Gestire gli appuntamenti della tua azienda è molto più che tenere aggiornato il calendario del tuo staff e permettere a clienti, clienti e pazienti di prenotare online. In realtà, è necessario soddisfare le prenotazioni di emergenza, riprogrammare qualcuno con poco preavviso, riorganizzare i calendari per gestire i no-show, e altro ancora. Le app per la programmazione degli appuntamenti eliminano il lavoro manuale e ripetitivo associato alla gestione degli orari e ti permettono di concentrarti sulla crescita del tuo business.
Una volta scelto il tuo scheduler per gli appuntamenti, sfruttalo al meglio automatizzando la programmazione. Qui ci sono 4 flussi di lavoro di automazione della programmazione per rendere facile la prenotazione, comprese le cose per ottenere tutti i nuovi clienti nel tuo CRM o l’invio automatico di e-mail di follow-up dopo un appuntamento.
I migliori software di programmazione e prenotazione appuntamenti
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Acuity Scheduling per la personalizzazione
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Appointlet per programmare appuntamenti gratuitamente
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Setmore per app native e integrazioni
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SimplyBook.me per le aziende internazionali
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vcita per gestire le relazioni con i clienti
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Genbook per ottimizzare la tua agenda
Cos’è un’app di pianificazione degli appuntamenti?
Le app di pianificazione degli appuntamenti sono strumenti di business che permettono ai clienti di prenotare, riprogrammare e cancellare appuntamenti attraverso un’interfaccia web. Quando i clienti vogliono prendere un appuntamento, vanno sul sito web della tua azienda, sulla pagina Facebook, o in qualsiasi altro luogo in cui il software di prenotazione è supportato, e scelgono una data e un’ora disponibili.
Nel backend, si inseriscono i parametri su quando le persone possono prenotare determinati servizi, in base alle ore di lavoro che hai impostato così come gli orari e le date in cui il tuo personale o altre risorse sono disponibili. L’applicazione impedisce anche la doppia prenotazione e l’over-booking, e ti dà la flessibilità di bloccare i tempi in cui alcuni servizi potrebbero non essere disponibili. Supponiamo che tu gestisca un’attività di toelettatura per animali e che il tuo specialista del taglio dei barboncini si prenda due settimane di vacanza. È possibile inserire i suoi giorni di riposo nella app di pianificazione degli appuntamenti in anticipo in modo che i vostri clienti non saranno in grado di prenotare qualsiasi tempo di toelettatura barboncino durante i giorni che lei è andato.
Cosa rende un grande appuntamento o app di prenotazione?
App di prenotazione fare di più che semplicemente dare ai clienti un elenco di tempi disponibili quando possono venire per un incontro, trattamento o servizio. Permettono anche ai vostri clienti di cancellare e riprogrammare gli appuntamenti senza dovervi contattare. Inoltre, rendono facile per i proprietari e i manager fare il loro lavoro, permettendoti di semplificare la comunicazione, centralizzare i pagamenti e gestire il tuo staff. Ecco cosa dovreste aspettarvi dalle migliori app di pianificazione degli appuntamenti:
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Flessibilità. Il tuo business è unico nel suo genere. Le migliori app di pianificazione degli appuntamenti sanno che diversi tipi di organizzazioni hanno esigenze diverse. Pertanto, ti permettono di personalizzare profondamente il funzionamento delle tue prenotazioni. Una piccola palestra che offre sessioni di allenamento one-on-one dovrebbe avere un’esperienza di prenotazione diversa da un laboratorio comunitario che affitta attrezzature per il giardinaggio. Volete che i vostri clienti siano in grado di scegliere da un menu di servizi? Dovrebbero essere in grado di specificare il luogo del loro appuntamento, come per i servizi offerti a casa loro? Le migliori app di pianificazione degli appuntamenti ti permettono di personalizzare questi aspetti.
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Sincronizzazione del calendario. Quasi tutte le app di pianificazione degli appuntamenti consentono la sincronizzazione con un calendario. Alcune addirittura lo richiedono. In questo modo, è possibile vedere gli appuntamenti programmati della tua azienda insieme ad altre informazioni importanti, come ad esempio quando sarai chiuso per vacanze o lavori di ristrutturazione.
