Guinguette Marais Poitevin

Was ist ein Projektumfang?

Der Projektumfang beschreibt genau, was am Ende des Projekts geliefert werden soll, und die Parameter der zu erledigenden Arbeit. Der Zweck des Projektumfangs ist es, Ihre Stakeholder und Ihr Team auf die gleiche Seite zu bringen. Außerdem bietet er eine prägnante Zusammenfassung Ihrer Besprechungen, Ergebnisse und Vereinbarungen, auf die sich jeder beziehen kann.

Während des gesamten Projekts werden Sie das Umfangsmanagement praktizieren, was mit dem Schreiben eines gründlichen Dokuments zum Projektumfang beginnt. Wenn Sie diese Elemente im Klartext formulieren, stellen Sie sicher, dass die Erwartungen aller Beteiligten übereinstimmen, und verhindern, dass Sie Ihre Ressourcen überstrapazieren.

Wie man einen Projektumfang schreibt

Das Schreiben eines Projektumfangs muss kein langer oder komplexer Prozess sein. Die Verwendung einer Projektumfangsvorlage kann den Prozess beschleunigen. Und wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie einen detaillierten Projektumfang erstellen, der Ihrem Team hilft, den Fortschritt zu verfolgen und die Arbeit zu verwalten.

Schritt 1: Sammeln Sie alle wichtigen Projektinformationen

Das Schreiben eines Projektumfangs beginnt mit dem Sammeln von Informationen. Projektanforderungen kommen von vielen verschiedenen Stellen. Die folgenden Informationen werden aus verschiedenen Quellen stammen: von Ihren Stakeholdern, Ihrem Team und Ihren Projektsponsoren; andere werden Sie aus Vorlagen, Recherchen und Erfahrungen in anderen Projekten erstellen.

Projektleistungen

Dies ist eine Liste der Endprodukte, die Sie am Ende des Projekts liefern werden. Sie können ein Dokument, eine Website, eine Marketingkampagne, ein Video, eine Veranstaltung, einen Arbeitsprozess oder eine Kombination dieser Ergebnisse erstellen.

Die Deliverables sollten von allen beteiligten Stakeholdern vereinbart und genehmigt werden, um eine einheitliche Vision des Projekts zu präsentieren und Ihnen etwas Wesentliches zu geben, an dem Sie Ihr Endprodukt messen können. Betrachten Sie Ihre Deliverables als Ihre Ziellinie – die großen Ziele, die Ihren Zeitplan, Ihr Budget und die Ressourcenzuweisung bestimmen.

Pro-Tipp: Wenn Sie in Ihre Deliverables eintauchen und anfangen, Arbeitspakete zu betrachten, die einzelnen Personen zugewiesen sind, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie sich in ein anderes Dokument begeben – Ihren Projektstrukturplan.

Verfügbare Ressourcen

Wenn Sie die Ressourcen Ihres Projekts als Teil Ihres Projektumfangs festlegen, können Sie genau sehen, wie Sie Ihre Deliverables fertigstellen werden. Das laufende Ressourcenmanagement erfordert einen Überblick über die Teammitglieder, das Budget und die Kapazitäten.

Wenn Sie prüfen, wer für Ihr Projekt zur Verfügung steht, denken Sie daran, dass deren Zeit teilweise anderweitig vergeben sein kann – es ist üblich, dass Mitarbeiter gleichzeitig mehreren Projekten zugewiesen werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Teammitglied zu 100 % für Sie ausgelastet ist. Erkundigen Sie sich bei anderen Managern, wie sie die sich überschneidenden Ressourcen auf ihre Projekte verteilen.

Zusätzlich zu den Teammitgliedern, die bestimmte Aufgaben übernehmen werden, sollten Sie auch Ressourcen wie bestimmte Software angeben, die sich auf die Durchführung des Projekts auswirken.

