Guinguette Marais Poitevin

Eisenhower’s Urgent/Important Principle – Using Time Effectively, Non solo in modo efficiente

©
blackred

Focalizzarsi sul lavoro più importante.

Immagina che il tuo capo ti abbia chiesto di preparare un’importante presentazione per la prossima riunione del consiglio di amministrazione.

Hai solo pochi giorni per metterla insieme, il tuo carico di lavoro è già alto, e hai molti altri compiti urgenti sulla tua To-Do List. Per questo motivo, sei ansioso, non riesci a concentrarti e tutto sembra distrarti.

I fattori di stress da tempo sono alcune delle fonti più pervasive di pressione sul posto di lavoro, e sono il risultato di troppe cose da fare in troppo poco tempo. Quindi, come si può battere questo stress, e consegnare le cose che sono essenziali per fare un buon lavoro?

Il principio Urgente/Importante di Eisenhower ti aiuta a pensare alle tue priorità, e a determinare quali delle tue attività sono importanti e quali sono, essenzialmente, distrazioni.

Cosa sono le attività “urgenti” e “importanti”?

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, l’ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che stava citando il dottor J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, disse: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti”. Si dice che questo “principio di Eisenhower” sia il modo in cui organizzava il suo carico di lavoro e le sue priorità.

Riconosceva che una grande gestione del tempo significa essere efficaci oltre che efficienti. In altre parole, dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti. Per fare questo, e per minimizzare lo stress di avere troppe scadenze strette, dobbiamo capire questa distinzione:

• Le attività importanti hanno un risultato che ci porta a raggiungere i nostri obiettivi, siano essi professionali o personali.
• Le attività urgenti richiedono attenzione immediata, e sono di solito associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Sono spesso quelle su cui ci concentriamo e richiedono attenzione perché le conseguenze del non affrontarle sono immediate.

Quando sappiamo quali attività sono importanti e quali sono urgenti, possiamo superare la naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti non importanti, in modo da avere abbastanza tempo per fare ciò che è essenziale per il nostro successo. Questo è il modo in cui ci spostiamo dal “pompierismo” ad una posizione in cui possiamo far crescere i nostri affari e le nostre carriere.

Come usare il principio di Eisenhower

Per usare questo principio, elenca tutte le attività e i progetti che senti di dover fare. Cerca di includere tutto ciò che occupa il tuo tempo al lavoro, anche se non è importante. (Se gestisci il tuo tempo usando una To-Do List o un Programma d’azione, l’avrai già fatto).

Poi pensa ad ogni attività e mettila in una delle quattro categorie, come mostrato nella figura 1, sotto:

Poi usa le strategie descritte sotto per programmare le tue attività.

Importante e urgente

Ci sono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle che non avresti potuto prevedere, e altre che hai lasciato fino all’ultimo minuto.

Puoi eliminare le attività dell’ultimo minuto pianificando in anticipo ed evitando la procrastinazione.

Tuttavia, non puoi sempre prevedere o evitare alcuni problemi e crisi. Qui, l’approccio migliore è quello di lasciare un po’ di tempo nel vostro programma per gestire problemi inaspettati e attività importanti non pianificate. (Se si presenta una crisi importante, allora dovrete riprogrammare altre attività.)

Se avete molte attività urgenti e importanti, identificate quali di queste avreste potuto prevedere, e pensate a come potreste programmare attività simili in anticipo, in modo che non diventino urgenti.

Importanti ma non urgenti

Queste sono le attività che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali, e a completare un lavoro importante.

Assicurati di avere tutto il tempo per fare queste cose correttamente, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricordatevi di lasciare abbastanza tempo nel vostro programma per affrontare problemi imprevisti. Questo massimizzerà le tue possibilità di rimanere in pista, e ti aiuterà ad evitare lo stress del lavoro che diventa più urgente del necessario.

Non importante ma urgente

I compiti urgenti ma non importanti sono cose che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. Chiediti se puoi riprogrammarle o delegarle.

Una fonte comune di tali attività sono le altre persone. A volte è opportuno dire “no” alle persone educatamente, o incoraggiarle a risolvere il problema da sole. (Il nostro articolo “‘Sì’ alla persona, ‘No’ al compito” ti aiuterà in questo caso.)

Trovi utile questo articolo?

Puoi imparare altre 63 abilità di gestione del tempo, come questa, unendoti al Mind Tools Club.

Iscriviti oggi al Mind Tools Club!

Ricevi la Newsletter gratuita

Impara ogni settimana nuove abilità di carriera, e in più ricevi un libro di lavoro bonus sulla gestione del tempo, gratis!

Leggi la nostra Privacy Policy

In alternativa, cerca di avere delle fasce orarie in cui sei disponibile, in modo che le persone sappiano che possono parlare con te. Un buon modo per farlo è quello di organizzare incontri regolari con coloro che ti interrompono spesso, in modo che tu possa affrontare tutti i loro problemi in una volta sola. Sarete così in grado di concentrarvi più a lungo sulle vostre attività importanti.

Non importanti e non urgenti

Queste attività sono solo una distrazione – evitatele se possibile.

Potete semplicemente ignorare o cancellare molte di esse. Tuttavia, alcune possono essere attività che altre persone vogliono che tu faccia, anche se non contribuiscono ai tuoi risultati desiderati. Anche in questo caso, dite “no” educatamente, se potete, e spiegate perché non potete farlo.

Se le persone vedono che siete chiari sui vostri obiettivi e limiti, spesso eviteranno di chiedervi di fare attività “non importanti” in futuro.

Punti chiave

Il principio Urgente/Importante di Eisenhower ti aiuta a identificare rapidamente le attività su cui dovresti concentrarti e quelle che dovresti ignorare.

Quando usi questo strumento per dare priorità al tuo tempo, puoi occuparti di questioni veramente urgenti, mentre lavori per obiettivi importanti e a lungo termine.

Per usare lo strumento, elenca tutti i tuoi compiti e attività, e mettili in una delle seguenti categorie:

• Importante e urgente.
• Importante ma non urgente.
• Non importante ma urgente.
• Non importante e non urgente.

Poi pianifica compiti e attività in base alla loro importanza e urgenza.

Infografica

Clicca sull’immagine qui sotto per vedere la nostra infografica sul Principio di Urgenza/Importanza di Eisenhower: