Eine Rechnung ist ein Dokument, das an einen Käufer gesendet wird und den Betrag und die Kosten von Produkten oder Dienstleistungen angibt, die von einem Verkäufer bereitgestellt wurden
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Eine Rechnung gibt an, was der Käufer gemäß den Zahlungsbedingungen des Verkäufers zu zahlen hat. Die Zahlungsbedingungen geben in der Regel den Zeitraum an, in dem der Käufer dem Verkäufer die Zahlung für die gekauften Waren und/oder Dienstleistungen zukommen lassen muss.
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Eine Rechnung enthält eine detaillierte Aufstellung der Produkte oder Dienstleistungen und eine Reihe weiterer Informationen, die je nach den Anforderungen des Landes, in dem die Rechnung ausgestellt wird, und der Art des verkauften Produkts oder der Dienstleistung etwas variieren können.
Was eine Rechnung enthalten sollte
In der Regel enthält eine Rechnung die folgenden Punkte an Informationen, um als legale Rechnung zu gelten:
- Das Wort „Rechnung“
- Eine eindeutige Referenznummer: Die Rechnungsnummer
- Das Datum, an dem das Produkt versandt oder geliefert wurde (oder das Datum, an dem die Dienstleistung erbracht wurde)
- Das Datum, an dem die Rechnung versandt wurde
- Die Kontaktdaten und der Name des Verkäufers
- Der Name und die Kontaktdaten des Käufers
- Die Zahlungsbedingungen (die die Zahlungsart erklären, wann der Betrag eingehen soll, eventuelle Skontodetails für vorzeitige Zahlung, Gebühren für verspätete Zahlung, etc.)
- Eine Zeile, in der das Produkt/die Dienstleistung beschrieben wird
- Die Kosten pro Einheit des Produkts (falls dies zutrifft)
- Der Gesamtbetrag, der geschuldet wird
Rechnungsstellung in Debitoor
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Warum die Rechnungsstellung wichtig ist
Eine Rechnung ist eine Säule des Verkaufsprozesses. Sie ist das Hauptdokument, das als Rechnung für die von Ihrem Unternehmen erbrachte Dienstleistung oder Produkte dient. Eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung ist ein juristisches Dokument, das eine verbindliche Vereinbarung darstellt.
Rechnungen sind nicht nur wichtig, um den Überblick über Verkäufe und Zahlungen zu behalten, von Salden bis hin zu Lagerbeständen, sondern sie können auch für den Fall verwendet werden, dass eine Zahlung überfällig ist oder ausbleibt und weitere formale Maßnahmen folgen. Lesen Sie in unserem Blog mehr über die Schritte, die Sie im Falle eines Zahlungsverzugs auf Ihrer Rechnung unternehmen können: ‚Not in it for the chase‘.
Verkaufs- vs. Einkaufsrechnung
Eine Rechnung zeigt die Zahlung, die ein Käufer einem Verkäufer schuldet. Aus Sicht des Verkäufers wird eine Rechnung über den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen als Verkaufsrechnung bezeichnet.
Aus Sicht des Käufers wird eine Rechnung über die Kosten für erbrachte Waren und/oder Dienstleistungen als Einkaufsrechnung bezeichnet.
Rechnungsstellung online
Heutzutage macht es Online-Rechnungssoftware einfach, Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Cloud-basierte Online-Software ist jederzeit und überall verfügbar, wo Sie über eine Internetverbindung und ein Smartphone, Tablet oder einen Computer verfügen.
Gute Rechnungssoftware bietet Rechnungsvorlagen, die die gesetzlichen Anforderungen sowie die Mehrwertsteuer für eine Rechnung in dem Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, einhalten, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, ob Sie alle erforderlichen Details in Ihre Rechnung aufgenommen haben.