Sia il W-9 che il 1099 sono tipi di dichiarazioni di informazioni che l’IRS richiede quando un appaltatore svolge un lavoro pagato per un’azienda. La differenza tra 1099 e W-9 è semplice: l’appaltatore compila il modulo W-9 per fornire informazioni all’azienda per cui lavora, e l’azienda in seguito riporta i guadagni annuali dell’appaltatore sul modulo 1099. Se sei un piccolo imprenditore che utilizza appaltatori, puoi usare questa guida per imparare rapidamente a usare questi due moduli fiscali.
La differenza tra un appaltatore e un dipendente
Per capire lo scopo del W-9 e del 1099, devi prima sapere come distinguere un appaltatore da un dipendente. Dal punto di vista dell’IRS, sia “dipendente” che “appaltatore” sono classificazioni di lavoratori. La distinzione può essere sottile a volte perché un appaltatore può a volte eseguire lo stesso tipo di lavoro di un dipendente.
La differenza chiave è che gli appaltatori – cioè i lavoratori autonomi che potrebbero alternativamente riferirsi a se stessi come appaltatori indipendenti, freelance, o proprietari unici – sono impegnati a fornire una consegna fissa a voi, ma hanno il controllo su quando e come fanno il lavoro. Un dipendente, d’altra parte, ha un rapporto più fisso con un datore di lavoro, probabilmente lavora per ore definite, e ha diritto a benefici come l’assicurazione medica o i piani 401(k).
Le aziende sono tenute a prendersi cura delle ritenute fiscali per i dipendenti e a pagare le tasse di sicurezza sociale e Medicare sui loro salari. Gli appaltatori hanno la responsabilità di pagare le proprie imposte sul reddito statali e federali e di conseguenza possono fare detrazioni aziendali, come i costi di mantenimento di un ufficio domestico.
I requisiti del modulo fiscale del subappaltatore dell’IRS sono gli stessi degli appaltatori. L’entità che paga il subappaltatore sarà quella che si occupa dei suoi moduli fiscali.
Termini importanti per i moduli IRS per le imprese
Le imprese devono seguire alla lettera la legge fiscale, e tutto inizia con l’identificazione corretta delle entità imponibili. L’IRS si riferisce alle entità tassabili, sia individui che aziende, usando il loro numero di identificazione del contribuente (TIN).
Ci sono due tipi di TIN che possono essere applicati ai singoli lavoratori a contratto. Se il vostro appaltatore ha un’azienda che ha registrato con l’IRS, gli sarà stato dato un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) – anche se quell’azienda è una ditta individuale senza altri dipendenti. Se un appaltatore non ha registrato un’attività e lavora semplicemente come lavoratore autonomo, userà il suo numero di previdenza sociale per la dichiarazione delle tasse. TIN, EIN, e SSN sono tutti termini che vedrete sui moduli W-9 e 1099.
Cos’è un modulo W-9?
Il modulo fiscale W-9 è un documento di una sola pagina intitolato “Richiesta di informazioni e certificazione del contribuente”. I requisiti W-9 sono di base, rivelando le informazioni fiscali identificative di un contraente. Questo include il nome legale, l’indirizzo e il numero di previdenza sociale degli individui che non hanno un’entità commerciale registrata. Gli individui con un’impresa registrata devono anche fornire la ragione sociale e l’EIN.
Se l’appaltatore ha un EIN, non hanno bisogno di fornire anche il loro numero di sicurezza sociale. Un numero identificativo è tutto ciò che è richiesto per assicurare che l’IRS abbia le giuste informazioni.
Il modulo W-9 termina con una dichiarazione firmata dal contraente che ha inserito le informazioni in modo veritiero e che è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.
Chi è tenuto a compilare un modulo IRS W-9?
Ogni individuo non dipendente che probabilmente farà più di 600 dollari di lavoro per voi prima della fine dell’anno dovrebbe compilare un modulo W-9. Se un appaltatore non vi presenta un W-9, siete tenuti per legge a trattenere il 28% dei suoi guadagni per le tasse. Il W-9 è solo per gli individui; altre aziende che lavorano per voi non hanno bisogno di presentare questo modulo.
Cos’è un modulo 1099?
Il modulo 1099-MISC è un documento di una sola pagina intitolato “reddito vario”. Ci sono altri moduli 1099 emessi dall’IRS per tipi di “reddito aggiuntivo”, ma il 1099-MISC è quello usato per gli appaltatori. Le caselle che non c’è bisogno di riempire sul modulo saranno ovvie per voi, come “affitti”, “royalties”, “pagamenti di paracadute d’oro”, “proventi dell’assicurazione del raccolto” o anche “proventi di barche da pesca”.”
Le informazioni chiave sul modulo consistono in TINs sia per l’entità pagante che per il beneficiario, e l’importo totale pagato per l’anno.
Quando emettere un 1099
Una semplice regola governa quando usare un 1099: Preparatene uno per ogni appaltatore che ha guadagnato più di 600 dollari dalla vostra azienda nel corso di un singolo anno fiscale. Compilatelo il più presto possibile dopo il 31 dicembre perché la scadenza per fornirlo al vostro appaltatore è il 31 gennaio. Questa è la stessa scadenza che l’IRS usa per i datori di lavoro che devono inviare i moduli W-2 ai dipendenti.
Come usare i moduli W-9 e 1099 insieme
La migliore pratica per le aziende è quella di chiedere agli appaltatori di compilare un modulo W-9 il giorno in cui li assumete. Anche se non avrete bisogno di presentare il W-9 all’IRS, avrete bisogno di quelle informazioni più tardi per compilare il 1099 dell’appaltatore. Tienilo in archivio in modo da poterlo riesumare alla fine dell’anno.
Assicurati di emettere quei moduli 1099 ai tuoi appaltatori il prima possibile a gennaio, e al più tardi entro il 31 gennaio. I vostri appaltatori dipendono da voi per ottenere i loro moduli IRS in tempo per soddisfare i loro obblighi di segnalazione fiscale.
Un Hack veloce per gli appaltatori
Se siete un appaltatore e le aziende vi impegnano spesso per nuovi lavori, potete tenere un W-9 non firmato e scannerizzato sul vostro computer o nel cloud. Poi tutto quello che devi fare è stampare, firmare e scansionare uno ogni volta che ne hai bisogno.
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