Guinguette Marais Poitevin

Vorstandssitzungsprotokolle sind sicherlich mühsam, und manchmal scheint die Position des Vorstandssekretärs ein undankbarer Job zu sein. Die Aufgabe ist jedoch unglaublich wichtig.

Zum einen sind Vorstandssitzungsprotokolle wichtig, um ein historisches Protokoll der Entscheidungen zu führen, und zum anderen sind sie unerlässlich, um die rechtlichen Anforderungen Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erfüllen. In der Tat haben viele Organisationen die Erfahrung gemacht, dass der Rückgriff auf gut geführte Protokolle ihnen geholfen hat, mit rechtlichen Fragen umzugehen, was sowohl Zeit als auch Geld für die Organisation spart.

Bei all dem, was von den Protokollen abhängt, ist es keine Aufgabe, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Zu lernen, wie man ein effektives Protokoll bei einer Vorstandssitzung führt, ist die Investition von Zeit und Energie wert, und Ihre Vorstandskollegen werden das Endergebnis zu schätzen wissen.

Um sicherzustellen, dass Sie ein möglichst effektives Vorstandsprotokoll führen, haben wir einen vollständigen Leitfaden zusammengestellt, der das Innen und Außen des Protokolls abdeckt. Bevor wir uns in die Details eines effektiven Vorstandsprotokolls stürzen, lassen Sie uns kurz definieren, was ein Protokoll ist, um sicherzustellen, dass wir alle auf der gleichen Seite sind.

Wenn Sie es leid sind, stundenlang Zeit und Unmengen von Papier für die Erstellung eines unhandlichen Vorstandsbuches für jede Vorstandssitzung aufzuwenden, haben wir Hilfe.

Vielleicht ist es an der Zeit, das Vorstandsbuch aufzubrechen. Laden Sie unser kostenloses Ebook herunter, um zu erfahren, wie Sie genau das tun können! Sie können Ihre Vorbereitungszeit für Meetings von Stunden oder einem Tag auf nur wenige Minuten verkürzen. Außerdem können sich Ihre Vorstandsmitglieder von überall aus auf Meetings vorbereiten – digital!

Was sind Vorstandssitzungsprotokolle?

Vorstandssitzungsprotokolle halten die Aktionen und Entscheidungen des Vorstands fest. Sie dienen als offizielles und rechtliches Protokoll von gemeinnützigen Vorstandssitzungen, was bedeutet, dass sie mehr als nur einen einfachen Überblick über die Diskussionen enthalten sollten. Der Hauptzweck von Vorstandssitzungsprotokollen ist es, zu zeigen, dass die Vorstandsmitglieder Folgendes getan haben:

• Einschlägige Verfahren befolgt.
• Einhaltung der staatlichen Gesetze, die sich auf steuerbefreite Non-Profits beziehen.
• Die Satzung der Organisation wurde beachtet und die Entscheidungen wurden mit der Mission der Organisation in Einklang gebracht.

Nachdem wir nun die Grundlagen der Protokolle von Vorstandssitzungen besprochen haben, können wir nun in die Tiefe gehen, so dass Sie im Handumdrehen effektive Protokolle für Vorstandssitzungen erstellen können. Hier ist, was wir behandeln:

1. Was sind die Vorteile von Vorstandsprotokollen?

2. Wie man bei einer Vorstandssitzung ein Protokoll erstellt

3. Was man nicht in Vorstandsprotokolle aufnehmen sollte

4. Vorlage für Vorstandsprotokolle

5. Wie Vorstandsprotokoll-Tools helfen können

Sie können die Sprunglinks oben verwenden, um zu dem Abschnitt zu navigieren, der für Sie am relevantesten oder interessantesten ist. Andernfalls lassen Sie uns von Anfang an mit den Vorteilen eines effektiven Vorstandsprotokolls beginnen, damit Sie anfangen können, produktivere Meetings durchzuführen!

Was sind die Vorteile eines Vorstandsprotokolls?

