Puoi inserire molte informazioni in un preventivo o in una fattura, ma a volte un cliente ha bisogno di più dettagli. Quando non c’è semplicemente abbastanza spazio per fornire un ‘quadro generale’, allora un allegato alla fattura potrebbe essere la risposta.
Invece di stipare ogni minimo dettaglio in una fattura, puoi fornire più informazioni in un altro documento. Puoi poi allegare questo documento a un preventivo o a una fattura prima di inviarlo al tuo cliente.
Per i freelance in particolare, la possibilità di allegare documenti a preventivi e fatture, che si tratti di depositi o di richieste di pagamento finale, permette un modo più semplice e veloce di condividere informazioni importanti in un’unica soluzione.
Questo non giova solo al freelance ma anche al cliente, e a sua volta aumenta i livelli di fiducia e coltiva una percezione professionale positiva.
Quali sono dunque alcuni dei documenti che si possono allegare a un preventivo o a una fattura? Ecco solo 9 dei tanti esempi che ci vengono in mente.
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Proposta
Una proposta è un documento che spiega un piano d’azione proposto per un progetto. Fornisce una panoramica di ciò che è richiesto e dettaglia i modi in cui il freelance o l’agenzia possono soddisfare i requisiti stabiliti dal cliente.
Mentre una versione della proposta potrebbe essere già stata vista e approvata dal cliente, una copia aggiornata può essere inclusa come allegato in un preventivo o in una fattura per il pagamento anticipato.
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Contratto
I contatti possono anche essere allegati a un preventivo o a una fattura, sia non firmati che già firmati. Questo fornisce a te e al tuo cliente un modo efficace per mantenere tutti i documenti collegati l’uno all’altro per un accesso più facile e veloce.
Il contratto non firmato può anche essere modificato in base alle modifiche apportate a un preventivo, e viceversa.
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Termini e condizioni
A prescindere dal fatto che un contratto sia stato firmato o meno, è sempre opportuno assicurarsi che i termini e le condizioni del tuo business freelance siano letti dal tuo cliente. Un preventivo, un deposito o una fattura finale è un buon posto per allegare un documento di termini e condizioni a cui il cliente può fare riferimento in caso di dubbi o domande.
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Schedulazioni
Una delle cose di cui i clienti spesso si preoccupano sono le scadenze e la durata di un progetto. Potresti aver già predisposto un programma, ma a volte un cliente si dimentica o vuole una ripartizione più dettagliata di quanto tempo ci vorrà per finire certe fasi.
Allegare un programma dettagliato a un preventivo o a una fattura di deposito allevierà le loro preoccupazioni. Puoi anche aggiungere un programma proposto per la fase successiva di un progetto ad una fattura finale.
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Timesheet
Da quanto tempo stai lavorando al progetto? Stai fatturando a ore? Se è così, l’aggiunta di un timesheet alla tua fattura fornisce una ripartizione accurata e completa delle ore che hai trascorso lavorando al progetto di un cliente.
I timesheet possono aiutare i clienti a valutare i risultati in relazione all’input e quante ore fatturabili vorrebbero aggiungere o sottrarre a un progetto in corso.
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Dettagli di consegna
La maggior parte dei progetti dei clienti comporta la consegna al cliente di progetti o articoli. Che si tratti di prodotti fisici o di file digitali, un documento sui dettagli di consegna può fornire tutte le informazioni che il cliente ha bisogno di sapere per ricevere in sicurezza il lavoro completato.
I dettagli di consegna possono essere allegati sia ai preventivi che alle fatture, specialmente quando potrebbe esserci un requisito di consegna insolito o complicato.
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File di progetto
Gli allegati delle fatture possono includere file di progetto completati. Se stai lavorando su un piccolo progetto con un solo file di lavoro, il documento può essere allegato e inviato insieme alla fattura. Questo permette al cliente di controllare rapidamente il lavoro e quindi pagarti più velocemente, il tutto aprendo una sola email.
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Traduzioni
Lavori con aziende estere? Alcune aziende potrebbero richiedere una versione tradotta del tuo preventivo o della tua fattura. Se applicabile o possibile, puoi scrivere una versione separata in lingua straniera del preventivo o della fattura e aggiungere il documento come allegato.
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Foto o diagrammi
Per alcuni tipi di progetti, un cliente potrebbe trovare foto e diagrammi utili per decidere un preventivo o giudicare i progressi in relazione alle fatture scaglionate. Foto semplici o annotate e diagrammi possono essere allegati a un preventivo o a una fattura permettendo al cliente di avere un’idea migliore di un progetto proposto o con istruzioni su cosa fare dopo che un file è stato consegnato.
Tipi di formati di file che puoi allegare
Con Invoice Ninja, puoi allegare file in qualsiasi formato. Questi includono file Microsoft Word, file OpenOffice, PDF, PowerPoint, Excel, file immagine (incl. JPEG e PNG), file audio e video, file di programmazione, file Zip, file di database e altro.
Finché i file non superano la dimensione massima di 10 MB, possono essere inviati come allegati a preventivi o fatture.
Come allegare un documento a una fattura
Aggiungere un file a un preventivo o a una fattura di Invoice Ninja è molto semplice. Si tratta semplicemente di caricare il file in questione in una scheda Documenti e poi premere invio quando la fattura è pronta. È semplice come caricare un documento in un’e-mail standard. Il tuo cliente vedrà chiaramente l’allegato (o gli allegati) quando riceverà la tua fattura.
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