Guinguette Marais Poitevin

Che cos’è il Project Scope?

Il project scope dettaglia esattamente cosa sarà consegnato alla fine del progetto, e i parametri del lavoro da fare. Lo scopo dell’ambito del progetto è quello di mettere i tuoi stakeholder e la tua squadra sulla stessa pagina. Fornisce anche un riassunto conciso delle riunioni, dei deliverable e degli accordi a cui tutti possono fare riferimento.

Per tutta la durata del progetto, praticherai la gestione dell’ambito, che inizia scrivendo un documento completo dell’ambito del progetto. Avere questi elementi esposti in un linguaggio chiaro assicura che le aspettative di tutti siano allineate, ed evita di impegnare troppo le risorse.

Come scrivere un ambito di progetto

Scrivere un ambito di progetto non deve essere un processo lungo o complesso. Usare un modello di ambito di progetto può accelerare il processo. E seguire i passi qui sotto ti aiuterà a creare un ambito di progetto dettagliato che aiuta il tuo team a seguire i progressi, a gestire il lavoro e a metterlo insieme in modo semplice e utile.

Passo 1: Raccogliere tutte le informazioni cruciali del progetto

Scrivere un ambito di progetto inizia con la raccolta di informazioni. I requisiti del progetto provengono da molti posti diversi. Le seguenti informazioni provengono da una varietà di fonti: i tuoi stakeholder, il tuo team e i tuoi sponsor di progetto; altre le creerai da modelli, ricerche ed esperienze su altri progetti.

Consegne del progetto

Questa è una lista dei prodotti finali che consegnerai alla fine del progetto. Puoi creare un documento, un sito web, una campagna di marketing, un video, un evento, un processo di lavoro o una combinazione di questi prodotti.

I deliverable dovrebbero essere concordati e approvati da tutte le parti coinvolte, presentando una visione unificata del progetto e dandovi qualcosa di sostanziale per misurare il vostro prodotto finale. Pensate ai vostri deliverable come al vostro traguardo – gli obiettivi generali che guideranno il vostro programma, il budget e l’allocazione delle risorse.

Pro tip: quando scavi nei tuoi deliverable e cominci a guardare i pacchetti di lavoro assegnati agli individui, questo è un segno che ti stai muovendo in un documento diverso – la tua struttura di ripartizione del lavoro.

Risorse disponibili

Segnalare le risorse del tuo progetto come parte del tuo scopo del progetto ti aiuterà a vedere esattamente come completerai i tuoi deliverable. La gestione continua delle risorse richiederà visibilità sui membri del team, sul budget e sulla capacità.

Quando esamini chi è disponibile a lavorare sul tuo progetto, tieni presente che il suo tempo può essere parzialmente allocato altrove – è comune per i lavoratori essere assegnati a più progetti contemporaneamente. Non date per scontato che un membro del team sia al 100% delle sue capacità per voi. Assicurati di controllare con gli altri manager come stanno allocando le risorse che si sovrappongono ai loro progetti.

Oltre a quali membri del team si occuperanno di un lavoro specifico, assicurati di articolare le risorse come un software specifico, che avrà un impatto su come il progetto viene portato avanti.

Inclusioni ed esclusioni

Una volta che i deliverable e le risorse sono concordati, devi rivolgere la tua attenzione a stabilire le aspettative per quanto lavoro andrà nei deliverable. Se questo sembra un inutile livello di dettaglio, considerate le diverse aspettative che possono venire con un progetto, come la creazione di un sito web. Una tale consegna può sembrare abbastanza semplice, ma il lancio includerà il test dell’utente? Quante ricerche di mercato e sulla concorrenza ci si aspetta che facciate? Quante iterazioni di design creerete per i vostri stakeholder tra cui scegliere?

Gli stakeholder devono sapere cosa creerete e come. Altrimenti, aspettative poco chiare possono portare al tanto temuto scope creep, far deragliare il vostro budget e le scadenze, ed espandere un progetto fino al punto di insostenibilità.

È importante elencare cosa sarà e non sarà incluso nel progetto per evitare malintesi basati su supposizioni. Ricordate, potete sempre lasciare spazio per accordarvi su come gestirete gli ordini di cambiamento. Assicurati solo di pesare ogni cambiamento rispetto a come potrebbe influenzare altri vincoli del progetto (vedi la prossima sezione).

Vincoli del progetto

C’è un insieme standard di vincoli del progetto. Indipendentemente da quanti vincoli ha il tuo progetto, ricorda che cambiarne uno qualsiasi può avere un impatto sugli altri. Bilanciare tutti i vincoli del progetto insieme è un’abilità cruciale di project management, così come lo è esporre tutti i vincoli all’interno dell’ambito del progetto. I project manager dovrebbero chiarire le limitazioni o i parametri del progetto in modo che gli stakeholder e i membri del team siano pienamente consapevoli di ciò che può avere un impatto sul tempo e sul budget del progetto.

