Quando sei in una nuova relazione, sei pieno di entusiasmo, fai piani per il tuo futuro insieme. Di certo non pensi al momento in cui vi lascerete. Allo stesso modo, quando assumi un dipendente, sei entusiasta di iniziare a lavorare con lui; non pensi che un giorno potresti licenziarlo. Eppure, potrebbe succedere.
E quando succede, vuoi essere sicuro di finire le cose in buoni rapporti. Certo, le rotture non piacciono a nessuno, ma a volte è proprio quello che bisogna fare – in modo da mantenere il tuo business produttivo e il tuo posto di lavoro sano.
Ancora, probabilmente hai paura di quel momento in cui dirai al tuo futuro ex dipendente: ‘Sei licenziato’; anche quando sai che questo è ciò che deve essere fatto. Ma non volete nemmeno cadere nella trappola di farla finita il prima possibile. Un licenziamento mal preparato e mal eseguito potrebbe causarti ancora più problemi. E in caso di licenziamenti su larga scala, i problemi potrebbero aumentare rapidamente.
Vediamo cosa potrebbe andare storto quando si licenzia un dipendente (lo chiameremo Joe) e cosa si può fare invece, per evitare questi problemi.
Disclaimer: Questo non è un documento legale, né forniamo consulenza legale. Stiamo discutendo alcune idee su come rendere il licenziamento di un dipendente più umano. Inoltre, i seguenti scenari descrivono situazioni in cui i dipendenti vengono licenziati a causa di problemi di performance, scarsa idoneità culturale, cambiamenti nell’organigramma, ecc. Non stiamo parlando di casi gravi in cui i dipendenti dovrebbero essere immediatamente licenziati, come, per esempio, quando violano la legge, molestano i loro colleghi o infrangono il codice di condotta della vostra azienda.
Scenario 1: Quando si usa l’elemento sorpresa
È una giornata tipica. Joe sta andando al lavoro e durante il tragitto, pensa velocemente a quali compiti deve finire oggi. “Ma, prima, un caffè in cucina con Claire e Bill”, pensa tra sé e sé. Ma all’insaputa di Joe, oggi non sarà una giornata tipica. Appena arriva in ufficio, il suo capo lo sta aspettando e chiede di andare in una sala riunioni. In quella stanza li aspetta anche il responsabile delle risorse umane. “Mi dispiace, Joe, non funziona”, il suo capo va dritto al punto, “il tuo rendimento è notevolmente diminuito negli ultimi mesi, quindi, purtroppo, dovremo lasciarti andare. Nadia delle Risorse Umane ti aiuterà con le pratiche.”
Boom! Joe riesce a malapena a parlare. Il suo rendimento è diminuito? Come? Quando? Perché il suo capo non ne ha mai parlato prima? In effetti, come è possibile licenziarlo quando ha ricevuto solo feedback positivi per il suo lavoro?
Mentre queste domande continuano a girargli in testa, Joe si arrabbia molto. Alito pesante, denti digrignati, pugni sudati; prima ancora che se ne renda conto, Joe inizia a urlare “È ridicolo!” e se ne va infuriato.
Potrebbero riuscire a calmarlo o a scortarlo fuori dall’edificio (con o senza l’aiuto delle guardie di sicurezza), ma non possono impedirgli di pubblicare recensioni negative online e di condividere questa terribile esperienza offline con la sua rete.
Tip: Il momento in cui li licenziate non dovrebbe essere la prima volta che i dipendenti sentono parlare delle loro scarse prestazioni. Manager e membri del team dovrebbero avere regolari incontri 1:1 in cui discutere dei progetti e dei progressi del lavoro. E le revisioni regolari delle prestazioni sono buone opportunità per fissare obiettivi a breve e lungo termine (ad esempio il numero di nuovi affari chiusi o il tempo necessario per finire un progetto) ed elaborare ciò che sta funzionando e ciò che potrebbe essere migliorato.
Se ci sono problemi specifici con le prestazioni o il comportamento di un dipendente al lavoro, parlategli prima che sia troppo tardi. Se necessario, è possibile attuare un Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP), in modo da poter lavorare insieme e risolvere i problemi emersi. Questo darà loro la possibilità di migliorarsi e sarete in grado di tenerli, invece di spendere ancora più soldi e tempo per sostituirli. O, come minimo, se non ci sono miglioramenti significativi, non reagiranno in modo esagerato quando farete il vostro annuncio.
