Quello che segue è un post di Aidan DiPrima, il Writing Vertical Leader di Leverage. Leverage è una piattaforma di outsourcing che ti dà accesso a un team che può completare qualsiasi compito o progetto.
Cos’è un processo, esattamente? Tecnicamente parlando, si può ridurre qualsiasi cosa a un processo. Ecco alcuni esempi di alcuni processi che potresti trovare nella tua vita quotidiana.
- Assumere o licenziare qualcuno
- Condurre una riunione
- Creare un post settimanale sul blog
- Cucinare un pasto
- Versi un bicchiere di latte
- Fare una caffettiera
Tutto è un processo, ma alcuni sono certamente più semplici di altri. In ogni caso, documentali tutti! Beh, forse non quello del bicchiere di latte…
Perché devo documentare i processi della mia azienda?
Nel contesto della gestione di un’azienda, i processi sono la spina dorsale delle operazioni quotidiane, ed è estremamente importante assicurarsi che questi processi siano ben documentati. Il fatto che tu stia leggendo questo significa che o sai di cosa sto parlando o stai facendo un passo nella giusta direzione. Ottima mossa da parte tua!
Il succo è che avere processi ben documentati può snellire il controllo di qualità, de-rischiare la tua azienda e metterti in grado di scalare. Come avviene questo, esattamente? Beh, ci sono alcuni modi.
Processi ben documentati rendono chiunque nella tua azienda sostituibile.
Se il tuo ragazzo di Facebook Ads ha “il suo metodo” per gli annunci della tua azienda e decide di andarsene all’improvviso… Allora il suo metodo se ne andrà con lui. Ma se il suo metodo è adeguatamente documentato, qualcun altro può saltare dentro e prendere il suo posto senza un intoppo. Non c’è da preoccuparsi se si vuole mettere a rischio la propria azienda da partenze improvvise.
Processi ben documentati assicurano che i dipendenti facciano tutto correttamente, ogni volta.
È fin troppo facile per qualcuno dimenticare un piccolo passo in un compito grande e complicato, e l’uso di un processo ben documentato può renderli responsabili di assicurare che ogni singolo passo sia completato correttamente. Non solo le cose saranno fatte correttamente, ma se non lo fanno si può vedere chiaramente chi è in difetto e dove si è verificato il problema.
Processi ben documentati possono impostare la vostra azienda per scalare.
Se tutte le vostre operazioni quotidiane sono documentate, potete portare nuove assunzioni come se fosse il vostro lavoro (perché lo è?). Tutta questa documentazione minimizza il tempo speso nell’onboarding e nella formazione dei nuovi dipendenti, e assicura che tutti stiano ricevendo la stessa formazione su tutta la linea.
Le aziende possono esplodere durante la notte – guarda un’azienda come Moviepass, che ha acquisito 1 milione di abbonati in quattro mesi. Ora, non sto dicendo che questo accadrà a voi, ma dovreste essere pronti nel caso accada.
Se il vostro carico di lavoro o il numero di clienti quadruplicasse domani, sareste pronti? I processi documentati possono aiutarti a prepararti per l’inaspettato.
Come posso iniziare?
Devi avere un grande processo per creare e documentare i tuoi processi. Un processo per i tuoi processi. Processception, se vuoi.
Nella nostra azienda, Leverage, siamo stati sotto torchio quando si tratta di processi. Abbiamo iniziato con pochi o nessun processo documentato, e quelli che avevamo sono stati messi insieme in modo casuale da un team di persone che non erano del tutto qualificate per crearli in primo luogo.
Questi pseudo-processi hanno causato un sacco di problemi nella nostra azienda, e ci è voluto troppo tempo per realizzare i nostri errori e correggerli. Ma attraverso i nostri tentativi ed errori, abbiamo trovato un processo solido per i nostri processi, sia per crearne di nuovi che per documentare quelli vecchi.
Lo abbiamo suddiviso in cinque passi che puoi usare per creare processi perfetti nella tua azienda. Il tutto, ovviamente, è reso molto più facile con l’aiuto di Process Street.
Step 1: Metti in discussione tutto
Prima di iniziare a documentare un processo, devi assicurarti che sia logico e che le persone lo usino davvero. Se si tratta di un vecchio processo che stai finalmente documentando, rivedilo!
Raccogli i feedback del tuo team e guarda il modo in cui hai fatto le cose in passato. Fai a te stesso e al tuo team le seguenti domande sul tuo processo attuale e/o proposto:
- È logico?
- È efficiente?
- È rilevante?
- È necessario?
Devi mettere in discussione tutto. Solo perché hai sempre dato a qualcuno un test del QI durante il processo di intervista, non significa che devi continuare a farlo in futuro. Si potrebbe anche diventare tecnici e inviare sondaggi o ottenere statistiche su quali sono i metodi migliori.
Una buona pratica qui è quella di limitare la conversazione iniziale solo agli esperti – e solo alcuni di loro, a quello. Molti dei nostri problemi iniziali erano il risultato diretto di avere persone inesperte che creavano processi. Se puoi, porta un esperto in qualsiasi area in cui il processo ricade.
