Così sei stato offeso al lavoro o da un cattivo prodotto/servizio, una parte di te vuole soffiare caldo, molto caldo, ma cosa otterrai? Piuttosto che sollevare polvere che alla fine si depositerà, che ne dici di presentare una lettera di reclamo per un risultato produttivo.
Questo tipo di lettera scritta per affrontare qualsiasi tipo di torto, offesa, lamentela, risentimento derivante da un prodotto, servizio, ecc. Si usa per sollevare la tua preoccupazione su cose ingiuste e cercare una riparazione.
Se non hai familiarità con come una lettera di reclamo dovrebbe apparire, visita formplus e dai un’occhiata a qualsiasi esempio di lettera di reclamo che si adatti al tuo scopo. Ogni tipo di reclamo ha il proprio formato di lettera di reclamo.
Suggerimenti per scrivere una lettera di reclamo efficace
- Iniziare educatamente
Il linguaggio è davvero importante. I vostri destinatari sono più propensi a prestare attenzione a lettere cordiali. D’altra parte, alle lettere che contengono minacce e TUTTE MAIUSCOLE si risponde con il minimo indispensabile. O per niente.
Se la vostra lettera contiene qualsiasi tipo di bestemmia, è probabile che venga ignorata, e alcune che possono essere considerate minacciose vengono consegnate alle forze dell’ordine. Le e-mail e le lettere più efficaci sono molto brevi, in media circa 500 parole al massimo. Includono tutti i dettagli necessari per rintracciare il tuo problema.
- Fai una domanda
La tua richiesta dovrebbe essere in forma di domanda. La domanda dovrebbe essere del tipo “Come si risolve questo problema? Dichiara esattamente cosa vuoi che sia fatto e quanto tempo sei disposto ad aspettare per una risposta. Un altro formato di frase chiave è “Desidero lamentarmi nel modo più forte possibile”. La domanda dovrebbe essere chiara e facile da capire. Aiuta anche se è genuina e priva di sarcasmo.
- Spiega il problema
Dovresti indicare le ragioni per cui scrivi la lettera. Evidenzia i fatti che includono l’ora, la data e dove hai acquistato o ricevuto i servizi. Il lettore dovrebbe essere in grado di capire il punto leggendo le prime frasi, quindi è importante non menare il can per l’aia. Spiegati bene e sii dettagliato per catturare l’attenzione del lettore.
- Non incolpare la persona con cui hai a che fare
Mentre scrivi la tua lettera, è importante che tu rimanga sempre cortese. Non importa quanto sia giustificato il tuo reclamo, non permettere che la tua lettera diventi arrabbiata, sarcastica o minacciosa. Tieni a mente che la persona che legge la tua lettera spesso non sarà la persona responsabile del problema.
- Mostra loro che sei informato
La migliore possibilità che il tuo reclamo ottenga un trattamento equo è se riesci a convincere l’azienda che non ha seguito le sue stesse regole o ha infranto la legge. Se la tua lettera di reclamo non porta ai risultati che speravi, considera di scrivere un’altra lettera con un tono più fermo, o prova a scrivere a qualcuno più in alto nella catena di comando.
Tipi di lettera di reclamo
- Lettera di reclamo formale
Questa è una lettera che usi per comunicare le tue preoccupazioni e dare voce ai tuoi problemi alle autorità. Un reclamo formale è sostenuto da un documento legale che espone i fatti e le ragioni legali che credete siano sufficienti a sostenere le vostre richieste contro una parte che vi dà diritto a un rimedio per i danni causati.
Una lettera formale di reclamo è uno dei modi migliori per lamentarsi di qualcosa come un prodotto o un servizio in modo che vengano prese le misure necessarie
- Prodotto & Lettera di reclamo di servizio
Questo tipo di lettera viene scritta da un consumatore ad un produttore o rivenditore riguardo ad un problema con un prodotto o servizio. Il cliente danneggiato scrive una lettera di reclamo all’autorità interessata in un’organizzazione per informarla delle scarse prestazioni di un prodotto o per lamentarsi della consegna della merce difettosa/danneggiata.
Nella stesura di tale lettera, è consigliabile renderla breve e mirata e dichiarare esattamente cosa si vuole che sia fatto per il problema e quanto tempo ci si impegna ad aspettare per risolverlo.
Potresti seguire questi semplici passi:
- Menzionare l’articolo acquistato con specifiche, data di acquisto e garanzia.
- Spiegare il problema affrontato con il prodotto.
- Menzionare se il problema è persistente.
- Concludere richiedendo che l’autorità interessata o ripari il prodotto in modo adeguato o lo sostituisca
- Se le riparazioni che vengono effettuate non sono soddisfacenti, giocare la carta della garanzia.
