Si contratas a vendedores, contratistas independientes, freelancers o trabajadores por encargo y les pagas más de 600 dólares en pagos relacionados con el negocio, entonces tendrás que preparar y emitir un formulario 1099-MISC del IRS para que puedan presentar una declaración de impuestos. Si bien puede parecer un procedimiento complicado para emitir estos 1099, puede ser bastante sencillo con las herramientas y los procesos correctos en su lugar.
Antes de conquistar el proceso, vamos a ocuparnos de lo básico.
¿Qué es un formulario 1099-MISC?
El formulario 1099-MISC del IRS resume los ingresos de todas las compensaciones que no son de los empleados. Se trata de una declaración informativa que se presenta al IRS para que éste pueda cotejar los pagos de los proveedores con los ingresos que declaran en sus declaraciones de impuestos. (Esencialmente, es decirle al IRS lo que usted pagó a los contratistas a lo largo del año, y lo que los contratistas deberán también.)
El 1099-MISC es lo que los contratistas independientes, las pequeñas empresas y cualquier entidad que no sea una corporación de nivel S o C utilizan para informar con precisión sus ingresos y determinar lo que deberán. Debe enviar un formulario 1099-MISC a todos los proveedores que haya contratado y pagado más de 600 dólares durante el año. Esto incluye cualquier sociedad o LLC que haya contratado.
Además de la remuneración de los no empleados, es probable que tenga que presentar un 1099 para sus pagos de alquiler, a menos que alquile a un administrador de propiedades. Cualquier alquiler pagado a una empresa debe ser anotado en un Formulario 1099.
Hay algunas excepciones a estas reglas: No tiene que enviar 1099 a la mayoría de las corporaciones (nota: debe enviar 1099 a todos los abogados que haya contratado, incluso si están incorporados), administradores de propiedades por alquiler, vendedores de mercancías, etc.
El Formulario 1099-MISC no debe confundirse con el Formulario 1099-K, que se requiere para informar de las redes de terceros o proveedores que procesan los pagos. El Formulario 1099-K se utiliza para registrar los pagos procesados a través de estas empresas de pago con tarjeta de crédito, documentando también cualquier comisión incurrida.
Un contratista independiente y cualquier persona que emplee a contratistas independientes tendrá que tener un Formulario 1099-MISC para informar de los pagos brutos recibidos durante el año natural, y un 1099-K para informar de cualquier pago realizado a través de empresas de pago con tarjeta de crédito. Si sus empleados son todos pagados a través de cheques o cualquier otro método que no sea con tarjeta de crédito, usted no tiene que preocuparse por el formulario 1099-K.
¿Qué es un contratista independiente?
Los contratistas independientes son trabajadores temporales que proporcionan bienes o servicios a otra empresa bajo los términos especificados en un contrato, como un Acuerdo de Contratista Independiente. Pueden ser trabajadores individuales, empresas o corporaciones.
Los contratistas independientes son autónomos y normalmente se les compensa por proyecto, y sus empleadores no son responsables de retener los impuestos de su salario.
En lugar de recibir un Formulario W-2 como los trabajadores tradicionales, los contratistas independientes deben reportar la información de ingresos de autoempleo que reciben de un Formulario 1099. Esto hace que un Anexo C sea también parte de su proceso de presentación.
Debido a que los empleadores no tienen que retener los impuestos federales sobre la renta, los impuestos estatales, los impuestos por desempleo, la seguridad social o los impuestos de Medicare para los contratistas independientes, puede ser significativamente más barato contratar a un trabajador independiente en lugar de un empleado a tiempo completo.
Pero estas restricciones fiscales hacen que sea vital para las empresas clasificar correctamente a sus trabajadores como contratistas o empleados. Una clasificación errónea puede conducir a fuertes multas y sanciones del IRS. Para determinar si su trabajador es un contratista independiente o un empleado tradicional, vea nuestra Calculadora 1099 vs. W-2.
¿Hay ventajas para el contratista independiente?
