Come proprietario di una piccola impresa, tenere un conto accurato delle tue spese è vitale se vuoi mantenere il tuo business in attivo, ed è assolutamente essenziale se vuoi crescere. Capiamo che, sebbene tu possa essere appassionato della tua attività, potresti non essere appassionato di contabilità. Ma non temete.
La buona notizia è che ci sono solo due metodi primari che dovrete conoscere: contabilità per cassa e contabilità per competenza. Anche se non gestite la vostra rendicontazione finanziaria, è vitale sapere come funziona ciascuno di essi in modo da poter scegliere le migliori pratiche di contabilità per la vostra azienda. Di seguito, troverete una panoramica dei due metodi, aggiornata con tutto ciò che c’è da sapere sui cambiamenti apportati dalla riforma fiscale TCJA.
Cash vs. accrual accounting
Mentre la contabilità potrebbe non essere il vostro aspetto preferito dell’essere il vostro capo, è comunque importante capire almeno le basi e le migliori pratiche della contabilità delle piccole imprese. Finché le vostre vendite sono inferiori a 25 milioni di dollari all’anno, siete liberi di usare il metodo di contabilità per cassa o per competenza.
Perché dovreste scegliere uno piuttosto che l’altro? Vi spiegheremo le basi dei metodi di contabilità per cassa e per competenza, così come i pro e i contro di ciascuno, in modo che possiate prendere una decisione informata.
Che cos’è il metodo per cassa?
Primo, inizieremo con il più semplice dei due metodi: contabilità per cassa. Con questo metodo, si registra il reddito come viene ricevuto e le spese come vengono pagate. Per esempio, se si fattura un cliente per 1.000 dollari il 1 marzo e si riceve il pagamento il 15 aprile, si registrerà il reddito come ricevuto per il mese di aprile. Questo è quando avete effettivamente il denaro in mano.
E’ importante notare che questo metodo non prende in considerazione alcun credito o debito. Questo perché si applica solo ai pagamenti dai clienti – sotto forma di contanti, assegni, o ricevute di carte di credito – quando il pagamento viene ricevuto.
Allo stesso modo, la contabilità di cassa registra solo le spese quando il denaro lascia il vostro conto per pagare le spese ai fornitori, venditori, e altre terze parti. In altre parole, se avete una piccola azienda di carte regalo e cartoleria che ha acquistato forniture di carta a credito a giugno, ma non ha effettivamente pagato il conto fino a luglio, dovreste registrare quelle forniture come una spesa di luglio.
Se la vostra azienda fa meno di 25 milioni di dollari di vendite all’anno e non vende merci direttamente ai consumatori, il metodo di contabilità di cassa potrebbe essere la scelta migliore per voi. Infatti, è spesso il metodo di contabilità scelto per le imprese molto piccole, come le imprese individuali o le partnership.
Svantaggi della contabilità di cassa
Il metodo di contabilità di cassa ha certamente i suoi benefici. Il principale è la facilità d’uso e il miglioramento del flusso di cassa.
Processo semplificato
Molti proprietari di piccole imprese scelgono il metodo di contabilità di cassa perché è un processo di contabilità semplificato che è simile a come potreste tracciare le vostre finanze personali. È facile tracciare il denaro che entra ed esce dai conti bancari perché non c’è bisogno di registrare crediti o debiti.
Per le piccole aziende che fanno affari principalmente attraverso transazioni in contanti e non mantengono grandi inventari di prodotti, il metodo di contabilità per cassa può essere un modo conveniente e affidabile per tenere sotto controllo le entrate e le spese senza la necessità di una grande quantità di contabilità.
Tasse sul reddito
Quando si tratta di tasse, la contabilità per cassa ha determinati vantaggi. Con questo metodo, non dovete pagare le tasse su qualsiasi denaro che non è stato ancora ricevuto. Per esempio, se si fattura un cliente per $1.000 in ottobre e non si viene pagati fino a gennaio, non si dovranno pagare le tasse sul reddito fino a gennaio dell’anno successivo.
Questo aiuta a migliorare il flusso di cassa e aiuta a garantire che la vostra piccola impresa abbia fondi disponibili per i pagamenti delle tasse. Per gli individui e le imprese estremamente piccole, questo può essere cruciale per mantenere il vostro business a galla quando il flusso di cassa è limitato.
Svantaggi della contabilità di cassa
Mentre il metodo di contabilità di cassa è sicuramente il più semplice dei due metodi contabili più comuni, ha anche i suoi svantaggi.
Quadro finanziario impreciso
Poiché non tiene conto di tutte le entrate e le uscite, il metodo della contabilità di cassa può far credere di avere un mese con un flusso di cassa molto alto quando in realtà questo è il risultato del lavoro del mese precedente.
Nessuna registrazione di crediti o debiti
Inoltre, poiché il metodo è così semplice, non richiede che il vostro contabile o contabile tenga traccia delle date reali corrispondenti a vendite o acquisti specifici. In altre parole, non ci sono registrazioni di conti attivi o passivi, che possono creare difficoltà quando la vostra azienda non riceve pagamenti immediati o ha fatture in sospeso.