Inoltre, quando licenziate un dipendente, è una buona idea dare delle ragioni specifiche che giustificano la vostra decisione. Per esempio, “Negli ultimi tre mesi, non hai raggiunto la tua quota di vendite, nonostante la formazione supplementare”. Oppure, “Almeno 15 giorni quest’anno, ti sei presentato al lavoro con più di un’ora di ritardo senza spiegarne il motivo”. Questi punti dimostrano che la tua decisione di licenziare un dipendente è basata su criteri oggettivi, di cui erano già a conoscenza, e non su differenze personali o trattamenti illeciti.
Scenario 2: Quando ti dimentichi delle implicazioni legali
È passata una settimana da quando hai licenziato Joe, quando ricevi una causa. Sei stato accusato di discriminazione per età. Non era assolutamente il caso, ma considerando che non hai una documentazione che provi il motivo per cui hai licenziato Joe e quali passi hai fatto prima di quella decisione, potresti essere nei guai.
Anche se tutto finisce senza danni collaterali per te, non vuoi mettere a rischio la reputazione della tua azienda. Ci sono regolamenti specifici che proteggono i dipendenti (ad esempio durante la maternità o il congedo per malattia) e condizioni di lavoro che ti proteggono. Per esempio, sei sicuro che Joe, amareggiato dopo il licenziamento, non andrà a lavorare per il tuo concorrente rivelando informazioni sensibili?
Tip: Esaminate la legislazione sul lavoro quando assumete e quando licenziate i dipendenti. Se necessario, consulta un avvocato che ti darà una guida adeguata su come licenziare un dipendente legalmente. Inoltre, assicurati che i tuoi contratti di lavoro ti proteggano dal perdere beni aziendali, informazioni commerciali sensibili e i dettagli dei tuoi clienti.
Una volta presa la decisione di licenziare un dipendente, dovresti prepararti anche ai passi successivi. Quando si condivide la notizia con loro, avere i documenti necessari per la cessazione pronti per loro da rivedere e firmare. Questo potrebbe includere la loro ultima busta paga, una liquidazione e qualsiasi indennità di disoccupazione a cui hanno diritto.
Scenario 3: Quando non è chiaro che si tratta di un licenziamento
Fast-forward a pochi mesi dopo. Questa volta, stai affrontando alcuni problemi con un altro dipendente. Chiamiamola Dorine. È una persona molto simpatica, ma non riesce a gestire efficacemente i suoi compiti lavorativi. Hai imparato la lezione con Joe, però, quindi hai pensato a come licenziare qualcuno in modo gentile. Hai deciso di dare la notizia in modo più delicato. Infatti, l’hai fatto così bene che Dorine non si è accorta di essere stata licenziata.
Pensa che questo sia un semplice rimprovero per il suo scarso rendimento. Pensa anche che tu l’abbia spinta a prendere il giorno libero, visto che si è arrabbiata. Così, la mattina dopo, Dorine è di nuovo in ufficio. E tu sei in una posizione ancora più difficile perché ora devi davvero spiegarle cosa sta succedendo.
Suggerimento: Sì, licenziare qualcuno non sarà mai divertente e potrebbe diventare particolarmente difficile quando è sinceramente gentile e hai un buon rapporto di lavoro con lui. Ecco perché l’approccio strappa-bandiera è probabilmente la vostra migliore opzione. Non ha senso indorare la pillola di un licenziamento; entrambi sapete che non è piacevole, quindi è meglio essere trasparenti. Se non sapete cosa dire quando si licenzia un dipendente, è meglio prepararsi prima di incontrarlo. Non c’è bisogno di avere un copione di “come licenziare un dipendente”, ma cercate di spiegare la vostra decisione nel modo più chiaro possibile e assicuratevi che non ci siano malintesi prima di concludere l’incontro. Descrivete i prossimi passi e offrite un aiuto per impacchettare le loro cose.
Ci sono cose che potete fare prima di arrivare al punto di dover licenziare qualcuno. Se c’è un problema di performance o di comportamento, fissate degli incontri formali per discutere di ciò che sta accadendo e date loro un avviso formale quando non si comportano in modo disciplinare. Se il licenziamento è il risultato di cambiamenti interni all’organizzazione, discuti con loro e vedi se sono interessati ad un altro ruolo all’interno dell’azienda o, se questo non è possibile, dai loro un certo preavviso in modo che possano iniziare a cercare un nuovo lavoro prima di lasciare il tuo.
