Guinguette Marais Poitevin

Messaggio urgente: Un periodo di prova di 90 giorni sospende le regole di impiego standard per i nuovi dipendenti, permettendo loro di imparare la posizione, ma fornendo una “uscita” prima che il dipendente diventi troppo radicato.

Alan A. Ayers, MBA, MAcc è l’amministratore delegato di Velocity Urgent Care, LLC ed è Practice Management Editor di The Journal of Urgent Care Medicine.

Introduzione
Ogni volta che un’azienda assume un nuovo dipendente, nonostante i più validi processi di reclutamento e colloquio, si assume il rischio che l’individuo possa essere poco adatto. Il processo di assunzione richiede tempo e denaro. Per aumentare le probabilità di assumere qualcuno che sia abile nel suo mestiere ma che sia anche in linea con la cultura e i valori dell’organizzazione, molte aziende istituiscono un periodo di prova di 90 giorni.

Un periodo di prova di 30 o 90 o anche 180 giorni fornisce il tempo per dare a un nuovo assunto un feedback extra mentre si orienta alla posizione.1-3 Il motivo principale per istituire un periodo di prova è quello di avere la possibilità di licenziare il dipendente per qualsiasi o per nessun motivo. Generalmente, una volta che il periodo di prova è terminato, un dipendente può essere licenziato solo per giusta causa.4

Tuttavia, in alcune circostanze, le azioni del datore di lavoro possono creare un rapporto contrattuale per un impiego continuato. Questa è una preoccupazione critica dei dirigenti, dei professionisti delle risorse umane e degli uffici legali che vogliono essere certi che l’impiego sia davvero “a volontà”.

Obblighi contrattuali espressi o impliciti
Ancora una volta, il periodo di prova di 90 giorni di un’azienda può creare una conseguenza legale non voluta – un impatto che influenzerebbe la dottrina dell’impiego a volontà che è la legge della maggior parte degli stati.5 La dottrina permette al datore di lavoro di licenziare un dipendente in qualsiasi momento per un buon motivo, un motivo sbagliato o nessun motivo.6 Tuttavia, il motivo non può essere illegale, come ad esempio una forma di discriminazione lavorativa protetta.7 Un datore di lavoro può perdere questo diritto di licenziare a piacimento se fa una promessa o crea un’aspettativa di occupazione continua che non è coerente con l’occupazione a piacimento.1

I datori di lavoro che utilizzano periodi di prova possono avere dipendenti che credono che una volta completato con successo un periodo di prova, non sono più a rischio di licenziamento sulla base delle loro prestazioni. Questo può portare ad un aumento del rischio di cause per licenziamento illegittimo se il datore di lavoro licenzia il dipendente.6 Alla luce di queste preoccupazioni, ma per i contratti collettivi o situazioni in cui il datore di lavoro vuole stipulare un contratto con un particolare dipendente, i periodi di prova non sono tipicamente raccomandati.8

Chi è a favore dell’eliminazione dei periodi di prova dice che i dipendenti sono soggetti agli stessi standard di performance e condotta durante tutto il loro impiego. Di conseguenza, non c’è motivo di richiedere un periodo di prova.8

Gli esperti del lavoro che credono nel mantenimento dei periodi di prova tradizionali propongono di cambiare il termine obsoleto, che è stato interpretato sfavorevolmente dai tribunali. Essi raccomandano termini come periodi introduttivi, di valutazione, di formazione, di iniziazione, di idoneità o di orientamento.8 Mentre queste descrizioni possono aiutare ad eliminare alcune delle connotazioni indesiderate e le garanzie che il termine di prova ha storicamente portato, un nuovo assunto può ancora interpretare che queste alternative significano che il datore di lavoro ha una politica di non licenziare senza buona causa una volta che il periodo di prova è finito. Il datore di lavoro potrebbe quindi trovarsi in una battaglia legale per l’accusa di avere l’obbligo di fornire il giusto processo una volta che il dipendente ha superato il periodo di prova.9

Politiche e procedure aziendali
Ogni azienda dovrebbe creare e mantenere un manuale del personale o dei dipendenti, che dovrebbe essere rivisto da un avvocato del lavoro. Il manuale deve essere chiaro che l’impiego è a volontà.4 Per stabilire che il periodo di prova è il momento in cui le prestazioni di un nuovo assunto sono valutate prima che inizino i benefici completi, un datore di lavoro può creare una politica scritta per il suo manuale che afferma qualcosa come il seguente:

“Il completamento del periodo di prova non vi dà diritto a rimanere impiegati dalla società per un periodo di tempo definito. Sia lei che l’azienda siete liberi, in qualsiasi momento, con o senza preavviso e con o senza causa, di porre fine al rapporto di lavoro. Dopo il completamento del periodo di prova, i dipendenti idonei riceveranno i benefici descritti in questo manuale. “8

La politica aziendale dovrebbe essere comunicata a tutti i nuovi dipendenti e citata nel manuale del dipendente durante l’orientamento.10

Un tribunale ha spiegato che per diventare una promessa vincolante, il linguaggio usato nel manuale deve essere abbastanza specifico da costituire un’offerta reale piuttosto che una semplice dichiarazione generale di politica.11 Tuttavia, il tribunale ha continuato a dire che “se una proposta è intesa come un’offerta per un contratto unilaterale è determinata dalle manifestazioni esteriori delle parti, piuttosto che dalle loro convinzioni non comunicate. “12

Quindi, se il datore di lavoro non vuole che le politiche contenute in un manuale dei dipendenti siano interpretate come un’offerta per un contratto unilaterale, è libero di dirlo nel manuale. Nel caso discusso sopra, la corte ha rifiutato di ritenere le disposizioni di un manuale applicabili contro un datore di lavoro in cui il manuale dichiarava espressamente: “Questo manuale e le politiche qui contenute non costituiscono in alcun modo, e non devono essere interpretate come un contratto di lavoro tra il datore di lavoro e il dipendente, o una promessa di lavoro. “13

Cessazione del dipendente durante il periodo di prova
Nonostante l’opinione pubblica dica il contrario, lo stato di prova non influisce sul fatto che un datore di lavoro debba pagare l’assicurazione di disoccupazione. Le stesse regole sull’ammissibilità alla disoccupazione si applicano ancora. Indipendentemente dalla durata dell’impiego del dipendente, il datore di lavoro deve pagare l’assicurazione contro la disoccupazione per quel dipendente.14 Tuttavia, la durata dell’impiego del nuovo assunto può essere una componente nel calcolo di quanto il datore di lavoro pagherà sulla richiesta di disoccupazione del dipendente.8

Altre considerazioni legali
Un’altra nota importante: negli Stati Uniti, i rapporti di lavoro sono tipicamente presunti come “at-will” ovunque, tranne nello Stato del Montana. Il Montana ha promulgato il Wrongful Discharge from Employment Act15 (WDFEA). Tale legge è stata progettata per bilanciare la necessità di proteggere i dipendenti da licenziamenti ingiusti con la necessità del datore di lavoro di proteggersi dal cattivo rendimento o dal cattivo comportamento dei dipendenti.16 In questo stato, i datori di lavoro sono generalmente autorizzati a licenziare i dipendenti solo per buona causa dopo che hanno finito il periodo di prova,8 a meno che non siano in prova o impiegati in base a un contratto scritto per un termine specifico.17

Ci possono anche essere eccezioni specifiche alla dottrina dell’impiego secondo volontà in una giurisdizione specifica. Per esempio, la Corte Suprema dell’Ohio ha riconosciuto un’eccezione alla dottrina del lavoro a tempo indeterminato in cui un datore di lavoro che licenzia un dipendente per motivi che contravvengono ad una chiara politica pubblica è soggetto ad un’azione per danni.18 In questo caso, per prevalere su un reclamo per licenziamento illegittimo in violazione dell’ordine pubblico, un querelante deve dimostrare:

• un chiaro ordine pubblico esiste e si manifesta in una costituzione statale o federale, in uno statuto o in un regolamento amministrativo, o nella common law
• il licenziamento dei dipendenti in circostanze come quelle coinvolte nel licenziamento del ricorrente metterebbe a rischio l’ordine pubblico
• il licenziamento del ricorrente è stato motivato da una condotta legata all’ordine pubblico; e
• il datore di lavoro non aveva una giustificazione commerciale prevalente per il licenziamento19

Sommario
Se una società decide di utilizzare un periodo di prova, dovrebbe essere certa che i dipendenti sanno e comprendono che possono essere licenziati in qualsiasi momento.

Tutti i documenti di lavoro dovrebbero fare riferimento al periodo di prova. Il manuale del dipendente, le valutazioni delle prestazioni, i piani di miglioramento delle prestazioni, i documenti di assunzione e altri moduli dovrebbero indicare chiaramente che il periodo di prova non cambia il rapporto di lavoro at-will.

Tutti questi documenti dovrebbero indicare chiaramente che un dipendente può ancora essere licenziato per qualsiasi motivo in qualsiasi momento, durante il periodo di prova o dopo averlo completato.1

1. Guerin L. Cos’è un periodo di prova e come funziona? Avvocati.com. Disponibile presso: https://www.lawyers.com/legal-info/labor-employment-law/human-resources-law/what-is-a-probationary-period-and-how-does-it-work.html. Accessed May 9, 2018
2. Watson v Fairfax Cty. 2018 U.S. Dist. LEXIS 33257, a *2 n.3 (E.D. Va. 28 febbraio 2018).
3. I periodi di prova: FAQ e idee sbagliate comuni. ADP. 25 agosto 2014. Disponibile presso: https://sbshrs.adpinfo.com/blog/probationary-periods-faqs-and-common-misconceptions. Accessed May 9, 2018.
4. Lucas S. Perché è necessario sbarazzarsi dei periodi di prova dei dipendenti. Inc. 24 aprile 2013. Disponibile presso: https://www.inc.com/suzanne-lucas/your-employee-probationary-period-needs-to-go.html. Accessed May 9, 2018.
5. Marcoccia A. Attenzione al periodo di prova iniziale di assunzione. TriNet. 7 maggio 2014. Disponibile presso: https://www.trinet.com/hr-insights/blog/2014/beware-of-the-initial-employment-probationary-period. Accessed May 9, 2018.
6. Collins v City of Newton. 2018 Miss. LEXIS 123, a *1 (8 marzo 2018).
7. Stati Uniti contro CASA de Md. 2018 U.S. Dist. LEXIS 37024, a *27 (D. Md. 6 marzo 2018).
8. Falcone P. Implicazioni legali dei periodi di prova. Società per la gestione delle risorse umane. 8 settembre 2017. Disponibile presso: https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/legal-implications-of-probationary-periods.aspx?widget=mostpopular1. Accessed May 9, 2018.
9. Springer C. Periodi di prova sul lavoro: rispettare il diritto del lavoro. Personnel Today. 8 aprile 2016. Disponibile presso: https://www.personneltoday.com/hr/probationary-periods-at-work-employment-law/. Accessed May 9, 2018.
10. Stonetrust Insurance. Esempio di manuale per i dipendenti. Disponibile presso: https://www.stonetrustinsurance.com/forms2/User-Manual-10768MSSampleEmployeeHandbook08.pdf. Accessed May 9, 2018.
11. Hoffman-La Roche, Inc. v Campbell. 512 So. 2d 725, 734 (Ala. 1987).
12. Mayo v Andress. 373 So. 2d 620 (Ala. 1979).
13. McCluskey v Unicare Health Facility, Inc., 484 So. 2d 398, 400 (Ala. 1986).
14. KEW Law Firm. Come i periodi di prova del lavoro influenzano l’assicurazione contro la disoccupazione? 18 luglio 2017. Disponibile presso: http://kewlaw.com/how-do-probationary-periods-affect-unemployment-insurance/.
15. MT Code Sec. 39-2-901 et seq.
16. BLR. Termine del Montana (con scarico): cosa c’è da sapere. Disponibile presso: https://www.blr.com/HR-Employment/Performance-Termination/Termination-with-Discharge-in-Montana. Accessed May 9, 2018.
17. Mont. Stat. § 39-2-904. Vedi Ivers contro Don K Chevrolet. 2004 ML 2641 *, 2004 Mont. Dist. LEXIS 2720 (Mont. 11th Jud. Dist. Ct. – Flathead Cnty. 21 luglio 2004).
18. Greeley v Miami Valley Maintenance Contrs. 49 Ohio St.3d 228, 551 N.E.2d 981 (1990).
19. Miracle v Ohio Dept of Veterans Servs, 2018-Ohio-819, ¶ 8-9 (Ohio Ct. App. 6 marzo 2018).

Alan A. Ayers, MBA, MAcc

Presidente di Experity Networks ed è Practice Management Editor di The Journal of Urgent Care Medicine