Iniziare il tuo primo lavoro può essere travolgente e intimidatorio. Sei ansioso di dimostrare quanto vali, di produrre un lavoro di qualità e di stare al passo con i tempi – cosa che puoi fare padroneggiando l’arte di rimanere organizzato.
Fin dall’inizio, vorrai esplorare i consigli e gli strumenti disponibili per organizzarti. Mantenendo la tua scrivania, i tuoi compiti e le tue e-mail organizzate, sarai sulla strada giusta per lavorare con successo – senza strapparti i capelli. (Clicca per Tweet!)
Crea una routine
Il tuo primo giorno di lavoro, inizia un sistema organizzativo. Prima di ricevere un carico di lavoro significativo, avrai una routine stabilita per tenerti in pista. Usa un’applicazione come Evernote, a cui puoi accedere dal tuo computer e dispositivo mobile, per tenere traccia di informazioni, liste, compiti e altro. Chiedi ai dipendenti che fanno un lavoro simile qual è il loro metodo organizzativo e tutti i consigli che possono dare.
Se la tua azienda usa un software specifico, adattati ai suoi vari usi e proprietà organizzative. Per esempio, i lavoratori edili che non usano le normali tecniche di organizzazione dell’ufficio dovrebbero controllare un software specifico per il loro settore.
Utilizza effettivamente il tuo calendario e-mail
Un ottimo modo per rimanere in cima alle riunioni, scadenze e compiti è quello di utilizzare il calendario esistente sul tuo account di posta elettronica. Sia che tu scelga il calendario della tua email di lavoro o un account Gmail, è utile segnare tutti gli eventi sul calendario. Dato che userai costantemente la tua email, avrai un accesso facile e costante a questo calendario.
Puoi anche usare il calendario per aggiungere avvisi, in particolare per gli eventi ricorrenti. Se hai una riunione settimanale, imposta il tuo calendario per ricordartelo automaticamente. Allo stesso modo, è possibile utilizzare il calendario di lavoro per invitare e impostare le riunioni con i colleghi.
Avere una lista centrale di cose da fare
Potresti preferire scrivere i compiti su carta o utilizzare siti web progettati per tenerti in pista, come Basecamp. Basecamp ti permette di vedere tutti i tuoi compiti, aggiornare il loro stato e cancellarli quando sono finiti.
Organizza la tua lista di cose da fare creando un sistema di codifica a colori per distinguere il livello di priorità o argomenti correlati. Se tieni la tua lista di cose da fare elettronicamente, cancella gli elementi invece di cancellarli. In questo modo, sarai ancora in grado di tenere traccia degli incarichi finiti e provare un senso di realizzazione.
Non mollare la palla sulle e-mail
Con lo sviluppo della tua posizione, inizierai a ricevere innumerevoli e-mail ogni giorno. Imparare presto come dare priorità e organizzarle ti sarà di grande beneficio per tutta la tua carriera.
La maggior parte dei provider di posta elettronica sono dotati di schede e filtri per organizzare le e-mail in categorie, compresa la possibilità di “segnalare” le e-mail come importanti. Questo vi aiuterà anche a decifrare rapidamente quali e-mail hanno la precedenza, anche se in genere si dovrebbe rispondere ad ogni e-mail il più presto possibile.
Trovare un sistema che funziona meglio per voi e per raggiungere i vostri compiti. Potresti anche voler investire in un’applicazione per l’organizzazione della posta elettronica. Yahoo! Voices suggerisce Thunderbird, un’applicazione progettata per mantenere tutti i tuoi account di posta elettronica in un unico posto, fornendo strumenti organizzativi.
Fai in modo che il tuo spazio di lavoro funzioni per te
Passerai la maggior parte della tua giornata nel tuo ufficio, nella tua auto o dovunque sia il tuo spazio di lavoro. Ricordati di mantenere questo spazio pulito e organizzato. Se lavori principalmente ad una scrivania, è essenziale per la tua organizzazione e sanità mentale evitare che vada fuori controllo. Infatti, le scrivanie disordinate possono essere pericolose.
Mantenere il tuo spazio fisico pulito e il tuo spazio di lavoro virtuale organizzato ti aiuterà a rimanere concentrato e concentrato sul lavoro. L’unico modo per rimanere in cima a tutti i tuoi incarichi, consegnando un lavoro di qualità, è quello di imparare a dare priorità ai compiti con estrema organizzazione. Usando questi suggerimenti, scoprirete che l’organizzazione non è l’impresa audace che una volta si pensava.
Alicia Lawrence è un coordinatore di contenuti per WebpageFX e nel suo tempo libero scrive sul blog MarCom Land. Il suo lavoro è stato pubblicato da Association for Business Communication, Yahoo! Small Business e Spin Sucks.