Scrivere un’efficace politica di viaggio aziendale, che è progettata per aiutare i viaggiatori d’affari di un’azienda a seguire le sue procedure di prenotazione e rimborso dei viaggi, è un compito difficile.
Il tuo modello di travel policy personalizzabile
Come ci dice Suzanne Wolko, consulente di viaggi di lusso e consulente di Arden Road Travel che ha oltre 20 anni di esperienza nella gestione dei viaggi e nella finanza: “Scrivere la politica T&E è facile se si dice ‘Puoi fare solo questo e non fare mai questo’, ma tutti noi sappiamo che i viaggi non sono mai in bianco e nero – ci sono sfumature di grigio (voli cancellati, auto aggiornate, hotel e pasti costosi.)” Queste sfumature di grigio, come Wolko le descrive giustamente, possono lasciare alcune aziende a chiedersi se la creazione di una travel policy valga lo sforzo.
In realtà, questo è un motivo in più per creare delle policy. La vostra azienda non può controllare le spese extra di un’auto potenziata se non ha stabilito delle linee guida sui tipi di auto che i dipendenti possono noleggiare!
Mentre molte grandi aziende hanno politiche di viaggio aziendali, le aziende più piccole spesso non lo fanno. Eppure, anche se possedete la vostra azienda di 3 persone e i dipendenti viaggiano solo due volte l’anno, dovreste considerare la creazione di una policy.
Ragioni per cui dovreste creare una travel policy
Egencia, il marchio di viaggi aziendali del gruppo Expedia, ha condotto un sondaggio globale sui viaggiatori d’affari nel 2016 con un focus sulla travel policy aziendale. Non a caso, lo studio ha rilevato che solo il 38% dei viaggiatori d’affari è soddisfatto della propria travel policy aziendale.
Cosa significa questo per le aziende? È probabile che i viaggiatori prenotino fuori dalla politica, costando più soldi all’azienda, o che i viaggiatori siano per lo meno insoddisfatti della loro esperienza di viaggio d’affari, il che potrebbe riflettersi sulle loro prestazioni in azienda, in una riunione con i clienti o sulla loro volontà di rimanere come dipendenti. È importante creare una politica di viaggio aziendale che non solo sia facile da seguire e aiuti l’azienda a controllare i costi, ma che tenga conto anche delle esigenze dei dipendenti.
Ci sono molti benefici in una politica di viaggio aziendale. Una travel policy aziendale efficace
- Mantiene organizzato il processo di prenotazione dei viaggi
- Semplifica le procedure di rimborso per i viaggiatori
- Consente maggiori risparmi (politica chiara + viaggiatori felici = più conformità della politica = risparmio)
- Aiuta la tua azienda ad evitare le frodi
- Protegge i dipendenti attraverso procedure di sicurezza chiaramente delineate
Le politiche di viaggio possono variare abbastanza a seconda degli obiettivi dell’azienda, pratiche di viaggio e cultura; Tuttavia, abbiamo raccolto alcuni consigli pratici che aiuteranno le aziende di tutte le dimensioni a creare una politica di viaggio efficace.
Cosa fare prima di creare le linee guida per i viaggi aziendali
Prima ancora di pensare di iniziare a scrivere la travel policy, vorrete avere i vostri fornitori preferiti sul posto, capire le attuali pratiche di viaggio e fissare gli obiettivi.
