Non ricevo alcune e-mail attese da mittenti specifici in Outlook?
“Uso Outlook 2010 e il mio sistema di posta elettronica funziona bene. Anche se ricevo e-mail da tutti all’interno dell’organizzazione, c’è un membro del team che mi invia un messaggio ma io non lo ricevo e questo problema riguarda il mittente specifico. Cosa devo fare per risolvere il problema?”
Il problema condiviso sopra è abbastanza complesso e molti ti suggerirebbero di contattare direttamente il provider ISP per risolvere il problema. Tuttavia, prima di questo si raccomanda di seguire il metodo di lavoro menzionato di seguito per risolvere il problema di non ricevere e-mail da un mittente specifico.
Step 1: Controlla la cartella della posta indesiderata
In molti casi, Outlook® può contrassegnare un’e-mail sospetta e spostarla nella cartella della posta indesiderata. Pertanto, se l’e-mail viene inviata più volte da un indirizzo ma non l’hai ricevuta nella tua casella di posta, allora è possibile che sia stata spostata nella cartella della posta indesiderata. Quindi il primo passo è quello di controllare questa cartella per assicurarsi se l’applicazione sta contrassegnando la posta dal mittente come spam. Forse avrai la soluzione nel primo passo!
Step 2: Confermare l’integrazione dello scanner antivirus
Se uno scanner antivirus o uno strumento antispam è integrato in MS Outlook, allora è possibile che stia causando un ostacolo nella ricezione delle e-mail. Per testare se lo scanner sta causando il problema, disabilitatelo per un po’ di tempo e poi chiedete al mittente di inviare di nuovo la posta. Se funziona, significa che sai qual è il problema.
Se hai installato uno strumento anti-spam di terze parti, controlla la sua documentazione per scoprire cosa fa quando considera una mail come spam e scopri come la sua integrazione con MS Outlook può essere disabilitata.
Step 3: Controlla l’arrivo delle email su altri computer/telefoni
Se lo stesso account è configurato su più dispositivi come laptop, tablet, cellulari ecc, allora controlla se il messaggio viene scaricato su quei dispositivi. Se arrivano nella casella di posta di altre applicazioni, allora chiaramente il problema è legato al profilo corrente. In questo caso, creare un nuovo profilo potrebbe aiutare. Inoltre, se viene usato un account POP3, assicurati di abilitare l’opzione ‘lascia una copia sul server’ in modo che tutti i dispositivi possano raccogliere con successo le mail.
Step 4: Controlla l’arrivo delle mail su altri computer/telefoni
Se vengono applicate più regole per inviare o ricevere le mail, allora è possibile che la mail venga spostata in una cartella diversa o addirittura cancellata. Controlla tutte le sottocartelle per assicurarti che il messaggio di quell’indirizzo specifico non sia passato a nessun’altra cartella. Per sicurezza, puoi cancellare tutte le regole e poi controllare se il problema persiste.
Step 5: Controlla la lista dei mittenti bloccati
Assicurati di non aver aggiunto il mittente alla “Blocked Sender List”. Per controllare l’indirizzo email nella lista dei mittenti bloccati, segui i passi sotto menzionati;
- Outlook 2007:
- Nel menu Strumenti, clicca su ‘Opzioni’
- Nella scheda ‘Preferenze’, clicca sulla scheda ‘Posta indesiderata’
- Clicca sulla scheda ‘Mittenti bloccati’
- Outlook 2010 e 2013:
- Nel menu Home, clicca su ‘Posta indesiderata’
- Nelle ‘Opzioni posta indesiderata…’
- Clicca nella scheda ‘Mittenti bloccati’
Se l’indirizzo email è aggiunto alla lista, selezionalo e clicca sul pulsante ‘Rimuovi’.
Fase 6: Controlla la casella di posta su Web
Ora, quando hai controllato che nulla sul sistema sta interrompendo o limitando l’accesso alla posta da quel mittente specifico, è il momento di controllare l’esistenza della posta elettronica sull’account di posta web. Se hai un account Exchange, allora Outlook Web Access può essere usato per controllare la disponibilità della posta nella casella di posta elettronica.
Se stai usando un account di posta POP3 e la posta arriva nella casella di posta web, allora c’è la possibilità che tu abbia un profilo Outlook corrotto o che ci siano dei problemi di sincronizzazione. Inoltre, controlla le proprietà della posta indesiderata. E’ possibile che se una mail è filtrata come spam sul web, non può essere scaricata su Outlook. Controlla le impostazioni del filtro della posta a livello del server e correggile se necessario.
Step 7: Suggerisci al mittente di controllare la posta in uscita
Se un messaggio è di grandi dimensioni e il timeout del server è molto piccolo, allora è possibile che il messaggio rimanga bloccato nella posta in uscita e non arrivi all’indirizzo desiderato. Un’altra probabile ragione è che c’è qualcosa di sbagliato con l’autenticazione SMTP o problemi con il server di posta in uscita.
Step 8: Suggerisci al mittente di controllare la posta NDR
La possibilità è che il mittente stia inviando il messaggio a un indirizzo di posta sbagliato. In questo caso, la mail rimbalza indietro e il mittente riceve un Non-Delivery Report (NDR). Generalmente, i messaggi NDR contengono alcune informazioni aggiuntive che possono dare un indizio sul perché il messaggio non è stato consegnato. Per esempio:
- Mailbox Full: Questo indica che la casella di posta del mittente è quasi piena e non c’è abbastanza spazio per ricevere nuovi messaggi.
- Indirizzo e-mail errato: Il mittente ha aggiunto un indirizzo e-mail errato e quindi la posta è rimbalzata.
- Server in Black List: La possibilità è che il server di posta di invio sia aggiunto alla lista nera. In questo caso, contatta il tuo ISP o l’amministratore della posta.
- Il messaggio è in ritardo: Questo indica problemi di rete, problemi con la configurazione del DNS, o è stato inserito un nome di dominio errato.
Nota: Il messaggio NDR può arrivare nella posta in arrivo, nella cartella della posta indesiderata, o anche nella cartella degli oggetti cancellati.
Step 9: Contatta l’amministratore dell’ISP
Se ancora il problema non è risolto, allora il problema è associato al server di posta. In questo caso, dovresti contattare l’Internet Service Provider o l’amministratore della posta elettronica per risolvere il problema. Mentre esegui tutti i test di cui sopra per controllare il problema, raccogli i loro risultati in modo che possano aiutarli a rintracciare il problema reale.