Elencare i vincoli del progetto nel tuo ambito può anche essere un buon modo per rafforzare la tua lista di esclusioni. Per esempio, potresti elencare che non stai includendo animazioni in un progetto video a causa di vincoli di budget, o che stai escludendo più di due cicli di revisione a causa di vincoli di tempo.

A questo punto non hai ancora bisogno di elencare una timeline dettagliata del progetto perché in seguito creerai una pianificazione del progetto. Ma se ci sono vincoli di tempo oltre il normale protocollo, è importante che il tuo team lo sappia in anticipo per pianificare intorno ad essi.

Step 2: Costruire una schedulazione del progetto

Una volta che hai raccolto informazioni sul progetto stesso, puoi determinare come il progetto procederà verso le sue scadenze finali. Comincia con la tua lista di deliverable e approfondisci da lì.

Maggiori compiti e pietre miliari

I compiti principali sono un livello di dettaglio sotto i tuoi deliverable. Si tratta di grandi compiti di squadra, non di singoli pezzi di lavoro, che portano al completamento delle deliverable. Quando si tratta di determinare quanto tempo ci vorrà per ogni compito principale, lascia che la qualità sia la tua guida. Non limitatevi a programmare le attività per il loro completamento, ma piuttosto per essere completate con il tipo di qualità che il vostro scopo ha promesso.

Questo programma dovrebbe poi essere usato dai singoli membri del team per pianificare i propri programmi intorno alle scadenze principali, quindi siate il più esaustivi possibile e includete tutte le attività di cui il vostro team sarà responsabile. E naturalmente, è sempre intelligente costruire dei periodi di buffer per ogni compito ogni volta che è possibile.

Fasi del progetto

Per progetti che hanno una timeline particolarmente lunga o più date di lancio, può essere utile suddividere il progetto in fasi per aiutare il tuo team nella pianificazione. Questo non è obbligatorio, ma può dare un senso di realizzazione lungo il percorso e aiutare con l’organizzazione.

Vedi “Best Practices for Scope Management” per maggiori informazioni su come assicurarsi che l’ambito non prenda il sopravvento sul tuo prossimo progetto.

Step 3: Adattare l’ambito al tuo progetto e alla tua organizzazione

Perché i progetti, gli stakeholder, i team e le organizzazioni sono unici, ci potrebbero essere informazioni che vuoi includere nel tuo ambito di progetto che non sono state coperte qui. Per esempio, potresti considerare come il tuo scopo riflette le metodologie preferite della tua organizzazione. Oppure, potresti trovare utile dichiarare lo scopo del tuo progetto. Forse i vostri stakeholder hanno un set di criteri di accettazione che vogliono soddisfare prima che il progetto possa essere completato.

In breve, se c’è qualcosa di importante che ritieni debba essere aggiunto, assicurati che la sua inclusione aiuti il tuo documento a raggiungere il suo scopo: comprendere l’intero scopo del progetto per assicurare che il tempo e le risorse non siano spese per aggiunte non importanti.

Step 4: Compilazione e revisione

Ora che hai fatto il lavoro di gambe, sei pronto a scrivere l’ambito del progetto. L’ambito del progetto dovrebbe essere conciso e facile da leggere. Mentre si può essere tentati di creare un ambito di progetto onnicomprensivo, salva la scrittura approfondita per il tuo piano di progetto. Un ambito di progetto non ha bisogno di tutte le informazioni possibili del progetto. Una buona regola empirica è quella di mantenere il tuo ambito ad uno o due paragrafi.

• Farsi le seguenti domande ti aiuterà a rivedere e finalizzare il tuo ambito:

• È chiaro perché questo progetto è necessario e importante?

• So esattamente chi sono gli stakeholders del progetto?

• I miei stakeholders vedranno un valore e un beneficio nel progetto?

• Le risorse sono adeguate per completare questo progetto?

• Le scadenze sono realistiche per i deliverable?

• Il mio team ha accesso alle risorse necessarie?

• La lista delle inclusioni ed esclusioni è abbastanza specifica?

• C’è troppo spazio per compiti da aggiungere dopo l’avvio del progetto?

• C’è qualche compito o vincolo del progetto che non ho ancora considerato?

Step 5: Metti il tuo ambito di progetto al lavoro

Il tuo ambito di progetto servirà come accordo di base con gli stakeholder e come base per molti altri documenti cruciali, incluso il tuo piano di progetto, la struttura di ripartizione del lavoro, il piano di comunicazione, il budget e altro. Farai riferimento al tuo ambito per tutta la durata del progetto, e servirà come guida quando si prendono decisioni o cambiamenti, rendendolo un grande strumento per rimanere fermi quando le persone vogliono fare cambiamenti che richiedono tempo o denaro che non hai.

Un ambito di progetto completo e specifico ti darà la visione d’insieme di cui hai bisogno per creare e modellare un progetto. Fatto bene, un buon ambito renderà più facile pianificare, gestire ed eseguire con successo il vostro progetto.

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