“Viviamo in un mondo pressato dal tempo dove è comune avere molteplici impegni che si sovrappongono e che richiedono tutti un’attenzione immediata. L’urgenza non è più riservata alle occasioni speciali, è un fatto quotidiano. Come si può gestire la marea di responsabilità, fare un lavoro eccellente e mantenere uno stato d’animo positivo?” (Stephen Covey)
La matrice di importanza e urgenza, o il principio di Eisenhower, è un metodo efficace per organizzare le priorità. È un grafico bidimensionale che viene usato per dare priorità alle attività lavorative e a quelle personali. Può essere usato quando la squadra ha un conflitto e non è in grado di gestire il lavoro in modo efficace. Tutte le attività possono essere valutate in termini di importanza e urgenza. Sono poi collocate nei quadranti appropriati della matrice.
La matrice di importanza e urgenza consiste di quattro quadranti:
- Il quadrante 1 è per le attività importanti che richiedono attenzione immediata.
- Il quadrante 2 è per le attività che sono importanti ma non urgenti.
- Il quadrante 3 è per le attività che non sono veramente importanti, ma qualcuno le vuole subito.
- Il quadrante 4 è per le attività che non sono né importanti né urgenti.
Il quadrante 1 è per le questioni importanti e urgenti. Un problema può sorgere quando sorgono attività inaspettate, o quando le attività diventano urgenti a causa della procrastinazione o della scarsa pianificazione. Si raccomanda di lasciare un po’ di tempo nel vostro programma per gestire le attività inaspettate. Sii proattivo ed evita di procrastinare e di impiegare più tempo del necessario per svolgere il lavoro. Alcuni esempi di attività che si trovano in questo quadrante sono: scadenze al lavoro, progetti a portata di mano, emergenze mediche e l’esecuzione di riparazioni urgenti.
Il quadrante 2 è l’area a cui dovreste dedicare la maggior parte del vostro tempo. È eccezionalmente importante quando si tratta di sviluppo e crescita personale. Comprende anche attività come la pianificazione, la prevenzione e le attività guidate dalla leadership. Queste attività sono spesso sottoutilizzate, e trovare modi per espanderle è l’obiettivo principale dell’uso di questa matrice. Atleti, imprenditori e altre persone di grande successo trovano il tempo per questo quadrante.
Le attività nel quadrante 3 sono poco importanti e sono fatte con un senso di urgenza. La maggior parte di queste attività sono drenanti e richiedono tempo. Esempi di attività che si trovano in questo quadrante sono: alcune e-mail, alcune riunioni, alcune telefonate, frequenti interruzioni, conversazioni indesiderate e fare qualcosa perché non si può dire “no”. Respingete, delegate, o almeno non fatevi prendere da queste attività.
Il quadrante 4 è l’area in cui la maggior parte di noi si fa prendere. Include quelle attività che sono spesso usate per prendersi una pausa dalle attività importanti e urgenti. Per esempio, guardare il tuo programma televisivo preferito o giocare al tuo videogioco preferito può essere un sollievo dal lavoro importante. La chiave qui è limitare quanto tempo si passa in questo quadrante. Altrimenti, perderete il controllo del vostro futuro e potreste diminuire le vostre possibilità di successo.
Ci sono molti strumenti che possono aiutarti a gestire le tue attività in termini di urgente, importante, entrambi o nessuno. Il modo più semplice è usare questo modello.
Come usare la matrice Importanza Urgenza
I seguenti passi descrivono come organizzare le tue attività usando la matrice importanza urgenza:
- Parti dalla tua lista di attività personali o legate al lavoro.
- Disegna la matrice importanza-urgenza su un foglio (o su una lavagna a fogli mobili se stai lavorando con un team).
- Ordina tutte le attività nel quadrante appropriato.
- Gestisci ciò che si trova nei primi due quadranti, e respingi o ignora ciò che si trova negli ultimi due quadranti.
Esempio – Attività legate al lavoro
Prendi la tua lista di attività legate al lavoro e ordinale nel quadrante appropriato della matrice di importanza e urgenza. Il seguente è un esempio:
Esempio – Attività personali
Prendi la tua lista personale di cose da fare e ordinala nei quadranti appropriati. Quello che segue è un esempio di matrice personale di importanza e urgenza:
