Die Rolle des Produktmanagers wurde ursprünglich geschaffen, um die Komplexität der Produktlinien eines Unternehmens zu managen und um sicherzustellen, dass diese Produkte profitabel sind. Produktmanager können aus vielen verschiedenen Bereichen kommen, da ihre primären Fähigkeiten darin bestehen, gut mit Kunden zusammenzuarbeiten und die Probleme zu verstehen, die das Produkt lösen soll.
Ein Produktmanager ist dafür verantwortlich, die verschiedenen Aktivitäten zu orchestrieren, die damit verbunden sind, sicherzustellen, dass ein Produkt geliefert wird, das die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt. Die Rolle eines Software-Produktmanagers variiert, je nachdem, wie die Software ihren Lebenszyklus durchläuft; zu Beginn des Entwicklungsprozesses trifft sich der Produktmanager mit der Zielgruppe des Produkts, um sich an der Anforderungserhebung zu beteiligen, während zu einem späteren Zeitpunkt des Lebenszyklus der primäre Fokus des Produktmanagers auf dem Abnahmetest des Produkts liegen kann. In allen Phasen des Produktentwicklungsprozesses stellt der Produktmanager die Bedürfnisse der Endbenutzer dar, wertet Markttrends und Konkurrenz aus und verwendet diese Informationen, um zu bestimmen, welche Funktionen entwickelt werden sollen. Ein Produktmanager kann beispielsweise entscheiden, dass eine Funktion benötigt wird, weil die Benutzer danach fragen oder weil die Funktion erforderlich ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um diesen Entscheidungsprozess zu erleichtern, kann der Produktmanager eine Vision für das Produkt oder einen allgemeinen Rahmen für Produktentscheidungen aufstellen. Der Produktmanager sorgt auch für eine Atmosphäre des Zusammenhalts und der konzentrierten Zusammenarbeit zwischen allen Mitgliedern des Teams, um das Produkt voranzutreiben. Produktmanager werden oft als an der Schnittstelle von Business, Design und Technologie sitzend betrachtet.
In einer agilen Softwareentwicklungsumgebung werden ähnliche Aufgaben von einem Product Owner übernommen, eine Projektrolle, die von einem Produktmanager übernommen werden kann, der die entsprechende Rolle in einer Organisation ist. Während der Produktmanager eine strategische und langfristige Perspektive mit starkem Fokus auf den Markterfolg eines Produkts hat, zielt ein Product Owner auf die Maximierung des Geschäftswerts des durch ein agiles Projekt geschaffenen Produkts oder Inkrements ab, was den Nutzen innerhalb einer Organisation beinhalten kann und sich nicht explizit auf die Marktfähigkeit eines Produkts bezieht. Daher konzentriert sich ein Product Owner hauptsächlich auf die Entwicklung eines Produkts, während ein Produktmanager eine ganzheitlichere Perspektive hat. Ein weiterer Unterschied ist der zeitliche Fokus beider Rollen: Ein Projekt ist zeitlich begrenzt, was die Verantwortung einer Product-Owner-Rolle in einem Projekt auf den Zeitrahmen eines Projekts beschränkt. Die Rolle eines Produktmanagers hingegen erfordert eine langfristige Perspektive und beinhaltet oft gar keine zeitliche Begrenzung. Die Rolle eines Product Owners in einem Projekt kann von einer Person mit einer Produktmanager-Rolle im Unternehmen übernommen werden, was dazu beitragen kann, dass strategische Überlegungen während der operativen Entwicklung eines Produkts erfolgreich umgesetzt werden.
Zu den täglichen Aufgaben eines Product Owners/Produktmanagers in einem agilen Projekt gehört das Erstellen und Priorisieren des Product Backlogs, einer Liste von Dingen, die vom Entwicklungsteam zu erledigen sind, um den durch das Projekt geschaffenen Geschäftswert zu maximieren. Das Product Backlog besteht oft aus User Stories, „einem Platzhalter für ein Gespräch zwischen dem Produktmanager … und dem Entwicklungsteam.“ Dies sind kurze, narrative Beschreibungen dessen, was eine Funktion tun soll, einschließlich einer Checkliste von Elementen, die vorhanden sein müssen, damit die Funktion als fertig betrachtet werden kann, die sogenannten Akzeptanzkriterien. Die Details, wie das Feature entwickelt wird, werden von Entwicklern und Designern ausgearbeitet. Am Ende des Entwicklungssprints ist der Produktmanager dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob die Abnahmekriterien erfüllt wurden; erst dann ist die Arbeit an der Funktion offiziell abgeschlossen.