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Elaborazione dei pagamenti. Le migliori app di pianificazione degli appuntamenti ti permettono di raccogliere un pagamento al momento della prenotazione. In questo modo, è possibile prendere un deposito per un appuntamento o far pagare i clienti per i loro servizi in anticipo. Se un cliente non si presenta, il tuo business non è in perdita totale.
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Punti di accesso multipli. Una volta che hai impostato un servizio di pianificazione degli appuntamenti, come faranno i tuoi clienti ad accedervi? Le migliori app ti danno delle opzioni. Probabilmente vorrete incorporare del codice nel vostro sito web per visualizzare lo scheduler degli appuntamenti, ma potreste anche preferire un URL personalizzato con tutti gli strumenti di prenotazione in un unico posto. Forse hai una pagina aziendale su Facebook ma nessun altro sito web. In questo caso, vorrai essere in grado di integrare gli strumenti di prenotazione su Facebook. Qualunque sia la vostra situazione, più opzioni ci sono, meglio è.
Un’ultima considerazione nella scelta dei migliori schedulatori di appuntamenti è stata quella di evitare di confonderli con le app di programmazione delle riunioni. I pianificatori di riunioni condividono alcune somiglianze con i software di appuntamenti. La differenza chiave è che le app per riunioni sono specificamente per le riunioni, mentre le app per la programmazione degli appuntamenti sono per una varietà di tipi di appuntamenti che possono o non possono includere un menu di servizi, ma quasi sempre richiedono il pagamento alla fine.
La migliore app di pianificazione degli appuntamenti per la personalizzazione
Acuity Scheduling (Android, iOS, Web)
Acuity Scheduling è l’app di pianificazione degli appuntamenti da scegliere quando è necessario personalizzare al massimo il processo di prenotazione. Quando disegni la tua pagina di prenotazione, puoi permettere ai tuoi clienti di scegliere appuntamenti ricorrenti, se è applicabile, completare un modulo di assunzione e pagare in anticipo i servizi. Puoi anche offrire coupon e dare ai clienti la possibilità di aggiungere servizi quando prenotano, come aggiungere un massaggio ai piedi di 15 minuti a una pedicure.
Nel backend, il livello di dettaglio per la personalizzazione continua. Si può scegliere di permettere ai clienti di riprogrammare o cancellare i loro appuntamenti oppure no. Si può cambiare l’intervallo per gli orari di inizio degli appuntamenti, che è di default ogni 15 minuti. Puoi mettere un limite a quanto in anticipo o con quanto poco preavviso i clienti possono prenotare un appuntamento. E puoi anche attivare un’opzione chiamata “Fammi sembrare occupato”, che nasconde automaticamente alcuni orari disponibili in modo da non sembrare disperato.
Quando sei pronto a rendere attiva la tua pagina di prenotazione, puoi condividerla tramite un link diretto, incorporarla nel tuo sito web usando alcune opzioni diverse, o creare un pulsante di prenotazione, una barra di prenotazione o un codice QR. Acuity ha anche applicazioni mobili per accedere al tuo account dal lato business, permettendoti di aggiornare la tua disponibilità da un dispositivo Android o iOS.
Oltre ad offrire tanta personalizzazione, Acuity Scheduling è facile da usare. Si tratta di un modo molto utile per rendere il vostro business più fluido. Puoi anche integrare Acuity Scheduling con Zapier, che ti permette di collegare Acuity ad altri strumenti aziendali che usi. Ecco alcuni esempi di come puoi automatizzare i tuoi compiti legati alla programmazione.