Per esempio, per molto tempo le nostre riunioni settimanali avevano poca struttura ed erano largamente improduttive. Uscivamo da una riunione con più problemi di quanti ne avessimo all’inizio, e nessuna soluzione.
Per risolvere questo problema, abbiamo portato un’esperta di leadership, gestione e flusso di lavoro che ha una vasta esperienza nel condurre riunioni di alto livello e nel renderle estremamente produttive. Abbiamo lavorato con lei per mettere in discussione il nostro intero processo di riunione e sviluppare un sistema che funzionasse per noi e ci aiutasse ad aumentare la nostra produttività.
Se avessimo incluso tutto il nostro team nella creazione di questo processo sarebbe stato, per mancanza di una parola migliore, un incubo. Abbiamo limitato questo primo passo ad alcuni membri del team esecutivo e all’esperto che abbiamo portato.
Limitando il processo iniziale a poche persone, puoi valutare rapidamente ed efficacemente i problemi che stai affrontando e iniziare a lavorare su un nuovo processo solidificato.
Step 2: Scrivilo su carta
Il prossimo passo nella creazione di un processo solido è quello di scriverlo su carta. Se vuoi essere un po’ più avanzato, puoi usare Process Street, dipende da te. Ad alcune persone piace lavorare su carta o su una lavagna prima di mettersi al computer. A ciascuno il suo.
Ci sono alcune buone pratiche da seguire che dovreste tenere a mente durante l’intero processo di creazione…del processo.
1) Rompere ogni passo in pezzi di dimensioni ridotte. Probabilmente l’avrete sentito dire un sacco di volte – il modo migliore per affrontare un grande progetto è quello di spezzarlo in piccoli obiettivi raggiungibili.
Bene, è vero. Se avete un processo grande e complicato, suddividerlo in pezzi di dimensioni ridotte renderà incredibilmente semplice e diretto per il vostro team affrontarlo. Ma ci sono alcuni altri benefici di cui forse non siete a conoscenza…
Frammentare i compiti più grandi in piccoli passi ha dimostrato di aiutare a migliorare la concentrazione e diminuire le distrazioni. Quando c’è un piccolo passo con un risultato chiaro, ci si può facilmente concentrare su ciò che deve essere realizzato e farlo rapidamente.
L’altro vantaggio è che una persona può realizzare ogni passo. Perché questo è importante? Bene, questo ci porta alla nostra prossima best practice.
2) Assicurati che una persona – e una sola – sia assegnata ad ogni passo del processo. Questo è assolutamente cruciale per creare un processo efficiente che funzioni. Gli studi hanno dimostrato che la diffusione della responsabilità è certamente una cosa reale ed è altrettanto prevalente nel mondo degli affari come in una situazione di emergenza.
Secondo Wikipedia, la diffusione della responsabilità è “un fenomeno sociopsicologico per cui una persona è meno propensa ad assumersi la responsabilità di un’azione o di un’inazione quando sono presenti altri. Considerata una forma di attribuzione, l’individuo presume che gli altri siano responsabili dell’azione o l’abbiano già fatto.”
Nel nostro caso, questo significa che se più persone sono assegnate a una fase di un processo, allora nessuno è assegnato. Non appena ci sono più persone coinvolte, tutti pensano che qualcun altro gestirà il lavoro e nulla viene fatto.
Non solo questo è un problema per la produttività e l’efficienza, ma nessuno è pronto ad assumersi la responsabilità se qualcosa va male. Se ci fosse un problema con la fase 4 del tuo processo e tu avessi 3 persone assegnate a questo, indovina un po’? Nessuno ammetterà di aver sbagliato.
Non solo questo è un grande fastidio, ma è difficile imparare dai propri errori quando non si può nemmeno stabilire chi ha fatto cosa.
Step 3: Testalo con qualcuno
Ora che hai scritto il processo, è il momento di iniziare i test. A questo punto, il processo è stato visto solo dal piccolo team di creatori che ci hanno lavorato.
Potresti pensare che questa cosa sia totalmente a prova di proiettile – o a prova di idiota – ma sei stato anche iper-concentrato su di essa per qualche tempo. Il modo migliore per testarlo è quello di far lavorare qualcun altro attraverso il processo senza alcun intervento da parte tua o del tuo team.
L’obiettivo qui è quello di essere in grado di prendere una persona a caso dalla strada, farla sedere con il tuo processo delineato, e farle completare il compito correttamente. Ora, se volete prendere qualcuno dalla strada siete più che benvenuti, anche se potreste avere degli strani effetti collaterali di cui non sarò responsabile. In passato, abbiamo preso qualcuno da un dipartimento non correlato o qualcuno che è nuovo nell’azienda.
Fate un passo indietro e lasciateli lavorare su tutto. Quando hanno finito, guardate il risultato finale. Ecco alcune domande da porsi:
- La qualità è all’altezza? Questo tempo era vicino alla tua stima?
- Se ci sono state più persone coinvolte, le informazioni sono state distribuite correttamente? Qualcuno ha avuto accesso a informazioni sensibili o riservate di cui non aveva bisogno?
- Sono stati in grado di documentare i loro progressi mentre lavoravano?
