La maggior parte delle aziende usa processi aziendali ripetibili per portare a termine il lavoro. Oggi, le aziende stanno cercando di spostare molti dei loro processi su piattaforme che permettono un miglioramento e un’iterazione continui.
Quando i team iniziano il processo di migrazione di questi processi e flussi di lavoro essenziali in nuovi strumenti come le applicazioni aziendali low-code, il tempo necessario per documentare questi processi aziendali diventa essenziale per il successo del progetto.
La documentazione può aiutare a determinare se i processi sono efficienti o se i passi possono essere eliminati o modificati. E se vi state preparando ad automatizzare parte del vostro lavoro, documentare i processi attuali è un must assoluto per garantire che le automazioni funzionino senza problemi e in modo affidabile.
Il seguente modello di documentazione dei processi in dieci passi vi aiuterà a farlo in modo rapido, efficiente e coerente in tutti i team e reparti.
Un metodo rapido in dieci passi per documentare i processi aziendali
Questo metodo funziona meglio quando tutti i partecipanti possono vedere cosa viene creato utilizzando una lavagna a fogli mobili o una lavagna bianca. Assicuratevi di avere le persone giuste nella stanza che sanno cosa è coinvolto nella realizzazione del processo.
Step 1 – Nome del processo
Per iniziare, scrivi il nome e una descrizione del processo sulla lavagna a fogli mobili.
Step 2 – Confini del processo
Identificare i punti di inizio e fine del processo. Cosa fa iniziare il processo? Come fai a sapere quando è finito?
Step 3 – Output del processo
Identificare cosa viene prodotto dal processo.
Step 4 – Input del processo
Identificare cosa è necessario per eseguire il processo e da dove viene. Le fonti possono includere carta, excel, web.
Step 5 – Attività del processo
Brainstorm le attività (cosa) che devono essere fatte per portare il processo dall’inizio alla fine. Dichiaratele in un formato verbo/oggetto (ad esempio, approvare la richiesta, firmare i documenti, distribuire il modulo, ecc.) Non preoccupatevi della sequenza delle attività in questo momento, fate un brainstorming libero. I foglietti adesivi possono essere molto efficaci per questa fase. Basta scrivere un’attività su ogni nota.
Step 6 – Organizzazione del processo
Prendi tutti gli elementi del brainstorming che hai identificato e mettili in sequenza nel flusso del processo. Assicurati di identificare i punti di decisione chiave mentre costruisci la visuale del tuo processo.
Fase 7 – Revisione del processo
Guarda la sequenza come primo controllo di qualità. Ti sembra completa in base ai confini che hai definito nel passo 2?
Step 8 – Ruoli del processo
Identifica i ruoli (chi) che completeranno le attività del processo. Assegnate un ruolo ad ogni passo dell’attività.
Step 9 – Trascrizione del processo
Posiziona i passi in un programma software di diagrammi di flusso in un formato a corsia.
Step 10 – Revisione finale del processo
Raccogliete i partecipanti e rivedete il flusso del processo. Assicurati l’approvazione di tutti i membri del team.
Mettere tutto insieme
Qui c’è un esempio di documentazione di processo per dimostrare come tutto ciò viene messo insieme.