Sistemi di pagamento supportati: PayPal, Square o Stripe; con opzioni aggiuntive per utilizzare due servizi: Stripe e PayPal o Square e PayPal
Calendari supportati: Google Calendar, iCloud, Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com
Prezzi di pianificazione Acuity: Gratuito con funzioni limitate; piani a pagamento da $15/mese
La migliore app gratuita per la programmazione degli appuntamenti
Appointlet (Web)
Mentre diverse app per la programmazione degli appuntamenti offrono un servizio gratuito, Appointlet è tra le più generose, rendendola l’app da scegliere se non sei ancora pronto ad investire in un servizio. Con Appointlet, è possibile creare una semplice pagina di prenotazione con la tua disponibilità che puoi poi condividere direttamente con i clienti, i pazienti o i clienti.
Convenienti opzioni, come la possibilità di aggiungere un tempo buffer intorno alle prenotazioni, aiutano a mantenere il controllo dei tuoi appuntamenti. Nella stessa schermata in cui si impostano i diversi tipi di appuntamenti, è anche possibile personalizzare i messaggi di promemoria che verranno inviati ai clienti prima dell’orario stabilito.
Appointlet consente di creare più di una pagina di prenotazione, se necessario, dove è possibile personalizzare i dettagli come la posizione, il prezzo, la durata dell’appuntamento e la politica di cancellazione. Ogni servizio può anche avere il proprio modulo di accettazione per i tuoi clienti.
Con la versione gratuita dell’app, avrai tutti gli appuntamenti, i tipi di incontro e i campi del modulo di cui hai bisogno. Puoi aggiungere il logo della tua azienda, ma non puoi sbarazzarti del branding di Appointlet o personalizzare i messaggi di conferma o di promemoria. I membri paganti ottengono queste caratteristiche, più molte altre, tra cui un’integrazione tra Appointlet e Zapier, che ti permette di fare cose come collegare Appointlet a Google Sheets o inviare un testo per i nuovi appuntamenti.
Sistemi di pagamento supportati: Stripe
Calendari supportati: Google Calendar, Office 365
Prezzi di Appointlet: Gratuito; Piani a pagamento a partire da $8/mese per persona con fatturazione annuale
Migliore app di pianificazione degli appuntamenti per app native e integrazioni
Setmore (Android, iOS, macOS, Windows, Web)
Setmore supporta integrazioni con più di 35 app, tra cui Mailchimp, QuickBooks, Salesforce, Zendesk e Zoho CRM. Supporta anche una comoda lista di costruttori di siti web, e ti dà il codice giusto da copiare e incollare in ognuno di essi, ovunque tu voglia mostrare opzioni di prenotazione self-service ai tuoi clienti. Ha un codice copia-e-incolla per Adobe Muse, Weebly, Wix, WordPress, oltre a siti che girano su Joomla, Jimdo e Drupal. Ci sono anche plugin per Facebook e Instagram. Oltre a tutto questo, Setmore si integra anche con Teleport per le riunioni video, permettendovi di generare un link video direttamente nell’app.
Le funzioni di prenotazione degli appuntamenti di Setmore sono intuitive e facili da usare. Puoi inviare promemoria prima di un appuntamento non solo ai tuoi clienti, ma anche al tuo staff. Puoi anche creare sottopagine sulla tua pagina di prenotazione per aree dedicate dove i clienti possono prenotare una classe, vedere il calendario di un singolo fornitore di servizi, leggere le recensioni e altro ancora. La dashboard è particolarmente utile, mostrando gli appuntamenti settimanali, le entrate confermate, le entrate previste e le entrate totali stimate a colpo d’occhio. Si ottiene anche un widget di attività che fornisce una panoramica di tutte le azioni intraprese all’interno di Setmore.
Setmore ha un generoso livello di servizio gratuito che include il supporto per uno a quattro login e calendari del personale, promemoria automatici via email, una pagina di prenotazione e la possibilità di essere pagati tramite Square. Avrai bisogno di un account a pagamento per prendere i pagamenti tramite Stripe, utilizzare i promemoria SMS, ottenere la sincronizzazione bidirezionale del calendario e offrire appuntamenti ricorrenti. Per $89/mese per 90 minuti di chiamata, puoi assumere Setmore per prendere prenotazioni dal vivo per te al telefono.
