Das Schreiben einer effektiven Firmenreiserichtlinie, die den Geschäftsreisenden eines Unternehmens helfen soll, die Reisebuchungs- und Erstattungsverfahren zu befolgen, ist eine knifflige Aufgabe.
Ihre anpassbare Vorlage für Reiserichtlinien
Wie Suzanne Wolko, Beraterin für Luxusreisen bei Arden Road Travel, die über 20 Jahre Erfahrung im Reisemanagement und Finanzwesen hat, erzählt: „Das Schreiben von T&E-Richtlinien ist einfach, wenn man sagt: ‚Sie können nur dies und niemals das tun‘, aber wir alle wissen, dass Reisen nie geradlinig schwarz und weiß ist – es gibt Grautöne (stornierte Flüge, upgegradete Autos, Hotels und teure Mahlzeiten.)“ Diese Grautöne, wie Wolko sie treffend beschreibt, mögen einige Unternehmen fragen lassen, ob die Erstellung einer Reiserichtlinie den Aufwand wert ist.
In Wirklichkeit ist dies ein Grund mehr, Richtlinien zu erstellen. Ihr Unternehmen kann die zusätzlichen Kosten für ein aufgerüstetes Auto nicht kontrollieren, wenn es keine Richtlinien über die Arten von Autos festgelegt hat, die Mitarbeiter mieten können!
Während viele große Unternehmen über Firmenreiserichtlinien verfügen, ist dies bei kleineren Unternehmen oft nicht der Fall. Doch selbst wenn Sie eine 3-Personen-Firma besitzen und Ihre Mitarbeiter nur zweimal im Jahr verreisen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Richtlinie zu erstellen.
Gründe, warum Sie eine Reiserichtlinie erstellen sollten
Egencia, die Geschäftsreisemarke der Expedia-Gruppe, führte 2016 eine weltweite Umfrage unter Geschäftsreisenden durch, bei der der Schwerpunkt auf der Firmenreiserichtlinie lag. Wenig überraschend ergab die Studie, dass nur 38 % der Geschäftsreisenden mit den Reiserichtlinien ihres Unternehmens zufrieden sind.
Was bedeutet das für Unternehmen? Die Reisenden werden wahrscheinlich außerhalb der Richtlinien buchen, was das Unternehmen mehr Geld kostet, oder die Reisenden werden zumindest unzufrieden mit ihrer Geschäftsreiseerfahrung sein, was sich in ihrer Leistung im Unternehmen, bei einem Kundenmeeting oder in ihrer Bereitschaft, als Mitarbeiter zu bleiben, widerspiegeln könnte. Es ist wichtig, eine Geschäftsreiserichtlinie zu erstellen, die nicht nur einfach zu befolgen ist und dem Unternehmen hilft, die Kosten zu kontrollieren, sondern auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt.
Es gibt viele Vorteile einer Geschäftsreiserichtlinie. Eine effektive Firmenreiserichtlinie
- Sorgt für einen organisierten Reisebuchungsprozess
- Strafft die Erstattungsverfahren für Reisende
- Ermöglicht mehr Einsparungen (klare Richtlinie + zufriedene Reisende = mehr Einhaltung der Richtlinien = Einsparungen)
- Hilft Ihrem Unternehmen, Betrug zu vermeiden
- Schützt die Mitarbeiter durch klar umrissene Sicherheitsverfahren
Reiserichtlinien können je nach Unternehmenszielen, Reisepraktiken und Kultur sehr unterschiedlich sein, den Reisepraktiken und der Kultur; Wir haben jedoch einige praktische Ratschläge zusammengestellt, die Unternehmen jeder Größe bei der Erstellung einer effektiven Geschäftsreiserichtlinie helfen.
Was zu tun ist, bevor Sie eine Firmenreiserichtlinie erstellen
Bevor Sie überhaupt mit dem Schreiben der Reiserichtlinie beginnen, sollten Sie Ihre bevorzugten Anbieter festlegen, die aktuellen Reisepraktiken verstehen und sich Ziele setzen.
