Quando la vostra piccola impresa o organizzazione cresce, è probabile che abbiate bisogno di scrivere un sacco di comunicazioni brevi e dirette al vostro staff, il che significa che avrete bisogno di conoscere il formato di un memo.
Un memo, o memorandum, è una delle forme più comuni di comunicazione aziendale. Mentre ci sono molti tipi di formati di lettere commerciali, il formato di un memo è un animale completamente diverso. Un saluto e una firma non sono più necessari, perché il punto è quello di trasmettere le informazioni necessarie o comunicare una chiamata all’azione nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Una lettera commerciale ben scritta è composta da sette parti fondamentali, che possono includere una linea di allegati se necessario. Il formato di un memo è molto più semplice. Si scrive “Memo” o “Memorandum” in alto, seguito da una riga “A”, una riga “Da”, una riga “Data”, una riga “Oggetto” e poi il corpo vero e proprio del messaggio.
Tradizionalmente, si stampava un memo e lo si distribuiva alle parti interessate all’interno della piccola impresa. Oggi, anche se si sceglie di inviare il memo come un messaggio di posta elettronica, l’utilizzo di alcuni dei suggerimenti contenuti in questo articolo vi permetterà di comunicare informazioni importanti ai colleghi in un modo che dimostra la vostra professionalità e il vostro know-how di comunicazione aziendale.
Come si scrive un memo?
Così come ci sono molte sfumature e regole su come scrivere una lettera commerciale, ci sono linee guida che si dovrebbe generalmente cercare di seguire quando si scrive un memo.
È meglio scrivere in modo estremamente nitido, al punto, con un tono professionale. I memo sono spesso usati per le comunicazioni interne dell’azienda. Non volete sprecare il tempo dei vostri colleghi con sottigliezze o con un tono eccessivamente colloquiale. Evitate di usare un linguaggio emotivo, come ad esempio “Sarei felice se tutti facessero a turno per pulire il microonde nella sala relax”, perché potreste far arrabbiare le persone. Lo stesso vale per scrivere IN TUTTO MAIUSCOLO o usare punti esclamativi, specialmente se il memorandum trasmette notizie che possono turbare le persone.
È sempre meglio essere diretti e condividere le informazioni il più velocemente possibile.
Il messaggio del memorandum dovrebbe iniziare con una dichiarazione di scopo: “Sto scrivendo per informarvi….” “Lo scopo di questo memorandum è di….” Poi riassumete le informazioni rilevanti per la questione in questione. Puoi chiudere il memo con una chiamata all’azione, ripetendo la richiesta che hai fatto all’inizio del memo.
Assicurati di dare alla grammatica e all’ortografia del memo un controllo accurato. Non vuoi trasformare l’ufficio in una classe di inglese improvvisata alle scuole medie. Scegli anche caratteri di facile lettura come Times New Roman o Arial.
Per cosa è scritto un memo?
Mentre il formato di un memo dovrebbe generalmente rimanere lo stesso, il tono e il contenuto possono cambiare a seconda del pubblico. Per esempio, un memo sull’organizzazione di un picnic estivo per il personale avrà un tono molto più allegro di un memorandum che informa tutti che l’azienda deve saltare gli aumenti a causa di un calo degli affari.
Scrivere un memo è paragonabile a saltare su una scrivania in ufficio per dire a tutti che devono fare qualcosa, quindi scrivi sempre un memo con il presupposto che chiunque potrebbe finire per leggerlo. L’argomento potrebbe andare da un promemoria per ottenere i rapporti di spesa entro la fine del mese, alla necessità di fare un’ultima spinta alle vendite prima della fine del trimestre. Un memo potrebbe anche andare ad un gruppo esterno, come i clienti, se si tratta di un rapporto su una questione di routine che richiede azione, come il pagamento delle bollette in scadenza.
Quello che un memo non dovrebbe essere è un rapporto su tutto quello che stai facendo. Limitate l’oggetto del memo alla particolare questione a portata di mano su cui avete bisogno che le persone agiscano (per esempio, “Questo memo è un promemoria che le relazioni sulle spese devono essere presentate entro la fine della giornata di venerdì”. “Sto scrivendo questo promemoria per informarvi che abbiamo bisogno di uno sforzo extra da parte di tutti prima della fine del mese per raggiungere i nostri obiettivi di vendita”)
Quanto dovrebbe essere lungo un promemoria?
La regola più importante quando si compone un promemoria è che meno è meglio. Non vuoi che i tuoi impiegati o colleghi passino tutto il loro tempo a leggere i tuoi lunghi memorandum (o peggio ancora, ad ignorarli). Arriva rapidamente al punto, in modo che possano intraprendere l’azione che stai chiedendo loro.
Sei probabilmente diretto verso i guai se il tuo memo è più lungo di una pagina. Se supera una pagina, è meglio dividere il memo usando titoli per renderlo più digeribile. Meglio ancora, chiediti se lo scopo del memo sta diventando troppo ampio e agisci di conseguenza.
Cos’è un esempio di memo?
Ecco un esempio di come potrebbe essere un memo:
MEMORANDUM
A: Tutto il personale
Da: Tanya Smith, CEO
Data: 18 luglio 2018
Soggetto: Problemi software NewTech
È giunto alla mia attenzione che molti dipendenti stanno avendo problemi a utilizzare il nostro software di gestione delle vendite NewTech, recentemente acquisito, perché attualmente crea voci di clienti duplicati. Alcuni di voi hanno smesso di usare il sistema del tutto. Vogliamo che questo software vi aiuti a fare meglio il vostro lavoro, non a prendere più tempo. Pertanto, va bene non usarlo finché non risolviamo i problemi tecnici con lo staff di NewTech.
Come si ottiene un modello di memo su Word?
Microsoft Word include più di una dozzina di modelli di memo che potete usare. È sufficiente sfogliare i modelli e fare clic per scaricare quello che si desidera utilizzare.
Se si decide che non ti piace lo stile o il tema mentre si sta lavorando sul memo, è ancora possibile modificare l’intero documento applicando un nuovo set di stile o tema:
- In Word 2016 e Word 2013, le scelte sono sotto la scheda Progettazione.
- In Word 2010 e Word 2007, vai su Layout di pagina > Temi.
Ricorda che lo scopo di qualsiasi corrispondenza d’affari è quello di suscitare qualche tipo di azione da parte dei tuoi colleghi. Comprendere il formato di un memo e il corretto stile di scrittura vi aiuterà a garantire che il vostro messaggio – e voi – venga preso sul serio.