Guinguette Marais Poitevin

Es besteht kein Zweifel, dass die Gründung eines eigenen kleinen Unternehmens ein entmutigender Prozess ist. Bevor Sie zum spaßigen Teil kommen können (dem Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen), müssen Sie eine Menge Entscheidungen treffen. Es ist leicht, sich selbst voraus zu sein, wenn Sie sich Ihr aufregendes neues Unternehmen vorstellen, aber einige der Entscheidungen, die Sie zu Beginn des Prozesses treffen müssen, werden eine große Rolle für Ihren zukünftigen Erfolg spielen. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht, kann die Auswahl eines geeigneten Kassensystems eine der wichtigsten Entscheidungen sein, die Sie treffen müssen. Glücklicherweise sind wir hier, um es Ihnen leicht zu machen. Zunächst geben wir Ihnen eine kurze Definition des Begriffs „Point of Sale“. Danach finden Sie einen kurzen Leitfaden, um zu verstehen, was eine Verkaufsstelle ist und wie sie Ihr Unternehmen unterstützen kann, sowie eine Handvoll Dinge, auf die Sie achten sollten (und auf die Sie achten müssen), bevor Sie eine Entscheidung treffen. Also lassen Sie uns loslegen!

Was bedeutet „POS“ überhaupt? Die Definition des Point-of-Sale-Systems

Was ist ein POS-System? Die Definition von „Point of Sale“ ist, dass es das ist, was Ihr Kunde in Ihrem Geschäft benutzt, um für Ihr Produkt zu bezahlen. Sie können so einfach sein wie eine Kassenschublade und ein Kartenlesegerät oder eine voll integrierte Softwarelösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihr gesamtes Geschäft von der Zahlungsabwicklung bis hin zum komplexen Backend-Management zu betreiben.

Wie funktionieren POS-Systeme?

Nun gehen wir kurz darauf ein, wie Point-of-Sale-Systeme genau funktionieren. In seiner grundlegendsten Form ermöglicht ein POS-System eine bequeme und oft effizientere Zahlungsabwicklung als eine einfache Kassenschublade. In Verbindung mit einer Kassenschublade, einem Zahlungslesegerät, einem Belegdrucker und anderen Elementen wird die POS-Verwaltung zu einem noch leistungsfähigeren Werkzeug, mit dem Sie Ihre Gewinne, Kunden, Bestände und vieles mehr verfolgen können.

Wenn Sie ein Software-Abonnement erwerben, werden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Standardfunktionen in Ihrem POS enthalten haben. Abgesehen von der einfachen Verfolgung von Zahlungseingängen, einschließlich bestimmter Zahlungsarten, kann diese Software Kundendaten speichern, den Überblick über den Warenbestand behalten, Berichte erstellen und Ihre Mitarbeiter verwalten. Und das sind nur die langweiligen Dinge. Moderne POS-Systeme verfügen oft über elegante Oberflächen, die den Kunden Ihr Inventar anzeigen und ihnen helfen, den Bezahlvorgang einfach zu durchlaufen oder sogar selbst abzuschließen, um Fehler zu vermeiden. Kurz gesagt, sie können einem vielbeschäftigten Kleinunternehmer unglaublich viel Zeit sparen.

Vorteile eines Kassensystems

Ein erstklassiges Kassensystem kann alles, von der Verwaltung Ihres Lagerbestands bis hin zur Bereitstellung detaillierter Berichte und Analysen. Es kann Ihnen sogar helfen, online mit eCommerce-Integrationen zu verkaufen – und viele kommen auch mit eingebauten Kunden- und Mitarbeiterverwaltungsdiensten.

Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Ihr kleines Unternehmen ein Kassensystem braucht, bedenken Sie, dass die Kassenterminalbranche im Jahr 2019 einen Wert von knapp 70 Milliarden US-Dollar hatte. Und bis 2028? Diese Zahl wird sich laut Prognosen mehr als verdoppeln. Es ist klar, dass es einen Bedarf bei Geschäftsinhabern gibt, und Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, diesen Bedarf zu decken und Kunden auf eine Weise zu bedienen, die ihnen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft. Um ein wenig konkreter zu werden, lassen Sie uns über ein paar der Möglichkeiten sprechen, wie ein Kassensystem Ihrem Geschäft direkt zugute kommen kann.