Ist Ihre oberste Priorität, den Reisenden beim Buchen ihrer Reisen zu helfen? Ist es die Sicherheit? Sind Sie stattdessen am meisten darüber besorgt, dass Mitarbeiter Geld für Dinge ausgeben, die nicht erstattungsfähig sind? Nutzen Sie diese Prioritäten, um die Richtlinie zu strukturieren. Wenn das Unternehmen beispielsweise am meisten über nicht erstattungsfähige Ausgaben besorgt ist, platzieren Sie eine Liste der nicht erstattungsfähigen Ausgaben auf der ersten Seite der Richtlinie, damit sie nicht übersehen werden kann.
Punkte, die Sie in Ihrer Geschäftsreiserichtlinie abdecken sollten
Laden Sie hier Ihre anpassbare Vorlage für die Reiserichtlinie herunterEs gibt viele Variablen, die Entscheidungen über die Geschäftsreiserichtlinien eines Unternehmens beeinflussen können. Wenn Sie derjenige sind, der mit der Erstellung der Richtlinie betraut ist, werden Sie möglicherweise in einen ziemlichen Jonglierakt verwickelt, da Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit den Bedürfnissen des Unternehmens in Einklang bringen müssen. Die Mitarbeiter der Personalabteilung, des operativen Geschäfts und der Finanzabteilung werden ihre eigenen Ansichten über die richtige Vorgehensweise haben. Wir können Ihnen zwar nicht genau den Ansatz empfehlen, der für Ihr Unternehmen richtig ist, aber es gibt bestimmte Punkte, die jede Richtlinie abdecken sollte:
Ausgabenkategorien
Die Ausgabenkategorien, die Sie Reisenden erstatten (oder die sie über ein mobiles Buchungstool oder eine Firmenkarte buchen können), werden den Großteil Ihrer Richtlinien ausmachen. Sie sollten alle Reise- und Unterhaltungskosten (T&E) auflisten, die das Unternehmen zu übernehmen bereit ist, zusammen mit allen Einschränkungen oder Richtlinien für die Buchung in diesen Kategorien. Für fast alle Kategorien müssen Sie den Reisenden mitteilen:
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- alle bevorzugten Anbieter (Fluggesellschaften, Hotelketten, Mietwagenanbieter), über die sie buchen sollten.
- die Vorbuchungspflicht des Unternehmens. Viele Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie Hotels und Flüge mindestens zwei Wochen im Voraus buchen.
- die Website, das mobile Buchungstool und/oder das TMC, das der Reisende für die Reisesuche verwenden sollte, und ob die Verwendung der Technologie oder des TMC erforderlich oder optional ist.
- der Prozess für die Bezahlung. Gibt es bestimmte Kategorien, für die Mitarbeiter eine Firmenkarte im Gegensatz zu einer persönlichen Karte verwenden sollten? Werden alle Buchungen über das mobile Buchungstool abgewickelt?
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Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Punkten gibt es eine Menge anderer Überlegungen, die Sie anstellen müssen, die für jede Ausgabenkategorie spezifisch sind. Hier sind unsere Tipps für jede Kategorie:
Stellen Sie sicher, dass:
- Sie die Klasse der Dienstleistung angeben. Sie sollten angeben, unter welchen Umständen (wenn überhaupt) ein Reisender First Class im Gegensatz zu Economy buchen kann. Zum Beispiel könnten Sie diesen Luxus für Flüge anbieten, die länger als eine bestimmte Anzahl von Stunden dauern und/oder für hochrangige Führungskräfte.
- Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre eigenen Vielfliegerpunkte behalten dürfen oder ob das Unternehmen sie für Rabatte einbehält.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kosten beschreiben, für die der Reisende verantwortlich ist, wie z.B. zusätzliche Gepäckgebühren oder Stornierungsgebühren.
Außerdem sollten Sie darauf achten:
- Definieren Sie die Zimmerart. Die meisten Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern die Buchung von Standardzimmern und verlangen, dass Upgrades nur dann akzeptiert werden, wenn dem Unternehmen dadurch keine zusätzlichen Kosten entstehen. Denken Sie daran, dass einige Standardzimmer mehr kosten, wenn es einen Meerblick oder andere Vorteile gibt.
- Legen Sie fest, welche zusätzlichen Kosten übernommen werden. Legen Sie fest, ob das Unternehmen die Kosten für Minibar, Wi-Fi usw. übernimmt.
Weitere Tipps:
- Überlegen Sie, ob Sie Ride-Hailing-Apps wie Uber und Lyft erlauben. Teilen Sie dies den Reisenden in Ihren Richtlinien mit und geben Sie Details an, z. B. ob sie diese Apps während der Preiserhöhungen nicht nutzen dürfen.
- Verlangen Sie immer Quittungen, die das Datum enthalten.
- Erwägen Sie, Mitarbeiter zu bitten, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, wenn dies sinnvoll ist.
Sie sollten:
- Angeben, welche Größe oder welcher Typ von Auto erlaubt ist. Manchmal hängen die Vorgaben davon ab, wie viele Geschäftsreisende zusammen reisen.
- Lassen Sie die Reisenden wissen, ob sie eine Versicherung mit dem Mietwagen abschließen müssen.
- 3. Berücksichtigen Sie die Nutzung von Privatfahrzeugen. Möglicherweise müssen Sie den Reisenden Richtlinien für die Nutzung ihrer eigenen Autos geben, vor allem, wenn die Geschäftsreisen des Unternehmens hauptsächlich im Inland stattfinden.
Die meisten Richtlinien beinhalten Folgendes:
- Eine Anforderung, dass der Mitarbeiter innerhalb der zulässigen Tagespauschale bleibt. Die U.S. General Services Administration bietet ein nützliches Tool zur Berechnung von Reisekostenpauschalen an.
- Eine Aussage über Alkohol. Einige Unternehmen erstatten Alkohol nur, wenn die Mahlzeit mit einem Kunden stattfindet.
Nützliche Strategien, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Legen Sie fest, dass das ranghöchste anwesende Mitglied des Unternehmens die Erstattung beantragen sollte.
- Legen Sie Ausgabenlimits oder -bereiche fest. Wenn Mitarbeiter einen bestimmten Bereich überschreiten, muss ihr Erstattungsantrag möglicherweise an eine höhere Stelle als den üblichen Genehmiger gehen.
- Berücksichtigen Sie Trinkgelder. Die meisten Unternehmen decken Trinkgelder ab, aber einige geben an, dass sie nicht mehr als 20 % abdecken
Eine gute Reiserichtlinie für Unternehmen gibt klar an, für welche Posten das Unternehmen keine Erstattung gewährt. Einige gängige Posten, die oft nicht erstattet werden, sind:
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- Kinderbetreuung
- Trockenreinigung
- Inroom movies
- Airline change fees
- Parking tickets
- Airline preferred seat upgrades
- Hotel staff tips
- Toiletries or clothing purchased during the trip
- Pet boarding
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Einige dieser Posten können in den Ausgabenkategorien aufgeführt sein, aber es ist nützlich, eine vollständige Liste als eigenen Abschnitt in der Reisekostenabrechnung zur Verfügung zu haben, damit der Reisende sie leichter nutzen kann.
Kostenabrechnung & Erstattungsprozess
Während einige Unternehmen die Kostenabrechnung für jede Kostenkategorie in ihrer Reiserichtlinie erklären, bieten andere einen separaten Abschnitt an, der den Prozess der Kostenabrechnung beschreibt. Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie wählen, gibt es einige gemeinsame Punkte, die angesprochen werden sollten, und obwohl der Prozess der Spesenabrechnung in den verschiedenen Unternehmen sehr unterschiedlich ist – von Papierformularen bis hin zu mobilen High-Tech-T&E-Lösungen – muss Ihre Richtlinie wahrscheinlich die folgenden Punkte ansprechen:
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- Welche Unterlagen (Formulare, Belege) benötigt das Unternehmen, um den Reisenden zu entschädigen?
- Wie lange muss der Reisende nach der Reise die Spesenabrechnungen einreichen?
- Wie schnell wird der Mitarbeiter nach der Einreichung entschädigt?
- Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Richtlinien nicht einhält?
- Ist für bestimmte Ausgabenkategorien eine Vorabgenehmigung erforderlich?
- Wer genehmigt Reiseanträge oder Spesenabrechnungen und wie lauten die Kontaktinformationen?
