Die meisten Unternehmen nutzen wiederholbare Geschäftsprozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Heute wollen Unternehmen viele ihrer Prozesse auf Plattformen verlagern, die eine kontinuierliche Verbesserung und Iteration ermöglichen.
Wenn Teams damit beginnen, diese essentiellen Prozesse und Arbeitsabläufe in neue Tools wie Low-Code-Business-Applikationen zu migrieren, wird die Zeit, die für die Dokumentation dieser Geschäftsprozesse benötigt wird, entscheidend für den Erfolg des Projekts.
Die Dokumentation kann Ihnen helfen festzustellen, ob die Prozesse effizient sind oder ob Schritte eliminiert oder verändert werden können. Und wenn Sie sich anschicken, einen Teil Ihrer Arbeit zu automatisieren, ist die Dokumentation der aktuellen Prozesse ein absolutes Muss, um sicherzustellen, dass Ihre Automatisierungen reibungslos und zuverlässig ablaufen.
Die folgende Vorlage für die Prozessdokumentation in zehn Schritten hilft Ihnen dabei, dies schnell, effizient und konsistent über Teams und Abteilungen hinweg zu erledigen.
Eine schnelle, zehnstufige Methode zur Dokumentation von Geschäftsprozessen
Diese Methode funktioniert am besten, wenn alle Beteiligten sehen können, was erstellt wird, indem Sie ein Flipchart oder ein Whiteboard verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen im Raum haben, die wissen, was zur Durchführung des Prozesses gehört.
Schritt 1 – Prozessname
Zum Einstieg schreiben Sie den Namen und eine Beschreibung des Prozesses auf das Flipchart.
Schritt 2 – Prozessgrenzen
Identifizieren Sie den Start- und Endpunkt des Prozesses. Was ist der Auslöser für den Start des Prozesses? Woher wissen Sie, wann er abgeschlossen ist?
Schritt 3 – Prozess-Outputs
Identifizieren Sie, was durch den Prozess produziert wird.
Schritt 4 – Prozess-Inputs
Identifizieren Sie, was zur Durchführung des Prozesses benötigt wird und woher es kommt. Quellen können Papier, Excel, Web sein.
Schritt 5 – Prozessaktivitäten
Brainstorming der Aktivitäten (was), die getan werden müssen, um den Prozess vom Anfang bis zum Ende durchzuführen. Geben Sie diese in einem Verb-/Objektformat an (z. B. Antrag genehmigen, Papierkram unterschreiben, Formular verteilen usw.). Machen Sie sich zu diesem Zeitpunkt keine Gedanken über die Reihenfolge der Aktivitäten, sondern brainstormen Sie einfach frei. Haftnotizen können für diesen Schritt sehr effektiv sein. Schreiben Sie einfach eine Aktivität auf jeden Zettel.
Schritt 6 – Prozessorganisation
Nehmen Sie alle Brainstorming-Elemente, die Sie identifiziert haben, und ordnen Sie sie in den Prozessablauf ein. Achten Sie darauf, dass Sie wichtige Entscheidungspunkte identifizieren, während Sie die Visualisierung Ihres Prozesses erstellen.
Schritt 7 – Prozessüberprüfung
Werfen Sie einen Blick auf den Ablauf als erste Qualitätskontrolle. Sieht er vollständig aus, basierend auf den Grenzen, die Sie in Schritt 2 definiert haben?
Schritt 8 – Prozessrollen
Identifizieren Sie die Rollen (wen), die die Aktivitäten für den Prozess ausführen werden. Ordnen Sie jedem Aktivitätsschritt eine Rolle zu.
Schritt 9 – Prozess umschreiben
Setzen Sie die Schritte in ein Flussdiagramm-Softwareprogramm in einem Swim-Lane-Format.
Schritt 10 – Abschließende Prozessüberprüfung
Tragen Sie die Teilnehmer zusammen und überprüfen Sie den Prozessablauf. Sichern Sie die Freigabe durch alle Teammitglieder.
Alles zusammenfügen
Hier ist ein Beispiel für eine Prozessdokumentation, um zu zeigen, wie alles zusammenkommt.