Nicht nur um zu dokumentieren, dass ein Meeting tatsächlich stattgefunden hat, sind Protokolle von gemeinnützigen Vorstandssitzungen aus einer Reihe von Gründen hilfreich. Bevor Sie selbst ein Protokoll anfertigen, ist es wichtig, diese Gründe zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Handlungen dokumentieren.

Um den Sinn und Zweck eines Protokolls zu verstehen, lassen Sie uns die drei wichtigsten Vorteile einer effektiven Aufzeichnung erkunden:

1. Einmal genehmigt, wird das Vorstandsprotokoll zu einer rechtlichen Aufzeichnung dessen, was in der Sitzung tatsächlich geschehen ist. Im Falle eines Rechtsstreits können Protokolle vorgeladen werden, und im Gegenzug können die Vorstandsmitglieder möglicherweise haftbar gemacht werden. Wenn wichtige Details fehlen oder Abstimmungen falsch protokolliert werden, kann dies für die gemeinnützige Organisation und ihre Vorstandsmitglieder katastrophale Folgen haben.
2. Effektive Vorstandssitzungsprotokolle dienen als gültiger Bezugspunkt für zukünftige Entscheidungen. Sie dienen als Erinnerung daran, was in der Sitzung besprochen wurde, wer was gesagt hat, was die vorgesehenen nächsten Schritte waren und wer die Verantwortung für welche anstehenden Projekte übernimmt.
3. Potenzielle Geldgeber, die ihre philanthropischen Bemühungen oder andere Finanzierungsquellen erweitern möchten, können auf Vorstandssitzungsprotokolle zugreifen. Geldgeber können die Protokolle nutzen, um festzustellen, wie effektiv der Vorstand die Organisation zu ihren Zielen führt. Mit anderen Worten, dies könnte der entscheidende Faktor dafür sein, ob sich jemand entscheidet, Ihre Sache finanziell zu unterstützen.

Wie Sie sehen, sind Protokolle von Vorstandssitzungen für gemeinnützige Organisationen eine wichtige Ressource, nicht nur für die künftige Verwendung durch den Vorstand selbst, sondern auch für rechtliche Zwecke. Lassen Sie uns nun in die Best Practices für die Erstellung von kohärenten, gut organisierten Vorstandsprotokollen eintauchen.

Wie man bei einer Vorstandssitzung ein Protokoll erstellt

Ein vollständiges Protokoll für gemeinnützige Vorstandssitzungen zu erstellen, das die Bedürfnisse derjenigen erfüllt, die es verwenden, ist entscheidend für eine effektive Entscheidungsfindung und Protokollierung in Ihrer Organisation. Damit Sie ein möglichst effizientes Protokoll erstellen können, lassen Sie uns die besten Praktiken für die Dokumentation eines klaren und genauen Berichts über die Handlungen Ihres Vorstands untersuchen.

Verwenden Sie Ihre Tagesordnung als Vorlage für ein Vorstandsprotokoll.

Wie bei den meisten Meetings ist die Planung im Voraus entscheidend, um eine definierte Gliederung zu erstellen, die Ihre Vorstandssitzung in eine effektive Konversation führt. Wenn die Board-Verwaltung eine Vorlage für das Sitzungsprotokoll erstellt, die mit der Tagesordnung verschmolzen ist, wird das Protokollieren unglaublich einfach und viel weniger fehleranfällig.

Viele Board-Sekretäre oder Verwaltungsmitarbeiter erstellen ein paar Tage vor der Sitzung eine Gliederung für das Protokoll. Nutzen Sie die Tagesordnung der Sitzung als Leitfaden und skizzieren Sie wichtige Themen, die behandelt werden sollen. Diese Gliederung gibt Ihnen eine vordefinierte Struktur vor, der Sie folgen können, so dass Sie mehr Zeit damit verbringen können, zuzuhören und die Konversation genau zu erfassen, anstatt zu versuchen, bei Null anzufangen und alles spontan aufzuzeichnen.

Bestimmen Sie im Voraus einen Protokollführer.

Ein Vorstandsmitglied auf die Palme zu bringen, könnte eine sehr unangenehme Überraschung sein. In der Tat wird dies mit Sicherheit die Qualität des Engagements und der Teilnahme dieses Vorstandsmitglieds beeinträchtigen und könnte sogar so weit gehen, dass die Qualität des Sitzungsprotokolls beeinträchtigt wird. Wählen Sie daher im Voraus einen Protokollführer aus.

Lassen Sie dieselbe Person bei jeder Sitzung das Protokoll führen und bestimmen Sie eine Ersatzperson, die das Protokoll führt, wenn der reguläre Protokollführer nicht anwesend sein kann. Dies ermöglicht es diesen Personen, sich mit dem Prozess vertraut zu machen, und wird letztendlich zu stärkeren, klareren Vorstandsprotokollen führen. Normalerweise ist der designierte Protokollführer der Sekretär des Vorstands.

Nachdem Sie jemandem diese Aufgabe übertragen haben, sollten Sie die Erwartungen klar formulieren. Dazu gehört:

1. Welches Format soll verwendet werden – Gibt es ein bestimmtes Format, das Ihr Protokollführer nachahmen soll? Das genaue Format, das verwendet wird, variiert von Organisation zu Organisation, obwohl Best Practices für Governance darauf hinweisen, dass alle einige grundlegende Informationen enthalten sollten, wie z. B. wesentliche Details zu Anträgen und Abstimmungen. Die Verwendung früherer Vorstandsprotokolle als Vorlage kann eine effektive Option sein, und ein Tool zur Erstellung von Protokollen wird diesen Prozess weiter rationalisieren.
2. Ob er an der Diskussion teilnehmen sollte oder nicht – Ist Ihr Protokollführer ein Vorstandsmitglied? Wenn nicht, sollten sie NICHT an einer Diskussion teilnehmen, es sei denn, sie werden ausdrücklich dazu eingeladen. Ein Fall, in dem er zur Teilnahme eingeladen wird, kann sein, wenn der Vorstand die Sichtweise eines Nicht-Vorstandsmitglieds zu einem Thema hören möchte.
3. Wie er protokollieren sollte – Technologie kann den Prozess des genauen Protokollierens rationalisieren, aber nur, wenn der Protokollführer weiß, wie man das Vorstandsprotokollsystem bedient. Während der Sitzung ist nicht die optimale Zeit, um den Umgang mit diesen Werkzeugen zu erlernen, also stellen Sie sicher, dass Ihr Protokollführer vorher eine Schulung durchläuft, um sich mit ihnen vertraut zu machen.

Schreiben Sie in einer objektiven Stimme.

Einer der wichtigsten Aspekte, an den sich Ihr Vorstandssekretär erinnern sollte, ist, dass Vorstandsprotokolle objektiv geschrieben werden müssen. Wenn Sie auf kontroverse Themen oder strittige Abstimmungen stoßen, versuchen Sie, die Debatten und Argumente zusammenzufassen. Entfernen Sie alle Emotionen, indem Sie diese Vorschläge befolgen:

• Halten Sie sich an die Fakten, einschließlich der Stimmen für einen Antrag, der Stimmen gegen einen Antrag, der Enthaltungen und der relevanten Details zu Diskussionen. Hören Sie sich die Hauptthemen genau an und dokumentieren Sie nur wichtige Teile der Diskussion.

• Bitten Sie eine dritte Partei – jemanden, der nicht im Vorstand ist – das Vorstandsprotokoll zu lesen, um Ihnen eine unvoreingenommene Meinung zu geben. Vergewissern Sie sich dabei, dass die dritte Person nicht in vertrauliche Informationen eingeweiht ist.

• Wenden Sie sich am nächsten Tag wieder an sie. Da der Schriftführer auch ein stimmberechtigtes Vorstandsmitglied ist, kann die objektive Aufzeichnung von Informationen eine Herausforderung sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Vorstandsprotokoll objektiv ist, schlafen Sie eine Nacht darüber und lesen Sie es am nächsten Tag mit frischem Verstand erneut durch.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, um Objektivität zu gewährleisten, erstellen Sie unvoreingenommene Notizen, die wichtige Informationen für spätere Referenzen festhalten.