Scenario 4: Quando sei brusco con l’impiegato licenziato
Essere morbidi con Dorine non ha funzionato, quindi ora devi essere diretto. Per paura che lei non capisca di nuovo il messaggio, finisci per essere troppo diretto, però. Elenchi tutte le cose sbagliate che ha fatto negli ultimi quattro anni in cui ha lavorato con te.
Per sicurezza, inviti anche due colleghi nel tuo ufficio e chiedi loro di confermare le tue affermazioni. Ora Dorine deve affrontare tre persone che le dicono – più o meno – quanto sia una pessima dipendente. E proprio come Joe, è sotto shock. Non solo perde il suo lavoro, ma perde anche la sua fiducia e la sua gratitudine per quello che ha realizzato con i suoi colleghi.
Se ora si sente devastata, presto darà la colpa a te. Non può aver sbagliato tutto, deve essere stata anche colpa tua. Dopotutto sei tu il manager che ha più esperienza e che avrebbe dovuto istruirla. E’ l’azienda che avrebbe dovuto inserirla meglio o formarla per aiutarla a sviluppare le sue capacità. E così come l’amarezza per questo licenziamento crescerà, Dorine condividerà la sua esperienza anche con altri. E cercherà di scoraggiarli dal fare domanda nella vostra azienda, danneggiando in definitiva il vostro employer brand.
Suggerimento: Quando licenziate un dipendente, siete in una posizione scomoda. Ma la loro è peggio. Puoi sostituirli e andare avanti. Per loro, però, è un po’ più complicato perché devono cercare un nuovo lavoro per non avere problemi finanziari. Potrebbero anche dover spiegare ai loro potenziali datori di lavoro perché hanno smesso di lavorare nella vostra azienda.
Può non esserci un modo migliore per licenziare un dipendente, ma si può iniziare mostrando un po’ di empatia. La relazione post-licenziamento non deve essere necessariamente negativa. Potrebbero non essere adatti a questo particolare ruolo, ma questo non significa che non siano buoni professionisti. Se possibile, offrite una generosa liquidazione o una lettera di raccomandazione. Finisci le cose in buoni termini mostrando che apprezzi il loro buon lavoro. Dopo tutto, come nella maggior parte delle rotture, non è sempre solo una parte ad essere in difetto.
Scenario 5: Quando lasci il tuo staff rimanente al buio
Joe se n’è andato. Dorine non c’è più. Ma tutti gli altri impiegati sono qui. E si chiedono cosa sia successo. Le discussioni sul water-cooler richiedono improvvisamente più tempo. I pettegolezzi sono dappertutto – e la maggior parte di essi sono lontani dalla verità.
“Ho sentito che Joe stava rubando”. “Ho sentito che Dorine aveva una relazione con il suo manager”. E il peggiore di tutti: “Chi pensi che sarà il prossimo?”
Suggerimento: In alcuni casi, non si può rivelare l’intera motivazione dietro un licenziamento, in particolare quando ci sono questioni delicate e personali. Ma non dovreste lasciare i membri del vostro team indovinare se saranno i prossimi ad essere licenziati. L’insicurezza del lavoro diminuisce il morale e potreste anche perdere alcuni dei vostri migliori dipendenti se iniziano a cercare un nuovo lavoro temendo di perdere il proprio.
Siate onesti su ciò che è successo e siate presenti per rispondere alle domande. Inoltre, rassicurateli che non si tratta di un caso di licenziamenti di massa. Ma non pensare che non ci sarà nessun discorso – i dipendenti capiscono come funzionano le aziende ma è normale che abbiano bisogno di un po’ di tempo per elaborare la notizia. Se il tuo ex dipendente è anche d’accordo, condividi con il tuo staff i loro dettagli di contatto. Probabilmente vorranno mettersi in contatto e rimanere in contatto.
Lo scenario anti-licenziamento: Quando non si licenziano i dipendenti a prescindere
Il licenziamento di un dipendente dovrebbe essere l’ultima soglia. Ma, a volte, è inevitabile. Altrimenti, si rischia di perdere grandi dipendenti che non sopportano un ambiente di lavoro tossico. Oppure, si rischia di bruciare i dipendenti che si occupano del lavoro quando gli altri sono sotto-performanti.
Suggerimento: Sii prudente, non solo quando licenzi, ma anche quando assumi. Progettate il vostro processo di reclutamento in modo da poter prendere decisioni obiettive e complete. In questo modo, selezionerete persone competenti e motivate, che rispettano i valori della vostra azienda e, si spera, resteranno con voi a lungo termine, così potrete vivere tutti felici e contenti.