Nutzen/Vorteile

• Umsatzverfolgung: Wenn Sie nur eine Kassenschublade und einen Drucker verwenden, kann sich selbst die am besten organisierte Person in Quittungen verlieren, wenn sie versucht, die Bücher zu führen. Ein Kassensystem macht das ganz einfach, indem es Ihre Verkäufe automatisch synchronisiert und auf zahlreiche Arten aufteilt, um sie zu analysieren.
• Mitarbeiterverfolgung: Wenn Sie auch nur ein paar Mitarbeiter haben, brauchen Sie eine Methode, um deren Arbeitszeiten und Bezahlung zu verfolgen. Ein POS-System kann dies für Sie übernehmen und Ihnen sogar dabei helfen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu messen.
• Lagerkontrolle: Eine der größten Herausforderungen für kleine Unternehmen ist die Pflege des Inventars. In der Restaurantbranche kann der Kauf der richtigen Menge an Zutaten über Erfolg oder Misserfolg Ihres Geschäfts entscheiden. Kassensysteme können Ihnen dabei helfen, indem sie Sie automatisch benachrichtigen, wenn ein Artikel zur Neige geht, und Ihnen bei der Diagnose helfen, welche Artikel sich besser verkaufen als andere.
• Marketing: Wenn Sie ein sehr kleines Geschäft haben, ist Marketing vielleicht kein wichtiger Teil Ihrer Strategie, zumindest noch nicht. Point-of-Sale-Systeme können dies jedoch für Sie vereinfachen und dazu beitragen, mit minimalem Aufwand für Sie das Wiederholungsgeschäft zu fördern. Viele Systeme verfolgen und speichern Kundeninformationen und Ausgabendaten, so dass Sie E-Mail-Nachrichten oder Werbeaktionen versenden können, die auf diese Personen zugeschnitten sind.

Wie sieht ein POS aus? Ihr Leitfaden für POS-Komponenten

POS-Software

Es gibt viele Dinge, die Sie beachten müssen, wenn es um die Auswahl Ihres POS geht, wie zum Beispiel die richtige Software für Ihr Geschäft. Was ist Kassensoftware, und woher wissen Sie, was Sie brauchen? Ein guter Anfang ist es, herauszufinden, ob Sie ein Cloud-basiertes System oder ein lokal installiertes System wünschen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Systemtypen ist eigentlich recht einfach. Lokal installierte Systeme stellen die Verbindung direkt über einen Server in Ihrem Gebäude her; Ihre Informationen werden in einem geschlossenen, internen Netzwerk gespeichert. Cloud-basierte Systeme hingegen verbinden sich über die Cloud durch entfernte Server. Ihre Informationen werden in der Cloud gespeichert und können von jedem beliebigen Ort mit einer Internetverbindung abgerufen werden.

Vor Ort installierte Systeme sind in der Regel teurer, da sie wahrscheinlich mit Vorabkosten für Hardware und Lizenzgebühren verbunden sind. Cloud-basierte Systeme können in der Regel mit einem mobilen Gerät oder Tablet genutzt werden und haben monatliche Software-Gebühren. Sicherheit ist immer ein Thema, wenn es um die Speicherung Ihrer Daten aus der Ferne geht. In den letzten Jahren wurden in diesem Bereich Verbesserungen vorgenommen, und immer mehr Unternehmen bieten Cloud-basierte POS-Lösungen an. Wie bereits erwähnt, kann auf lokal installierte Systeme nur am physischen Standort der Server zugegriffen werden. Im Gegensatz dazu könnten Sie mit einem Cloud-basierten System theoretisch Ihre Umsätze an einem Strand auf Hawaii im Auge behalten, wenn Sie den Drang verspüren.

Bevor Sie sich für eine POS-Software entscheiden, sollten Sie auch darauf achten, ob sie auf iOS- oder Android-Geräten oder auf beiden läuft. Der Betrieb auf Android ist oft billiger, während iOS-Systeme mit einer Vielzahl von zuverlässigen Hardware-Optionen kommen.

Die Vorteile der Verwendung eines POS anstelle einer reinen Kassenschublade sind viele. Bei einer Kassenschublade müssen Sie alle Belege aufbewahren, um Ihre Kasse abzugleichen. Außerdem können Aufgaben wie das Aufteilen von Schecks in einem Restaurant eine lästige Pflicht sein. Für eine monatliche Softwaregebühr können Sie ein POS-System finden, das sich mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert, Ihr Inventar verwaltet, Kundendaten verfolgt und Berichte erstellt, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft mit maximaler Effizienz zu betreiben.