Temi da coprire nella vostra politica di viaggio aziendale
Scaricate il vostro modello di politica di viaggio personalizzabile quiCi sono molte variabili che possono guidare le decisioni sulle linee guida di un viaggio di lavoro dell’azienda. Se sei la persona incaricata di scrivere la politica, potresti essere coinvolto in un atto di giocoleria, poiché devi bilanciare le esigenze dei dipendenti con quelle dell’azienda. Le persone delle risorse umane, delle operazioni e della finanza avranno le loro opinioni sugli approcci appropriati. Anche se non possiamo raccomandare l’approccio esatto che è giusto per la vostra azienda, ci sono alcune voci che ogni politica dovrebbe coprire:
Categorie di spesa
Le categorie di spesa che rimborserete ai viaggiatori (o che permetterete loro di prenotare attraverso uno strumento di prenotazione mobile o una carta aziendale) costituiranno la maggior parte delle vostre politiche. Si dovrebbe elencare ogni voce di viaggio e di intrattenimento (T&E) che l’azienda è disposta a coprire, insieme ad eventuali restrizioni o linee guida per la prenotazione in quelle categorie. Per quasi tutte le categorie, dovrete dire ai viaggiatori:
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- eventuali fornitori preferiti (compagnie aeree, catene alberghiere, fornitori di auto a noleggio) attraverso i quali dovrebbero prenotare.
- il requisito di prenotazione anticipata della società. Molte aziende richiedono ai dipendenti di prenotare hotel e voli con almeno due settimane di anticipo.
- il sito web, lo strumento di prenotazione mobile, e/o il TMC che il viaggiatore dovrebbe utilizzare per cercare il viaggio e se l’uso della tecnologia o del TMC è obbligatorio o facoltativo.
- il processo di pagamento. Ci sono alcune categorie per le quali i dipendenti dovrebbero usare una carta aziendale piuttosto che una carta personale? Tutte le prenotazioni sono completate attraverso lo strumento di prenotazione mobile?
Oltre alle voci comuni di cui sopra, ci sono molte altre considerazioni da affrontare che sono specifiche per ogni categoria di spesa. Ecco i nostri consigli per ogni categoria:
Assicuratevi di:
- Specificare la classe di servizio. Vorrai indicare in quali circostanze (se del caso) un viaggiatore può prenotare la prima classe rispetto all’economia. Per esempio, si potrebbe offrire questo lusso per i voli più lunghi di un certo numero di ore e/o per i dirigenti di alto livello.
- Indicare se i dipendenti possono mantenere i propri punti frequent flyer o se l’azienda li trattiene per gli sconti.
- Assicurarsi di delineare tutte le spese che saranno a carico del viaggiatore, come le spese per i bagagli extra o le spese di cancellazione.
Inoltre, assicurati di:
- Definire il tipo di camera. La maggior parte delle aziende richiede ai dipendenti di prenotare camere standard e richiede che gli upgrade siano accettati solo quando non ci sono costi aggiuntivi per l’azienda. Tieni presente che alcune camere standard costano di più se c’è una vista sull’oceano o altri vantaggi.
- Definisci le spese aggiuntive che saranno coperte. Determinare se l’azienda pagherà per le spese del minibar, il Wi-Fi e così via.
Altri suggerimenti:
- Considerare se si consente l’uso di app di ride-hailing come Uber e Lyft. Fatelo sapere ai viaggiatori nella vostra politica, e specificate i dettagli, come ad esempio se non devono usare queste app durante il surge pricing.
- Chiedete sempre ricevute che includano le date.
- Considerate di chiedere ai dipendenti di usare i mezzi pubblici quando è conveniente.
Vorrà:
- Specificare la dimensione o il tipo di auto consentito. A volte, le specifiche sono legate al numero di viaggiatori d’affari che viaggiano insieme.
- Fai sapere ai viaggiatori se si richiede loro di acquistare l’assicurazione con il loro noleggio auto.
- 3. Considerare l’uso di auto personali. Potrebbe essere necessario dare ai viaggiatori delle linee guida per l’utilizzo delle loro auto, soprattutto se i viaggi di lavoro dell’azienda sono principalmente nazionali.
La maggior parte delle politiche include quanto segue:
- Un requisito che il dipendente resti entro la diaria consentita. La U.S. General Services Administration ora offre un utile strumento per la diaria per calcolare le indennità di viaggio.
- Una dichiarazione sull’alcol. Alcune aziende rimborsano l’alcool solo quando il pasto coinvolge un cliente.
Strategie utili da considerare:
- Specificare che il membro più anziano dell’azienda in presenza dovrebbe richiedere il rimborso.