Non è conforme ai Generally Accepted Accounting Principles o GAAP
I Generally Accepted Accounting Principles, o GAAP, sono il quadro standard di regole e linee guida che i contabili devono rispettare quando preparano i bilanci di un’azienda negli Stati Uniti. Secondo queste linee guida, tutte le aziende con vendite superiori a 25 milioni di dollari devono utilizzare il metodo della competenza quando si tiene la contabilità e si riportano le loro prestazioni finanziarie. Questo significa che se la vostra azienda dovesse superare i 25 milioni di dollari di vendite, dovrete aggiornare le vostre pratiche contabili. Se pensate che la vostra azienda possa superare i 25 milioni di dollari di vendite nel prossimo futuro, potreste considerare di optare per il metodo di contabilità per competenza quando impostate il vostro sistema contabile.
Che cos’è il metodo per competenza?
Le norme contabili delineate dai Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) stabiliscono l’uso della contabilità per competenza per il reporting finanziario, in quanto fornisce un quadro più chiaro delle finanze complessive di un’azienda.
Ma cos’è questo metodo?
Con il metodo della contabilità per competenza, entrate e spese sono registrate quando sono fatturate e guadagnate, indipendentemente da quando il denaro è effettivamente ricevuto. Per esempio, usando l’esempio di cui sopra, se una piccola impresa fattura 1.000 dollari di reddito il 1 marzo, registrereste quei 1.000 dollari come reddito nella contabilità di marzo – anche se i fondi non hanno liberato il vostro conto fino al 15 aprile.
Lo stesso vale per le spese. In questo caso, se la vostra piccola azienda di carte regalo e cartoleria acquista forniture di carta a credito a giugno, ma non paga effettivamente la fattura fino a luglio, la registrerete comunque come una spesa di giugno.
Svantaggi della contabilità per competenza
A differenza della contabilità per cassa, che fornisce una chiara visione a breve termine della situazione finanziaria di un’azienda, la contabilità per competenza permette di vedere una visione più a lungo termine di come sta andando la vostra azienda.
Questo perché la contabilità per competenza mostra accuratamente quanto denaro avete guadagnato e speso in un periodo di tempo specificato, fornendo un indicatore più chiaro di quando il business accelera e rallenta nel corso di un trimestre o di un anno intero. Inoltre, è conforme agli standard contabili accettati a livello nazionale. Questo significa che se il vostro business dovesse crescere, il suo metodo di contabilità non avrebbe bisogno di cambiare.
Quadro finanziario più accurato
Anche se questo metodo richiede una contabilità più intensa, dà ai proprietari di piccole imprese un’idea più realistica di entrate e spese durante un certo periodo di tempo. Questo può fornire a voi (e al vostro contabile) una migliore comprensione generale delle abitudini di spesa dei consumatori e permette di pianificare meglio i mesi di picco delle operazioni.
Conforme ai GAAP
Perché il metodo della competenza è conforme ai principi contabili generalmente accettati (GAAP), deve essere usato da tutte le aziende con più di 25 milioni di dollari di vendite annuali.
Come la soglia dei 25 milioni di dollari di fatturato è alta per la maggior parte delle piccole imprese, la maggior parte sceglierà di usare il metodo della contabilità per competenza solo se la loro banca lo richiede.
Svantaggi della contabilità per competenza
Mentre la contabilità per competenza ha i suoi vantaggi, ci sono anche alcuni svantaggi. Tra i più comunemente citati c’è il suo metodo più complesso di contabilità e il suo ritratto impreciso della situazione finanziaria a breve termine di un’azienda.
Più dispendioso in termini di risorse
Perché la contabilità per competenza aggiunge complessità e scartoffie al processo di reporting finanziario, molti proprietari di piccole imprese lo vedono come più complicato e costoso da implementare. Dal momento che un’azienda registra le entrate prima di ricevere effettivamente il denaro, il flusso di cassa deve essere tracciato separatamente per assicurarsi di poter coprire le bollette di mese in mese.
Visione a breve termine imprecisa
Mentre la contabilità per competenza fornisce una migliore visione a lungo termine delle vostre finanze, il metodo per cassa vi dà un quadro migliore dei fondi nel vostro conto bancario. Questo perché il metodo della contabilità per competenza tiene conto del denaro che deve ancora arrivare.
Come risultato, se non si hanno pratiche contabili attente, il metodo della contabilità per competenza potrebbe essere finanziariamente devastante per un piccolo imprenditore. I vostri libri potrebbero mostrare una grande quantità di entrate quando il vostro conto bancario è completamente vuoto.
Come scegliere l’opzione giusta per il vostro business
Mentre il sistema di contabilità e il metodo di reporting finanziario che scegliete per la vostra piccola impresa è in definitiva una decisione di gestione, dipende anche dai vostri obiettivi di business, dalle risorse che avete a disposizione e dai requisiti finanziari della vostra organizzazione.
A meno che la vostra azienda faccia più di 25 milioni di dollari di vendite lorde annuali, siete liberi di adottare qualsiasi metodo abbia più senso per voi.
Tuttavia, tenete a mente che l’IRS richiede alle aziende di usare e mantenere lo stesso metodo contabile per riportare il reddito imponibile per un anno – quindi non si cambia a metà dell’anno fiscale.
Alcune piccole imprese possono scegliere il metodo ibrido di contabilità, dove usano la contabilità per competenza per l’inventario e il metodo per cassa per le loro entrate e spese. Se non siete sicuri di quale sia il metodo di contabilità migliore per la vostra piccola impresa, parlate con un CPA o un professionista delle tasse. Per altri consigli sulla contabilità, controlla la nostra lista di controllo per i compiti legati alla finanza che devi completare giornalmente, settimanalmente, mensilmente e annualmente.