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Leider fälschen einige Geschäftsreisende gelegentlich die Wahrheit auf Spesenabrechnungen. Tatsächlich hat eine Umfrage von Chrome River unter mehr als 1.000 Geschäftsreisenden im Februar 2016 ergeben, dass Betrug bei der Spesenabrechnung US-Unternehmen mehr als 2,8 Milliarden US-Dollar pro Jahr kostet. Eine Möglichkeit, den Betrug bei der Spesenabrechnung zu reduzieren, besteht darin, die Richtlinien für die Spesenabrechnung in Ihrer Reiserichtlinie detailliert zu formulieren. Wenn Sie nach einem Zahlungsnachweis fragen, müssen Sie möglicherweise spezifisch werden. Chron.com empfiehlt beispielsweise, dass Unternehmen „angeben, ob Mitarbeiter Quittungen anstelle von Kreditkartenabrechnungen für Erstattungen einreichen müssen“, wenn sie die Erstattung von Übernachtungen beantragen. Eine Kreditkartenabrechnung zeigt möglicherweise nur die gesamte Hotelrechnung, während die Zimmerrechnung die Ausgaben für Filmverleih und Minibar aufschlüsselt, die möglicherweise nicht vom Unternehmen übernommen werden.
Beachten Sie, dass viele Unternehmen einen Preis festlegen, für den Quittungen erforderlich sind, insbesondere für Mahlzeiten. Wenn eine angeforderte Mahlzeit innerhalb der Pauschale liegt, verlangen viele keine Quittungen. Das macht das Leben für Travel Manager/Buchhalter ein wenig einfacher.
Informationen zur Sicherheit
Ein wichtiges Ziel jeder Geschäftsreiserichtlinie eines Unternehmens sollte der Schutz der Sicherheit der Mitarbeiter sein. Doch wie die Egencia-Umfrage gezeigt hat, liegen Sicherheit und Pflicht weit hinter den kostenbezogenen Richtlinien, was ihre Häufigkeit in den Unternehmensrichtlinien angeht. Es ist wichtig, in Ihren Richtlinien Verfahren zur Reisesicherheit festzulegen, die Ihnen helfen, die Sorgfaltspflicht Ihres Unternehmens zu erfüllen. Sie könnten in Erwägung ziehen
- von den Reisenden zu verlangen, dass sie ihre Reisepläne einreichen, damit Sie wissen, wo sie sich zu jeder Zeit aufhalten werden.
- die Reisenden aufzufordern, Ihnen ihre Hotel-Telefonnummer zu hinterlassen.
- Bereitstellung von Kontaktinformationen und Ressourcen für Reisende im Falle verschiedener Arten von Notfällen.
- Beschreibung aller Versicherungen, die das Unternehmen für Reisen abgeschlossen hat.
Einige TMCs verfügen über Tools, mit denen sie Reisende während ihrer Reisen verfolgen können. Die meisten Tools ermöglichen es Travel Managern, Reisedaten und Reiserouten zu sammeln, die dabei helfen, einen Reisenden innerhalb einer bestimmten Stadt oder Region zu lokalisieren – im Gegensatz zu GPS, um einen Mitarbeiter ständig zu verfolgen, so Buying Business Travel.
Eine ausführliche Studie von Carlson Wagonlit Travel zu Reiserichtlinien und Compliance ergab, dass 77 % der Travel Manager sagen, dass sie Reisende im Notfall nicht gut verfolgen können, wenn sie nicht den vorgesehenen Buchungskanal nutzen. Mehr als 1/3 der Reisenden sind sich der Verbindung zwischen Notfallverfolgung und Buchung über den TMC nicht bewusst. Basierend auf diesen Daten scheint es, wenn Ihr Unternehmen ein solches Tool verwendet, wichtig zu sein, die Reisenden daran zu erinnern, dass die Buchung bei bevorzugten Anbietern ihre Sicherheit erhöht; die Reisenden darüber zu informieren, wie sie das Tool nutzen können; und alle Bedenken bezüglich des Datenschutzes anzusprechen.
Pro-Tipps für den Inhalt von Reiserichtlinien
Ihre anpassbare Vorlage für Reiserichtlinien
Sharing Economy
Wir empfehlen Ihnen, die Sharing Economy zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Reiserichtlinien planen. Da immer mehr Geschäftsreisende Sharing-Economy-Dienste wie Airbnb und Uber nutzen, ist es wichtig, den Reisenden mitzuteilen, wie Sie zu diesem Thema stehen, unabhängig davon, ob Sie mit der Nutzung einverstanden sind oder nicht. Wolko sagt: „Für die Sharing Economy ist es meiner Meinung nach ein großes Risiko. Das Unternehmen hat eine Sorgfaltspflicht, und als Travel Manager weiß ich nicht, ob das Airbnb-Haus, die Airbnb-Wohnung oder etwas anderes sicher für unsere Mitarbeiter ist.“ Wolkos Artikel „10 Reasons Airbnb Isn’t Good for Business Travel“ (10 Gründe, warum Airbnb nicht für Geschäftsreisen geeignet ist) erörtert einige der Risiken, wenn Mitarbeitern die Nutzung von Airbnb gestattet wird, und unsere zweiteilige Serie über die Einbeziehung der Sharing Economy in die Reiserichtlinien von Unternehmen bietet detaillierte Strategien für die Einbeziehung der Sharing Economy in die Reiserichtlinien.
Freizeit
ist ebenfalls eine wichtige Überlegung bei der Erstellung von Richtlinien für Geschäftsreisen. Da immer mehr Reisende Tage für Freizeit an ihre Geschäftsreisen anhängen, ist es eine gute Idee für Ihr Unternehmen, Richtlinien zu erstellen, die die Reisenden auf ihre Verantwortung bei der Ausübung von Bleisure vorbereiten. Wolko erinnert uns daran, dass „man dem Unternehmen Geld sparen kann, wenn man ein oder zwei Tage für private Reisen an eine Geschäftsreise anhängt“, z. B. wenn ein Flug weniger kostet, wenn man an einem weniger ausgelasteten Tag reist. Ihr Unternehmen könnte in Erwägung ziehen, persönliche Zeit zu erlauben, solange es dem Unternehmen Geld spart oder klar ist, wann die Kostenübernahme durch das Unternehmen endet und die des Reisenden beginnt.
Hierarchie
Experten diskutieren darüber, ob eine Firmenreiserichtlinie hierarchisch sein sollte oder nicht (was bedeutet, dass unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Arten von Mitarbeitern gelten). Einige argumentieren, dass man die Richtlinie nicht hierarchisch gestalten sollte, da dies zu Animositäten führt und schwieriger zu verstehen ist. Im Blog der Reise- und Spesenmanagementlösung Concur heißt es: „Wenn ein Verkäufer kein 500-Dollar-Zimmer buchen kann, dann sollte es auch ein Manager nicht können.“ Andere wiederum argumentieren, dass diejenigen, die im Unternehmen weiter oben stehen, sich Loyalität verdient haben und in manchen Fällen bessere Unterkünfte oder Reise-Upgrades verdienen. Wir schlagen vor, dass Sie das Für und Wider einer Hierarchie mit den Unternehmensmitgliedern abklären.
Best Practices for Writing & Organizing the Company Travel Policy
Your Customizable Travel Policy Template
So, Sie haben alle Ihre Grundlagen abgedeckt: Sie haben mit den Anbietern verhandelt, die Reisepraktiken des Unternehmens analysiert und wichtige Entscheidungen über die Richtlinien für Spesenkategorien getroffen. Sie haben eine Liste der nicht erstattungsfähigen Posten erstellt und Sicherheitsinformationen vorbereitet. Der Rest sollte einfach sein, oder?
Ja – und nein.
Eine effektive Firmenreiserichtlinie besteht nicht nur aus der Erstellung effektiver Richtlinien. Sie müssen sie auch gut kommunizieren. Hier sind unsere Tipps zum Schreiben und Organisieren Ihrer Richtlinie:
Ziel ist es, eine kurze Einführung in die Reiserichtlinien zu schreiben, die einen Überblick über die wichtigsten Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, den Zweck der Richtlinien und die Wichtigkeit der Befolgung der Richtlinien gibt.
