EDI è un approccio standard per condividere informazioni tra aziende. La maggior parte delle aziende in Nord America segue lo standard X12, che usa numeri per rappresentare i documenti. Ogni tipo di documento aziendale che si può immaginare ha un numero che corrisponde a quel tipo.
Quando si condividono documenti, i partner chiederanno di condividere particolari numeri di documento avanti e indietro. Se siete nuovi all’EDI, questo potrebbe non essere ovvio all’inizio. Esistono diverse risorse eccellenti che aiutano a mappare i numeri di documento al tipo di documento che si sta condividendo.
Clicca qui per un link alla lista ufficiale dei documenti e il numero di documento corrispondente.
Ci sono centinaia di potenziali documenti che potrebbero essere condivisi, ma quelli che hanno a che fare con fornitori e rivenditori che vendono prodotti di consumo di solito ne trattano solo una mezza dozzina o giù di lì. Occasionalmente si vedranno strani documenti specifici per i partner, ma per lo più si tratta di pochi documenti fondamentali.
Parliamo di come funziona effettivamente ogni documento. Una cosa è fornire una ricerca, ma questo non spiega necessariamente perché potreste aver bisogno di un documento o di un altro nel corso degli affari. Quindi spiegheremo dove ognuno di essi si inserisce usando un approccio narrativo.
Sei stato appena assunto come direttore delle operazioni alla Convictional Wholesale, Inc. La tua azienda commercia in varie merci destinate a grandi rivenditori in tutto il Nord America. Un enorme rivenditore, che prende il nome da un fiume particolarmente lungo in Brasile, dice di voler comprare roba da voi all’ingrosso. Questo è eccitante, ma prima dovete essere conformi all’EDI.
Sidebar: è vero, dovete essere conformi all’EDI fin dal primo giorno anche se non riceverete necessariamente un ordine di acquisto subito o sarete pagati per molto tempo.
Il rivenditore dice che vuole essere in grado di mandarvi ordini (850). Quando ricevi un ordine, dovrai esaminarlo e confermare se sei a tuo agio con i termini e gli articoli che contiene. Se lo sei, faglielo sapere (855) così sapranno di aspettarselo da te. A volte si renderanno conto di aver fatto un casino e di dover fare un cambiamento, quindi vi invieranno una richiesta di modifica (860). Se sei d’accordo con le modifiche che stanno facendo, puoi confermare di nuovo (865).
Una volta che sei pronto a spedire l’ordine, il rivenditore ti chiede di farglielo sapere in anticipo in modo che possano essere pronti dalla loro parte. Quindi si invia un avviso di spedizione anticipata (856) per fargli sapere che la spedizione è in arrivo. Ora che hai spedito la merce, hai bisogno di essere pagato. Quindi devi inviare al rivenditore una fattura con i dettagli di ciò che è stato spedito (810). A quel punto il rivenditore può confermare di aver ricevuto ciò che hai spedito e pagare la fattura (eventualmente).
Per essere sicuri di essere entrambi sulla stessa pagina, il rivenditore chiede anche di condividere alcune informazioni su base continuativa. Il rivenditore vuole aggiornamenti sui livelli di stock (846) in modo da sapere di non promuovere o vendere troppo il tuo prodotto senza averne prima fatto scorta. E infine, il rivenditore chiede che tu gli faccia sapere che un documento ti arriva ogni volta che ne ricevi uno (997), e loro faranno lo stesso in cambio, così puoi confermare che le informazioni stanno arrivando dove devono andare.
Si noterà che questo è uno scambio di informazioni abbastanza standard tra due partner commerciali. La cosa chiave da tenere a mente è che la maggior parte dei passi descritti sopra sono completamente automatizzati. A parte la revisione degli ordini man mano che arrivano per verificarne l’accuratezza (assicuratevi sempre che i prezzi corrispondano ai vostri – il rivenditore paga quello che c’è scritto sui documenti EDI, non necessariamente quello che avete concordato) la maggior parte del lavoro descritto è fatto automaticamente dai computer.
Per facilitare la condivisione di queste informazioni, dovrete avere sistemi dalla vostra parte che contengano ogni tipo di record coinvolto nella condivisione delle informazioni. Inoltre, avrete bisogno di un modo per condividere le informazioni avanti e indietro con il rivenditore in modo automatico, senza far cadere i messaggi e assicurandovi che i documenti raggiungano la loro destinazione nel sistema del rivenditore. A volte questo si chiama VAN (rete a valore aggiunto, come un provider di servizi internet ma per la condivisione di documenti EDI) e a volte puoi farlo tu stesso attraverso i tuoi sistemi esistenti.
La prossima volta che ti viene chiesto di condividere un particolare numero di documento, è generalmente sicuro assumere che il tuo partner vuole commerciare usando il formato X12. Potete usare il link qui sopra per vedere a quali documenti si riferiscono e assicurarvi di essere in grado di supportarli. Ci sono molti aspetti di EDI che non sono particolarmente trasparenti o intuitivi, ma questo è il motivo per cui stiamo facendo parte della nostra missione di far luce sulla scatola nera che può essere l’utilizzo di EDI.
Se avete domande su questo post o i vostri partner richiedono qualcosa che non capite, mettetevi in contatto con noi e possiamo esplorare se la nostra piattaforma può aiutare.