Selezionare la migliore azienda di servizi di pulizia è fondamentale per mantenere un ambiente pulito e sano per i vostri dipendenti, inquilini e clienti.
Tuttavia, il mercato competitivo può rendere la scelta dei servizi giusti una sfida per i proprietari di edifici.
Ma non è necessario selezionare alla cieca la prima azienda che si incontra.
Ecco 10 FATTORI CHE DEVI CONSIDERARE PER AIUTARTI A TROVARE UN’IMPRESA DI PULIZIE CHE SI ADATTI ALLE ESIGENZE DI PULIZIA DELLA TUA IMPRESA:
Reputazione sul mercato
La ricerca suggerisce che molti consumatori vedono i prezzi bassi come un segno di bassa qualità – e potrebbero avere ragione.
I servizi di pulizia che affermano di essere i meno costosi potrebbero essere in cerca di una soluzione rapida piuttosto che stabilire un rapporto di lavoro a lungo termine basato sull’affidabilità, la qualità dei servizi e le esigenze della vostra proprietà.
Saprete che un’azienda è ben conosciuta nel settore quando apprezza e va molto fiera della sua forza lavoro e del suo prodotto. Tenete a mente che i servizi di pulizia commerciale sono ad alta intensità di lavoro.
Uno dei modi migliori per ottenere maggiori informazioni sulla qualità del servizio di una potenziale impresa di pulizie commerciale vicino a te è attraverso le testimonianze, il passaparola e le referenze.
Un’impresa di pulizie è buona se altre imprese del tuo settore hanno usato i loro servizi e sono abbastanza soddisfatte da appoggiarli ad altri.
Prezzi trasparenti e offerte di pulizia chiare
Non ci sono scuse per i prezzi delle pulizie commerciali che non sono chiari.
Spesso, una struttura dei prezzi confusa mostra che un’azienda non capisce come prezzare accuratamente i suoi servizi.
Altre volte, è un tentativo palese di nascondere spese extra. In entrambi i casi, non lavorate con aziende di pulizia che non sono in grado di offrire prezzi e offerte di pulizia facilmente comprensibili.
Potreste perdere molti soldi nel lungo periodo e non ottenere i servizi di qualità che vi aspettavate.
Un buon servizio di pulizia che fissa i prezzi terrà generalmente conto dei seguenti fattori:
Tipo di struttura
Esempi includono uffici, negozi, industrie, sanità, ospitalità, uffici medici, produzione e uso misto.
La classificazione della vostra proprietà determinerà le specifiche di pulizia, così come i prodotti e le attrezzature necessarie.
Finiture
I diversi tipi di pavimento richiedono diverse procedure e pratiche di manutenzione.
L’impresa di pulizie può suddividere la metratura della vostra struttura in base ai diversi tipi di pavimento all’interno della vostra proprietà.
Questo permetterà loro di calcolare una valutazione puntuale della cura del vostro pavimento e sapere esattamente cosa includere nei servizi di pulizia – per esempio, la brunitura delle piastrelle, le piastrelle di ceramica, lo strofinamento e la pulizia della moquette.
Altri esempi di finiture sono le cabine interne degli ascensori, gli infissi dei bagni, le superfici dei banconi e i materiali delle porte.
Le tue aspettative/budget
Quali servizi stai cercando dall’impresa di pulizie?
Metti in chiaro le tue aspettative in modo che l’impresa di pulizie possa fornire un preventivo accurato.
Elenca tutto ciò di cui sai che avrai bisogno per evitare di essere addebitato più dell’importo del preventivo iniziale, cosa che sicuramente non ti renderà felice.
Le aspettative e il tuo budget finanziario dovrebbero essere in linea tra loro.
Prodotti consumabili
I prodotti consumabili includono disinfettanti per le mani, carta igienica, sapone, asciugamani e altre forniture per il bagno.
Alcuni servizi di pulizia gestiranno l’uso dei prodotti consumabili nella vostra proprietà e, quindi, li includeranno nel loro preventivo.
In questo caso, avranno bisogno di conoscere il numero giornaliero di occupanti e visitatori nella vostra proprietà/struttura per un prezzo più accurato.
Frequenza del servizio
Quante volte avrete bisogno di servizi di pulizia? Giornaliero? Settimanale? Mensile? Trimestrale?
Una buona impresa di pulizie dovrebbe darti delle raccomandazioni sulla frequenza con cui hai bisogno che i compiti di pulizia vengano eseguiti.
Per esempio, aree ad alto traffico come i bagni potrebbero aver bisogno di essere puliti e riforniti più volte al giorno, mentre la pulizia dei tappeti dovrebbe essere fatta trimestralmente.