Fügen Sie relevante Details ein.

Vorstandssitzungsprotokolle sind eine Rechtsangelegenheit für gemeinnützige Organisationen. Sie dienen als offizielles Protokoll, um zu zeigen, dass die Sitzung tatsächlich stattgefunden hat und wichtige Angelegenheiten besprochen wurden, und als solches ist es immer wichtig, alle notwendigen Details zu erfassen.

Während es keine gesetzlichen Regeln dafür gibt, welche Informationen Vorstandssitzungsprotokolle enthalten müssen, basieren die meisten Vorstände ihre Gliederungen auf Robert’s Rules of Order. Eine vollständige Anwendung dieser Regeln wäre für die meisten gemeinnützigen Organisationen umständlich, aber eine begrenzte Anwendung kann hilfreich sein, um die Ordnung aufrechtzuerhalten und Tagesordnungspunkte schnell zu behandeln. Wenn die Robert’s Rules of Order befolgt werden, muss das Vorstandsprotokoll Folgendes enthalten:

• Die Art der Besprechung.
• Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung.
• Eine Liste der Teilnehmer, einschließlich nicht stimmberechtigter Teilnehmer mit Namen, Titel und Gründen für die Teilnahme.
• Wann wurde die Besprechung zur Ordnung gerufen und wann wurde sie vertagt.
• Eine Aufzeichnung der Anträge, der Zweitstimmen und ob der Antrag angenommen wurde oder nicht.

Ziel ist es, ein Protokoll der Vorstandssitzung zu erstellen, das spezifisch genug ist, um den Fokus und die Entscheidungen des Vorstands zu erfassen, aber nicht so spärlich, dass Sie nicht entziffern können, was während der Sitzung ein paar Monate später tatsächlich passiert ist. Außerdem könnten knappe Sitzungsprotokolle den Vorstand haftbar machen, daher sollten sie nie so minimal sein, dass sie Verdacht erregen.

Sehen Sie es so: Wichtige Entscheidungen und Diskussionspunkte sollten immer festgehalten werden, aber kurz und bündig.

Protokolle sicher lesen und weitergeben.

Schließlich sollten Sie Ihre Sitzungsprotokolle überprüfen, bevor Sie sie weitergeben. Stellen Sie sicher, dass sie einheitlich formatiert und präsentiert werden. Wenn es Randnotizen gibt, die in das Protokoll umgeschrieben werden müssen, kümmern Sie sich sofort nach der Sitzung darum.

Ab hier sollte das Protokoll so schnell wie möglich fertiggestellt und an die Teilnehmer verteilt werden, solange die Sitzung noch frisch im Gedächtnis des Vorstands und des Protokollanten ist. Eine sichere Plattform ermöglicht es den Vorstandsmitgliedern, das Sitzungsprotokoll, die Tagesordnung und andere relevante Dokumente leicht zu öffnen.

Was Sie nicht in Vorstandsprotokolle aufnehmen sollten

Das Wissen, was Sie in Vorstandsprotokollen weglassen sollten, ist genauso wichtig wie das Wissen, was Sie aufnehmen sollten. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf, lassen Sie uns fünf Dinge untersuchen, die gemeinnützige Vorstände üblicherweise aufzeichnen, aber nicht sollten.

Nicht aufführen, wie Einzelpersonen abgestimmt haben.

In jeder Ihrer Vorstandssitzungen werden Sie wahrscheinlich eine Handvoll Punkte haben, über die abgestimmt werden muss. Während Sie angeben sollten, wer den Antrag gestellt und unterstützt hat, sollten Sie nicht angeben, wie die einzelnen Personen abgestimmt haben. Lassen Sie die Namen weg und vermerken Sie nur die Anzahl derer, die dafür, dagegen oder dagegen gestimmt haben, sowie derer, die sich enthalten haben. Als allgemeine Regel gilt: Halten Sie das Protokoll unpersönlich.

Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel. Wenn finanzielle Transaktionen, an denen Vorstandsmitglieder beteiligt sind, zur Sprache kommen oder wenn die Vergütung der Führungskräfte festgelegt wird, lassen Sie das Protokoll der Vorstandssitzung widerspiegeln, wie die einzelnen Personen gestimmt haben und ihre Gründe dafür. Im Falle rechtlicher Anfechtungen werden die Begründungen die Angemessenheit unterstützen.

Nicht die Meinung einzelner Vorstandsmitglieder wiedergeben.

Wie bereits erwähnt, sollte das Protokoll Ihrer Vorstandssitzung unvoreingenommen sein. Aus diesem Grund sollten sich Vorstandsprotokolle auf Entscheidungen konzentrieren, nicht auf Diskussionen.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Mitglieder, die nicht einer Meinung sind, ganz offen sagen, dass sie ihre Meinungsverschiedenheit festgehalten haben wollen. Vermeiden Sie dies, und vermerken Sie stattdessen einfach, dass sie stattgefunden hat – ohne weitere Erklärung.

Auch wenn es eine Debatte gab, erwähnen Sie sie, aber machen Sie keine meinungsbetonten Notizen. Schließlich sind Protokolle von Vorstandssitzungen auffindbare Dokumente, die in jeder potenziellen rechtlichen Situation verwendet werden können.

Keine Zusammenfassungen von Dokumenten oder Präsentationen einfügen.

Sie sollten präsentierte Materialien in Ihrem Vorstandsprotokoll erwähnen. Gehen Sie jedoch nicht zu sehr ins Detail über deren Inhalt. Vermerken Sie stattdessen, wo sie erhältlich sind, damit die Mitglieder sich nicht durch überflüssige Informationen im Protokoll selbst wühlen müssen.

Mit umfassenden Tools sind Präsentationen jederzeit leicht auffindbar. Speziell mit Lösungen wie dem Document Center von Boardable können Sie neben den Sitzungsprotokollen auch relevante Aufzeichnungen, Präsentationen und andere Dokumente organisieren und speichern.

Zudem ist Boardable mit Dropbox und anderen weit verbreiteten Cloud-basierten Speichersystemen kompatibel und somit für alle Vorstandsmitglieder leicht zugänglich.

Nehmen Sie keine Dinge auf, die eine steuerbefreite Körperschaft einer Prüfung unterziehen könnten.

Während es in jeder Vorstandssitzung übliche Ablenkungen gibt, kann die Aufzeichnung dieser in einer rechtlichen Untersuchung problematisch sein. Sie werden diese Ablenkungen ausschließen wollen. Lassen Sie zum Beispiel Folgendes weg:

• Lob oder Missfallen.
• Kleinreden oder politisches Geplänkel.
• Negative Aussagen.
• Unnötige juristische Begriffe.

Im Zweifelsfall lassen Sie es einfach weg. Das gilt für alles, was bei einer späteren Überprüfung durch andere zu Komplikationen führen könnte. Wenn juristische Kommentare gemacht wurden oder der Anwalt der Gemeinnützigen den Vorstand beraten hat, vermerken Sie dies einfach im Vorstandsprotokoll. Halten Sie den Inhalt der rechtlichen Beratung nicht fest.

Keine inoffiziellen Gespräche aufnehmen.

Nebenbei-Diskussionen kommen zwangsläufig vor, aber sie sollten nicht aufgezeichnet werden. Diese Off-The-Record-Kommentare und -Diskussionen dürfen durchaus stattfinden, müssen aber klar als Off-The-Record gekennzeichnet sein. Wenn ein Vorstandsmitglied ein klärungsbedürftiges Thema anspricht, das nicht auf der Tagesordnung steht, muss dies normalerweise nicht detailliert festgehalten werden.

Stattdessen sollte vermerkt werden, dass sich die Vorstandsmitglieder die Zeit genommen haben, Punkte zu diskutieren, die nicht auf der Tagesordnung standen. Über etwaige Tangenten sollte nichts weiter vermerkt werden.

Um diese Komplikationen zu vermeiden, legen Sie einen Ordner „Agenda Requests“ in Ihrem Document Center an. Auf diese Weise werden zukünftige Diskussionsthemen korrekt in zukünftige Meetings eingeplant.

Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle

Während sich der Inhalt Ihres gemeinnützigen Vorstandsprotokolls von einem Meeting zum nächsten ändern wird, hilft das Befolgen einer Standard-Gliederung beim Protokollieren, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Es gibt keinen „richtigen Weg“, ein Sitzungsprotokoll zu verfassen, und jede Organisation hat ihre eigenen Vorlieben, wie ein effektives Protokoll aussehen sollte. Es gibt jedoch einige Details, die jeder gemeinnützige Vorstand während der Sitzungen festhalten muss.

Wenn Sie neu in diesem Prozess sind, sind Sie wahrscheinlich nicht mit diesen Komponenten vertraut und wissen vielleicht nicht, wo Sie anfangen sollen, wenn Sie eine wiederverwendbare Gliederung erstellen. Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Protokollvorlage für Vorstandssitzungen erstellt, die Sie auf der Grundlage von Roberts Rules of Order für Ihre eigenen Abläufe verwenden können.

Wenn Sie die obige Vorlage für ein Vorstandsprotokoll nicht sehen können, werden wir es in fünf wichtige Schritte unterteilen:

1. Eröffnung der Sitzung, in der Sie das Datum und die Uhrzeit des Sitzungsbeginns angeben, die Anwesenheit feststellen und über die Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung abstimmen

2. Berichte der Vorstandsmitglieder, der ständigen Ausschüsse und der Sonderausschüsse

3. Alte Angelegenheiten, bei denen Sie ungelöste Probleme aus früheren Sitzungen besprechen

4. Neue Angelegenheiten, bei denen Sie alle anderen Tagesordnungspunkte besprechen, die aufkommen

5. Abschluss der Sitzung, wo Sie Datum und Uhrzeit der Vertagung angeben

Die obige Vorlage für ein Sitzungsprotokoll dient zwar als solider Ausgangspunkt, Sie müssen sie jedoch an die genauen Bedürfnisse Ihres Vorstands anpassen. Mit einer Vorlage, auf die Sie sich stützen können, bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg vor und stellen sicher, dass alle wichtigen Diskussionen und Anträge in einer zusammenhängenden, klaren und konsistenten Weise von Sitzung zu Sitzung aufgezeichnet werden.

Eine Vorlage manuell zu erstellen mag zwar funktionieren, ist aber nicht optimal. Glücklicherweise bietet die aktuelle Technologie mehrere Optionen, wenn es darum geht, ein Meeting mit Board-Protokollvorlagen akkurat aufzuzeichnen. Boardable zum Beispiel bietet Tools, mit denen Sie Protokolle direkt in Ihren Tagesordnungen aufzeichnen können, eine Option, die wir weiter unten ausführlich besprechen werden.

Wie Vorstandsprotokoll-Tools helfen können

Wie Sie jetzt wissen, erfordert das Erstellen von Vorstandsprotokollen viel Arbeit und unermüdliche Aufmerksamkeit, um alle relevanten Details zu erfassen. Genau wie die meisten Ihrer täglichen Aufgaben kann dieser Prozess mit der richtigen Technologie rationalisiert werden.

Durch die Festigung Ihrer digitalen Strategie und die Investition in spezielle Tools für die Erstellung von Notizen ist es sogar möglich, fertige, verteilfertige Vorstandsprotokolle für alle nur wenige Minuten nach dem Ende der Sitzung zu haben.

Für diejenigen, die ihre Sitzungsprotokolle verbessern und den Prozess insgesamt vereinfachen möchten, ist das Minutes Maker Tool von Boardable eine großartige Option!

