3 vantaggi di usare una fattura proforma
Mentre alcuni imprenditori possono trovare inutile creare e inviare una fattura proforma, ci sono alcuni vantaggi nell’usare questo tipo di fattura.
Forniscono dettagli rilevanti prima della consegna
Una fattura proforma fornisce ai tuoi clienti molti dei dettagli che si troveranno sulla fattura finale, compresa una ripartizione di tutti gli articoli ordinati e il loro costo. Dovrebbero essere inclusi anche tutti i termini di vendita rilevanti.
Non avrai bisogno di aggiungere termini finali come la data di scadenza o un numero di fattura fino alla creazione della fattura finale. Inoltre, le fatture proforma possono essere usate per notificare ai clienti le date di consegna previste.
Fornisce un livello di impegno sia da parte dell’acquirente che del venditore
Anche se non è vincolante, una fattura proforma indica un livello informale di impegno sia da parte dell’acquirente che del venditore. Una fattura proforma può anche fungere da preventivo o ordine di acquisto per il tuo cliente, che in molti casi può essere una necessità per far approvare la vendita e pagare la fattura finale.
Può servire come strumento di negoziazione
Siccome una fattura proforma fornisce tutte le informazioni rilevanti per la vendita, offre anche l’opportunità sia all’acquirente che al venditore di fare qualsiasi cambiamento. Mentre questo può rivelarsi più vantaggioso per il tuo cliente, può anche aiutare a costruire la fedeltà del cliente nel lungo periodo.
Un esempio di una fattura pro forma
Una fattura pro forma avrà quasi tutti gli stessi dettagli che una fattura regolare avrà, tranne un numero di fattura. Le fatture pro forma possono anche mostrare le informazioni di spedizione per assicurarsi che la spedizione possa essere sdoganata senza problemi (un software per fatture può aiutare in questo).
Una fattura pro forma è utile per le spedizioni all’estero perché fornisce dettagli sugli articoli e sul motivo dell’esportazione. Fonte: Templatedocs.net.
Nota che la fattura pro forma non è considerata una fattura pro forma, né offre termini pro forma o un’opzione di pagamento pro forma perché è progettata per essere usata solo a scopo informativo. Solo una fattura regolare dovrebbe includere questi elementi.
Un’altra occasione in cui una fattura proforma può essere utile è quando si vendono merci ai clienti in conto vendita. L’esempio qui sotto illustra come una fattura proforma può essere utilizzata per le vendite in conto vendita.
Una fattura proforma viene spesso utilizzata quando le merci vengono spedite in conto vendita. Fonte: benchaccounting.com.
Una volta che i numeri di spedizione sono finalizzati, una fattura regolare verrebbe inviata per il pagamento di tutti gli articoli venduti.
Quando si dovrebbe usare una fattura proforma invece di una fattura regolare
Una fattura proforma non prende mai il posto di una fattura regolare ma viene usata in aggiunta a una fattura regolare. Una fattura proforma non è necessaria per tutte le vendite ma può essere utile in certe circostanze.
Se è richiesta una fattura provvisoria
Una fattura proforma fornisce ai tuoi clienti un resoconto dettagliato della vendita prima della sua finalizzazione. Queste informazioni possono essere preziose – o a volte persino necessarie – per i tuoi clienti.
Per esempio, se stai vendendo a un’agenzia governativa, una fattura proforma fornirà loro i dettagli della vendita di cui hanno bisogno per far approvare la vendita finale. Una fattura proforma dà anche al tuo cliente un’occhiata finale ai termini della vendita, inclusi i prezzi e i termini di pagamento, fornendo un’opportunità per fare qualsiasi cambiamento o aggiustamento dell’ultimo minuto a un ordine.
Per scopi di spedizione internazionale
Uno degli usi più vantaggiosi di una fattura proforma è per la spedizione internazionale. Poiché la fattura proforma contiene tutti i dettagli necessari per accelerare lo sdoganamento, molte aziende usano queste fatture per le spedizioni internazionali. Questo fornisce ai loro clienti una fattura standard una volta che il prodotto è stato sdoganato ed è stato ricevuto.
Quando si vendono articoli in conto vendita
Vendere in conto vendita è sempre un affare complicato perché si può fatturare solo per gli articoli che sono stati venduti. È allora che una fattura pro forma torna utile. La fattura proforma ti permette di inviare una sorta di fattura preliminare al tuo cliente con il dettaglio degli articoli spediti, permettendoti poi di fornirgli una fattura regolare una volta che gli articoli sono stati venduti.
Le fatture proforma possono essere utili
Non tutte le aziende hanno bisogno di usare fatture proforma. Per esempio, se fornisci servizi di pulizia ai tuoi clienti, è probabile che né tu né il tuo contabile avrete mai bisogno di preparare una fattura proforma per i tuoi clienti.
Tuttavia, per coloro che vendono all’estero, in conto vendita, o ad aziende che richiedono un accordo più formale prima di finalizzare una vendita, sapere come creare una fattura proforma è un must.