Dies ist Ihre Chance, die wichtigsten Informationen zu kommunizieren, damit die Mitarbeiter nicht sagen können, sie hätten sie übersehen. Dies ist auch Ihre Chance, den Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, warum die Richtlinien für das Wohlergehen des Unternehmens und der Mitarbeiter wichtig sind.
Wie Tom Wilkinson, ehemaliger Präsident von TRW Travel & Expense Management und derzeitiger Director of Supplier Services bei Concur, gegenüber Business Travel News erklärt: „Sie gewinnen Unterstützung für Richtlinienänderungen, indem Sie nicht nur das Was, sondern auch das Warum kommunizieren.“ Er schlägt vor, dass eine Aussage wie „wir sind verpflichtet, online zu buchen“ praktisch „um Widerstand bettelt“, WENN das Unternehmen die Entscheidung nicht so erklärt: „weil wir Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Reisenden unterwegs schützen.“
So kann eine Einführung zu einem effektiven Ansatz für die Einhaltung der Richtlinie werden.
Erinnern Sie sich, dass wir am Anfang dieses Artikels vorgeschlagen haben, dass Sie Ziele für Ihre Reiserichtlinie festlegen, bevor Sie sie erstellen, und dass Sie die Daten der Reisenden analysieren? Jetzt ist es an der Zeit, diese Ziele und Daten zu nutzen, um eine Organisationsstrategie für die Richtlinie zu erstellen.
Wenn Ihr wichtigstes Ziel zum Beispiel darin besteht, Reisende bei der einfachen und effizienten Buchung von Reisen zu unterstützen, sollten Sie die Richtlinie auf der Grundlage Ihrer Reisenden organisieren. Sind Flugtickets die am häufigsten gebuchte Reisekostenkategorie? Führen Sie sie zuerst auf. Versuchen Sie, die Schritte nachzuvollziehen, die Reisende bei der Buchung durchführen würden, beginnend mit der Buchung und endend mit der Einreichung der Erstattungsunterlagen.
Achten Sie darauf, die Richtlinie in kurze, benutzerfreundliche Abschnitte zu gliedern, und ziehen Sie ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis in Betracht, das Reisenden hilft, direkt zu den benötigten Informationen zu springen. Denken Sie auch darüber nach, wie Sie Bilder und Designstrategien einsetzen können, um die Richtlinie aufzulockern.
Wilkinson argumentiert: „Wenn Ihre Richtlinie nicht mit Ihrer Kultur übereinstimmt, werden die Reisenden sie nicht befolgen und die Manager werden sie nicht durchsetzen.“ Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien die Unternehmenskultur widerspiegeln, ist, wie Wilkinson vorschlägt, den Mitarbeitern im Unternehmen zuzuhören. Berücksichtigen Sie beim Schreiben deren Präferenzen. Schauen wir uns ein Beispiel aus der Reiserichtlinie von Seagate an, einem Unternehmen für Datenspeicherlösungen:
„Alle Mitarbeiter müssen unseren bevorzugten Anbieter nutzen.“
Die Verwendung des Wortes „muss“ ist sehr klar (im Gegensatz zu „sollte“, das falsch interpretiert oder missbraucht werden könnte), und „nutzen“ ist sehr formell. Da es keine Zweideutigkeit gibt, wird ein Unternehmen, das sich auf die Einsparungen durch Anbieter konzentriert, diese Aussage sehr nützlich finden, aber ein Unternehmen, das Flexibilität zulassen und einen entspannteren Ton bieten möchte, könnte stattdessen einen Satz wie „Wir ermutigen die Mitarbeiter, unsere bevorzugten Anbieter zu nutzen, wann immer dies möglich ist.“
Wir haben argumentiert, dass Sie immer noch Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen brauchen, selbst wenn Sie ein Firmenbuchungstool verwenden. Schließlich müssen Sie bei vielen mobilen Buchungstools Ihre Richtlinien eingeben – etwas, das Sie nicht tun können, wenn sie nicht vorhanden sind. Die Richtlinien werden immer noch verwendet, um die Auswahl im mobilen Tool zu leiten – und Sie müssen die Richtlinien schriftlich haben, für den Fall, dass das mobile Buchungstool keine Optionen für bestimmte Präferenzen hat oder für den Fall, dass eine Reise die Richtlinien sehen möchte.