Como empleador, las ventajas de un contratista independiente son bastante evidentes: son flexibles, más baratos que un empleado W-2, y son ideales para proyectos a corto plazo o puntuales. La ausencia de impuestos sobre el trabajo los hace especialmente atractivos para los propietarios de pequeñas empresas. Pero, ¿hay alguna ventaja para el contratista independiente en esta relación? Sí y no.
Desventajas para el contratista independiente
Una gran desventaja para un contratista independiente es que son técnicamente su propio negocio, y como resultado, tienen que pagar el impuesto de autoempleo en la parte superior de todos los otros impuestos que los empleadores suelen pagar.
La otra desventaja grande y más obvia es que un contratista independiente tiene que calcular sus propios pagos de impuestos estimados. Esto puede ser un poco complicado, pero no es imposible si las finanzas se controlan cuidadosamente.
Perfecciones para los contratistas independientes
Un contratista independiente tendrá pagos de ingresos más grandes que una contraparte W-2 igualmente pagada. Esto se debe a que no se sacan impuestos, por supuesto. Esto los libera para invertir más agresivamente con sus fondos si se sienten inclinados. En algunos casos, los contratistas independientes pueden estar buscando lanzar su propia pequeña empresa, lo que hace que este dinero rápido sea atractivo.
Aunque los contratistas independientes son tratados como propietarios de negocios y tienen que pagar el impuesto de autoempleo, este mismo estatus de propietario único significa que muchas cosas pueden ser escritas como gastos del negocio. Esto incluye cosas como el equipo comprado para el trabajo, los servicios públicos utilizados para el trabajo, e incluso el transporte requerido. Sin embargo, esto hace que la recopilación de los recibos de fin de año sea un poco complicada.
Debido a que el seguro de salud no es un beneficio generalmente ofrecido a los contratistas independientes por un empleador, también es más probable que compren un seguro en el mercado. Si bien esta opción está disponible para los trabajadores W-2 también, la tentación de tomar el seguro de la empresa a menudo gana, lo que significa que pueden perder los pagos de atención médica potencialmente más pequeños.
Por último, pero ciertamente no menos importante, otra ventaja masiva, a pesar de tener que prestar mucha atención a los detalles durante el año fiscal y cumplir con numerosos requisitos de información: la libertad. Cada año que un contratista independiente recibe 1099s es otro año que fueron libres de perseguir ingresos diversos de otros puntos de venta, construir su marca personal, y viajar alrededor de los Estados Unidos y más allá en muchos casos.
A cualquier contratista independiente por ahí: No dejes que la temporada de impuestos te pille desprevenido. Utiliza nuestra calculadora gratuita de impuestos por cuenta propia para asegurarte de que estás preparado. Esto desglosará su impuesto de Medicare y el impuesto de la seguridad social, y le ayudará a ahorrar para su responsabilidad fiscal general. Todavía tendrá que considerar su estado de declaración, la declaración de casado si es aplicable, el crédito fiscal por hijos, el estado de cabeza de familia o cualquier otro tipo de crédito fiscal al que pueda optar.
Como contratista independiente también es probable que haya detallado las deducciones, pero este estimador de impuestos todavía le ayudará a tener una idea de lo que debe reservar para que no se sorprenda por su cantidad total de impuestos.
¿Hay una fecha límite para los 1099s?
Sí, las empresas deben enviar 1099s a todos los contratistas antes del 31 de enero (la misma fecha límite para el envío de W-2s). Las empresas deben presentar esos 1099 a finales de febrero si los presentan en papel o el 31 de marzo si los presentan electrónicamente.
¿Cuál es la sanción por no cumplir con la fecha límite?
La sanción por no cumplir con la fecha límite oscila entre 30 y 100 dólares por formulario con una multa máxima de 500.000 dólares al año. Si una empresa hace caso omiso por completo de la obligación de proporcionar una declaración correcta, podría ser golpeada con una sanción de 250 dólares por formulario sin máximo.
Entonces, ¿cómo preparo los 1099?
Aquí hay seis pasos simples para ayudarle a preparar sus 1099s mientras se adhiere a las directrices del IRS y los requisitos de presentación.