Ein- und Ausschlüsse

Wenn die Ergebnisse und Ressourcen vereinbart sind, müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf richten, die Erwartungen für den Arbeitsaufwand für die Ergebnisse festzulegen. Wenn sich das nach einer unnötigen Detailtiefe anhört, bedenken Sie die unterschiedlichen Erwartungen, die mit einem Projekt wie der Erstellung einer Website einhergehen können. Eine solche Leistung mag einfach genug klingen, aber wird die Einführung auch Benutzertests beinhalten? Wie viel Markt- und Wettbewerbsforschung wird von Ihnen erwartet? Wie viele Design-Iterationen werden Sie erstellen, aus denen Ihre Stakeholder wählen können?

Die Stakeholder müssen wissen, was Sie erstellen werden und wie. Andernfalls können unklare Erwartungen zum gefürchteten „Scope Creep“ führen, Ihr Budget und Ihre Termine entgleisen lassen und ein Projekt bis zur Unhaltbarkeit ausweiten.

Es ist wichtig, aufzulisten, was im Projekt enthalten sein wird und was nicht, um Missverständnisse aufgrund von Annahmen zu vermeiden. Denken Sie daran, dass Sie immer Raum lassen können, um zu vereinbaren, wie Sie mit Änderungsaufträgen umgehen werden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie alle Änderungen gegen die Auswirkungen auf andere Projektbeschränkungen abwägen (siehe nächster Abschnitt).

Projektbeschränkungen

Es gibt einen Standardsatz von Projektbeschränkungen. Unabhängig davon, wie viele Randbedingungen Ihr Projekt hat, denken Sie daran, dass die Änderung einer beliebigen Randbedingung Auswirkungen auf alle anderen haben kann. Das Ausbalancieren aller Projektbeschränkungen ist eine wichtige Projektmanagement-Fähigkeit, ebenso wie das Festlegen aller Beschränkungen innerhalb des Projektumfangs. Projektmanager sollten die Einschränkungen oder Parameter des Projekts klarstellen, damit Stakeholder und Teammitglieder genau wissen, was sich auf die Zeit und das Budget eines Projekts auswirken kann.

Die Auflistung von Projektbeschränkungen im Projektumfang kann auch eine gute Möglichkeit sein, Ihre Liste der Ausschlüsse zu verstärken. Sie könnten zum Beispiel auflisten, dass Sie bei einem Videoprojekt aufgrund von Budgetbeschränkungen keine Animationen einbeziehen oder dass Sie aufgrund von Zeitbeschränkungen mehr als zwei Überarbeitungsrunden ausschließen.

Sie müssen an dieser Stelle noch keinen detaillierten Projektzeitplan auflisten, da Sie als nächstes einen Projektzeitplan erstellen werden. Aber wenn es zeitliche Einschränkungen gibt, die über das normale Protokoll hinausgehen, ist es wichtig, dass Ihr Team von vornherein weiß, dass es um sie herum planen kann.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Projektzeitplan

Nachdem Sie Informationen über das Projekt selbst gesammelt haben, können Sie bestimmen, wie das Projekt auf seine Endtermine zusteuert.

Hauptaufgaben und Meilensteine

Hauptaufgaben sind eine Detailebene unter den zu erbringenden Leistungen. Es handelt sich dabei um große Teamaufgaben, nicht um einzelne Arbeitsschritte, die zur Fertigstellung der Deliverables führen. Wenn es darum geht, zu bestimmen, wie lange jede Hauptaufgabe dauern wird, lassen Sie sich von der Qualität leiten. Planen Sie die Aufgaben nicht nur bis zur Fertigstellung, sondern so, dass sie mit der Qualität abgeschlossen werden, die Ihr Umfang verspricht.

Dieser Zeitplan sollte dann von den einzelnen Teammitgliedern verwendet werden, um ihre eigenen Zeitpläne rund um die Haupttermine zu planen, also seien Sie so gründlich wie möglich und schließen Sie alle Aufgaben ein, für die Ihr Team verantwortlich sein wird. Und natürlich ist es immer klug, einige Pufferzeiten für jede Aufgabe einzubauen, wann immer Sie können.

