ほとんどの企業では、業務を遂行するために反復可能なビジネスプロセスを使用しています。 今日、企業は多くのプロセスを、継続的な改善と反復を可能にするプラットフォームに移行しようとしています。
チームがこれらの重要なプロセスやワークフローをローコード ビジネス アプリケーションのような新しいツールに移行するプロセスを開始するとき、これらのビジネス プロセスを文書化する時間は、プロジェクトの成功に不可欠なものとなります。
文書化することで、プロセスが効率的かどうか、ステップを省いたり変更したりできるかどうかを判断することができます。 また、業務の一部を自動化する準備をしているのであれば、自動化をスムーズかつ確実に実行するために、現在のプロセスを文書化することは絶対に必要です。
次の10ステップのプロセス文書化テンプレートを使用すれば、チームや部門間で、迅速に、効率的に、そして一貫して行うことができます。
A Quick, Ten Step Method for Documenting Business Processes
この方法は、フリップチャートやホワイトボードを使用して、参加者全員が作成内容を確認できる場合に最適です。 プロセスを達成するために何が必要なのかを知っている適切な人が部屋にいることを確認してください。
ステップ1 – プロセスの名称
まず、フリップチャートにプロセスの名称と説明文を書きます。
ステップ2 – プロセスの境界線
プロセスの開始点と終了点を明確にします。 何がきっかけでプロセスが開始されるのか？ それが完了したとき、どうやって知ることができますか？
Step 3 – Process Outputs
プロセスによって何が生み出されるかを明確にします。
Step 4 – Process Inputs
プロセスを実行するのに必要なものと、それがどこから来るのかを明らかにします。 ソースには、紙、エクセル、ウェブなどがあります。
Step 5 – Process Activities
プロセスを最初から最後まで行うために必要な活動（What）をブレーンストーミングします。 これらを動詞／目的語の形式で述べます（例：リクエストを承認する、書類に署名する、フォームを配布する、など）。 この時、活動の順序は気にせず、自由にブレインストーミングしてください。 このステップでは、付箋紙を使うと効果的です。 それぞれのメモに1つのアクティビティを書くだけです。
Step 6 – Process Organization
特定したブレインストーミングの項目をすべて、プロセスフローの中に配列します。 プロセスのビジュアルを構築する際には、重要な決定ポイントを確認してください。
Step 7 – Process Review
最初の品質チェックとして、シーケンスを見てみましょう。 ステップ2で定義した境界線に基づいて、完成しているように見えますか？
Step 8 – Process Roles
プロセスのアクティビティを完了する役割(誰)かを特定します。 各アクティビティのステップに役割を割り当てます。
Step 9 – Process Transcribe
スイムレーン形式のフローチャートソフトにステップを配置します。
Step 10 – Final Process Review
参加者を集めて、プロセスフローをレビューします。 チームメンバー全員の承認を得ます。
Putting It All Together
ここでは、プロセス・ドキュメンテーションの例を挙げて、すべてがどのように組み合わされるかを説明します。