- Lettera di reclamo del dipendente
Per cominciare, la lettera di reclamo del dipendente può essere scritta da due persone: il datore di lavoro e il dipendente. Come dipendente, se vuoi fare un reclamo formale su qualcosa che è successo al lavoro, dovresti sollevare un reclamo.
Alcuni consigli che potresti usare quando scrivi una lettera di reclamo per il dipendente includono:
- Identificare esattamente il tipo di molestia sul posto di lavoro che ha avuto luogo.
- Scrivere i dettagli sulla molestia.
- Introdurre te stesso e il tuo scopo.
- Presenta i fatti delle molestie.
- Spiega in dettaglio come hai reagito.
- Proponi una soluzione al problema.
- Evita di usare un linguaggio offensivo.
Caratteristiche di una lettera di reclamo
- Indirizzata all’autorità competente.
Quando si scrive una lettera di reclamo, è importante che sia indirizzata all’autorità competente. La lettera di reclamo è incanalata al dipartimento di assistenza clienti o alla persona delle risorse umane, a seconda del caso. Questo perché la funzione principale dell’assistenza clienti/supporto alle risorse umane è quella di occuparsi di qualsiasi problema che i clienti possono avere.
- Il problema dovrebbe essere identificato
Dare una descrizione dell’articolo acquistato e del problema. Includi dettagli specifici come il numero di serie, insieme al nome e alla posizione del venditore. Quando seguite una conversazione, assicuratevi di dire con chi avete parlato e confermate i dettagli della vostra discussione.
Se il reclamo non riguarda un prodotto/servizio, includete i necessari elementi di supporto come il vostro resoconto dell’accaduto, scambi verbali, e anche documenti e registrazioni se applicabili. Sii preciso. Assicurati di andare al punto in modo che chiunque legga la lettera sia in grado di identificare esattamente il problema.
- Accludere copie dei documenti necessari e rilevanti
Allegare copie dei documenti necessari e rilevanti. Questo può includere ricevute, garanzie, assegni e conversazioni via e-mail se ce n’è qualcuna. Questo è importante perché rende il tuo reclamo legittimo. Assicurati di includere nella tua lettera i documenti esatti che stai allegando.
- Deve essere presentata una soluzione al problema
Se riesci a convincere l’azienda che non ha seguito le sue regole o ha infranto la legge, il tuo reclamo ha più possibilità di essere esaminato. Esprimi quali azioni vuoi che siano intraprese in relazione al reclamo che hai fatto.
- Il periodo di tempo in cui il problema deve essere risolto
È importante indicare il tempo in cui vuoi che il tuo problema sia risolto. Questo aiuterà il tuo problema ad essere risolto nel più breve tempo possibile. Il periodo che stai fornendo dovrebbe essere realistico per evitare uno scontro irragionevole tra te e l’azienda.
- Nome e informazioni di contatto dovrebbero essere inclusi.
Incluso nella lettera di reclamo dovrebbero essere le tue informazioni di contatto per permettere a chi riceve le tue lamentele di raggiungerti per risolvere il problema. Inoltre, fai bene a concludere la tua lettera in modo rispettoso. Come una tipica lettera formale, finisci la tua lettera chiudendo con la tua fedeltà.
Stancato di ricevere una lettera di reclamo? Iscriviti su Formplus per creare un modulo di reclamo online. Inseriscilo nel tuo sito web o nei social media per ottenere i reclami dei clienti
Crea un modulo di reclamo online con Formplus
5 lettere di reclamo Esempio di lettera di reclamo per uso quotidiano
Campione di lettera di reclamo per servizio scadente
Per scrivere un reclamo contro un servizio scadente, si dovrebbe iniziare contattando l’azienda contro la quale si ha un reclamo. Invia una mail al direttore per segnalare un cattivo servizio clienti che hai ricevuto da un dipendente. Se hai a che fare con una grande azienda e la mail diretta del manager non è disponibile immediatamente, puoi sempre mandare una mail alle Risorse Umane.
Data…
Il Manager (Designazione del lavoro…)
Nome della società/organizzazione…
Indirizzo…
Sub: Lettera di reclamo per servizi scadenti
Caro (nome),
Sono spiacente di dichiarare che ho la tessera della palestra da circa cinque anni (Più/meno) ma purtroppo ho trovato grandi problemi con il nuovo istruttore l’altro ieri (Data: gg/mm/aa). Di solito ho delle sessioni private a pagamento con l’istruttore dalle 7 alle 8 del mattino. Per qualsiasi motivo, stava avendo una sessione con un altro gruppo durante il mio tempo (Scrivi il tuo problema e la situazione reale)
Signore, non sono stato in grado di avere la mia sessione e sono dovuto andare a casa per soddisfare altri impegni urgenti. Il nuovo istruttore non ha offerto nemmeno delle scuse per la sua condotta.
Credo che sia nel vostro interesse prendere dei provvedimenti severi riguardo alla questione di cui sopra.
Con grazie,
Il tuo nome…
Indirizzo…
Contatto n. e firma…
Campione di lettera di reclamo per prodotto difettoso
Si dice che avete usato un prodotto e sospettate che vi abbia fatto un cattivo servizio e/o che il prodotto sia stato danneggiato o cattivo, e cercate una riparazione. Per aiutare a spostare la questione, e risolverla in buona fede, spesso si deve comporre una lettera di reclamo. Ecco un esempio per risolvere le vostre lamentele in tempo record.
Peter Burke
5 Allen Avenue,
Maryland, CA 34555
7 ottobre 2019
Keri Hilson
Manager
Mansard Manufacturing
14 Bing Street.
Maryland, CA 34555
Re: Acquisto di merce avariata
Caro signorina Hilson:
Questa lettera è per portare alla sua attenzione riguardo all’acquisto di merce avariata il 5 ottobre 2019.
Al punto di acquisto, mi è stato assicurato che la merce sarebbe stata fresca all’arrivo. Invece, sono stati consegnati viziati. Ho allegato una foto e la ricevuta di consegna.
Vorrei che esaminaste la questione e rimborsaste il mio acquisto o inviaste un’altra fornitura.
Grazie per esservi occupati della questione di cui sopra. Non esitate a contattarmi in qualsiasi momento: 555-6868; [email protected].
Sinceramente,
Peter Burke
In allegato: Foto e ricevuta
Esempio di lettera di reclamo per molestie
Nessuno è tenuto a tollerare le molestie sul posto di lavoro e se succede, una lettera di reclamo a un supervisore o a una persona delle risorse umane sarà in ordine. Ricordiamo che una lettera di reclamo per molestie viene scritta solo da un individuo che viene molestato a causa di una circostanza, un incidente o un comportamento inaccettabile di un altro individuo. Questo esempio fornisce il minimo indispensabile per cercare giustizia.
Nome della vittima
Indirizzo della vittima
Numero di telefono della vittima
Nome del destinatario
Designazione del destinatario
Nome dell’organizzazione
Indirizzo dell’organizzazione
Data
Caro nome del destinatario:
Scrivo questa lettera per informarvi dei palpeggiamenti inappropriati e delle avance sessuali che ho subito per mano del Nome del Molestatore. Occupo la posizione di POSIZIONE nell’azienda e sono stata impiegata per cinque anni, e la mia etica lavorativa non è mai stata messa in discussione.
Le molestie sono iniziate in DATA quando sono stata trasferita per la prima volta in questo reparto e lui ha detto di essere attratto da me. Da allora sono continuate quasi ogni giorno.
In DATA mi ha mandato un’email che diceva che avrei dovuto incontrarlo dopo il lavoro.
Il giorno stesso ha mandato un messaggio vocale che diceva che gli sarebbe piaciuto fare l’amore con me nel bagno.
Ho riferito al mio immediato supervisore della situazione dopo il secondo incidente, ma il nome del molestatore non si è fermato. Mentre la maggior parte delle avances sono state verbali, ho le registrazioni di due messaggi vocali e una e-mail dal Nome del Molestatore. Ho anche due testimoni, Nome del Testimone uno e Nome del Testimone due, che hanno assistito alle molestie.
Voglio portare alla vostra attenzione che sto subendo un trauma emotivo e imbarazzo sul lavoro. Le molestie stanno influenzando il mio rapporto con mio marito e stanno influenzando il mio rendimento al lavoro.
Imploro che Lei prenda in mano la questione e prenda i provvedimenti necessari.
Sinceramente,
Firma della vittima
Nome della vittima
Employee Complaint Letter Sample to HR
Il comportamento scorretto dei dipendenti può causare danni irreparabili a una società nel lungo periodo. Il modo migliore per fermare questo comportamento sporco che altrimenti farebbe marcire un’azienda è scrivere una lettera di reclamo alle Risorse Umane. Il tuo capo sta minacciando il tuo lavoro se non “vedi le cose a modo suo”? Un collega ti sta sabotando o peggio? Scrivete alle Risorse Umane. Ecco un esempio per metterti sulla tua strada.
Caro,
Il mio nome è e ho lavorato come per il passato. Sono orgoglioso e felice di fare la mia parte offrendo assistenza al mio collega più anziano. Purtroppo, questa meravigliosa esperienza è stata rovinata a causa di un singolo dipendente: .
Ho esplorato tutte le altre opzioni prima di scrivere questa lettera e mi trovo costretto a ricorrere al dipartimento delle risorse umane per una risoluzione.
Il suo/la sua] continuo comportamento sbagliato e la mancanza di condotta sono semplicemente troppo da sopportare. Sta influenzando il mio rendimento e mi impedisce di fare il mio lavoro.
Chiedo il suo intervento immediato per trovare una soluzione a questo problema e per stabilire un ambiente professionale, amichevole e produttivo per tutti noi.
La ringrazio molto per la sua comprensione.
Saluti
Campione di lettera di reclamo alla direzione
È frustrante quando il tuo manager sembra avere una “cosa” su di te che non puoi spiegare. Quando scrivi una lettera di reclamo per il comportamento del manager, devi assicurarti di avere il tuo nome, l’indirizzo, il nome del manager e il resoconto degli eventi. Soprattutto perché ti rivolgi ai piani alti dell’organizzazione. Questo esempio copre tutte le aree richieste.
Data…
Manager Operations,
Nome della società/istituto…
Indirizzo…
Sub: Lettera di reclamo contro il manager
Spettato signore,
Spero che questa lettera la incontri bene. Signore, lavoro nella vostra azienda nel dipartimento di ricerca (nome del dipartimento) da 2/4/6 (più/meno) anni. L’oggetto della mia lettera è in realtà una lamentela sul nostro responsabile di reparto. (Descrivere i problemi e la situazione).
Scrivo a nome di tutto il dipartimento. Ci troviamo di fronte a una serie di sfide poiché il suo comportamento nei nostri confronti è molto maleducato e scortese. Non possiamo concentrarci sul nostro lavoro con la sua presenza. Ci tratta come schiavi, secondo lui non valgono niente. Gentilmente cambiate il nostro manager o almeno dategli un severo avvertimento. Il personale del dipartimento sarà molto grato se questo verrà fatto.
Sinceramente vostro,
Il tuo nome…
Designazione lavorativa…
Nome del reparto…
4 Modulo di reclamo online da usare
- Modello di reclamo sul posto di lavoro
Questo modulo di reclamo sul posto di lavoro può essere utilizzato da un’organizzazione per consentire a dipendenti e clienti di segnalare molestie sessuali, bullismo e incidenti irrispettosi sul posto di lavoro. Può essere facilmente incorporato nel manuale aziendale o nel sito web. Questo modello di modulo per le molestie ai dipendenti è ottimo per il personale delle Risorse Umane, i datori di lavoro e i manager aziendali. E’ importante perché le molestie sul posto di lavoro, sia che avvengano di persona o online, sono un problema che ha un impatto sulle aziende.
- Schema di modulo di reclamo online
Il modello di modulo di reclamo online è usato per ricevere i reclami dei clienti o il feedback dei dipendenti sulla vostra attività o servizi. Puoi personalizzare il modulo pronto per adattarlo al tuo marchio e incorporare il link sul tuo sito web, sulle pagine dei social media o semplicemente lasciare che i clienti scannerizzino il codice QR per darti il feedback necessario. Puoi usare questo modulo di reclamo in qualsiasi tipo di business.
- Customer Complaint Form
Con il Customer Satisfaction Survey Template, puoi misurare la soddisfazione dei clienti quando scopri cosa pensano veramente del tuo prodotto o servizio. Capire cosa pensano i tuoi clienti dei tuoi prodotti ti aiuta a sapere quali aree stai facendo bene e quelle in cui hai bisogno di migliorare. Puoi personalizzare questo modello di soddisfazione del cliente o creare il tuo con il nostro intuitivo costruttore di moduli online drag and drop.
- Modulo di reclamo dell’hotel
Il modello di modulo di feedback dell’hotel ti aiuta a migliorare gli standard del tuo hotel o della tua pensione permettendo ai clienti di fornire un feedback sul servizio dell’hotel. Puoi incorporare questo modulo di feedback sul tuo sito di prenotazione alberghiera o inviarlo all’email dei tuoi clienti dopo il loro check-out. Con esso, gli ospiti condividono liberamente le loro opinioni, recensioni & esperienze.
Conclusione
Le lettere di reclamo sono utilizzate per sollevare le vostre preoccupazioni su cose ingiuste e cercare un risultato produttivo. Mentre ne scrivi una, ricordati di usare il tono corretto per scrivere una lettera di reclamo ed evita di essere emotivo nella tua lettera.
Nel business, lo scopo di una lettera di reclamo nel business è quello di ottenere la rettifica e la sostituzione e non trovare la colpa. Il destinatario di una lettera di reclamo dovrebbe essere disposto ad assistere a reclami genuini con una mente aperta. La cosa migliore per il destinatario è di non reagire immediatamente né oralmente né per iscritto, ma di fare effettivamente un’inchiesta.