3 Vorteile einer Pro-Forma-Rechnung
Während einige Geschäftsinhaber das Erstellen und Versenden einer Pro-Forma-Rechnung für unnötig halten, gibt es einige Vorteile bei der Verwendung dieser Art von Rechnung.
Sie liefern relevante Details vor der Lieferung
Eine Pro-Forma-Rechnung liefert Ihren Kunden viele der Details, die auf der endgültigen Rechnung zu finden sein werden, einschließlich einer Aufschlüsselung aller bestellten Artikel und deren Kosten. Alle relevanten Verkaufsbedingungen sollten ebenfalls enthalten sein.
Endgültige Bedingungen wie das Fälligkeitsdatum oder eine Rechnungsnummer müssen Sie erst bei der Erstellung der endgültigen Rechnung hinzufügen. Außerdem können Pro-forma-Rechnungen verwendet werden, um Kunden über erwartete Liefertermine zu informieren.
Bietet ein Maß an Verbindlichkeit sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer
Eine Pro-forma-Rechnung ist zwar unverbindlich, zeigt aber ein informelles Maß an Verbindlichkeit sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer. Eine Pro-forma-Rechnung kann auch als Angebot oder Bestellung für Ihren Kunden dienen, was in vielen Fällen eine Notwendigkeit sein kann, um den Verkauf zu genehmigen und die endgültige Rechnung zu bezahlen.
Kann als Verhandlungsinstrument dienen
Da eine Pro-forma-Rechnung alle relevanten Verkaufsinformationen bereitstellt, bietet sie auch die Möglichkeit für Käufer und Verkäufer, Änderungen vorzunehmen. Das ist zwar für den Kunden vorteilhafter, kann aber auch langfristig zur Kundenbindung beitragen.
Ein Beispiel für eine Pro-Forma-Rechnung
Eine Pro-Forma-Rechnung enthält bis auf die Rechnungsnummer fast alle Angaben, die auch eine reguläre Rechnung enthält. Pro-Forma-Rechnungen können auch Versandinformationen anzeigen, um sicherzustellen, dass die Sendung reibungslos durch den Zoll kommt (Rechnungssoftware kann dabei helfen).
Eine Pro-Forma-Rechnung ist nützlich für Übersee-Sendungen, da sie Details zu den Artikeln und dem Grund für den Export enthält. Quelle: Templatedocs.net.
Beachten Sie, dass die Pro-Forma-Rechnung nicht als Pro-Forma-Rechnung gilt und auch keine Pro-Forma-Konditionen oder eine Pro-Forma-Zahlungsoption bietet, da sie nur zu Informationszwecken verwendet werden soll. Nur eine reguläre Rechnung sollte diese Elemente enthalten.
Eine weitere Gelegenheit, bei der eine Proformarechnung nützlich sein kann, ist, wenn Sie Waren an Ihre Kunden in Kommission verkaufen. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Pro-Forma-Rechnung für Konsignationsverkäufe verwendet werden kann.
Eine Pro-Forma-Rechnung wird häufig verwendet, wenn Waren in Konsignation verschickt werden. Quelle: benchaccounting.com.
Sobald die Konsignationsnummern feststehen, wird eine reguläre Rechnung zur Bezahlung der verkauften Artikel verschickt.
Wann sollten Sie eine Pro-forma-Rechnung gegenüber einer regulären Rechnung verwenden
Eine Pro-forma-Rechnung ersetzt nie eine reguläre Rechnung, sondern wird zusätzlich zu einer regulären Rechnung verwendet. Eine Pro-Forma-Rechnung ist nicht für alle Verkäufe erforderlich, kann aber unter bestimmten Umständen hilfreich sein.
Wenn eine vorläufige Rechnung erforderlich ist
Eine Pro-Forma-Rechnung liefert Ihren Kunden einen detaillierten Bericht über den Verkauf, bevor dieser abgeschlossen ist. Diese Informationen können für Ihre Kunden wertvoll – oder manchmal sogar notwendig – sein.
Wenn Sie zum Beispiel an eine Regierungsbehörde verkaufen, liefert eine Proforma-Rechnung ihnen die Details des Verkaufs, die sie benötigen, um den endgültigen Verkauf zu genehmigen. Eine Pro-Forma-Rechnung gibt Ihrem Kunden auch einen letzten Blick auf die Verkaufsbedingungen, einschließlich der Preisgestaltung und der Zahlungsbedingungen, und bietet so die Möglichkeit, in letzter Minute Änderungen oder Anpassungen an einer Bestellung vorzunehmen.
Für den internationalen Versand
Eine der vorteilhaftesten Anwendungen einer Pro-Forma-Rechnung ist der internationale Versand. Da die Proforma-Rechnung alle Details enthält, die für eine schnellere Zollabfertigung notwendig sind, verwenden viele Unternehmen diese Rechnungen bei internationalen Sendungen. So erhalten die Kunden eine Standardrechnung, sobald die Ware beim Kunden eingetroffen ist.
Beim Verkauf von Artikeln in Kommission
Konsignationsverkäufe sind immer eine heikle Angelegenheit, da man nur die verkauften Artikel in Rechnung stellen kann. Da kommt eine Proforma-Rechnung gerade recht. Mit der Pro-Forma-Rechnung können Sie Ihrem Kunden eine Art vorläufige Rechnung schicken, in der die versendeten Artikel aufgeführt sind, so dass Sie ihm dann eine reguläre Rechnung ausstellen können, sobald die Artikel verkauft wurden.
Pro-Forma-Rechnungen können nützlich sein
Nicht alle Unternehmen müssen Pro-Forma-Rechnungen verwenden. Wenn Sie zum Beispiel Reinigungsdienstleistungen für Ihre Kunden anbieten, werden wahrscheinlich weder Sie noch Ihr Buchhalter jemals eine Proforma-Rechnung für Ihre Kunden vorbereiten müssen.
Wer jedoch ins Ausland, auf Kommission oder an Unternehmen verkauft, die eine formellere Vereinbarung vor dem Abschluss eines Verkaufs benötigen, sollte wissen, wie man eine Proforma-Rechnung erstellt.