Als je verkopers, onafhankelijke contractanten, freelancers of gig workers inhuurt en hen meer dan $600 aan bedrijfsgerelateerde betalingen hebt betaald, dan moet je een IRS-formulier 1099-MISC voorbereiden en uitgeven, zodat ze een inkomstenbelastingaangifte kunnen indienen. Hoewel het misschien een ingewikkelde procedure lijkt om deze 1099’s uit te geven, kan het vrij eenvoudig zijn met de juiste tools en processen op zijn plaats.
Voordat we het proces overwinnen, laten we de basis verzorgen.
Wat is een formulier 1099-MISC?
IRS-formulier 1099-MISC geeft een overzicht van de inkomsten uit alle niet-werknemersvergoedingen. Dit is een informatieformulier dat bij de IRS wordt ingediend zodat de IRS de betalingen van de verkoper kan vergelijken met de inkomsten die hij op zijn belastingaangifte vermeldt. (In wezen vertelt het de IRS wat u in de loop van het jaar aan aannemers hebt betaald, en wat de aannemers ook verschuldigd zullen zijn.)
De 1099-MISC is wat onafhankelijke aannemers, kleine bedrijven en elke entiteit die geen S- of C-vennootschap is, gebruiken om hun inkomsten nauwkeurig te melden en te bepalen wat ze verschuldigd zullen zijn. U moet een formulier 1099-MISC sturen naar alle verkopers die u in de loop van het jaar hebt ingehuurd en meer dan $600 hebt betaald. Dit geldt ook voor eventuele partnerschappen of LLC’s die u hebt gecontracteerd.
Naast de beloning van niet-werknemers moet u waarschijnlijk ook een 1099 indienen voor uw huurbetalingen, tenzij u huurt van een vastgoedbeheerder. Alle huur die aan een bedrijf wordt betaald, moet worden vermeld in een formulier 1099.
Er zijn een paar uitzonderingen op deze regels: U hoeft geen 1099’s te sturen naar de meeste bedrijven (let op: u moet 1099’s sturen naar alle advocaten die u hebt ingehuurd, zelfs als ze zijn opgericht), vastgoedbeheerders voor huur, verkopers van koopwaar, enz.
Het 1099-MISC-formulier moet niet worden verward met het formulier 1099-K, dat nodig is om derde netwerken of verkopers te melden die betalingen verwerken. Het formulier 1099-K wordt gebruikt om betalingen te registreren die via deze creditcardbetalingsbedrijven zijn verwerkt, waarbij ook eventuele kosten worden gedocumenteerd.
Een onafhankelijke aannemer en iedereen die onafhankelijke aannemers in dienst heeft, moet een formulier 1099-MISC hebben om de brutobetalingen te rapporteren die gedurende het kalenderjaar zijn ontvangen, en een 1099-K om alle betalingen te rapporteren die via creditcardbetalingsbedrijven zijn gedaan. Als al uw werknemers per cheque worden betaald of op een andere manier dan met een creditcard, hoeft u zich geen zorgen te maken over een formulier 1099-K.
Wat is een onafhankelijke contractant?
Onafhankelijke contractanten zijn tijdelijke werknemers die goederen of diensten leveren aan een ander bedrijf onder specifieke voorwaarden die zijn vastgelegd in een contract, zoals een overeenkomst met een onafhankelijke contractant. Het kan gaan om individuele werknemers, bedrijven of ondernemingen.
Onafhankelijke aannemers zijn zelfstandigen en worden doorgaans per project gecompenseerd, en hun werkgevers zijn niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op hun loon.
In plaats van een formulier W-2 te ontvangen zoals traditionele werknemers, moeten onafhankelijke aannemers de informatie over hun inkomen uit zelfstandige arbeid melden die zij ontvangen op een formulier 1099. Dit maakt een schema C ook deel uit van hun aangifteproces.
Omdat werkgevers geen federale inkomstenbelastingen, staatsbelastingen, werkloosheidsbelastingen, sociale zekerheid of Medicare-belastingen hoeven in te houden voor onafhankelijke aannemers, kan het aanzienlijk goedkoper zijn om een freelancer in dienst te nemen in plaats van een voltijdse werknemer.
Maar deze belastingbeperkingen maken het voor bedrijven van vitaal belang om hun werknemers correct te classificeren als aannemers of werknemers. Een onjuiste indeling kan leiden tot hoge boetes en straffen van de Belastingdienst. Om te bepalen of uw werknemer een onafhankelijke aannemer of een traditionele werknemer is, kunt u onze 1099 vs. W-2 Calculator raadplegen.
Zijn er voordelen voor de onafhankelijke aannemer?
