Was ist ein RFI?
Im Bauwesen ist RFI eine Abkürzung für Request for Information. Es bezieht sich auf eine Anfrage nach Details oder zusätzlichen Informationen zu einem Aspekt des Projekts, der geklärt werden muss. RFIs können an oder von jedem gesendet werden, der an einem Bauprojekt beteiligt ist, einschließlich des Eigentümers, des Bauleiters, des Generalunternehmers, des Architekten, des Designers, der Lieferanten und der Subunternehmer.
Gemeinsam wird ein RFI gesendet, wenn eine Partei wichtige Informationen benötigt, um fortzufahren oder eine Entscheidung zu treffen. Einige häufige Gründe, aus denen eine RFI verschickt wird, sind:
- Fehlende, unvollständige oder falsche Informationen in den Projektspezifikationen und -dokumenten.
- Planungsdetails müssen aufgrund von Konstruktionsfehlern, Materialverfügbarkeit, Kosten oder anderen Gründen geändert werden.
- Aktualisierungen der Pläne müssen aufgrund neuer oder zuvor nicht verfügbarer Informationen über den Projektstandort vorgenommen werden.
- Änderungswünsche von Eigentümern, Konstrukteuren oder Auftragnehmern müssen offiziell gemacht werden.
- Ein Detail in den Planspezifikationen könnte falsch sein und muss überprüft werden.
- Ein Konstrukteur, Ingenieur oder Auftragnehmer benötigt Details über mögliche Materialien oder Geräte von einem Lieferanten.
Eine RFI kann aus unendlich vielen Gründen erstellt werden, und der Prozess des Erstellens und Versendens der Anfrage erfüllt mehrere Ziele:
- Formalisiert die Anfrage nach zusätzlichen Informationen oder Änderungen an Plänen
- Dokumentiert Bedenken bezüglich Materialien oder Kostenvoranschlägen
- Teilt Informationen mit und hebt Änderungen für alle Hauptakteure im Projekt hervor
All dies trägt zum reibungslosen Ablauf des Projekts bei und begrenzt die rechtliche und finanzielle Haftung für Gruppen, die sich an den Prozess der Verwendung von formellen Anfragen für Informationen halten.
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Wie schreibt man eine Informationsanfrage für das Bauwesen
Für Organisationen oder Projekte, die keine formalisierte Vorlage, Software oder Richtlinien für die Erstellung und Übermittlung einer neuen Informationsanfrage haben, kann es vorkommen, dass Einzelpersonen nicht genau wissen, wie sie eine effektive Informationsanfrage formulieren sollen. Hier sind einige Best Practices, die von erfahrenen Bauprofis stammen, wie man eine effektive Anfrage zusammenstellt:
- Verwenden Sie eine saubere / einfache Formatierung
- Befolgen Sie ein einheitliches Format und eine einheitliche Namensgebung
- Fragen Sie nur eine Frage oder bitten Sie um sehr spezifische Informationen
- Sein Sie spezifisch
- Bieten Sie einen vollständigen und genauen Kontext der Situation oder Frage
- Behalten Sie einen professionellen, rücksichtsvollen Ton bei
- Fügen Sie angehängte Dokumente, Bilder oder Videos bei,
- Vorschlagen Sie eine Lösung oder eine mögliche Erklärung für die Frage oder das Problem
- Bestimmen Sie eine bestimmte, aber faire Zeitspanne für die Beantwortung der Anfrage
Einzelpersonen sollten bedenken, dass jede RFI, die sie erstellen, eine Aufzeichnung des Projektfortschritts ist und bei rechtlichen, finanziellen oder versicherungsbezogenen Problemen herangezogen werden kann. Wenn Sie sich an einen professionellen RFI-Prozess halten und sicherstellen, dass dieser angemessen verwendet wird, sind Sie auf der richtigen Seite, wenn es zu Problemen kommt.
Beispiel für eine RFI im Bauwesen
Dieses Beispiel verwendet eine einfache RFI-Vorlage und zeigt einen Generalunternehmer, der den Projektingenieur um Informationen bittet, weil die Planspezifikationen nicht klar waren. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Art von Anfrage zu strukturieren, aber die meisten Fachleute sind sich einig, dass einfacher besser ist.
RFI-Beispiel-Doku
Kostenlose Bau-RFI-Vorlage
Viele Unternehmen haben bereits einen Prozess, eine Vorlage oder ein digitales System zur Verwaltung des RFI-Prozesses. Für diejenigen, die nicht über solche Ressourcen verfügen, haben wir eine einfache RFI-Vorlage erstellt, um den Einstieg zu erleichtern. Laden Sie diese Vorlage herunter oder kopieren Sie sie und passen Sie sie an die Besonderheiten Ihres Unternehmens oder Projekts an:
Construction RFI Template: Google Drive, Microsoft Word (.docx)
RFIs mit Software verwalten
Bei großen Projekten (über 1 Mio. $) ist es wahrscheinlich, dass Dutzende, wenn nicht Hunderte von RFIs zwischen den wichtigsten Managern und Teammitgliedern des Projekts verschickt werden, was ein Problem für die Dokumentenverwaltung für Projektmanager und den Rest des Teams darstellen kann.
Bauprofis können sich an moderne Technologie wenden, insbesondere an Bauprojektmanagement- und RFI-Management-Tools, wie Procore und Plangrid, um den RFI-Prozess und andere Teile des Projekts zu verwalten.
- Kategorie:Glossar