- Impostare limiti di spesa o intervalli. Se i dipendenti superano un certo intervallo, la loro richiesta di rimborso potrebbe dover andare a qualcuno più in alto del solito approvatore.
- Tenere conto delle mance. La maggior parte delle aziende copre le mance, ma alcune dichiarano che non copriranno più del 20%
Non rimborsabili
Una buona politica di viaggio per le aziende stabilisce chiaramente per quali voci l’azienda non fornirà rimborsi. Alcune voci comuni che spesso non riescono a fare il taglio dei rimborsi includono:
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- Assistenza ai bambini
- Lavaggio a secco
- Film in camera
- In-film in camera
- Spese di cambio compagnia aerea
- Biglietti per il parcheggio
- Aggiornamenti dei posti preferiti
- Mance per il personale dell’hotel
- Articoli da toilette o abbigliamento acquistato durante il viaggio
- Imbarco di animali
Alcuni di questi elementi possono essere elencati nelle categorie di spesa, ma è utile avere una lista completa disponibile come propria sezione all’interno della nota spese per la facilità d’uso da parte del viaggiatore.
Rendicontazione delle spese & processo di rimborso
Mentre alcune aziende scelgono di spiegare la rendicontazione delle spese per ogni categoria di spesa nella loro travel policy, altre offrono una sezione separata che descrive il processo di rendicontazione delle spese. Indipendentemente dall’approccio adottato, ci sono alcuni punti comuni da affrontare, e anche se il processo di rendicontazione delle spese varia ampiamente tra le aziende – dai moduli cartacei alle soluzioni high-tech di T&E mobile – la vostra politica avrà comunque bisogno di affrontare le seguenti questioni:
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- Di quale documentazione (moduli, ricevute) ha bisogno l’azienda per rimborsare il viaggiatore?
- Qual è la tempistica prevista per il viaggiatore per presentare le note spese dopo il viaggio?
- In quanto tempo il dipendente sarà rimborsato dopo la presentazione?
- Cosa succede se i dipendenti non rispettano le politiche?
- È necessaria la pre-approvazione per qualsiasi categoria di spesa?
- Chi approva le richieste di viaggio o le note spese, e quali sono le loro informazioni di contatto?
Purtroppo, alcuni viaggiatori d’affari a volte falsificano la verità sulle note spese. Infatti, un sondaggio di oltre 1.000 viaggiatori d’affari condotto da Chrome River nel febbraio del 2016 ha mostrato che le frodi sulle note spese costano alle aziende statunitensi più di 2,8 miliardi di dollari all’anno. Un modo per ridurre le frodi di segnalazione delle spese è quello di essere dettagliati nelle linee guida di segnalazione delle spese della vostra politica di viaggio. Quando si chiede una prova di pagamento, potrebbe essere necessario essere specifici. Per esempio, è raccomandato in Chron.com che le aziende “specificano se i dipendenti devono presentare ricevute invece di estratti conto della carta di credito per i rimborsi” quando si richiede il rimborso dell’alloggio. Un estratto conto della carta di credito può mostrare solo l’intero conto dell’hotel, mentre il conto della stanza suddividerà il noleggio di film e le spese del mini-bar, che potrebbero non essere coperte dall’azienda.
Nota che molte aziende stabiliscono un prezzo per il quale sono richieste le ricevute, specialmente per i pasti. Se una richiesta di pasto rientra nella diaria, molte non richiedono ricevute. Questo rende la vita un po’ più facile ai travel manager/contabili.
Informazioni sulla sicurezza
Un obiettivo importante di qualsiasi politica aziendale sui viaggi d’affari dovrebbe essere quello di proteggere la sicurezza dei dipendenti. Eppure, come ha dimostrato l’indagine di Egencia, la sicurezza e il dovere sono ben al di sotto delle politiche legate ai costi in termini di frequenza nelle politiche aziendali. È importante delineare tutte le procedure di sicurezza di viaggio nelle vostre politiche per aiutarvi a realizzare il dovere di cura della vostra azienda. Potreste considerare
- richiedere ai viaggiatori di presentare i loro itinerari in modo da sapere dove saranno in ogni momento.