Einige mobile Buchungstools sind auf die Reiserichtlinien des Unternehmens spezialisiert und machen es den Mitarbeitern sehr einfach, die Richtlinien einzuhalten. Unser eigenes Produkt, Claire, ermöglicht es Unternehmen oder TMCS, sehr detaillierte Richtlinien auszuwählen, und sobald sie dies getan haben, sehen die Reisenden einfach die verfügbaren Buchungen, die innerhalb der Richtlinien liegen. Hier ist die Hotelrichtlinie, die es dem Benutzer erlaubt, Elemente wie eine maximale Rate pro Nacht oder Kosten pro Tag und einen bevorzugten Zimmertyp auszuwählen.
Während Sie immer noch eine Richtlinie haben sollten, auch wenn Sie eine neue Technologie für die Buchung oder Erstattung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie das Buchungstool studieren und herausfinden, welche Elemente Sie eliminieren können. Während wir zum Beispiel vorgeschlagen haben, die Mitarbeiter zu bitten, aus Sicherheitsgründen eine Reiseroute einzureichen, können Sie diese Erinnerung in Ihren Richtlinien weglassen, wenn die mobile App die Reisenden verfolgt oder Reiserouten speichert.
Mitarbeiter über die Reiserichtlinien des Unternehmens informieren
Sie haben die Aufgabe gemeistert, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens zu erstellen oder zu aktualisieren, aber Ihre Arbeit ist noch nicht ganz getan! Wenn niemand über die Richtlinien Bescheid weiß, ist die ganze Mühe umsonst.
Die Egencia-Umfrage ergab, dass Geschäftsreisende die Informationen zu den Richtlinien lieber im Intranet des Unternehmens, in einem Buchungstool oder bei einem Reiseveranstalter finden – im Gegensatz zu E-Mails. Diese Informationen belegen, dass es sinnvoll ist, die Reiserichtlinien im Intranet des Unternehmens zu veröffentlichen, die Richtlinien in Ihrem mobilen Buchungstool einzurichten und dafür zu sorgen, dass die Reiseveranstalter diese Informationen leicht zugänglich haben. Wir sind jedoch der Meinung, dass es umso besser ist, je mehr Sie die Richtlinien bekannt machen. Auch wenn nur 13 % der befragten Reisenden angaben, dass E-Mail die bevorzugte Kommunikationsmethode für die Richtlinie ist, lohnt es sich, die Richtlinie per E-Mail bekannt zu machen, um diesen Prozentsatz zu erreichen.
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Reiserichtlinien-Compliance
Eine letzte Erinnerung für die Erstellung einer effektiven Reiserichtlinie ist, die Richtlinie als ein sich entwickelndes Dokument zu betrachten. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter werden sich ändern, neue Technologien werden auftauchen. Diese werden sich zweifellos auf Ihre Richtlinien auswirken, also bleiben Sie offen und halten Sie sie auf dem neuesten Stand. Je mehr Aspekte Ihrer Richtlinien von Technologien übernommen werden, desto kürzer und einfacher können Sie das Dokument halten!
Auch den Komfort und die Sicherheit der Mitarbeiter sollten Sie bei der Aktualisierung Ihrer Richtlinien im Auge behalten. Wenn Sie sich nur auf die Kosten konzentrieren, halten sich die Mitarbeiter möglicherweise nicht an die Richtlinien. Tatsächlich ergab die Egencia-Studie, dass 54 % der Reisenden glauben, dass die Kosten der wichtigste Faktor für ihr Unternehmen sind, wenn sie Reisen buchen. Egencia argumentiert, dass Reisende nicht bereit sind, „Richtlinien zu akzeptieren, die sie Zeit oder Komfort kosten oder unnötige Härten verursachen, wenn sie nicht zu Hause sind.“ Geschäftsreisen können Spaß machen, aber sie können auch stressig und einsam sein. Behalten Sie dies während des gesamten Prozesses der Richtlinienerstellung im Hinterkopf.
Weitere Tipps zur Einhaltung von Richtlinien finden Sie in unserem Artikel „Verbessern Sie die Einhaltung der Reiserichtlinien in Ihrem Unternehmen mit diesen 5 Strategien“