Projektphasen

Für Projekte, die eine besonders lange Zeitspanne oder mehrere Starttermine haben, kann es hilfreich sein, das Projekt in Phasen aufzuteilen, um Ihrem Team bei der Planung zu helfen. Das ist nicht zwingend erforderlich, kann aber ein Gefühl der Erfüllung vermitteln und bei der Organisation helfen.

Wie Sie sicherstellen können, dass Ihr nächstes Projekt nicht zu umfangreich wird, erfahren Sie unter „Best Practices für das Umfangsmanagement“.

Schritt 3: Passen Sie den Umfang an Ihr Projekt und Ihre Organisation an

Da Projekte, Stakeholder, Teams und Organisationen einzigartig sind, gibt es vielleicht Informationen, die Sie in Ihren Projektumfang aufnehmen möchten, die hier nicht behandelt wurden. Sie könnten zum Beispiel überlegen, wie Ihr Umfang die bevorzugten Methoden Ihrer Organisation widerspiegelt. Oder Sie könnten es hilfreich finden, den Zweck Ihres Projekts zu formulieren. Vielleicht haben Ihre Stakeholder eine Reihe von Abnahmekriterien, die sie erfüllt haben wollen, bevor das Projekt abgeschlossen werden kann.

Kurz gesagt, wenn es etwas Wichtiges gibt, das Ihrer Meinung nach hinzugefügt werden sollte, stellen Sie sicher, dass seine Aufnahme dazu beiträgt, dass Ihr Dokument seinen Zweck erfüllt: den gesamten Umfang des Projekts zu erfassen, um sicherzustellen, dass Zeit und Ressourcen nicht für unwichtige Ergänzungen aufgewendet werden.

Schritt 4: Zusammenstellen und Überprüfen

Nachdem Sie nun die Vorarbeit geleistet haben, sind Sie bereit, Ihren Projektumfang zu schreiben. Der Projektumfang sollte prägnant und leicht zu lesen sein. Es kann zwar verlockend sein, einen allumfassenden Projektumfang zu erstellen, aber heben Sie sich die gründliche Ausarbeitung für Ihren Projektplan auf. Ein Projektumfang muss nicht alle denkbaren Projektinformationen enthalten. Eine gute Faustregel ist, den Umfang auf ein oder zwei Absätze zu beschränken.

• Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Überprüfung und Fertigstellung Ihres Umfangs:

• Ist es klar, warum dieses Projekt notwendig und wichtig ist?

• Kenne ich die Stakeholder des Projekts genau?

• Werden meine Stakeholder einen Wert und Nutzen in dem Projekt sehen?

• Sind die Ressourcen ausreichend, um das Projekt abzuschließen?

• Ist der Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen realistisch?

• Hat mein Team Zugang zu den erforderlichen Ressourcen?

• Ist die Liste der Ein- und Ausschlüsse spezifisch genug?

• Gibt es zu viel Raum für Aufgaben, die nach dem Projektstart hinzugefügt werden können?

• Gibt es eine Projektaufgabe oder -einschränkung, die ich noch nicht berücksichtigt habe?

Schritt 5: Setzen Sie Ihren Projektumfang in die Tat um

Ihr Projektumfang dient als grundlegende Vereinbarung mit den Stakeholdern sowie als Grundlage für mehrere andere wichtige Dokumente, einschließlich Ihres Projektplans, Projektstrukturplans, Kommunikationsplans, Budgets und mehr. Sie werden sich während der gesamten Dauer Ihres Projekts auf den Umfang beziehen, und er wird als Leitfaden bei Entscheidungen oder Änderungen dienen, was ihn zu einem großartigen Werkzeug macht, um standhaft zu bleiben, wenn Leute Änderungen vornehmen wollen, die Zeit oder Geld erfordern, die Sie nicht haben.

Ein gründlicher und spezifischer Projektumfang gibt Ihnen das Gesamtbild, das Sie benötigen, um ein Projekt zu erstellen und zu gestalten. Richtig gemacht, erleichtert ein guter Umfang letztendlich die Planung, das Management und die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts.

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