Guinguette Marais Poitevin

Un esempio pratico della tecnica dei 5 perché

Per capire il vero potere della tecnica dei 5 perché, guardiamo un esempio pratico che accade spesso nella vita aziendale quotidiana, e più precisamente nel marketing.

Diciamo che un articolo o un post non è stato pubblicato sul blog dell’azienda:

1. Un articolo non è stato pubblicato sul sito della nostra azienda. Perché?
3. Nessuno ha pubblicato l’articolo. Perché?
5. Nessuno ha ricevuto l’istruzione chiara di scrivere e pubblicare un articolo. Perché?
7. Un team leader ha dimenticato di delegare il compito. Perché?
9. Non esiste un calendario dei contenuti. Perché?
11. Nessuno si è preso il tempo di preparare il calendario dei contenuti. Perché? Perché nessuno pensava che il calendario dei contenuti fosse abbastanza importante. Tutti davano per scontato che le persone si sarebbero offerte volontarie con entusiasmo, avrebbero scritto un post sul blog e l’avrebbero pubblicato.

Sulla base dell’esempio sopra, possiamo vedere chiaramente come la tecnica dei 5 perché può aiutare a concentrarsi, trovare la causa principale del problema e migliorare il processo. Nell’esempio sopra la domanda “Perché” è stata posta anche sei volte. Non abbiate paura di scavare ancora più a fondo se necessario.

Ora, quando la causa principale si rivela avete due opzioni: L’opzione 1 è puntare il dito e cercare la persona che è responsabile del sito e non ha pubblicato l’articolo. Ma, come detto, giocare al gioco della colpa è molto inefficace.

A breve termine i responsabili si sentiranno male e forse saranno più coerenti con il loro lavoro, ma prima o poi la paura svanirà e l’errore si ripeterà; semplicemente perché non c’è un processo chiaro e la responsabilità è stata stabilita.

Per non parlare del fatto che la paura è un pessimo motivatore. Non bisogna mai incolpare le persone, ma pensare a cambiare un sistema ambientale, un processo, una cultura, ecc.

Opzione 2, e un investimento molto migliore del vostro sforzo mentale, è pensare a come migliorare il processo. Nel nostro caso, organizzare tutti i processi e le responsabilità necessarie con un calendario dei contenuti (un calendario con date e argomenti rigorosamente fissati con articoli pianificati da pubblicare) porterebbe un reale miglioramento.

Definire chiaramente chi è responsabile della preparazione di un calendario mensile dei contenuti, insieme a come si svolge l’intero processo di creazione dei contenuti, dall’idea di un articolo, alla produzione, redazione, pubblicazione e distribuzione, e poi seguire coerentemente il processo, farebbe in modo che il problema non si ripresenti più.

Secondo le regole Kaizen, bisogna stare attenti a non migliorare i processi con più amministrazione.

Concentrarsi sulla cura, non sui sintomi.

Dedicate un “maestro dei 5 perché” nella vostra organizzazione e assicuratevi che ogni problema sia affrontato

Molti manager conoscono la tecnica dei 5 perché, ma dimenticano di applicarla quando necessario. Per questo è bene avere una sola persona che possa agire come “maestro dei 5 perché”, il principale risolutore di problemi nella tua azienda.

Questa persona dovrebbe essere responsabile della gestione regolare dei problemi e dell’uso della tecnica dei 5 perché, e anche di assicurarsi che le azioni correttive siano implementate.

Se sei entusiasta di diventare il “maestro dei 5 perché”, ecco i passi per eseguire professionalmente l’analisi dei 5 perché ogni volta che incontri un problema che vale la pena affrontare:

1. Il maestro dei 5 perché scrive esattamente cos’è un problema.
2. Il maestro dei 5 perché si assicura che tutti gli interessati siano d’accordo sul problema. Come menzionato, una parte del team dovrebbe essere costituita da decisori con esperienza diretta.
3. Tutti i dati e i fatti che illustrano il problema sono poi presentati – prove, storia della conoscenza, diversi dati e punti di vista, soluzioni passate ecc.
4. Il gruppo dedicato esegue l’analisi dei 5 Whys.
5. Il gruppo trova e concorda su soluzioni proporzionate alla dimensione del problema. La soluzione dovrebbe essere cercata in ogni passo dopo che la domanda “perché” è stata posta.
6. La direzione o il maestro dei 5 Whys assegna le responsabilità per l’implementazione della soluzione ottimale trovata alla fine del processo.
7. La soluzione viene testata, e dopo che i risultati sono stati misurati, tutti nell’azienda vengono informati delle soluzioni implementate.

Come potete vedere, la metodologia dei 5 Whys è davvero semplice, efficace, completa, flessibile, coinvolgente e poco costosa – tutto quello che dovete fare è assicurarvi di non confondere i sintomi con le cause principali.

Qualche volta c’è più di una causa alla radice da cercare, quindi non bisogna accontentarsi della prima soluzione ovvia, ma scavare in profondità ed esplorare tutte le possibilità per poter veramente risolvere il problema. E dovreste assolutamente evitare il gioco della colpa e concentrarvi invece sul processo.

Le persone commettono sempre errori, non importa quanto siano brave. Assicuratevi di avere dei processi in atto che minimizzino queste occorrenze.

5W1H – cinque domande aggiuntive per un’analisi ancora più approfondita

A volte porsi solo la domanda “perché” non ci dà una prospettiva abbastanza buona sul problema. Per fare un’analisi ancora più approfondita e dettagliata di un problema e trovare davvero la soluzione ottimale, si possono aggiungere alcune domande aggiuntive.

Queste domande sono: Cosa?, Chi?, Quando?, Dove?, Perché? e Come? da cui deriva il nome 5W1H:

5x	Perché Che cosa chi quando dove
1x	come

Quando aggiungi nuove domande e guardi il problema da diverse angolazioni, si possono identificare più facilmente nuove connessioni tra le conseguenze e la causa o le cause principali, oltre ad avere una migliore possibilità di capire tutti i diversi punti di vista e le possibili soluzioni.

Mentre fai questo, devi mantenere la tua mente il più aperta possibile. Solo allora, quando si capisce veramente il problema, la causa principale e le circostanze, si può trovare la soluzione ottimale e assicurarsi che il problema non si ripeta mai più.

Quale sarà il primo problema che risolverai con l’analisi dei 5 perché?

Ora hai un’arma molto utile per risolvere i problemi, quindi è il momento di farne buon uso. Pensa al problema più impegnativo e ripetitivo che la tua organizzazione sta affrontando in questo momento.

Prendete la ferma decisione di risolvere il problema utilizzando l’analisi dei 5 perché (o in alternativa 5W1H) e seguite questi passi:

Forma un team dei 5 Whys (decisori e tutti coloro che sono interessati al problema) e nomina il maestro dei 5 Whys

1. Raccogli tutti davanti a una lavagna bianca
2. Definisci il problema in modo dettagliato e preciso
3. Chiede “perché” cinque volte, scrivi le risposte sulla lavagna, e assicurati di distinguere i sintomi dalle cause
4. Trova la causa principale e la soluzione migliore per eliminarla a livello di processo
5. Assegna un responsabile per la soluzione, testala, e informa tutto il team dei risultati

Buona fortuna per la soluzione del problema!