Impegno per la sicurezza e la salute
Se si gestisce una proprietà trafficata con molto traffico, il rischio di trasmettere malattie come il comune raffreddore, l’influenza e il COVID-19 aumenta.
Un’azienda di pulizie qualificata può assistervi con misure efficaci su come mitigare il rischio di trasmissione nella vostra proprietà/struttura.
Inoltre, la lista di controllo delle operazioni del fornitore di servizi di pulizie dovrebbe anche considerare la sicurezza della vostra struttura e di coloro che entrano nella proprietà.
Questo significa che dovrebbero mettere i corretti segnali di avvertimento ogni volta che è necessario per prevenire scivolamenti, cadute e inciampi, oltre a garantire aria interna di alta qualità.
Buona comunicazione
La ricerca mostra che le aziende con canali di comunicazione efficaci sono fino al 25% più produttive. Questo significa che una buona comunicazione è vitale per la fornitura di servizi di alto livello.
Assicuratevi di sapere chi contattare quando c’è un problema o quando avete bisogno di qualcosa. La vostra impresa di servizi di pulizia dovrebbe anche comunicare regolarmente e in tempo per operazioni senza intoppi.
Potete migliorare e potenziare la comunicazione con la vostra impresa di pulizia commerciale:
– Definendo i vostri obiettivi: Come property/facility manager, dovete dare alla vostra impresa di pulizie degli obiettivi chiari e raggiungibili, delineando ciò che è richiesto su compiti specifici.
È anche importante far conoscere al vostro team di pulizia gli obiettivi della vostra organizzazione in modo che lavorino in linea con i vostri obiettivi.
– Scegliere un mezzo appropriato per la comunicazione: Anche se la comunicazione faccia a faccia è raccomandata, non è sempre applicabile, soprattutto nelle grandi strutture.
Prendetevi del tempo per decidere se la comunicazione avverrà tramite copia stampata, e-mail o una piattaforma software integrata.
– Coinvolgere tutti: Incoraggiare attivamente gli aggiornamenti regolari sulla manutenzione e i rapporti sui progressi e mantenere sempre aperte le linee di comunicazione.
– Ascoltare: La comunicazione è un processo a doppio senso. Ascoltare il tuo team di manutenzione ti permette di conoscere i problemi di fondo della struttura che potrebbero dover essere affrontati il prima possibile.
Professionisti formati
Senza professionalità, tutto il resto è messo in discussione.
La professionalità non dovrebbe limitarsi a indossare belle uniformi per creare una buona immagine. Dovrebbe estendersi a tutti gli altri aspetti dell’attività.
Si stima che oltre il 90% dei dipendenti sia più fedele alle aziende che investono nelle loro capacità formandole.
Questo significa che gli inservienti formati saranno più impegnati ed efficienti in quello che fanno, dandoti una certa tranquillità.
Pulire non è solo spolverare, passare lo straccio e spazzare – è una vera e propria abilità che deve essere insegnata.
Il processo di pulizia è una miscela di chimica e meccanica (l’interazione di prodotti per la pulizia come solventi, detergenti e disinfettanti con l’azione meccanica degli strumenti o attrezzature di pulizia su una particolare superficie, in condizioni esterne prevalenti.)
Senza una formazione adeguata, gli addetti alle pulizie possono offrire un lavoro inferiore agli standard.
Per esempio, utilizzando prodotti o attrezzature di pulizia troppo aggressivi per una particolare superficie possono causare danni irreparabili alla superficie. Oppure, l’uso di alcuni prodotti per la pulizia a temperature straordinarie (troppo alte o troppo basse) può renderli meno efficaci.
Per questo motivo, è fondamentale assumere un’impresa di pulizie con personale formato, competente e dedicato per una qualità di prim’ordine. Inoltre, gli addetti alle pulizie devono svolgere i loro compiti in modo sicuro.
Turnover dei dipendenti inferiore alla media
Il turnover dei dipendenti è generalmente alto nell’industria dei servizi.
Per esempio, nell’industria delle pulizie, il turnover dei dipendenti dei datori di lavoro sotto la media può essere ben oltre il 200%.
Questo significa che in un dato anno, un fornitore di servizi di pulizie mal gestito può sostituire il suo intero staff di pulizia con uno nuovo, due volte!
Come un alto turnover degli addetti alle pulizie può influenzare il tuo business
Un alto turnover della tua impresa di pulizie non solo crea mal di testa per te come manager di una proprietà o di una struttura, ma ha anche un impatto sul modo in cui gestisci il tuo business con una fornitura di servizi al di sotto degli standard, scadenze mancate e compiti dimenticati con conseguenti reclami.