POS-Hardware

Unabhängig von der Größe Ihres Geschäfts benötigen Sie eine gewisse Grundausstattung, um loslegen zu können. Wenn Sie einen Pop-up-Store eröffnen oder einfach nur ein Zelt auf einem Bauernmarkt betreiben, bedeutet das vielleicht ein Mobiltelefon und ein Kartenlesegerät, das sich damit verbindet. Wenn Sie ein größeres Geschäft mit mehreren Standorten betreiben, wird Ihr Hardwarebedarf etwas komplizierter. Denken Sie daran, dass viele POS-Firmen praktische Hardware-Pakete anbieten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, aber die folgenden sind ein paar Teile, die Sie vielleicht brauchen:

• Kassenschublade: Wir haben bereits ein wenig darüber gesprochen, aber eine Kassenschublade ist einfach das, ein Behälter, um Ihr Bargeld und Ihre Belege zu halten. Wenn sie an ein POS-System angeschlossen ist, kann die Software genau verfolgen, wie oft eine Kassenschublade geöffnet wird, um Betrug zu verhindern.
• Bondrucker: Hierbei handelt es sich um einen kleinen Drucker, der einen Zettel mit der Bestellung des Kunden ausdruckt, damit er sie nachlesen kann. Viele POS-Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Quittungen mit dem Logo Ihres Unternehmens zu versehen oder papierlos zu arbeiten, indem Sie eine digitale Quittung senden oder die Option bieten, keine Quittung zu drucken. Wenn Sie ein Restaurant betreiben, möchten Sie vielleicht auch einen Drucker in der Küche haben, um die Bons direkt an die Köche weiterzugeben (entweder vom stationären Kassensystem oder von einem mobilen Gerät).
• Kartenleser: Wenn Sie nicht gerade ein reines Bargeldgeschäft sind, werden Sie eine Möglichkeit brauchen, um Kreditkartenzahlungen entgegenzunehmen. Einfache Kartenlesegeräte sind erschwinglich und werden manchmal beim Kauf eines Kassensystems kostenlos mitgeliefert. Für zusätzliche Sicherheit benötigen Sie ein Lesegerät, das Chipkarten verarbeiten kann.
• Barcode-Scanner: Typischerweise in Einzelhandelsgeschäften eingesetzt, sind Barcode-Scanner nicht nur für Einkäufe nützlich, sondern auch als bequeme Möglichkeit, Produktinformationen nachzuschlagen, seien es Preise, Lagerbestände oder eine detaillierte Beschreibung.
• Tablet: Die meisten Cloud-basierten Kassensysteme arbeiten mit einer Form von Tablet, oft einem iPad. Tablets sind in der Regel erschwinglich und können mit einem Ständer erworben werden, so dass Sie im Wesentlichen Ihr gesamtes Geschäft auf einem kleinen Gerät betreiben können. Die Kassensoftware wird mit dem Gerät synchronisiert und ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Fingertipps Bestellungen aufzunehmen, Berichte zu prüfen, Kunden zu verwalten und vieles mehr. Viele moderne POS-Optionen verfügen auch über ein Kundendisplay-Tablet, das den Kunden die Möglichkeit gibt, selbstständig eine Bestellung aufzugeben und eine Zahlungsoption auszuwählen.
• Kitchen Display System: Für ein größeres Restaurant reicht ein einfacher Küchendrucker möglicherweise nicht aus, um ein hohes Volumen an Tickets richtig und effizient zu organisieren. In diesem Fall kann ein Kitchen Display System oder KDS ein Lebensretter sein. Dieses Gerät kann Tickets anzeigen und zeigt auf einfache Weise an, wie lange sie bereits geöffnet sind, zusammen mit allen Sonderwünschen, die gemacht wurden.
• Skalieren: Wenn Sie ein Geschäft wie einen Lebensmittelladen oder eine Metzgerei betreiben, werden Sie wahrscheinlich eine Waage benötigen, um die Preise für Artikel zu ermitteln. Viele Kassensysteme sind direkt mit einer Waage verbunden, und das Gewicht wird automatisch eingegeben und berechnet.

Was kostet ein Kassensystem?

Wäre es nicht schön, wenn es darauf nur eine einfache Antwort gäbe? Natürlich lautet die Antwort: „Das ist unterschiedlich.“ Hoffentlich können wir Ihnen ein wenig näher bringen, was Sie erwarten können. Zunächst einmal ist es wichtig festzustellen, was Sie von Ihrem Kassensystem erwarten. Wenn es sich um einen einfachen Betrieb handelt, der nicht viel mehr als ein Lesegerät für Zahlungen und einige grundlegende Funktionen benötigt, können Sie vielleicht mit einer kostenlosen POS-Software auskommen. Wenn Sie aber nach etwas Robusterem suchen, kann die Preisgestaltung variieren.