Als werkgever zijn de voordelen van een onafhankelijke aannemer overduidelijk: ze zijn flexibel, goedkoper dan een W-2 werknemer, en ideaal voor kortlopende of eenmalige projecten. Het feit dat er geen loonbelasting betaald hoeft te worden, maakt ze vooral aantrekkelijk voor kleine ondernemers. Maar zijn er ook voordelen voor de onafhankelijke aannemer in deze relatie? Ja en nee.
Voordelen voor Onafhankelijke Aannemer
Een groot nadeel voor een onafhankelijke aannemer is dat ze technisch gezien hun eigen bedrijf zijn, en als gevolg daarvan belasting moeten betalen voor zelfstandigen, bovenop alle andere belastingen die werkgevers gewoonlijk betalen.
Het andere grote en meer voor de hand liggende nadeel is dat een onafhankelijke aannemer zijn eigen geschatte belastingafdrachten moet berekenen. Dit kan een beetje lastig zijn, maar is niet onmogelijk als de financiën zorgvuldig in de gaten worden gehouden.
Voordelen voor Onafhankelijke Aannemers
Een onafhankelijke aannemer zal grotere inkomensbetalingen hebben dan een even goed betaalde W-2 tegenhanger. Dit komt natuurlijk doordat er geen belastingen worden ingehouden. Dit geeft hen de vrijheid om agressiever te investeren met hun fondsen als ze zich daartoe geneigd voelen. In sommige gevallen kunnen onafhankelijke aannemers op zoek zijn naar een eigen bedrijfje, waardoor dit snelle geld aantrekkelijk wordt.
Zelfstandige aannemers worden behandeld als bedrijfseigenaren en moeten belasting betalen voor zelfstandigen, maar diezelfde status van eenmanszaak betekent dat veel dingen kunnen worden afgeschreven als bedrijfskosten. Hieronder vallen zaken als apparatuur die voor het werk is aangeschaft, nutsvoorzieningen die voor het werk worden gebruikt, en zelfs het benodigde vervoer. Dit maakt het verzamelen van betalingsbewijzen aan het eind van het jaar echter een beetje een puinhoop.
Omdat een ziektekostenverzekering geen voordeel is dat over het algemeen door een werkgever aan onafhankelijke contractanten wordt aangeboden, zullen zij ook eerder geneigd zijn om op de markt naar een verzekering te gaan zoeken. Hoewel deze optie ook beschikbaar is voor W-2 werknemers, wint de verleiding om een bedrijfsverzekering te nemen het vaak van de verleiding, wat betekent dat ze mogelijk kleinere ziektekostenpremies mislopen.
Ten slotte, maar zeker niet in de laatste plaats, nog een enorm voordeel, ondanks het feit dat je tijdens het belastingjaar veel aandacht aan details moet besteden en aan talloze rapportageverplichtingen moet voldoen: vrijheid. Elk jaar dat een onafhankelijke aannemer 1099’s ontvangt, is weer een jaar dat hij vrij was om diverse inkomsten uit andere bronnen te verwerven, zijn persoonlijke merknaam op te bouwen, en in veel gevallen door de Verenigde Staten en daarbuiten te reizen.
Aan alle onafhankelijke aannemers die er zijn: Laat het belastingseizoen je niet overvallen. Gebruik onze gratis belastingcalculator voor zelfstandigen om er zeker van te zijn dat je er klaar voor bent. Hiermee kun je de Medicare-belasting en de socialezekerheidsbelasting uitsplitsen en besparen op je totale belastingverplichting. U moet nog steeds rekening houden met uw status als belastingplichtige, gehuwd indien van toepassing, belastingaftrek voor kinderen, status als gezinshoofd, of een andere vorm van belastingaftrek waarvoor u in aanmerking kunt komen.
Als onafhankelijke zzp’er hebt u waarschijnlijk ook gespecificeerde aftrekposten, maar deze belastingcalculator helpt u toch een idee te krijgen van wat u opzij moet zetten, zodat u niet voor verrassingen komt te staan wat uw totale belastingbedrag betreft.
Is er een deadline voor 1099’s?
Ja, bedrijven moeten uiterlijk 31 januari 1099’s sturen naar alle zzp’ers (dezelfde deadline voor het versturen van W-2’s). Bedrijven moeten deze 1099’s indienen voor eind februari als ze op papier indienen of 31 maart als ze elektronisch indienen.
Wat is de straf voor het missen van de deadline?
De straf voor het missen van de deadline varieert van $30-$100 per formulier met een maximale boete van $500.000 per jaar. Als een bedrijf de eis om een correcte verklaring te verstrekken volledig negeert, kan het worden getroffen met een boete van $250 per formulier zonder maximum.
Hoe bereid ik de 1099’s voor?
Hier volgen zes eenvoudige stappen om u te helpen uw 1099’s voor te bereiden terwijl u zich houdt aan de IRS-richtlijnen en indieningsvereisten.
