EDI ist ein Standardverfahren zum Austausch von Informationen zwischen Unternehmen. Die meisten Unternehmen in Nordamerika folgen dem X12-Standard, der Nummern zur Darstellung von Dokumenten verwendet. Jede Art von Geschäftsdokument, die Sie sich vorstellen können, hat eine Nummer, die diesem Typ entspricht.
Beim Austausch von Dokumenten werden die Partner darum bitten, bestimmte Dokumentennummern hin und her zu geben. Wenn Sie neu im EDI-Geschäft sind, ist dies vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Es gibt verschiedene ausgezeichnete Ressourcen, die dabei helfen, die Dokumentnummern der Art des Dokuments, das Sie austauschen, zuzuordnen.
Klicken Sie hier für einen Link zur offiziellen Liste der Dokumente und der entsprechenden Dokumentnummer.
Es gibt Hunderte von potenziellen Dokumenten, die ausgetauscht werden könnten, aber diejenigen, die mit Lieferanten und Einzelhändlern zu tun haben, die Konsumgüter verkaufen, haben normalerweise nur mit einem halben Dutzend oder so zu tun. Gelegentlich sieht man seltsame partnerspezifische, aber meistens sind es nur ein paar Kerndokumente.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie jedes Dokument tatsächlich funktioniert. Es ist eine Sache, ein Nachschlagewerk zur Verfügung zu stellen, aber das erklärt nicht unbedingt, warum Sie dieses oder jenes Dokument im Geschäftsverlauf benötigen. Deshalb erklären wir Ihnen, wo jedes einzelne Dokument hingehört, indem wir einen narrativen Ansatz verwenden.
Sie wurden gerade als Operations Manager bei Convictional Wholesale, Inc. eingestellt. Ihr Unternehmen handelt mit verschiedenen Waren, die für große Einzelhändler in ganz Nordamerika bestimmt sind. Ein großer Einzelhändler, der nach einem besonders langen Fluss in Brasilien benannt ist, sagt, dass er Sachen von Ihnen im Großhandel kaufen möchte. Das ist aufregend, aber zuerst müssen Sie EDI-konform sein.
Sidebar: Das stimmt, Sie müssen vom ersten Tag an EDI-konform sein, auch wenn Sie nicht unbedingt sofort eine Bestellung erhalten oder für eine lange Zeit bezahlt werden.
Der Einzelhändler sagt, dass er in der Lage sein will, Ihnen Bestellungen zu schicken (850). Wenn Sie eine Bestellung erhalten, müssen Sie diese überprüfen und bestätigen, ob Sie mit den darin enthaltenen Bedingungen und Artikeln einverstanden sind. Wenn ja, lassen Sie es sie wissen (855), damit sie wissen, dass sie es von Ihnen erwarten können. Manchmal stellen sie fest, dass sie einen Fehler gemacht haben und eine Änderung vornehmen müssen, also schicken sie Ihnen eine Änderungsanfrage (860). Wenn Sie mit den Änderungen einverstanden sind, können Sie die Bestellung noch einmal bestätigen (865).
Wenn Sie bereit sind, die Bestellung zu versenden, bittet der Händler darum, dass Sie ihn im Voraus informieren, damit er seinerseits bereit ist. Sie senden also eine Versandbenachrichtigung (856), um den Händler wissen zu lassen, dass die Sendung unterwegs ist. Nun, da Sie die Ware versandt haben, müssen Sie bezahlt werden. Also müssen Sie dem Händler eine Rechnung mit Details über die versendete Ware schicken (810). Zu diesem Zeitpunkt kann der Händler bestätigen, dass er die Ware erhalten hat und die Rechnung bezahlen.
Um sicherzustellen, dass Sie beide auf der gleichen Seite stehen, bittet der Händler außerdem um den laufenden Austausch einiger Informationen. Der Händler möchte aktuelle Informationen über die Lagerbestände (846), damit er weiß, dass er Ihr Produkt nicht übermäßig bewerben oder verkaufen soll, ohne sich vorher einzudecken. Und schließlich bittet der Händler darum, dass Sie ihn jedes Mal informieren, wenn Sie ein Dokument erhalten (997), und er wird im Gegenzug dasselbe tun, damit Sie bestätigen können, dass die Informationen dort ankommen, wo sie hingehören.
Sie werden feststellen, dass dies ein ziemlich standardmäßiger Austausch von Informationen zwischen zwei Handelspartnern ist. Das Wichtigste dabei ist, dass die meisten der oben beschriebenen Schritte vollständig automatisiert sind. Abgesehen von der Überprüfung der eingehenden Bestellungen auf ihre Richtigkeit (stellen Sie immer sicher, dass die Preise mit Ihren Preisen übereinstimmen – der Händler zahlt das, was auf den EDI-Dokumenten steht, nicht notwendigerweise das, was Sie vereinbart haben), wird der größte Teil der beschriebenen Arbeit automatisch von Computern erledigt.
Um den Austausch dieser Informationen zu erleichtern, müssen Sie auf Ihrer Seite über Systeme verfügen, die jede Art von Datensätzen enthalten, die am Informationsaustausch beteiligt sind. Außerdem benötigen Sie eine Möglichkeit, Informationen mit dem Händler auf automatisierte Weise hin und her zu tauschen, ohne dass Nachrichten verloren gehen, und sicherzustellen, dass die Dokumente ihr Ziel im System des Händlers erreichen. Manchmal wird dies als VAN (value-added network, wie ein Internet-Service-Provider, aber für den EDI-Dokumentenaustausch) bezeichnet und manchmal können Sie dies selbst über Ihre bestehenden Systeme tun.
Wenn Sie das nächste Mal gebeten werden, eine bestimmte Dokumentennummer auszutauschen, können Sie im Allgemeinen davon ausgehen, dass Ihr Partner mit dem X12-Format handeln möchte. Sie können den obigen Link verwenden, um nachzuschauen, auf welche Dokumente er sich bezieht, und sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, diese zu unterstützen. Es gibt viele Aspekte von EDI, die nicht besonders transparent oder intuitiv sind, aber das ist der Grund, warum wir es zu einem Teil unserer Mission machen, ein Licht auf die Black Box zu werfen, die die Verwendung von EDI sein kann.
Wenn Sie Fragen zu diesem Beitrag haben oder Ihre Partner etwas benötigen, das Sie nicht verstehen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir können untersuchen, ob unsere Plattform helfen kann.