diese Strategie ist jedoch typischerweise für Unternehmen, die eine periodengerechte Buchführung verwenden, nicht so leicht verfügbar.
Ist die Einfachheit es wert?
Aufgrund ihrer Einfachheit verwenden viele kleine Unternehmen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung so lange, wie sie können – bis sie die zuvor besprochenen IRS-Schwellenwerte erreichen. Aber es gibt auch einige potenzielle Nachteile.
Zum Beispiel melden Unternehmen, die Cash-Basis-Accounting verwenden, manchmal große Gewinnschwankungen von einer Periode zur nächsten aufgrund des Zeitpunkts der Zahlungseingänge. Dies kann es schwierig machen, ein genaues Bild der langfristigen Rentabilität zu erhalten. Es macht es auch schwierig, die Leistung von einem Jahr zum nächsten und mit ähnlichen Unternehmen zu vergleichen, die eine periodengerechte Buchführung verwenden.
Sichern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Buchhaltungsexperten sprechen, um die richtige Buchführungsmethode für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
Zielt der Kongress auf die Bargeldbuchführung ab?
In den letzten Jahren hat der Kongress Vorschläge gemacht, um die Verwendung der Bargeldbuchführung bei bestimmten Arten von Unternehmen einzuschränken.
Dies würde es der Bundesregierung ermöglichen, Steuereinnahmen früher zu erheben. Das Joint Committee on Taxation (Gemeinsamer Ausschuss für Steuern) hat einen solchen Vorschlag geprüft und festgestellt, dass die Umstellung von der Kassen- auf die Periodenrechnung bei einigen Arten von Dienstleistungsunternehmen die Steuereinnahmen des Bundes erhöhen würde.
Ein Vorschlag hätte von fast allen Dienstleistungsunternehmen mit jährlichen Bruttoeinnahmen von mehr als 10 Mio. $ verlangt, von der Kassen- auf die Periodenrechnung umzustellen. Dies hätte Dienstleistungsunternehmen in einer Vielzahl von Branchen betroffen, darunter Rechtswesen, Architektur, Ingenieurwesen, Gesundheitswesen, Buchhaltung und Beratung.
Keiner der Vorschläge hat es zur Abstimmung in den Kongress geschafft. Aber mit einer neuen Regierung, die bald vereidigt wird, und einem neuen Kongress, der bald zusammentritt, besteht die Möglichkeit, dass ein solcher Vorschlag wieder eingebracht wird.
Das American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) und die American Bar Association haben sich stark dagegen ausgesprochen, dass professionelle Dienstleistungsunternehmen, einschließlich CPA-Firmen und Anwaltskanzleien, die Methode der Periodenrechnung anwenden müssen. „Wir bitten Sie eindringlich, die Einschränkung der Kassenbuchführung zu überdenken“, so der Präsident der AICPA in einem aktuellen Brief.