Per saperne di più su ciò che puoi fare con questa app, guarda come Setmore si integra con Zapier. Ecco alcuni esempi di come puoi estendere le funzionalità di Setmore con l’automazione.
Sistemi di pagamento supportati: Stripe, Square
Calendari supportati: Google Calendar, Office 365
Il prezzo di Setmore: Gratuito; piani a pagamento da $5/utente/mese
La migliore app di pianificazione degli appuntamenti per le aziende internazionali
SimplyBook.me (Android, iOS, Web)
Per il numero di lingue e opzioni di pagamento internazionali che supporta, SimplyBook.me è la migliore app di prenotazione appuntamenti per aziende internazionali. Le pagine di prenotazione di SimplyBook.me sono disponibili in 32 lingue diverse, dall’arabo al greco, dall’islandese all’ucraino. Offre anche l’integrazione con più di due dozzine di servizi di elaborazione dei pagamenti in modo da poter offrire un sistema che funziona per i vostri clienti.
Il processo di configurazione non potrebbe essere più bella, come chiare istruzioni guidano attraverso le opzioni per la creazione di tipi di appuntamento e servizi aggiuntivi. È possibile scegliere un tema di colore e sfondo per il tuo sito web pagina di prenotazione, e specificare quanti fornitori di servizi e servizi offre la tua azienda. Come bonus aggiunto, SimplyBook.me identifica automaticamente le caratteristiche più rilevanti per voi in base alle informazioni che hai aggiunto sulla tua categoria di attività (ad esempio, se si seleziona “Palestra,” SimplyBook.me evidenzia la vendita di appartenenza, offrendo classi, e tra cui più sedi).
E poiché SimplyBook.me è così consapevole della comunità globale di business, ha senso che offra anche integrazioni di Facebook e Instagram, per le persone che fanno la maggior parte dei loro affari attraverso il social network.
SimplyBook.me offre anche un cruscotto e rapporti in modo da poter monitorare il tuo business. Puoi vedere quante prenotazioni sono state cancellate, il carico di lavoro per dipendente, le recensioni online della tua attività, così come tutti i promemoria via SMS che sono stati inviati dal tuo account.
Puoi imparare come altre persone usano SimplyBook.me in combinazione con altre app aziendali esplorando le integrazioni Zapier di SimplyBook.me. Automatizza e personalizza le tue conferme di prenotazione, aggiungi appuntamenti a tutti i tuoi calendari e altro ancora.
Sistemi di pagamento supportati: 2Checkout, Adyen, Alipay, Asiapay, Authorize.net, Blockchain, Borgun, Braintree, CCAvenue, Dwolla, ECPay, Gocoin, Korta.is, Liqpay, Mollie, NewebPay, Pagar.Me, Payfast, Payfort, PayGate, Paymentwall, PayPal, paysafecard, PayTabs, PayU America Latina, Pin Payments, Robokassa, Skrill, Square, Stripe, Swish, TapPay, Worldpay e Zozo.
Calendari supportati: Google Calendar, Outlook
SimplyBook.me Prezzi: Gratuito; piani a pagamento da $9.90/mese
La migliore app di pianificazione degli appuntamenti per gestire le relazioni con i clienti
vcita (Web, iOS, Android)
vcita è un’intera suite di strumenti cloud-based per le aziende, e ne include due che sono per la prenotazione e gestione degli appuntamenti: Portale clienti e Programmazione. E’ molto facile iniziare con vcita, anche se è un po’ più difficile personalizzare profondamente l’applicazione in base alle proprie esigenze. Inoltre, offre la fatturazione, la generazione di lead e gli strumenti per le campagne di marketing via e-mail e SMS.