- chiedere ai viaggiatori di lasciarvi il loro numero di telefono dell’hotel.
- fornire informazioni di contatto e risorse per i viaggiatori in caso di diversi tipi di emergenze.
- descrivere qualsiasi assicurazione che l’azienda detiene per i viaggi.
Alcuni TMC hanno strumenti che permettono loro di tracciare i viaggiatori durante i loro viaggi. La maggior parte degli strumenti permette ai travel manager di raccogliere dati e itinerari di viaggio, che aiutano a localizzare un viaggiatore all’interno di una particolare città o regione – al contrario di usare il GPS per seguire costantemente un dipendente, secondo Buying Business Travel.
Un approfondito studio di Carlson Wagonlit Travel su travel policy e compliance ha rivelato che il 77% dei travel manager afferma di non poter tracciare bene i viaggiatori in caso di emergenza se non utilizzano il canale di prenotazione designato. Più di 1/3 dei viaggiatori non è consapevole del legame tra il tracciamento delle emergenze e la prenotazione attraverso il TMC. Sulla base di questi dati, se la vostra azienda utilizza un tale strumento, sembra importante ricordare ai viaggiatori che prenotare con i fornitori preferenziali aumenta la loro sicurezza; dire ai viaggiatori come utilizzare lo strumento; e affrontare qualsiasi preoccupazione sulla privacy.
Pro Tips for Company Travel Policy Content
Il tuo template personalizzabile di Travel Policy
Sharing Economy
Ti consigliamo di considerare la sharing economy mentre pianifichi la tua travel policy. Con un numero crescente di viaggiatori d’affari che adottano servizi di sharing economy come Airbnb e Uber, è importante far sapere ai viaggiatori qual è la vostra posizione sulla questione, che siate d’accordo o meno con il suo utilizzo. Wolko dice: “Per la sharing economy, è un rischio enorme secondo me. L’azienda ha obblighi di cura e come travel manager, non so se la casa, l’appartamento o altro di Airbnb è sicuro per i nostri dipendenti”. L’articolo di Wolko, “10 Reasons Airbnb Isn’t Good for Business Travel” discute alcuni dei rischi di permettere ai dipendenti di usare Airbnb, e la nostra serie in due parti sull’incorporazione della sharing economy nelle travel policy aziendali offre strategie dettagliate per includere la sharing economy nelle travel policy.
Bleisure
è anche una considerazione importante quando si elaborano le linee guida del business travel. Poiché sempre più viaggiatori aggiungono giorni ai loro viaggi di lavoro per il tempo libero, è una buona idea che la vostra azienda stabilisca delle linee guida che preparino i viaggiatori alle loro responsabilità quando si dedicano al bleisure. Wolko ci ricorda che “si può risparmiare denaro all’azienda aggiungendo un giorno o due di viaggio personale a un viaggio di lavoro”, come quando un volo costa meno se si viaggia in un giorno meno trafficato. La vostra azienda potrebbe considerare di permettere il tempo personale, a patto che faccia risparmiare soldi all’azienda o che sia chiaro quando finisce la copertura dei costi da parte dell’azienda e inizia quella del viaggiatore.
Gerarchia
Gli esperti discutono se una politica di viaggio aziendale debba essere gerarchica o meno (cioè, linee guida diverse applicate a diversi tipi di lavoratori). Alcuni sostengono che non si dovrebbe rendere la politica gerarchica perché crea animosità ed è più difficile da capire. Sul blog della soluzione di gestione dei viaggi e delle spese Concur, l’azienda dice: “Se un venditore non può prenotare una stanza da 500 dollari, allora neanche un manager dovrebbe poterlo fare”. Tuttavia, altri sostengono che coloro che sono più in alto nell’azienda hanno guadagnato fedeltà e meritano sistemazioni migliori o aggiornamenti di viaggio in alcuni casi. Vi suggeriamo di esplorare i pro e i contro di una gerarchia con i costituenti dell’azienda.
