「私たちは時間に追われる世界に生きており、今すぐに注意を払わなければならない複数の約束が重なることが一般的です。 緊急性はもはや特別な場合のものではなく、日常的に発生しています。 溢れかえる責任を管理し、優れた仕事をし、前向きな気持ちを維持するにはどうすればよいのでしょうか？ (Stephen Covey)
「重要度・緊急度マトリクス」（アイゼンハワーの原理）は、優先順位を整理するのに有効な方法です。 これは2次元のチャートで、仕事や個人的な活動の優先順位を決めるのに使われます。 これは、チーム内で対立があり、仕事を効果的に管理できない場合に使用することができます。 すべての活動は、重要性と緊急性の観点から評価されます。
重要度・緊急度マトリックスは、4つの象限で構成されています。
- 第1象限は、すぐに注意を払う必要のある重要な活動です。
- 第2象限は、重要だが緊急ではない活動です。
- 第3象限は、本当は重要ではないが、誰かが今すぐ欲しいと思っている活動のためのものです。
- 第4象限は、重要でも緊急でもない活動のためのものです。
第1象限は、重要で緊急性のある事柄のためのものです。 予想外の活動が発生したり、先延ばしにしたり、計画性がないために活動が急を要する場合に問題が発生する可能性があります。 予期せぬ出来事に対応できるよう、スケジュールに余裕を持たせておくことをお勧めします。 先延ばしにしたり、必要以上に時間をかけたりしないよう、積極的に行動しましょう。
第2象限は、あなたが最も時間を費やすべき領域です。 自己啓発や成長のためには非常に重要です。 また、計画、予防、リーダーシップを発揮するなどの活動も含まれます。 これらの活動は十分に活用されていないことが多く、これらの活動を拡大する方法を見つけることが、このマトリックスを使用することによる主な目的です。
第3象限の活動は、重要ではなく、緊迫感を持って行われるものです。
第3象限の活動は、重要ではなく、緊急性を持って行われるものです。
第3象限の活動の例としては、いくつかの電子メール、いくつかの会議、いくつかの電話、頻繁な中断、不要な会話、「ノー」と言えないから何かをする、などが挙げられます。
第4象限は、多くの人が巻き込まれてしまう領域です。 ここには、重要で緊急な活動から一息つくためによく使われる活動が含まれています。 例えば、好きなテレビ番組を見たり、好きなビデオゲームをしたりすることは、重要な仕事からの解放につながります。 ここで重要なのは、この象限に費やす時間を制限することです。 そうしないと、自分の将来をコントロールできなくなり、成功の可能性が減ってしまうかもしれません。
活動を緊急、重要、両方、どちらでもない、という観点から管理するのに役立つツールはたくさんあります。
重要度緊急度マトリクスの使い方
以下のステップでは、重要度緊急度マトリクスを使用してアクティビティを整理する方法を説明します：
- 個人または仕事に関連するアクティビティのリストから始めます。
- 重要度-緊急度マトリクスを紙（チームで作業している場合はフリップチャート）に描きます。
- すべての活動を適切な象限に分類します。
- 最初の2つの象限にあるものは管理し、最後の2つの象限にあるものは押し戻すか無視します。
例 – 仕事に関連する活動
仕事に関連する活動のリストを作成し、重要度緊急度マトリックスの適切な象限に分類します。 以下はその例です。
例 – 個人的な活動
個人的なToDoリストを取り出し、適切な象限に分類します。 以下は、個人の重要度・緊急度マトリックスの例です。
