Guinguette Marais Poitevin

Die Rechnungsstellung ist eine wichtige Fähigkeit für unabhängige Auftragnehmer, die sie beherrschen müssen, da Sie ständig mit verschiedenen Projekten jonglieren, die unterschiedliche Abrechnungsbedingungen und Zeitpläne haben können. Um genaue Rechnungen zu stellen, sollten Auftragnehmer ihre Zeit sorgfältig erfassen und detaillierte Rechnungen erstellen, sobald sie ein Projekt für einen Kunden abgeschlossen haben. Die korrekte Rechnungsstellung ist ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung für kleine Unternehmen.

Lernen Sie, wie Sie als Auftragnehmer Rechnungen schreiben und entdecken Sie häufige Fehler bei der Rechnungsstellung, die Sie vermeiden sollten:

Wie Sie als Auftragnehmer Rechnungen schreiben

Fehler bei der Rechnungsstellung durch Auftragnehmer, die Sie vermeiden sollten

Rechnungsvorlage für Auftragnehmer

Wie Sie als Auftragnehmer Rechnungen schreiben

Auftragnehmer sollten detaillierte Rechnungen erstellen, die wichtige Rechnungsinformationen enthalten, einschließlich der Zahlungsfristen, einer aufgeschlüsselten Liste der erbrachten Leistungen und des geschuldeten Gesamtsaldos. Hier ist ein Leitfaden, wie man als Auftragnehmer Rechnungen erstellt:

Das Dokument als Rechnung kennzeichnen

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass Sie das Dokument in der Kopfzeile eindeutig als Rechnung kennzeichnen, so dass es für Ihre Kunden sofort klar ist, was sie vor sich haben. Fügen Sie das Wort „Rechnung“ in einer großen, fetten Schrift ein.

Fügen Sie Ihre Geschäftsinformationen ein

Auch in Ihrer Kopfzeile müssen Sie die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens aufführen. Wenn Sie ein Logo haben, fügen Sie es hier ein. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzu.

Kontaktdaten des Kunden hinzufügen

Unter der Kopfzeile fügen Sie die Kontaktinformationen Ihrer Kunden hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Ihrer Kunden fragen, wer der richtige Ansprechpartner für Ihre Rechnungen ist. Bei größeren Unternehmen gibt es oft eine eigene Rechnungsabteilung, und Ihr Ansprechpartner für die Rechnungsstellung ist ein anderer als Ihr täglicher Geschäftskontakt.

Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer

Jeder Rechnung, die Sie versenden, sollte eine eindeutige Rechnungsnummer zugewiesen werden. Das hilft bei der Buchführung, sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden. Es macht es auch einfacher, sich auf eine bestimmte Rechnung zu beziehen, falls einmal ein Problem mit der Zahlung auftritt. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Rechnungen fortlaufend nummerieren, beginnend mit Rechnung Nr. 001, dann Rechnung Nr. 002 und so weiter.

Fügen Sie das Rechnungsdatum ein

Fügen Sie das Datum, an dem Sie die Rechnung verschicken, in den oberen Bereich des Dokuments ein.

Beschreiben Sie Ihre Leistungen

Als nächstes erstellen Sie eine Tabelle mit vier Spalten. Diese wird eine detaillierte Liste Ihrer Dienstleistungen enthalten. Die erste Spalte sollte eine kurze Beschreibung der von Ihnen erbrachten Leistungen enthalten, die nächste Spalte sollte die Menge oder die Anzahl der geleisteten Stunden enthalten, die dritte Spalte listet Ihren Lohnsatz auf und die letzte Spalte sollte die Zwischensumme für jede Leistung enthalten.

Fügen Sie Ihre Zahlungsbedingungen ein

Fügen Sie Ihrer Rechnung Ihre Zahlungsbedingungen hinzu, einschließlich der Zahlungsarten, die Sie akzeptieren.

Listen Sie den fälligen Gesamtbetrag auf

Im unteren Abschnitt Ihrer Rechnung listen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf, einschließlich der anfallenden Steuern. Stellen Sie sicher, dass dieser Abschnitt auf dem Dokument hervorsticht, indem Sie entweder eine große Schrift, fette Schrift oder eine andere Schriftfarbe verwenden.