Best Practices for Writing & Organizzare la Travel Policy aziendale
Il tuo template personalizzabile di Travel Policy
Allora, avete coperto tutte le basi: Hai negoziato con i fornitori, analizzato le pratiche di viaggio dell’azienda e preso decisioni chiave sulle linee guida delle categorie di spesa. Avete scritto una lista di voci non rimborsabili e preparato le informazioni sulla sicurezza. Il resto dovrebbe essere facile, giusto?
Sì e no.
Una travel policy aziendale efficace non consiste solo nel creare politiche efficaci. Bisogna anche comunicarle bene. Ecco i nostri consigli per scrivere e organizzare la vostra politica:
Punta a scrivere una breve introduzione alle politiche di viaggio che dia una panoramica delle responsabilità più importanti del dipendente; lo scopo delle politiche; e l’importanza di seguire le politiche.
Questa è la tua occasione per comunicare le informazioni più significative in modo che i dipendenti non possano dire di averle perse. Questa è anche l’occasione per aiutare i dipendenti a capire perché le politiche sono importanti per il benessere dell’azienda e del dipendente.
Come dice Tom Wilkinson, ex presidente di TRW Travel & Expense Management e attuale direttore di Supplier Services presso Concur, a Business Travel News, “Si guadagna il supporto per i cambiamenti di politica comunicando non solo il cosa, ma anche il perché”. Suggerisce che un’affermazione come “siamo obbligati a prenotare online” praticamente “implora l’opposizione” A MENO CHE l’azienda non spieghi la decisione in questo modo: “perché risparmieremo tempo e denaro proteggendo i viaggiatori sulla strada.”
Così, un’introduzione può diventare un approccio efficace verso la conformità della policy.
Vi ricordate, all’inizio di questo articolo, quando vi abbiamo suggerito di fissare degli obiettivi per la vostra travel policy prima di crearla e di analizzare i dati dei viaggiatori? Ora è il momento di usare quegli obiettivi e quei dati per creare una strategia organizzativa per la policy.
Per esempio, se il vostro obiettivo numero uno è quello di aiutare i viaggiatori a prenotare i viaggi in modo facile ed efficiente, organizzate la policy in base ai vostri viaggiatori. Il biglietto aereo è la categoria di spesa di viaggio più comunemente prenotata? Elencatela per prima. Cercate di seguire i passi che i viaggiatori seguirebbero quando prenotano, iniziando con la prenotazione e finendo con la presentazione della documentazione di rimborso.
Assicuratevi di suddividere la policy in sezioni brevi e facili da usare, e considerate un indice facile da seguire che aiuti i viaggiatori a passare direttamente alle informazioni di cui hanno bisogno. Pensate anche a come utilizzare immagini e strategie di design per vivacizzare la policy.
Wilkinson sostiene: “Se la vostra policy non è in sintonia con la vostra cultura, i viaggiatori non la seguiranno e i manager non la faranno rispettare”. Un modo per assicurarsi che la vostra politica rifletta la cultura aziendale è, come suggerisce Wilkinson, ascoltare i costituenti dell’azienda. Mentre scrivete, tenete a mente le loro preferenze. Se si determina che è necessario consentire la flessibilità nella prenotazione per soddisfare i costituenti, allora il vostro linguaggio dovrà corrispondere.Guardiamo un esempio dalla politica di viaggio di Seagate, una società di soluzioni di archiviazione dati:
“Tutti i dipendenti devono utilizzare il nostro fornitore preferito.”
L’uso della parola “deve” è molto chiaro (al contrario di “dovrebbe”, che potrebbe essere male interpretato o utilizzato), e “utilizzare” è abbastanza formale. Poiché non c’è ambiguità, un’azienda che si concentra sul risparmio offerto dai fornitori troverà questa dichiarazione molto utile, ma un’azienda che vuole consentire la flessibilità e offrire un tono più rilassato potrebbe invece utilizzare una frase come “Incoraggiamo i dipendenti a utilizzare i nostri fornitori preferiti quando possibile.”