Una nuova impresa di pulizie richiederà una nuova formazione, e questo significa che la vostra proprietà sopporterà il peso della curva di apprendimento dei dipendenti – e chi vorrebbe un flusso costante di facce nuove nella propria struttura ogni mese?
Siccome un alto turnover dei dipendenti è finanziariamente stressante, alcune imprese di pulizia compenseranno le loro perdite riducendo i salari dei dipendenti, limitando i budget per la pulizia, trascurando importanti attrezzature per la pulizia, e (alla fine) passando questo costo a voi facendovi pagare troppo e fornendo un lavoro inferiore alla media.
Scegliere un’impresa di pulizie con un basso turnover dei dipendenti
Un’impresa di pulizie professionale capisce quanto impatto può avere un alto turnover sui suoi clienti. Pertanto, si sforzano di rendere il turnover dei loro dipendenti il più basso possibile. La migliore impresa di pulizie dovrebbe:
– Avere un turnover dei dipendenti inferiore al 40%
– Attrarre nuovi assunti con esperienza e vagliarli accuratamente
– Fornire una formazione completa
– Utilizzare tecniche di gestionesulle tecniche di gestione per offrire feedback e supporto al suo team
– Promuovere opportunità di riconoscimento dei dipendenti e altri incentivi
– Offrire salari competitivi e benefici ai lavoratori
Queste pratiche manterranno gli inservienti motivati e impediranno loro di trovare lavoro altrove.
Impegno per la sostenibilità
Come detto prima, i migliori fornitori di servizi di pulizia dovrebbero offrire soluzioni di pulizia verdi per ridurre al minimo l’esposizione a sostanze chimiche aggressive per gli occupanti del tuo edificio.
Questo aiuterà anche a ridurre l’impronta di carbonio della tua azienda, pur dando alla tua struttura la pulizia profonda che merita.
Ma, in qualità di property/facility manager, come potete assicurarvi che l’impresa di pulizie che state assumendo sia davvero investita nella pulizia verde?
I seguenti consigli dovrebbero esservi utili:
Documentazione sulla pulizia verde
Richiedi copie del loro programma di servizi di pulizia verde; questo può includere una dichiarazione di politica ambientale, un manuale tecnico di pulizia verde e una politica aziendale di pulizia verde.
Apparecchiature per la pulizia verde
Assicurati che le loro attrezzature per la pulizia (come aspirapolvere e mop elettrici) soddisfino gli standard ECOLOGO® e/o GS-42 per i livelli di rumore e filtrazione.
Prodotti per la pulizia verde
Determina se i loro disinfettanti e altri prodotti chimici per la pulizia hanno una certificazione Green Seal, che significa che sono stati testati e approvati come ecologici.
Parimenti, assicuratevi che i prodotti di pulizia abbiano l’approvazione dell’Environmental Protection Agency (EPA).
Prodotti di pulizia riutilizzabili
Un buon programma di pulizia verde dovrebbe includere panni di pulizia in microfibra e altri prodotti riutilizzabili.
Inoltre, dovrebbe avere un sistema di panni in microfibra con codice colore che aiuterà a ridurre la contaminazione incrociata nel vostro spazio commerciale e mantenere l’ambiente di lavoro più sano.
Programma di formazione dei dipendenti per la pulizia verde
Quando assumete una nuova azienda di pulizie, chiedete conferma che gli inservienti abbiano completato un programma di formazione per la pulizia verde (alcune aziende possono avere un programma di formazione ma non lo utilizzano).
Non dimenticate di richiedere referenze di clienti in cui hanno fornito servizi di pulizia verde.
Tecnologia
Dalle app mobili ai chatbot, praticamente ogni settore ha beneficiato dell’evoluzione dei progressi tecnologici, e l’industria della pulizia commerciale non fa eccezione.
Le tecnologie emergenti hanno reso il processo di pulizia e manutenzione più veloce, più facile, più efficace ed economico. Hanno anche migliorato la sicurezza in varie strutture commerciali.
Per ottenere i migliori risultati, scegliete un’impresa di servizi di pulizia che ha adottato varie tecnologie nelle sue operazioni quotidiane, tra cui:
Sistemi di comunicazione
Sistemi di comunicazione come Slack sono sorti per migliorare l’interazione tra le imprese di pulizia e i loro clienti, aumentando la qualità del servizio. Altri dispositivi come le moderne radio bidirezionali per gli addetti alle pulizie possono coprire fino a 250.000 piedi quadrati all’esterno e 20 piani all’interno.
