La fatturazione è un’abilità importante da padroneggiare per gli appaltatori indipendenti, dal momento che ci si destreggia costantemente tra diversi progetti che possono avere diversi termini di fatturazione e tempistiche. Per inviare fatture accurate, gli appaltatori dovrebbero seguire attentamente il loro tempo e creare fatture dettagliate non appena completano un progetto per un cliente. Una corretta fatturazione è una parte fondamentale della contabilità finanziaria per le piccole imprese.
FreshBooks, dalla fatturazione ai pagamenti e tutto il resto. Provalo gratis
Impara come fatturare come appaltatore e scopri i comuni errori di fatturazione da evitare:
Come fatturare come appaltatore
Errori di fatturazione da evitare
Modello di fattura per appaltatore
Come fatturare come appaltatore
Gli appaltatori dovrebbero creare fatture dettagliate che delineino importanti informazioni di fatturazione, incluse le scadenze di pagamento, un elenco dettagliato dei servizi forniti e il saldo totale dovuto. Ecco una guida su come fatturare come appaltatore:
Identificare il documento come una fattura
Questo potrebbe sembrare ovvio, ma è importante etichettare chiaramente il documento come una fattura nell’intestazione, in modo che sia immediatamente chiaro ai tuoi clienti cosa stanno guardando. Includi la parola “Fattura” in un grande carattere in grassetto.
Includi le informazioni sulla tua azienda
Anche nell’intestazione, dovrai elencare le informazioni di contatto della tua azienda. Se hai un logo, includilo qui. Aggiungi il tuo nome, indirizzo, indirizzo email e numero di telefono.
Aggiungi i dettagli di contatto del cliente
Sotto l’intestazione, aggiungi le informazioni di contatto del tuo cliente. Assicurati di chiedere a ciascuno dei tuoi clienti chi è il contatto corretto per la fatturazione. Spesso, nel caso di grandi aziende, ci sarà un dipartimento di fatturazione dedicato e il tuo punto di contatto per la fatturazione sarà diverso dal tuo contatto commerciale quotidiano.
Assegna un numero di fattura unico
Ogni fattura che invii dovrebbe avere un numero di fattura unico assegnato ad essa. Questo aiuterà la registrazione, sia per te che per i tuoi clienti. Rende anche più facile fare riferimento a una fattura specifica se si presenta un problema con il pagamento. Il sistema più semplice per assegnare i numeri consiste nel numerare le fatture in modo sequenziale, iniziando con Fattura #001, poi Fattura #002 e continuando in ordine da lì.
Aggiungi la data della fattura
Includere la data di invio della fattura nella sezione superiore del documento.
Fornire i dettagli dei vostri servizi
Poi, creare una tabella con quattro colonne. Questa conterrà una lista dettagliata dei tuoi servizi. La prima colonna dovrebbe includere una breve descrizione dei servizi che hai fornito, la colonna successiva dovrebbe includere la quantità o il numero di ore lavorate, la terza colonna elencherà il tuo tasso di paga e la colonna finale dovrebbe includere il subtotale per ogni servizio.
Includere i tuoi termini di pagamento
Aggiungi i tuoi termini di pagamento alla tua fattura, inclusi i metodi di pagamento che accetti. Dovresti anche delineare i dettagli della tua politica di pagamento in ritardo, se ne hai una.
Elenca l’importo totale dovuto
Nella sezione inferiore della tua fattura, elenca l’importo totale dovuto per la fattura, incluse le tasse applicabili. Assicurati che questa sezione risalti sul documento, usando un carattere grande, una scritta in grassetto o un colore di carattere diverso.
Dichiara la scadenza del pagamento
Scrivi la scadenza del pagamento in un carattere in grassetto, facile da leggere. Sii il più specifico possibile con la data di scadenza del pagamento. Scrivete la data completa, come in: “Pagamento dovuto il 30 novembre 2018” piuttosto che termini di pagamento più vaghi, come “Pagamento dovuto tra 30 giorni”, che può portare a confusione e pagamenti ritardati.
Errori di fatturazione da evitare
Gli appaltatori possono essere pagati più velocemente per i loro servizi evitando queste comuni insidie di fatturazione:
Dimenticando di tracciare le tue ore
È importante stabilire un sistema per tracciare le tue ore appena inizi a lavorare come appaltatore, dato che probabilmente farai pagare la maggior parte dei tuoi clienti a ore. Puoi tracciare le tue ore manualmente, scrivendo l’ora di inizio e di fine ogni volta che lavori ad un progetto specifico, insieme ad una breve descrizione del lavoro completato. Oppure, se usi una soluzione di contabilità basata su cloud, puoi facilmente monitorare il tuo tempo direttamente nel software, per ottimizzare il tuo sistema di monitoraggio del tempo.
Non inviare immediatamente le fatture
Più velocemente invii le tue fatture ai clienti, più velocemente dovresti ricevere il pagamento. Non appena completi un contratto con un cliente, crea una fattura e inviala insieme al lavoro finale. Il progetto sarà quindi in cima ai pensieri del cliente, il che può aiutarlo a ricordargli di elaborare subito il pagamento. Inviare la fattura immediatamente significa anche che il progetto è fresco nella vostra mente, quindi sarà meno probabile che trascuriate un aspetto del lavoro e dimentichiate di fatturarlo.
Non formattate le fatture in modo coerente
Come appaltatore, lavorate costantemente su diversi progetti con diversi compiti e servizi. Questo può portarti a compilare le fatture in modo diverso da lavoro a lavoro, il che ti fa perdere tempo e sembra anche meno professionale agli occhi dei tuoi clienti. Sviluppa un modello di fatturazione che funzioni per le tue esigenze e usalo sempre come punto di partenza quando crei nuove fatture. Ti farà risparmiare tempo e ti offrirà un branding coerente ogni volta che fatturi ai clienti.
Negando di aggiungere i termini di pagamento
Assicurati che ogni fattura che invii descriva i tuoi termini di pagamento. Se un cliente non è a conoscenza dei tuoi termini di pagamento e cerca di pagare la sua fattura con un metodo di pagamento che non accetti, questo può portare alla frustrazione del tuo cliente e a un ritardo nel pagamento da parte tua. È anche una pratica intelligente per discutere i termini di pagamento con un nuovo cliente prima di firmare un contratto, in modo che capiscano le vostre politiche in anticipo.
Non seguire i ritardi di pagamento
A volte gli appaltatori non riescono a seguire un cliente quando una fattura è scaduta, per evitare una conversazione imbarazzante o per non sembrare scortesi. Per assicurarsi di essere pagati per il proprio lavoro, si dovrebbe seguire non appena un pagamento è scaduto. Basta inviare una breve nota educata per ricordare al cliente che il pagamento è scaduto e fargli sapere come possono pagare il conto. Sii diligente ma piacevole nel seguire fino a quando non sarai pagato.
Modello di fattura per appaltatore
Se vuoi risparmiare tempo e usare un disegno di fattura esistente piuttosto che crearne uno da zero, ci sono molti modelli di fatturazione che puoi scaricare online. FreshBooks offre un modello di fattura per appaltatori gratuito che è fatto su misura per le esigenze specifiche dei lavoratori a contratto, quindi puoi modificare il documento per adattarlo alle tue esigenze e iniziare subito a fatturare i clienti. Il modello è disponibile per il download in formato Word, Excel e PDF.
Togli la fatturazione e la contabilità dalla tua lista di cose da fare con FreshBooks. Provalo gratuitamente