Sie sollten schnell herausfinden, ob Sie sich für ein lokal installiertes System oder ein Cloud-basiertes System entscheiden. Cloud-basierte Systeme sind schnell zum neuen Industriestandard für viele kleine Unternehmen geworden, vor allem weil sie billiger sind als ältere Systeme. Ein lokal installiertes System kann Hunderte, wenn nicht gar Tausende von Euro für Hardware und Installation kosten.

Wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes System entscheiden, fallen wahrscheinlich auch einige Hardwarekosten an, und die meisten Unternehmen bieten maßgeschneiderte Pakete mit Dingen wie Kassenschubladen, Druckern und Scannern an. Was die Software selbst betrifft, so können die monatlichen Gebühren von etwa 29 $ pro Monat bis weit über 100 $ pro Monat reichen. Aber Sie müssen darauf achten, was in diesen Preisen enthalten ist. Viele Einstiegsabonnements können zusätzliche Kosten für erweiterte Inventarisierung oder Berichte, Treueprogramme und den Zugang zum 24/7-Kundenservice beinhalten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie brauchen und dass das, was Sie brauchen, in dem von Ihnen gewählten Paket enthalten ist.

6 Wichtige Funktionen, die Ihr Kassensystem enthalten sollte

Wenn Sie sich nach einem neuen Kassensystem umsehen, werden Sie schnell feststellen, dass nicht alle Systeme gleich sind. Selbst Systeme mit ähnlichem Preisniveau können sehr unterschiedliche Leistungsmerkmale aufweisen. Hier sind ein paar Funktionen, auf die Sie achten sollten.

• Bestandsverwaltung: Ein gutes Inventarsystem kann für ein kleines Unternehmen von unschätzbarem Wert sein. In Restaurants ist die Möglichkeit, Zutaten in Echtzeit zu verfolgen und automatische Bestandswarnungen einzustellen, äußerst nützlich. Für Einzelhandelsunternehmen bieten einige Systeme die Möglichkeit, Bestellungen zu erstellen und den Bestand über mehrere Standorte hinweg zu verfolgen. Beachten Sie, dass einige Systeme für den Zugriff auf die Bestandsverwaltung oder erweiterte Bestandsverwaltungsfunktionen zusätzliche Gebühren verlangen.
• Loyalität: Treue kann eine großartige Möglichkeit sein, den Gewinn für Ihr Unternehmen zu steigern, indem Sie Kunden einen Grund geben, Ihr Geschäft wieder zu besuchen. Je nach Programm können die Kunden Punkte sammeln oder Belohnungen verdienen, die auf dem Geldbetrag basieren, den sie ausgeben. Viele POS-Systeme beinhalten Treueprogramme in ihrer Software, was ein großes Plus ist. Manchmal kostet der Zugang zu diesem Treueprogramm extra oder erfordert eine Integration durch einen Drittanbieter. In diesem Sinne haben einige Systeme eine eigene Funktion zur Erstellung von Geschenkkarten, die Ihnen die Möglichkeit gibt, entweder physische oder elektronische Geschenkkarten zu erstellen und zu verteilen.
• Kundendatenbank: Die meisten guten Kassensysteme verfügen über eine Form der Kundenverwaltung. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Kundeninformationen zu erfassen und zu speichern, sei es die E-Mail-Adresse oder die Kaufhistorie. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, eine Datenbank aufzubauen, die es Ihnen ermöglicht, effektive Marketingkampagnen für Ihre treuen Kunden einzurichten.
• Reporting: Die meisten POS-Systeme werden auch mit irgendeiner Form von Basisberichten geliefert. Wenn Sie entweder ein kleineres Geschäft besitzen oder eines, das nicht plant, sich viel auf Analysen zu verlassen, können Sie mit einem System, das nur eine Handvoll grundlegender Berichte hat, vollkommen zufrieden sein. Wenn Sie aber wirklich Ihre Effizienz verfolgen und die umsatzstärksten Artikel oder die besten Mitarbeiter ausfindig machen wollen, brauchen Sie ein Reporting, das ein bisschen mehr bietet. Einige Systeme werden mit einem extrem großzügigen Angebot an Berichten geliefert, andere bieten umfangreichere Berichte als Zusatzoption gegen eine zusätzliche Gebühr an.
• Mitarbeiterverwaltung: Wie bei den Berichten und der Inventarisierung sollte ein hochwertiges Kassensystem auch eine Form der Mitarbeiterverwaltung bieten. Dies kann in Form einer eingebauten Stechuhr geschehen, um die Arbeitszeiten im Auge zu behalten, oder durch die Möglichkeit, Berechtigungen für die Mitarbeiter zu vergeben, so dass diese nur auf bestimmte Teile des Kassensystems zugreifen können.
• Integrationen: Während fast alle Kassensysteme zumindest über einige Integrationen verfügen, sollten Sie nach einer Liste aller Angebote des Unternehmens recherchieren oder danach fragen. Viele Systeme lassen sich mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero oder mit Marketing-Software wie Mailchimp integrieren. Einige gehen noch viel weiter und bieten Ihnen die Möglichkeit, eCommerce für Ihr Geschäft oder Online-Bestellungen einzurichten.

4 Tipps für die Suche nach der besten POS-Software

Wir haben schon viel behandelt, aber hier sind noch ein paar Dinge, die Ihnen helfen können, wenn Sie sich für eine Kassensoftware entscheiden.

• Setzen Sie Prioritäten: Es ist oft gut, eine grobe Liste zu erstellen, was Sie wirklich von Ihrem Kassensystem wollen und brauchen. Erstens kann dies Ihnen helfen, die Dinge aus einer breiten Liste von Optionen einzugrenzen. Zweitens können Sie so eine ungefähre Vorstellung von den zu erwartenden Kosten skizzieren, wenn Sie z.B. umfangreiche Inventaranforderungen haben oder wissen, dass Sie bestimmte Integrationen kaufen werden.
• Nutzen Sie kostenlose Testversionen oder Demos: Die meisten guten POS-Unternehmen sollten Sie das Produkt testen oder zumindest in Aktion sehen lassen, bevor Sie einen Kauf tätigen. Kostenlose Testversionen sind oft vorzuziehen, da Sie praktische Erfahrungen sammeln können, um zu sehen, wie einfach es zu bedienen ist, und sich dabei nicht mit einem Verkaufsgespräch auseinandersetzen müssen.
• Sehen Sie, was im Lieferumfang enthalten ist: Wenn Sie ein Fan von Einfachheit sind, suchen Sie vielleicht nach einem All-in-One-System, und immer mehr Unternehmen beginnen, dies zu einer Option zu machen. Viele POS-Software-Optionen kommen jetzt mit integrierter Verarbeitung, Loyalität, App-Stores usw., was die Dinge vereinfacht.
• Doppel-Check für Verträge oder versteckte Gebühren: Wir versuchen, diese in unseren Bewertungen für Sie herauszufinden, aber es ist immer gut, Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Einige Unternehmen bieten echte Monat-zu-Monat-Preise an, während andere einen Anreiz schaffen, sich für ein Jahr anzumelden, indem sie niedrigere monatliche Raten anbieten. Hüten Sie sich vor langfristigen Verträgen oder Einstiegspreisen, die sich nach kurzer Zeit drastisch ändern.

Was ist ein Kassensystem? It’s The Key To Running Your Business Well

So was ist ein POS-System? Nun, hoffentlich haben Sie jetzt ein ziemlich gutes Verständnis davon, was ein Kassensystem ist und was es für Ihr Geschäft tun kann, sowie eine bessere Vorstellung davon, welche Optionen es in der Branche gibt. Aber die große Frage bleibt: Brauche ich wirklich ein POS, um mein Geschäft zu führen?

Viele Unternehmen kommen immer noch mit einer einfachen Kassenschublade und einem Kartenleser aus. Doch gerade in den letzten zehn Jahren haben sich POS-Anbieter stark weiterentwickelt und stehen im ständigen Wettbewerb um Ihr Geschäft. Und das ist eine gute Sache für Sie. Die meisten Unternehmen aktualisieren ihre Produkte ständig und fügen neue Funktionen hinzu, während die Kosten immer noch erschwinglich bleiben. Sogar einige der kostenlosen POS-Apps bieten eine grundlegende Inventarisierung und eine Handvoll Integrationen.

In Anbetracht dessen lohnt es sich sicherlich, zumindest Ihre Optionen zu erkunden. Ihr POS kann Ihnen einige der mühsameren oder zeitaufwändigeren Teile des Besitzes eines kleinen Unternehmens abnehmen und Ihre Effizienz dramatisch verbessern. Ein elegantes POS-System kann Ihrem Geschäft auch ein modernes, professionelles Aussehen verleihen, das Ihre Kunden beeindrucken kann. Und während Funktionen wie Kundenbindung oder Marketing vielleicht nicht einmal auf Ihrem Radar sind, können Sie feststellen, dass die Implementierung der Tools, die mit Ihrem gewählten POS geliefert werden, den Umsatz erheblich steigern können.