Compruebe su trabajo
Antes de comenzar el proceso de 1099, asegúrese de que tiene toda la información correcta sobre sus contratistas y proveedores. Ya debería tener un formulario W-9 rellenado para cada proveedor, que incluya su nombre, dirección y número de la Seguridad Social (SSN) o número de identificación del empleador (EIN). El W-9 también incluirá su estado de declaración de impuestos, por lo que puede comprobar si necesita emitir un 1099 para ese proveedor.
Es una buena idea comprobar con cada contratista si ha cambiado alguna información antes de comenzar el proceso del 1099. Si el contratista no ha proporcionado un W-9 o ha omitido información específica, el IRS dice que usted puede retener el 28% del pago del contratista y enviarlo directamente al IRS. Esto se conoce como «retención de respaldo».
Obtenga sus 1099s
Una vez que tenga información precisa para trabajar, es el momento de obtener sus 1099s. No puede utilizar un formulario 1099-MISC descargado o una muestra del IRS. Si usted está presentando en papel, usted está obligado a utilizar los formularios específicos que son legibles por el escáner del IRS utilizado para procesar todos los 1099s. Puede pedir estos formularios al IRS llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o entrando en su página web.
También hay fuentes alternativas para conseguir estos formularios. Puede pedirlos en algunas tiendas de suministros de oficina, o puede utilizar un software financiero como QuickBooks para crear, distribuir y presentar electrónicamente los 1099 en línea. También puede comprar formularios 1099 preimpresos que le permiten imprimir toda la información de QuickBooks directamente en las secciones correspondientes del formulario 1099.
Rellenar los formularios
Con la información de sus contratistas y los formularios a mano, es hora de empezar a rellenarlos. Comience con su número de identificación fiscal federal, que podría ser su SSN o EIN. A continuación, añada la información del contratista, que incluye su SSN o EIN.
Cada 1099 debe incluir también la cantidad de dinero pagada al contratista, que se introduce en la casilla 7 bajo el título «Compensación de no empleados.» Si retuvo algún pago al contratista (por ejemplo, si tuvo que proporcionar la mencionada «retención de respaldo»), también tendrá que rellenar la casilla 4 u 11 en relación con cualquier impuesto sobre la renta federal o estatal que haya retenido.
Por último, confirme que su identificación como contribuyente es correcta. (Esto es típicamente su número de seguridad social). Repita esto para cada contratista con el que haya trabajado. La integración del proceso 1099 con su software financiero existente significa que esta información se genera e introduce automáticamente para usted, ahorrándole tiempo y reduciendo cualquier posibilidad de error humano.
Envíe los formularios
La siguiente parte del proceso es enviar los formularios. Usted debe enviar por correo o entregar cada 1099 Copia B al contratista a más tardar el 1 de febrero. El incumplimiento de esta fecha límite puede llevar a las multas del IRS mencionadas anteriormente. Es esencial que estos formularios se envíen por correo a los contratistas a tiempo porque los necesitan para hacer los pagos de impuestos, informar de su cantidad total ganada y, en última instancia, presentar el formulario 1099-MISC.
Envíe el formulario 1096 al IRS
El formulario 1096 del IRS resume los totales de sus declaraciones – en este caso, de sus 1099s. Si presenta su declaración por correo postal, debe enviar el formulario 1096 y la copia A de cada formulario 1099 al IRS a más tardar el 29 de febrero. Si usted está presentando electrónicamente, los formularios deben ser enviados antes de la fecha de vencimiento dura del 31 de marzo.
Mantenga un registro de su presentación
Asegúrese de mantener la copia C para sus propios registros en caso de que haya preguntas con respecto a la información proporcionada al IRS.
Hacer que la temporada de impuestos con los contratistas sea una brisa
Preparar y presentar los 1099 puede ser muy tedioso y requiere mucho tiempo. Si bien puede parecer sencillo, si usted emplea a varios contratistas, el proceso puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza.
Utilice este artículo como una guía para el proceso, pero si se siente abrumado, debe buscar ayuda en otro lugar. El software de nómina en línea como QuickBooks Payroll puede ayudar a automatizar el proceso y ahorrarle algo de tiempo y frustración, y un contador o preparador de impuestos también puede ayudar a gestionar el proceso.