Mit unseren speziellen Tools können Sie Protokolle anhand der bereits erstellten Agenda erstellen, um sicherzustellen, dass Sie kein einziges Detail vergessen. Rufen Sie einfach Ihre Agenda auf und geben Sie schnell Notizen ein, weisen Sie Aufgaben zu und zeichnen Sie Abstimmungen auf. Von hier aus werden alle Aufgaben auf dem Dashboard der zugewiesenen Person als Erinnerung angezeigt. Schauen Sie sich an, wie einfach das Erfassen von Notizen und das Zuweisen von Aufgaben ist:

Zudem war es noch nie so einfach, Ihre Vorstandsprotokolle zu teilen! Sobald Sie die Protokolle fertiggestellt und mit unseren E-Signatur-Tools unterzeichnet haben, können Sie sie veröffentlichen und sofort an die gewünschte Zielgruppe weitergeben. Sie können wählen, ob Sie die Protokolle öffentlich machen möchten, und sie sind immer mit der Besprechung und ihren Teilnehmern verknüpft. Sie können wählen, ob Sie eine Aufzeichnung in Ihrem Document Center speichern oder eine PDF-Datei per E-Mail versenden möchten, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt.

Das Beste von allem ist, dass Sie die Protokolle, die Tagesordnung und die Aufgaben eines vergangenen Meetings mit den Materialien für das nächste verbinden können, was die Genehmigung, Überprüfung und Vorbereitung für kommende Besprechungen zu einem Kinderspiel macht! Schauen Sie sich an, wie einfach es ist, Besprechungsinformationen zu gruppieren:

Die Verwendung spezieller Tools kann Ihren Vorstand vor Haftung und Ineffizienz schützen, indem Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Details erfassen. Lassen Sie Boardable die schwere Arbeit machen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, effektive Notizen zu erstellen, die das Wesentliche Ihrer Sitzung festhalten.

Zusammenfassung

Von der Dokumentation von Diskussionen über wichtige Abstimmungen bis hin zu Folgeaufträgen gibt es eine Menge, was in ein Sitzungsprotokoll gehört. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sie mehr sind als ein allgemeiner Bericht über die Gespräche und Aktionen Ihres Gremiums. Sie dienen als Referenzpunkt für zukünftige Diskussionen, informieren diejenigen, die nicht anwesend sein konnten, und dienen als offizielles und rechtliches Protokoll Ihrer Sitzungen, so dass die Arbeit nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte.

Wenn Sie unsicher sind, wo Sie bei der Dokumentation Ihrer nächsten Sitzung anfangen sollen, können Sie Ihr Protokoll mit Hilfe der obigen Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle erstellen. Für einen maßgeschneiderten Ansatz können Sie unsere leistungsstarke Vorstandssoftware und unser intuitives Minutes Maker Tool verwenden, um den Prozess weiter zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Diskussionspunkte festhalten.

Um Ihnen bei der weiteren Recherche über effektive Vorstandsarbeit zu helfen, haben wir eine Liste von Ressourcen zusammengestellt, die Sie vielleicht nützlich finden. Erforschen Sie jede dieser Seiten, um Ihr Wissen zu erweitern, damit Sie verstehen, wie Sie einen Geist der Zusammenarbeit und Effizienz in Ihrer Nonprofit-Organisation einflößen können:

• Ein kompletter Leitfaden für Vorstandssitzungs-Agenden (mit Vorlagen!). Eine Tagesordnung ist das Grundgerüst für Ihre Sitzungen und kann als Ausgangspunkt für Ihre Vorstandsprotokolle dienen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie effektive Tagesordnungen erstellen, die die Produktivität steigern.

• Virtuelle Vorstandssitzungen: A Nonprofit’s Guide to Success. Wenn Sie den Übergang zu digitalen Meetings vollziehen, stellen Sie sicher, dass Sie gut vorbereitet sind, indem Sie mit diesem vollständigen Leitfaden die Grundlagen für effektive Meetings erlernen.

• Die beste Software für Nonprofits . Wenn Sie das digitale Toolkit Ihrer Nonprofit-Organisation erweitern möchten, sollten Sie sich diese Vorschläge für Tools ansehen. Sie finden Softwarelösungen für effektives Vorstandsmanagement, Fundraising und Spendermanagement.

Wenn Sie es leid sind, Tagesordnungen, Budgets, Berichte, Protokolle und all die Dokumente, die in ein Vorstandsbuch gehören, vorzubereiten, wie wäre es, wenn Sie… BLOW IT UP?

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