Ci sono due metodi di contabilità usati dalle aziende per tenere traccia di entrate e spese, ed è fondamentale capire le differenze tra i due.
La contabilità per cassa è il metodo più semplice. È generalmente disponibile per le imprese con non più di 10 milioni di dollari di vendite annuali e per le società di servizi professionali di qualsiasi dimensione. C’è una soglia più bassa di 5 milioni di dollari per le corporazioni C e per le partnership in cui una corp è un partner. La contabilità per competenza generalmente deve essere usata da imprese di servizi non professionali con vendite annuali di più di 10 milioni di dollari. Un’eccezione a questa regola generale: Alcune aziende con inventario sono tenute ad usare la contabilità per competenza per gli acquisti e le vendite di merci se le vendite annuali superano $1.000.000.
Le differenze
I metodi di contabilità per cassa e per competenza differiscono principalmente nella tempistica di quando le transazioni sono accreditate e addebitate ai conti. Con la contabilità per cassa, le entrate sono riconosciute quando il pagamento delle fatture è ricevuto, e le spese sono riconosciute quando sono pagate.
Con la contabilità per competenza, le entrate sono riconosciute quando sono guadagnate, e le spese sono riconosciute quando sono sostenute. La contabilità per competenza è conforme al principio di corrispondenza secondo i Generally Accepted Accounting Principles. In altre parole, le entrate e le spese sono abbinate ai periodi di tempo in cui sono effettivamente guadagnate o sostenute.
Per esempio, ABC Consulting ha finito un impegno in dicembre e ha fatturato al cliente $10.000 al completamento del lavoro. Ha ricevuto un assegno di pagamento in gennaio. Usando la contabilità per cassa, il reddito di 10.000 dollari viene registrato a gennaio.
Inoltre, ABC Consulting ha acquistato diversi nuovi computer da ufficio a dicembre per 5.000 dollari. Il venditore ha offerto 30 giorni di finanziamento “uguale al contante”, così ABC non ha pagato questi computer fino a gennaio. Usando la contabilità per cassa, dovrebbe registrare la spesa di 5.000 dollari a gennaio, non a dicembre. Al contrario, se ABC avesse usato una carta di credito per fare l’acquisto, avrebbe registrato l’acquisto in dicembre.
Pensiamo ora alla XYZ Manufacturing Co. che ha venduto un pezzo di macchinario a un cliente per 10.000 dollari in dicembre, ma non ha ricevuto un assegno di pagamento fino a gennaio. Usando la contabilità per competenza, l’azienda registrerebbe i 10.000 dollari come entrate in dicembre invece di aspettare fino a gennaio.
XYZ ha anche comprato 5.000 dollari di attrezzatura da ufficio in dicembre a credito e li ha pagati in gennaio. Usando la contabilità per competenza, questa spesa di 5.000 dollari sarebbe registrata nei suoi libri a dicembre, quando ha preso possesso dell’attrezzatura per ufficio.
Tempistica di entrate e uscite
Le potenziali ramificazioni fiscali sono fattori chiave da considerare quando si decide quale metodo contabile usare. Il fattore principale coinvolge la tempistica del reddito e delle spese alla fine dell’anno.
Le aziende che usano la contabilità per cassa sono in grado di trarre vantaggio da una popolare strategia di pianificazione fiscale di fine anno in cui il riconoscimento delle entrate è posticipato fino a gennaio e le spese aziendali sono accelerate a dicembre. Questo può essere fatto non fatturando il lavoro completato in dicembre fino all’inizio di gennaio, e comprando e pagando i beni deducibili in dicembre invece di aspettare fino a gennaio.
Questo può abbassare le vostre tasse correnti rinviando il reddito imponibile al prossimo anno mentre accelera le spese deducibili nell’anno corrente. Tuttavia, questa strategia di solito non è così facilmente disponibile per le aziende che usano la contabilità per competenza.
La semplicità ne vale la pena?
A causa della sua semplicità, molte piccole imprese usano la contabilità per cassa finché possono – fino a raggiungere le soglie IRS discusse in precedenza. Ma ci sono alcuni potenziali svantaggi.
Per esempio, le aziende che usano la contabilità per cassa a volte riportano grandi fluttuazioni nei profitti da un periodo all’altro a causa della tempistica degli incassi dei pagamenti. Questo può rendere difficile ottenere un quadro accurato della redditività a lungo termine. Rende anche difficile confrontare le prestazioni da un anno all’altro e con aziende simili che usano la contabilità per competenza.
Assicuratevi di parlare con il vostro professionista della contabilità per una maggiore guida nel determinare il giusto metodo di contabilità per il vostro business.
Il Congresso sta prendendo di mira la contabilità per cassa?
Negli ultimi anni, il Congresso ha avanzato proposte per limitare l’uso della contabilità per cassa tra alcuni tipi di aziende.
Questo permetterebbe al governo federale di raccogliere le entrate fiscali prima. Il Joint Committee on Taxation ha valutato una di queste proposte e ha determinato che costringere alcuni tipi di società di servizi professionali a passare dalla contabilità per cassa a quella per competenza avrebbe aumentato le entrate federali.
Una proposta avrebbe richiesto a quasi tutte le società di servizi con entrate lorde annuali superiori a 10 milioni di dollari di passare dalla contabilità per cassa a quella per competenza. Questo avrebbe colpito le imprese di servizi in una vasta gamma di settori, tra cui legale, architettura, ingegneria, assistenza sanitaria, contabilità e consulenza.
Nessuna delle proposte ha raggiunto il pavimento del Congresso per un voto. Ma con una nuova amministrazione che sta per essere giurata e un nuovo Congresso che sta per essere seduto, c’è la possibilità che una proposta come questa possa essere reintrodotta.
L’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) e l’American Bar Association hanno espresso una forte opposizione a richiedere alle imprese di servizi professionali, compresi gli studi CPA e gli studi legali, di utilizzare il metodo di contabilità per competenza. “Vi esortiamo fortemente a riconsiderare la limitazione dell’uso del metodo di contabilità per cassa”, ha dichiarato il presidente dell’AICPA in una recente lettera.