Ricevi il loro feedback e scopri le risposte a queste domande e sarai sulla buona strada per un processo perfetto.
Step 4: Revisione
Una volta che hai solidificato un processo e lo hai testato, è il momento di riportarlo per una revisione finale.
Prendi il feedback che hai ottenuto dai tuoi test e rivedilo con il tuo team di creatori. Il tuo esperto probabilmente vorrà dire la sua su come è andato il test, e molto probabilmente farai dei cambiamenti.
A questo punto, vorrai avere qualche altra opinione al di fuori del tuo piccolo team. Nella nostra azienda, questo è il punto in cui lo sottoporremo al nostro team di manager – sono quelli che supervisionano tutte le operazioni quotidiane e useranno questi processi quotidianamente.
È importante creare processi che le persone nella vostra azienda 1) useranno effettivamente e 2) si divertiranno ad usare. Beh, si divertano il più possibile – dopo tutto si tratta di lavoro, ma un buon processo dovrebbe rendere la loro vita più facile.
Compilate tutti i feedback, assicuratevi di attenervi alle best practice, e approfittatene per stringere tutte le viti prima di inviare il tutto.
Step 5: Automatizzare
A questo punto siete pronti per inviare il processo al vostro team. Ma prima di farlo, cerca di automatizzare il più possibile il tuo processo.
Per chi non lo sapesse, Process Street si integra con Zapier. Questo è enorme.
Le possibilità qui sono virtualmente infinite. Uno dei migliori casi d’uso è quello di avere Zapier che crea liste di controllo da qualche trigger esterno, magari quando un’email con una certa parola chiave viene inviata a un account condiviso o quando qualcuno del tuo team presenta un reclamo delle Risorse Umane.
A Leverage, abbiamo usato Process Street e Zapier per automatizzare completamente il nostro sistema di assunzione, e questo è solo un esempio. Il mondo dei processi automatizzati può essere piuttosto travolgente, ma è anche un incredibile risparmio di tempo.
Guarda il tuo processo finito e controlla ogni passo per vedere se le automazioni possono aiutare. Vorrai anche valutare se questo processo deve ripetersi con una certa frequenza (che è già integrata in Process Street).
Tieni presente che questa fase può essere piuttosto estesa. Quando si tratta di automazioni, dovrai fare molti test e modifiche per assicurarti che tutto funzioni bene ogni volta.
Invia il processo!
Ora sei pronto per inviare il processo al tuo team! Che emozione!
In tutta serietà, questa non è probabilmente la parte più eccitante della tua settimana lavorativa, ma renderà la tua vita – e quella dei tuoi impiegati – molto più facile in futuro.
È anche importante guardare tutti i tuoi processi – anche quelli che possono sembrare semplici. Per esempio, io scrivo articoli op-ed per varie riviste e pubblicazioni online, che sembra un processo abbastanza semplice. Ma quando si entra nel dettaglio è in realtà un po’ più complicato di quanto possa sembrare.
Invece di passare ore a scrivere tutto da solo, uso questo metodo per rendere il processo più veloce e utilizzare le competenze del mio team.Ecco il mio processo per scrivere questi articoli:
- Faccio una registrazione audio con quello di cui voglio parlare nell’articolo e la mando al nostro responsabile della scrittura.
- Prende la registrazione e la usa per creare una prima bozza dell’articolo.
- Modifico la prima bozza e mi assicuro che tutto sia all’altezza e in linea con la mia visione.
- Invio la prima bozza all’editore della pubblicazione, che dà un’occhiata e offre suggerimenti.
- Il nostro responsabile della scrittura affronta tutte le modifiche e i suggerimenti, quindi pulisce l’articolo.
- Io faccio una revisione finale.
- Invio l’articolo alla pubblicazione
- Il nostro capo del marketing promuove il post sui social media.
Process Street rende tutto questo totalmente infallibile. Quando finisco la mia registrazione, lo scrittore riceve una notifica che può iniziare la bozza, mi viene notificato quando è pronto per la revisione, e tutto va da lì. Se non vedo arrivare una bozza per due settimane, ho una chiara registrazione di quando ho inviato la registrazione e posso ritenere il mio scrittore responsabile.
Una cosa che potrebbe facilmente perdersi è il post sui social media. È facile dimenticarsi di inviare quel piccolo post, ma con un’adeguata lista di controllo è garantito che venga pubblicato non appena l’articolo va in onda.
Hai probabilmente sentito dire che dovresti essere sostituibile nel tuo business. Questo non vuol dire che non puoi avere il tuo contributo unico, ma il business dovrebbe continuare a funzionare se vieni investito da una macchina e finisci in ospedale, o se decidi di prenderti un mese di ferie e viaggiare per il mondo. Se qualcun altro volesse scrivere un articolo, potrebbe semplicemente saltare su questa lista di controllo dall’inizio e avere un articolo prodotto in pochi giorni.
Lo stesso vale per tutti i processi nella nostra azienda.
Quando si arriva al punto in cui tutto nella vostra azienda è documentato, sarete in funzione come una macchina inarrestabile. Seguire questi cinque semplici passi è il modo migliore per iniziare.