Pratica, guide passo-passo per il FM impegnato
Luglio 2002
Facility Management Defined
La rapida crescita del facilities management ha generato un dibattito su cosa sia il facilities management e come si differenzi dal property management. Ma che si consideri il facility manager come un custode, un manager aziendale o uno stratega finanziario, il facility management ha assunto un ruolo importante nella gestione aziendale per aziende grandi e piccole. L’ambiente dell’edificio è diventato un bene troppo prezioso e complesso per essere ignorato o trascurato, e la sua gestione comporta sia grandi benefici potenziali che rischi.
Il termine facilities management esiste da molto tempo, ma il suo significato è cambiato radicalmente nel corso degli anni. Una volta il facility management si riferiva solo alla manutenzione fisica e al funzionamento degli edifici. Quando queste attività sono diventate più complesse e costose, il facilities management ha incorporato competenze da diversi campi tradizionali, come il business management, l’architettura, l’ingegneria, il real estate, l’edilizia e le risorse umane.
BOMI Institute definisce il facilities management come il processo di coordinamento del luogo di lavoro fisico con le persone e il lavoro di un’organizzazione. La funzione primaria della gestione delle strutture è quella di pianificare, stabilire e mantenere un ambiente di lavoro che supporti efficacemente gli scopi e gli obiettivi dell’organizzazione.
La coordinazione e l’integrazione tra linee disciplinari tradizionalmente separate rendono gli aspetti professionali del facility management diversi dalle professioni correlate. Le capacità di coordinamento e integrazione di un facility manager sono spesso paragonate a quelle di un direttore d’orchestra che fa musica con molti strumenti diversi suonati da vari musicisti con opinioni diverse su come interpretare al meglio la partitura scritta. Il facility management è sia un business che una professione. In pratica, implica agire in entrambe le vesti. I facility manager devono pianificare in anticipo piuttosto che reagire quando cercano di far fronte a numerosi eventi.
L’attuale ambito di funzioni del facility management comprende diverse aree di base dell’attività di gestione. La seguente lista approssima la gamma della maggior parte dei dipartimenti di facility management nelle grandi aziende. Elenchi simili sono stati pubblicati da varie organizzazioni di facilities management. Non tutti i facility manager svolgono tutte le funzioni di questo elenco perché il mix di funzioni e responsabilità è unico per ogni azienda.
Operazioni di costruzione e manutenzione
- gestione dei sistemi dell’edificio come HVAC, elettrico, idraulico, sicurezza e, in alcuni casi, cablaggio dei dati e delle telecomunicazioni
- manutenzione delle strutture dell’edificio e degli interni, dei mobili e delle attrezzature
- manutenzione dei terreni, del paesaggio, e miglioramenti del sito
Immobiliare
- gestione del patrimonio immobiliare e portfolioleasing immobiliare
- acquisizione e cessione di immobili
- due diligence
Real Estate Master Plan
- misura il patrimonio immobiliare dell’azienda alle esigenze immobiliari dell’azienda utilizzando l’attuale business plan
Fattori umani e ambientali
- salute e sicurezza dei lavoratori
- pratiche e procedure regolamentari di compensazione dei lavoratori
- preparazione alle emergenze
- pianificazione e recupero dei disastri
Project Management
- preparazione di piani di strutture
- pianificazione e gestione di progetti, programmi di strutture, servizi di design, progetti di costruzione e progetti di trasferimento
Pianificazione dello spazio
- rappresenta un processo che cattura i dati della domanda e dell’offerta, prepara piani di allocazione dello spazio, e implementa i piani
Attività di gestione di base
- organizzazione e pianificazione di un dipartimento di gestione delle strutture
- gestione del personale di gestione delle strutture e del personale in outsourcing
- amministrazione e sviluppo di politiche e procedure di gestione delle strutture come gli standard di spazio e l’archiviazione degli ordini di lavoro e delle richieste di progetto
- gestione della fornitura di servizi di gestione delle strutture
Finanza
- gestione delle finanze del dipartimento, compresi i bilanci operativi e di miglioramento del capitale e la contabilità dei costi e delle spese
Valutazione della qualità
- valutazione della qualità e dell’efficacia dei servizi di gestione delle strutture
- benchmarking
- gestione di audit governativi e aziendali dei servizi e dei progetti di gestione delle strutture
- sviluppo di miglioramenti innovativi nei servizi di gestione delle strutture
Comunicazione
- comunicazione orale, comunicazione orale, scritta e grafica
- presentazioni di problemi a tutti i livelli di gestione
- sviluppo di standard, pratiche di lavoro e procedure
- sviluppo e gestione di informazioni specializzate e tecniche in un contesto di gestione
Supporto amministrativo generale
- servizi di posta e riproduzione, servizi di trasporto, servizi per gli ospiti e l’ospitalità, servizio alimentare, e altri
Come potete vedere, le funzioni e le responsabilità delle operazioni delle strutture sono maggiori rispetto alla maggior parte dei reparti aziendali. Ogni componente, tuttavia, è una parte essenziale della gestione delle strutture.