Abbiamo sostenuto che avete ancora bisogno di politiche di viaggio aziendali, anche se si utilizza uno strumento di prenotazione aziendale. Dopo tutto, molti strumenti di prenotazione mobile richiedono di inserire le vostre politiche, cosa che non potete fare se non esistono. La policy sarà comunque usata per guidare le selezioni che fate nello strumento mobile, e dovrete avere le policy per iscritto nel caso in cui lo strumento di prenotazione mobile non abbia opzioni per certe preferenze o nel caso in cui un viaggiatore voglia vedere le policy.
Alcuni strumenti di prenotazione mobile sono specializzati nelle policy di viaggio aziendali, rendendo molto facile per i dipendenti rimanere in conformità. Il nostro prodotto, Claire, permette alle aziende o ai TMCS di selezionare politiche molto dettagliate, e una volta fatto ciò, i viaggiatori visualizzano semplicemente le prenotazioni disponibili che rientrano nella politica. Ecco la policy dell’hotel, che permette all’utente di selezionare elementi come una tariffa massima per notte o un costo per diem e un tipo di camera preferito.
Mentre dovreste avere una policy anche se utilizzate una nuova tecnologia per le prenotazioni o i rimborsi, assicuratevi di studiare lo strumento di prenotazione e capire quali elementi potete eliminare. Per esempio, mentre abbiamo suggerito di chiedere ai dipendenti di presentare un itinerario per motivi di sicurezza, potreste omettere questo promemoria dalle vostre politiche se l’app mobile tiene traccia dei viaggiatori o memorizza gli itinerari.
Far conoscere ai dipendenti le politiche di viaggio aziendali
Avete vinto il compito di creare o aggiornare le politiche di viaggio della vostra azienda, ma il vostro lavoro non è ancora finito! Se nessuno conosce la politica, allora tutto quello sforzo è inutile.
Il sondaggio di Egencia ha rilevato che i viaggiatori d’affari preferiscono trovare le informazioni sulla politica sulla intranet aziendale, sullo strumento di prenotazione o da un organizzatore di viaggi, piuttosto che tramite e-mail. Queste informazioni dimostrano che è utile mettere la vostra politica di viaggio sulla intranet aziendale; impostare le politiche nel vostro strumento di prenotazione mobile; e assicurarsi che i travel arranger abbiano queste informazioni facilmente accessibili. Tuttavia, pensiamo che più si sparge la voce e meglio è. Anche se solo il 13% dei viaggiatori nel sondaggio ha detto che l’email era il loro metodo di comunicazione preferito per la policy, vale la pena pubblicizzare via email per raggiungere quella percentuale.
Scaricate il vostro modello di travel policy personalizzabile qui
Travel Policy Compliance
Un ultimo promemoria per creare una travel policy efficace è pensare alla policy come un documento in evoluzione. Le esigenze dei dipendenti cambieranno; emergeranno nuove tecnologie. Queste influenzeranno senza dubbio le vostre politiche, quindi tenete la mente aperta e tenetela aggiornata. Man mano che le tecnologie si impadroniscono di più aspetti della vostra politica, più breve e più semplice sarà il documento!
Ricordatevi anche di tenere a mente il comfort e la sicurezza dei dipendenti mentre aggiornate le vostre politiche. Se vi concentrate solo sui costi, i dipendenti potrebbero non rispettare le politiche. Infatti, lo studio di Egencia ha mostrato che il 54% dei viaggiatori ritiene che il costo sia il fattore più importante per la propria azienda quando prenota un viaggio. Egencia sostiene che i viaggiatori non sono disposti ad “abbracciare politiche che costano loro in termini di tempo o comfort o che causano inutili difficoltà quando sono lontani da casa”. Viaggiare per lavoro può essere divertente, ma può anche essere stressante e solitario. Tenetelo a mente durante il processo di creazione della policy.
Per altri consigli sulla conformità, date un’occhiata al nostro articolo, “Migliorare la conformità della travel policy della vostra azienda con queste 5 strategie.”