Zahlungsfrist angeben

Schreiben Sie die Zahlungsfrist in einer fetten, gut lesbaren Schrift. Seien Sie so genau wie möglich bei der Angabe des Zahlungstermins. Schreiben Sie das volle Datum aus, wie z.B.: „Zahlung fällig am 30. November 2018“, anstatt vagerer Zahlungsbedingungen wie „Zahlung fällig in 30 Tagen“, die zu Verwirrung und verzögerten Zahlungen führen können.

Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden

Bauunternehmer können schneller für ihre Leistungen bezahlt werden, indem sie diese häufigen Fallstricke bei der Rechnungsstellung vermeiden:

Vergessen, Ihre Stunden zu erfassen

Es ist wichtig, ein System zur Erfassung Ihrer Stunden einzurichten, sobald Sie anfangen, als Bauunternehmer zu arbeiten, da Sie wahrscheinlich die meisten Ihrer Kunden nach Stunden abrechnen werden. Sie können Ihre Stunden manuell erfassen, indem Sie jedes Mal, wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, die Anfangs- und Endzeit zusammen mit einer kurzen Beschreibung der geleisteten Arbeit aufschreiben. Wenn Sie eine Cloud-basierte Buchhaltungslösung verwenden, können Sie Ihre Zeit auch direkt in der Software erfassen, um Ihr Zeiterfassungssystem zu rationalisieren.

Rechnungen nicht sofort versenden

Je schneller Sie Ihre Rechnungen an Kunden versenden, desto schneller sollten Sie die Zahlung erhalten. Sobald Sie einen Vertrag mit einem Kunden abgeschlossen haben, erstellen Sie eine Rechnung und versenden sie zusammen mit der fertigen Arbeit. Das Projekt wird dann für den Kunden ganz oben auf der Agenda stehen, was ihn daran erinnern kann, die Zahlung sofort zu tätigen. Wenn Sie die Rechnung sofort verschicken, ist das Projekt noch frisch in Ihrem Gedächtnis, so dass Sie weniger Gefahr laufen, einen Aspekt der Arbeit zu übersehen und zu vergessen, ihn in Rechnung zu stellen.

Rechnungen nicht einheitlich formatieren

Als Auftragnehmer arbeiten Sie ständig an verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Aufgaben und Leistungen. Das kann dazu führen, dass Sie Rechnungen von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich ausfüllen, was Ihre Zeit verschwendet und in den Augen Ihrer Kunden auch weniger professionell aussieht. Entwickeln Sie eine Rechnungsvorlage, die für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, und verwenden Sie diese immer als Ausgangspunkt für die Erstellung neuer Rechnungen. Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild bei jeder Rechnung.

Zahlungsbedingungen nicht angeben

Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung, die Sie versenden, Ihre Zahlungsbedingungen enthält. Wenn ein Kunde Ihre Zahlungsbedingungen nicht kennt und versucht, seine Rechnung mit einer Zahlungsmethode zu begleichen, die Sie nicht akzeptieren, kann das zu Frustration bei Ihrem Kunden und zu einer verzögerten Zahlung Ihrerseits führen. Es ist auch eine kluge Praxis, Ihre Zahlungsbedingungen mit einem neuen Kunden zu besprechen, bevor er einen Vertrag unterschreibt, damit er Ihre Richtlinien von vornherein versteht.

Nicht nachfassen bei Zahlungsverzug

Manchmal versäumen es Auftragnehmer, sich bei einem Kunden zu melden, wenn eine Rechnung überfällig ist, um ein unangenehmes Gespräch zu vermeiden oder um nicht unhöflich zu wirken. Um sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden, sollten Sie nachfassen, sobald eine Zahlung überfällig ist. Schicken Sie einfach eine höfliche, kurze Notiz, die den Kunden daran erinnert, dass die Zahlung überfällig ist, und teilen Sie ihm mit, wie er die Rechnung bezahlen kann. Seien Sie fleißig, aber freundlich bei der Nachverfolgung, bis Sie bezahlt werden.

Rechnungsvorlage für Bauunternehmer

Wenn Sie Zeit sparen und ein vorhandenes Rechnungsdesign verwenden möchten, anstatt eine von Grund auf neu zu erstellen, gibt es viele Rechnungsvorlagen, die Sie online herunterladen können. FreshBooks bietet eine kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler an, die speziell auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten ist, sodass Sie das Dokument nach Ihren Wünschen bearbeiten und sofort mit der Rechnungsstellung an Kunden beginnen können. Die Vorlage steht im Word-, Excel- und PDF-Format zum Download bereit.