Con questi dispositivi, i membri dell’impresa di pulizie possono facilmente e rapidamente spostarsi in diverse aree dell’edificio senza perdere tempo.
Strumenti di reporting
Applicazioni software come il software proprietario Servi-Tek Servi-Trak sono appositamente progettati per le industrie di servizi come la pulizia commerciale.
È possibile monitorare il completamento delle attività in diverse aree della struttura per garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.
Inoltre, i dati raccolti da tale software possono essere utilizzati per determinare le previsioni per i contratti futuri e tagliare i costi non necessari.
Gli addetti alle pulizie possono anche utilizzare l’app per inviare foto del lavoro completato, segnalare problemi di manutenzione e condurre audit.
Con la reportistica automatizzata dal vostro team di custodi, potete ricevere analisi dettagliate per dimostrare che compiti specifici sono stati completati entro la scadenza prevista, risparmiando tempo e denaro.
Moderne attrezzature per la pulizia
Le attrezzature per la pulizia all’avanguardia come gli spruzzatori elettrostatici possono risparmiare lavoro, tempo e denaro.
Alcuni spruzzatori moderni possono disinfettare e pulire fino a 18.000 piedi quadrati in una sola ora. Ancora meglio, l’attrezzatura è facile da installare e utilizzare.
Gli aspirapolvere a zaino, anche se più costosi, offrono una migliore mobilità, ergonomia e sistemi di microfiltrazione.
GPS Time Tracking
GPS time tracking permette ai datori di lavoro di monitorare il personale di pulizia durante le ore di lavoro senza essere fisicamente presenti.
Consente di conoscere l’ora esatta in cui un compito è stato iniziato e completato, nonché le prestazioni di ogni compito.
Assicurazione e gestione delle responsabilità
Una buona impresa di pulizie non solo protegge se stessa, ma assicura anche che la vostra proprietà sia ben protetta. Sapere che la vostra impresa di pulizie è completamente assicurata vi darà una certa tranquillità.
La vostra futura impresa di pulizie commerciale dovrebbe avere quattro tipi principali di copertura per gestire le responsabilità e mitigare il rischio, tra cui:
Capacità generale
Conosciuta anche come assicurazione di responsabilità aziendale, l’assicurazione generale protegge la vostra azienda da reclami generali che coinvolgono danni alla proprietà e lesioni personali. Può aiutare a coprire le spese legali e le spese mediche risultanti dai danni e dalle lesioni.
Nella maggior parte degli stati, la responsabilità generale non copre gli incidenti automobilistici, le lesioni dei dipendenti, gli errori professionali, gli atti intenzionali e i danni punitivi.
Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro
Ogni azienda che ha dipendenti deve avere un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Copre i salari persi e le spese mediche delle lesioni legate al lavoro.
Per esempio, se un inserviente inciampa su una rampa di scale o scivola su un pavimento bagnato mentre esegue compiti di pulizia di routine nella vostra struttura, l’impresa di pulizie coprirà le spese mediche attraverso l’assicurazione dei lavoratori.
Responsabilità automobilistica
L’assicurazione per veicoli a motore fornisce la copertura per i veicoli di proprietà dell’impresa di pulizia. L’assicurazione copre i costi per i danni alla proprietà o alle persone di terzi in caso di incidente.
La copertura può anche includere la riparazione e la sostituzione del veicolo.
Polizza ombrello
Una polizza di responsabilità civile fornisce un ulteriore livello di copertura rispetto alle polizze primarie già esistenti.
Per esempio, un’azienda di pulizie con un limite di politica di responsabilità generale di $1.000.000 per evento può acquistare una politica di responsabilità ad ombrello che potrebbe fornire un ulteriore limite di responsabilità da $5.000.000 a $10.000.000.
Servizi personalizzati
Non c’è una taglia unica per tutti quando si tratta di servizi di pulizie. Ogni proprietà ha un layout diverso, un tasso di traffico e aspettative di pulizia.
Tutte le aziende vogliono risparmiare, e uno dei modi migliori per ottenere valore per i vostri soldi è quello di non pagare per servizi di cui non avete bisogno.
Per questo motivo, lavorate con una società di pulizie che può personalizzare un programma di pulizia e manutenzione con le esigenze della vostra struttura in mente.
Questo significa che un’azienda di pulizie commerciali non dovrebbe offrirvi preventivi basati solo sulla metratura.
Una buona azienda dovrebbe capire come usate il vostro spazio commerciale e cosa considerate importante per fornire un preventivo accurato con i servizi di cui avete veramente bisogno per creare valore alla vostra proprietà.
Servi-Tek Facility Solutions è il miglior fornitore di servizi completi di pulizia della categoria.
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