Uno dei punti di forza dell’uso di vcita per la programmazione degli appuntamenti è che aiuta a sviluppare le relazioni con i clienti. Alcuni degli strumenti non sono strettamente unici per vcita, in quanto altre applicazioni per la pianificazione degli appuntamenti vi permettono di tenere note sui vostri clienti. Ma vcita vi permette di caricare allegati, visualizzare la vostra storia con il cliente, e anche importare la vostra lista di clienti da un’altra applicazione. vcita vi dà anche una casella di posta dove potete interagire con i clienti per riprogrammare gli appuntamenti, le cancellazioni e altri dettagli. Potete scrivere email e messaggi di testo da inviare come campagna alla vostra lista clienti per promuovere nuovi servizi, offrire offerte speciali, o semplicemente spingerli a fissare il loro prossimo appuntamento. Queste richieste vi aiutano a mantenere l’impegno con i clienti e a gestire il vostro business in modo efficiente.
Ha anche la possibilità di creare un portale clienti sicuro dove i vostri clienti abituali possono accedere per gestire le loro informazioni e gli appuntamenti. L’app funziona con QuickBooks, Weebly, Wix, WordPress, Zoom e altri strumenti. Inoltre, se ci sono altri strumenti di business che vorresti integrare, puoi farlo collegando vcita a Zapier. Ecco un paio di esempi.
Sistemi di pagamento supportati: PayPal, Stripe, Square
Calendari supportati: Google, iCloud, Outlook, Outlook.com
Prezzo consigliato: $19/mese con fatturazione annuale solo per la programmazione; Piani completi a partire da $45/mese con fatturazione annuale
La migliore app di pianificazione degli appuntamenti per ottimizzare la tua agenda
Genbook (Web, iOS, Android)
L’app di prenotazione appuntamenti Genbook si distingue dalle altre app della sua categoria in un modo importante: è l’unico servizio qui elencato che offre una funzione “Prenotazioni all’ultimo minuto”, progettata per aiutarti a ottimizzare il tuo programma. Quando attivate questa funzione, Genbook riempie automaticamente i vostri slot di appuntamenti vuoti e in scadenza con clienti paganti, offrendo sconti dell’ultimo minuto. Hai il pieno controllo sull’importo dello sconto e puoi specificare se lo sconto è valido “solo oggi” o nelle prossime 24, 48 o 72 ore. Genbook promuoverà ed evidenzierà questa disponibilità dell’ultimo minuto nell’app di prenotazione Genbook e nella vostra pagina web di prenotazione.
Genbook offre anche una manciata di piccole ma uniche caratteristiche. Per esempio, puoi bloccare il tuo calendario o indicare che sei offline o assente passando sopra il giorno e l’ora appropriati sul tuo calendario e cliccando sul tuo stato (blocco, offline o assente). Questo è in netto contrasto con altre app che di solito ti fanno creare manualmente un appuntamento “bloccato” o cliccare nei dettagli di ogni giorno. Puoi anche attivare una lista d’attesa e creare una finestra di prenotazione prioritaria per i clienti in lista d’attesa, in modo che possano prenotare un appuntamento prima che tu apra la tua agenda a tutti.
I clienti possono fissare un appuntamento tramite la tua pagina di prenotazione online, l’app Genbook, Facebook e Instagram. Puoi anche incorporare un pulsante “Prenota ora” sul tuo sito web. Una volta che gli appuntamenti cominciano ad arrivare, la scheda Analytics ti dà una panoramica di alto livello delle entrate e degli appuntamenti per servizio o personale, così come una visione più granulare delle entrate per le medie giornaliere, le medie degli appuntamenti, e altro ancora.
Sistemi di pagamento supportati: Stripe, Square
Calendari supportati: Google, iCloud, Outlook
Prezzi Genbook: A partire da $25/mese con fatturazione annuale per il piano Solo
Se gestisci un’attività basata sui clienti da solo o con l’aiuto di molti membri dello staff, puoi trovare l’app giusta per aiutarti a gestire gli appuntamenti dei clienti. L’uso di uno strumento di prenotazione degli appuntamenti completo può anche ridurre il numero di no-show e di cancellazioni tardive, e può aiutarti a recuperare facilmente le spese di cancellazione assicurandoti una trattenuta sulla carta di credito al momento della prenotazione.
Originariamente scritto da Emily Irish e pubblicato nel 2017, questo articolo è stato aggiornato nel 2019 da Jill Duffy e più recentemente nell’agosto 2020.