Controleer uw werk
Voordat u met het 1099-proces begint, moet u ervoor zorgen dat u alle juiste informatie over uw aannemers en verkopers hebt. U zou al een ingevuld formulier W-9 moeten hebben voor elke leverancier, met daarop zijn naam, adres en socialezekerheidsnummer (SSN) of werkgeversidentificatienummer (EIN). Het W-9 zal ook hun fiscale status bevatten, zodat u kunt controleren of u een 1099 voor die leverancier moet uitgeven.
Het is een goed idee om bij elke contractant te controleren of er informatie is gewijzigd voordat u het 1099-proces start. Als de opdrachtnemer geen W-9 heeft verstrekt of specifieke informatie heeft weggelaten, kunt u volgens de IRS 28% van het loon van de opdrachtnemer inhouden en dit rechtstreeks naar de IRS sturen. Dit staat bekend als “back-up inhouding.”
Geef uw 1099’s
Als u eenmaal nauwkeurige informatie hebt om mee te werken, is het tijd om uw 1099’s te krijgen. U kunt geen gedownload formulier 1099-MISC of een voorbeeld van de IRS gebruiken. Als u op papier indient, bent u verplicht specifieke formulieren te gebruiken die leesbaar zijn door de IRS-scanner die wordt gebruikt om alle 1099’s te verwerken. U kunt deze formulieren bij de IRS bestellen door 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) te bellen of door naar hun website te gaan.
Er zijn ook alternatieve bronnen om deze formulieren te verkrijgen. U kunt ze bestellen bij sommige kantoorboekhandels, of u kunt financiële software zoals QuickBooks gebruiken om online 1099’s te maken, te verspreiden en elektronisch in te dienen. U kunt ook voorgedrukte 1099-formulieren kopen waarmee u alle informatie uit QuickBooks rechtstreeks in de overeenkomstige gedeelten van het 1099-formulier kunt afdrukken.
Vul de formulieren in
Met de informatie van uw aannemers en de formulieren bij de hand, is het tijd om ze in te vullen. Begin met je federale belastingnummer, dat je SSN of EIN kan zijn. Voeg vervolgens de informatie van de contractant toe, waaronder hun SSN of EIN.
Elke 1099 moet ook het bedrag bevatten dat aan de contractant is betaald, dat in vak 7 onder de titel “Non-employee compensation” wordt ingevuld. Als u enig loon van de contractant hebt ingehouden (bijvoorbeeld als u de eerder genoemde “back-up inhouding” moest verstrekken), moet u ook vak 4 of 11 invullen in verband met eventuele federale of staatsinkomstenbelasting die u hebt ingehouden.
Finitief, bevestig dat hun belastingplichtige ID juist is. (Dit is meestal hun sofi-nummer.). Herhaal dit voor elke contractant met wie u hebt gewerkt. Door het 1099-proces in uw bestaande financiële software te integreren, wordt deze informatie automatisch voor u gegenereerd en ingevoerd, wat u tijd bespaart en de kans op menselijke fouten vermindert.
Verstuur de formulieren
Het volgende deel van het proces is het verzenden van de formulieren. U moet elke 1099 Copy B uiterlijk op 1 februari aan de contractant mailen of overhandigen. Het niet halen van deze deadline kan leiden tot de hierboven genoemde IRS boetes. Het is van essentieel belang dat deze formulieren op tijd naar aannemers worden gemaild, omdat zij deze nodig hebben om belasting te betalen, hun totaal verdiende bedrag te rapporteren, en uiteindelijk formulier 1099-MISC in te dienen.
Mail formulier 1096 naar de IRS
IRS-formulier 1096 vat de totalen van uw aangiften samen – in dit geval, van uw 1099’s. Als u het formulier per post indient, moet u uiterlijk 29 februari formulier 1096 en kopie A van elk formulier 1099 naar de IRS sturen. Als u elektronisch aangifte doet, moeten de formulieren uiterlijk op 31 maart worden verzonden.
Bewaar uw aangifte
Bewaar kopie C voor uw eigen administratie voor het geval er vragen zijn over de informatie die aan de IRS is verstrekt.
Het belastingseizoen met aannemers tot een makkie maken
Het voorbereiden en indienen van 1099’s kan erg vervelend en tijdrovend zijn. Het lijkt misschien eenvoudig, maar als je een aantal aannemers in dienst hebt, kan het proces snel uitgroeien tot een hoofdpijn.
Gebruik dit artikel als een gids voor het proces, maar als je overweldigd raakt, moet je elders hulp zoeken. Online salarissoftware zoals QuickBooks Payroll kan helpen het proces te automatiseren en u wat tijd en frustratie te besparen, en een accountant of belastingvoorbereider kan ook helpen het proces te beheren.